Contoh invoice menjadi topik yang umum dicari oleh para pebisnis. Hal ini berdasarkan kenyataan bahwa pada prakteknya, invoice memiliki tingkat kerumitan yang tinggi. Pada akhirnya, masalah utama terkait invoice adalah lambatnya penyelesaian. Padahal, ketepatan waktu dan kecermatan menjadi pondasi utama penyusunan komponen laporan keuangan ini.
Jika Anda mengalami kendala yang sama, jangan khawatir, artikel ini akan memberikan beberapa contoh invoice agar Anda bisa mendapat gambaran mengenai format pembuatan invoice di perusahaan yang ideal dan tepat.
Namun, Anda juga perlu tahu jika ada trik lain agar invoice Anda selesai kurang dari satu menit dan minim risiko kesalahan. Ingin mengetahuinya lebih jauh? Artikel ini akan menjelaskannya kepada Anda lebih jauh mengenai seluk beluk invoice, termasuk fungsi, jenis, dan contohnya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Invoice dan Pentingnya bagi Bisnis?
Invoice atau tagihan adalah dua hal yang sering disalahpahami menjadi dua hal yang berbeda. Kenyataannya, tagihan dan invoice merupakan hal yang sama. Kedua istilah ini merujuk pada dokumen tertulis yang memuat penagihan utang dari penjual kepada pembeli.
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk menagih pelanggan atas barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan. Keberadaan invoice sendiri seperti faktor kunci dalam manajemen keuangan perusahaan.
Umumnya dalam contoh invoice, ada tiga rangkap invoice yang harus Anda sediakan, yaitu invoice untuk pembeli, penjual, dan arsip perusahaan. Invoice mencerminkan biaya-biaya terkait kredit yang diberikan perusahaan kepada pembeli.
Dokumen ini tidak hanya memberikan gambaran transaksi yang terjadi, tetapi juga memastikan kepatuhan perusahaan terhadap proses akuntansi yang tepat. Sebagai acuan awal, contoh proforma invoice sering digunakan untuk memperjelas detail transaksi sebelum faktur resmi diterbitkan.
Komponen dan Jenis-jenis Invoice yang Wajib Diketahui
Setiap contoh invoice yang Anda temukan dalam transaksi pasti memiliki komponen penting yang berbeda-beda. Akan tetapi, secara umum ada sepuluh komponen inti yang wajib Anda perhatikan. Komponen-komponen ini menjadi poin perbedaan invoice dan kwitansi yang sering pebisnis bingungkan. Berikut adalah rinciannya:
- Nomor urut invoice
- Nomor order
- Delivery order/surat jalan atau kode nomor transaksi
- Deskripsi barang
- Sub total
- Diskon (jika ada)
- Biaya pengiriman
- Pajak atau PPN
- Total biaya
- Tanda tangan, cap stempel, atau logo jika perlu
Komponen di atas penting Anda ingat agar laporan keuangan tidak kurang penghitungannya. Berdasarkan komponen di atas pula, Invoice masih terbagi lagi menjadi tiga jenis utama. Jenis-jenis invoice ini mengelompokkan tagihan-tagihan kecil yang biasa di-handle akuntan perusahaan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.
1. Invoice biasa
Jenis invoice ini adalah jenis yang paling umum dan dapat Anda gunakan sebagai dokumen penagihan hutang. Selain itu, jenis ini dapat memiliki manfaat untuk melakukan transaksi yang sederhana. Hal tersebut karena formatnya yang juga cukup sederhana, yakni hanya terdiri dari nama barang dan harga jual saja.
2. Invoice proforma
Proforma invoice adalah invoice yang sifatnya belum final. Artinya, contoh invoice ini hanya berupa penawaran dari penjual kepada pembeli yang potensial. Tujuan dikeluarkannya proforma invoice adalah sebagai tawaran dari penjual kepada pembeli untuk mendapatkan orderan yang pasti. Apabila pembeli setuju dengan syarat jual beli yang diajukan, maka akan dikeluarkan kontrak penjualan yang disertai dengan komersial invoice yang bersifat final.
Invoice proforma juga dapat disebut sebagai invoice sementara. Hal tersebut karena surat ini biasanya dapat Anda gunakan ketika suplai produk masih belum selesai. Adapun ciri dari jenis invoice ini, yaitu diberikan kepada pembeli secara bertahap untuk digunakan sebagai bukti bahwa sebagian produk yang tercatat telah dikirimkan.
3. Invoice konsuler
Consular invoice adalah invoice khusus yang diterbitkan oleh instansi resmi kedutaan atau konsuler suatu negara. Namun, dalam beberapa negara, invoice tetap eksportir terbitkan dengan pengesahan dari konsuler perdagangan negara eksportir. Salah satu contoh invoice ini bertujuan untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku. Hal tersebut dapat Anda lakukan untuk memastikan tidak ada dumping, terhadap barang yang Anda transaksikan.
Tips Membuat Invoice yang Efektif dan Akurat
Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan kompetitif, proses pembuatan invoice yang efisien menjadi penting untuk memastikan kelancaran operasional dan keuangan perusahaan. Invoice tidak hanya sebagai dokumen penagihan, tetapi juga sebagai representasi profesionalitas bisnis Anda. Sebuah invoice yang dirancang dengan baik tidak hanya meningkatkan kemungkinan pembayaran tepat waktu, tetapi juga memperkuat citra perusahaan di mata pelanggan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk meningkatkan efektivitas proses pembuatan invoice:
- Gunakan template yang profesional: Pilih template invoice yang rapi dan profesional akan memudahkan Anda untuk merunut susunan invoice dengan cepat dan terstruktur.
- Automasi data pelanggan: Simpan data pelanggan secara terpusat dan otomatis. Dengan begitu, Anda bisa mengurangi risiko kesalahan pengetikan dan mempercepat proses pembuatan invoice.
- Jelaskan rincian dengan lengkap: Pastikan setiap item, harga, dan syarat pembayaran Anda jelaskan secara detail untuk menghindari konflik atau kebingungan yang bisa menunda pembayaran.
- Tetapkan batas waktu pembayaran yang jelas: Beri batas waktu pembayaran yang jelas membantu mempercepat proses pembayaran dan meminimalisir keterlambatan.
- Manfaatkan software pengelolaan invoice: Software dapat membantu mengotomasi penghitungan pajak, pengelolaan data pelanggan, dan pengiriman invoice secara elektronik.
Faktanya, membuat invoice secara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan kesalahan yang dapat berakibat pada kesalahan perhitungan dan penundaan dalam pembayaran. Risiko ini meningkat seiring bertambahnya volume transaksi bisnis Anda. Untuk itu, pebisnis di era digital banyak menggunakan e-invoicing sebagai cara cepat, tepat, dan efisien.
Sistem e-invoicing terbaik menyediakan template invoice terpercaya dan lolos sertifikasi ISO. Software ini juga mengeliminasi human error dan mempersingkat waktu pembuatan dokumen. Anda bisa mengetahui besaran harga yang harus Anda siapkan untuk mendapatkan software tersebut, dengan skema gratis di bawah ini.
12 Contoh Invoice Tagihan Penting dalam Bisnis
Setidak-tidaknya ada 12 contoh invoice yang wajib Anda ketahui. Kedua belas contoh ini akan dijelaskan secara komprehensif dan padat pada seksi berikut ini. Pastikan Anda menyimak hingga akhir untuk mengetahui template formal yang sesuai untuk menyusun invoice.
1. Contoh Invoice Penjualan (Sales Invoice)
Contoh invoice ini menguraikan barang atau jasa yang telah dijual beserta harga, jumlah, dan total pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Dokumen ini termasuk dalam tagihan yang banyak pebisnis kenal dan gunakan. Berikut adalah contoh penyusunannya.
2. Contoh Invoice Pajak (Tax Invoice)
Invoice ini biasa disebut sebagai faktur. Hal ini dikarenakan faktur mengacu pada tagihan pajak terhadap pemilik bisnis. Faktur yang memuat informasi pajak yang terkait dengan transaksi, digunakan untuk keperluan pelaporan dan pengajuan pajak sah.
3. Contoh Invoice Pembelian (Purchase Invoice)
Dokumen ini merupakan alat bukti cetak atau digital yang diterbitkan oleh pemasok untuk mencatat pembelian barang atau jasa oleh perusahaan, mencakup detail seperti barang yang dibeli, harga, dan syarat pembayaran.
4. Contoh Invoice Proforma (Proforma Invoice)
Dokumen yang memberikan perkiraan biaya untuk barang atau jasa yang akan dibeli atau dijual, umumnya digunakan sebelum transaksi sebenarnya dilakukan. Invoice ini bersifat sementara karena bertujuan sebagai penawaran atau pengajuan kerja sama antara produsen dengan konsumen atau produsen dengan pemasok bahan baku.
5. Contoh Invoice Tagihan (Billing Invoice)
Dokumen yang menyatakan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas barang atau jasa yang telah diterimanya, umumnya digunakan dalam pembayaran berkala seperti sewa atau langganan, seperti invoice rental mobil .
6. Contoh Invoice Retur (Return Invoice)
Invoice ini termasuk tagihan yang digunakan untuk mencatat pengembalian barang oleh pelanggan dan proses pengembalian pembayaran yang sesuai. Apabila ada barang yang sampai di tangan konsumen yang tidak sesuai dengan pesanan, maka pelanggan berhak melakukan retur. Perusahaan pun akan mengeluarkan tagihan seperti berikut ini.
7. Contoh Invoice Konsinyasi (Consignment Invoice)
Dokumen yang menggambarkan barang yang dikirim oleh produsen atau pemasok kepada konsinyor (agen) untuk dijual, dan pembayaran akan dilakukan berdasarkan penjualan yang dilakukan oleh konsinyor tersebut.
8. Contoh Invoice Tukar Barang (Barter Invoice)
Dokumen yang digunakan dalam transaksi barter, di mana barang atau jasa ditukar tanpa melibatkan uang tunai disebut sebagai invoice tukar barang. Dokumen ini mungkin terbit kepada perusahaan yang sudah lama bekerja sama dan melakukan pertukaran barang dengan orientasi keuntungan.
9. Contoh Invoice Proyek (Project Invoice)
Tagihan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan atau proyek yang dilakukan untuk klien, biasanya berdasarkan progres pekerjaan atau milestone tertentu merupakan pengertian dari invoice proyek.
10. Contoh Invoice Service (Service Invoice)
Dokumen yang menguraikan biaya yang terkait dengan layanan yang diberikan kepada pelanggan, seperti biaya perbaikan atau konsultasi. Tagihan ini berfungsi untuk merekam jejak pelayanan konsumen dan mengetahui kendala apa yang sering dialami pelanggan.
11. Contoh Invoice Cicilan (Installment Invoice)
Merupakan tagihan yang digunakan untuk pembelian barang atau jasa dengan pembayaran dalam angsuran atau cicilan. Biasanya, perusahaan dengan tagihan semacam ini memiliki aset dalam bentuk kredit, seperti kredit komputer.
12. Contoh Invoice Penyesuaian (Adjustment Invoice)
Dokumen yang diterbitkan untuk mengoreksi atau menyesuaikan tagihan sebelumnya yang telah dibuat, misalnya untuk memperbaiki kesalahan harga atau jumlah. Adanya invoice ini, perusahaan akan mudah melakukan perbaikan atau kustomisasi apabila terjadi perubahan data.
Permudah Bisnis Anda dengan E-Invoicing dari HashMicro
Lambatnya pembayaran dapat berdampak pada aliran kas perusahaan. Misalnya, kesalahan menulis jumlah atau harga pada invoice dapat menyebabkan kebingungan dan kebutuhan akan revisi yang memakan waktu. Situasi ini menghambat efisiensi dan mempengaruhi hubungan dengan pelanggan. Apakah perusahaan Anda sering mengalami kendala seperti ini?
Menanggapi masalah ini, e-invoicing dari HashMicro, salah satu aplikasi invoice terbaik, hadir untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda yang memerlukan efisiensi dan akurasi dalam pembuatan dan pengelolaan invoice. Dengan menggunakan sistem e-invoicing, perusahaan Anda bisa mengeliminasi kesalahan akibat human error. HashMicro juga menawarkan integrasi yang mulus dengan sistem akuntansi dan sinkronisasi data real-time.
Setiap transaksi akan tercatat dan akan otomatis memperbarui data keuangan dalam sistem. Ini membuat Anda tidak perlu melacak transaksi satu per satu lagi. Dengan demikian, Anda juga mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda yang sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis.
HashMicro juga menawarkan opsi demo gratis kepada Anda. Anda bisa mencoba e-invoicing tanpa perlu mengeluarkan biaya sepeserpun. Anda juga bisa terhubung dengan tim expert kami untuk mengetahui lebih banyak mengenai fitur-fitur e-invoicing.
Kesimpulan
Invoice adalah lembar daftar tagihan yang penjual keluarkan ke pembeli.Tujuan invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi atau keuangan sebagai bukti dokumen dari penjualan. Berkas ini memiliki keterkaitan yang kuat dengan akuntansi dan menjadi faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Biasanya, invoice cetak mencakup rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.
Guna mempermudah Anda dalam mengelola berkas atau dokumen tagihan, Anda dapat menggunakan E-invoicing Software dari HashMicro. Software ini juga dapat membantu Anda untuk mengintegrasikan dokumen atau surat tagihan yang ada di dalam perusahaan.
Surat tagihan dalam e-invoicing pastinya memiliki berbagai fungsi, seperti untuk mengingatkan kepada kreditur atau pembeli agar menyelesaikan pembayaran terkait transaksi yang telah pembeli lakukan, surat tagihan juga sebagai bukti Anda telah terjadi transaksi jual beli. Dengan menggunakan E-invoicing software tentunya dapat membantu Anda lebih mudah dalam mengelola tagihan tersebut. Segera dapatkan demo gratis sekarang.
Pertanyaan Seputar Contoh Invoice
-
Apa isi invoice?
Dokumen ini secara rinci mencatat informasi tentang produk atau layanan yang dibeli, termasuk harga per unit, kuantitas, dan jumlah total yang wajib dibayar oleh pembeli.
-
Apa perbedaan antara kwitansi dan invoice?
Invoice berfungsi sebagai dokumen resmi yang menampilkan rincian tagihan yang masih dalam proses pembayaran atau belum terbayarkan. Di sisi lain, kwitansi diakui sebagai bukti resmi yang mengonfirmasi bahwa transaksi telah dibayar lunas oleh pembeli.
-
Apa bedanya invoice dan tagihan?
Biasanya, invoice diterbitkan sebelum pembayaran dilaksanakan, sementara tagihan disajikan setelah penerimaan barang atau jasa. Oleh karena itu, apabila Anda mengharapkan pembayaran untuk barang atau jasa yang belum diserahkan, Anda akan lebih sering menggunakan invoice.
