12 Contoh Invoice Pembayaran & Tips Efektif Membuatnya

Invoice pembayaran adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice ini berisi rincian jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran yang disepakati.

Namun, banyak bisnis masih menghadapi tantangan dalam menyusun invoice yang sesuai standar, oleh karena itu, memiliki contoh invoice pembayaran yang tepat sangatlah penting untuk memastikan akurasi dan efisiensi dalam administrasi keuangan.

Untuk mempermudah pembuatan invoice pembayaran, solusi seperti HashMicro E-Invoicing hadir dengan fitur otomatisasi yang memungkinkan bisnis menghasilkan invoice profesional dengan cepat dan akurat.

Berikut ini beberapa contoh invoice pembayaran yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam menyusun dokumen penagihan yang sesuai standar.

Key Takeaways Invoice merupakan dokumen tertulis yang memuat penagihan utang dari penjual kepada pembeli. Terdapat 12 contoh invoice pembayaran yang wajib Anda ketahui, seperti invoice proyek dan invoice retur. Ada satu cara yang bisa menyederhanakan kedua belas tagihan, yaitu dengan menggunakan software e-invoicing HashMicro yang direkomendasikan oleh 2.000+ pebisnis di Asia Tenggara. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Apa Itu Surat Invoice Pembayaran?

Invoice tagihan merupakan dokumen pembayaran berbentuk faktur yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dalam transaksi jual beli. Dokumen ini mencatat informasi penting terkait transaksi yang telah terjadi.

Beberapa elemen utama dalam invoice tagihan meliputi nama penjual, nama pembeli, nama barang, harga per unit, jumlah barang, dan total pembayaran. Informasi dalam invoice dapat disesuaikan dengan kebutuhan transaksi.

Setiap penjual mungkin memiliki format invoice yang berbeda, tergantung pada kebijakan bisnisnya. Selain itu, beberapa invoice juga mencantumkan metode pembayaran serta rincian tambahan yang diperlukan oleh pihak terkait.

Invoice adalah hal penting terkait rincian transaksi yang dilakukan. Umumnya, terdapat tiga rangkap contoh invoice pembayaran yang harus Anda sediakan sebagai pebisnis. Ketiganya meliputi invoice untuk pembeli, penjual, dan arsip perusahaan.

Fungsi Invoice Pembayaran

Surat invoice pembayaran adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang menyatakan tagihan yang harus pelanggan bayar kepada penjual. Fungsi utama invoice pembayaran ini meliputi:

1. Menyediakan detail transaksi yang mencakup deskripsi barang atau jasa, jumlah, dan harga.
2. Memfasilitasi pencatatan keuangan dengan menyediakan dokumen resmi yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan keuangan.
3. Mengatur ekspektasi pembayaran dengan menetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran.
4. Berfungsi sebagai alat bukti dalam kasus terjadi perselisihan atau klaim.
5. Membantu dalam pengelolaan piutang dengan memantau pembayaran yang belum diselesaikan.
6. Mempercepat proses pembayaran dengan memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai pembayaran yang harus dilakukan.
7. Memungkinkan pelacakan transaksi untuk audit dan evaluasi kinerja bisnis.

Manfaat Contoh Invoice Pembayaran bagi Bisnis

Berikut adalah manfaat dari menggunakan invoice pembayaran, seperti contoh proforma invoice dan lainnya sangat beragam dan penting bagi kestabilan operasional suatu perusahaan, meliputi:

1. Memperkuat manajemen kas dengan menyediakan rekam jejak pendapatan yang akurat.
2. Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan dan penghitungan pembayaran.
3. Menyederhanakan proses rekonsiliasi bank dengan mencocokkan catatan bank dengan invoice yang diterbitkan.
4. Menjaga hubungan bisnis yang baik dengan transparansi pembayaran yang konsisten antara penjual dan pembeli.
5. Memberikan analisis kinerja yang lebih mendalam dengan memonitor tren pembayaran dan kebiasaan pelanggan.
6. Memfasilitasi negosiasi dengan pelanggan terkait syarat dan ketentuan pembayaran berdasarkan riwayat transaksi.

12 Contoh Invoice Tagihan Pembayaran dalam Bisnis

Setidak-tidaknya ada 12 contoh invoice yang wajib Anda ketahui. Berikut adalah penjelasan dan link download contoh invoice pembayarannya:

1. Contoh invoice penjualan (sales invoice)

Invoice ini adalah contoh invoice penjualan sebagai bukti transaksi atas layanan yang diberikan. Dokumen ini mencantumkan nomor invoice, tanggal penerbitan, tenggat waktu pembayaran, serta informasi kontak kedua perusahaan.

Ia berfungsi sebagai dokumen resmi untuk pencatatan keuangan dan penagihan pembayaran. Komponennya meliputi deskripsi layanan, volume kerja (jam), harga per unit, subtotal, diskon, total akhir dalam angka dan terbilang, serta tanda tangan kedua pihak sebagai validasi transaksi.

2. Contoh invoice pajak (tax invoice)

Invoice ini adalah contoh invoice pajak sebagai bukti transaksi untuk barang atau jasa kena pajak. Dokumen ini mencantumkan kode dan nomor seri faktur pajak, identitas penjual dan pembeli, serta NPWP masing-masing pihak.

Invoice pajak ini berfungsi sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang wajib disertakan dalam pelaporan pajak. Komponennya mencakup rincian barang atau jasa yang dikenakan pajak, harga jual, dasar pengenaan pajak (DPP), besaran PPN, serta total nilai transaksi.

3. Contoh invoice pembelian (purchase invoice)

Berikut adalah contoh invoice pembelian untuk bukti transaksi pembelian barang. Dokumen ini mencantumkan nomor invoice, tanggal penerbitan, purchase order number, serta informasi penjual dan pembeli.

Invoice ini berfungsi sebagai dokumen resmi untuk mencatat pembelian dan pembayaran. Komponennya mencakup daftar barang yang dibeli, jumlah unit, harga satuan, total harga, biaya kirim, asuransi, serta total pembayaran akhir.

Selain itu, invoice ini mencantumkan syarat pembayaran dan nomor rekening bank untuk memudahkan proses pelunasan oleh pembeli sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan.

4. Contoh invoice proforma (proforma invoice)

Invoice ini adalah contoh proforma invoice untuk estimasi awal sebelum transaksi final. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan gambaran biaya sebelum pembayaran resmi dilakukan.

Pro forma invoice juga mencakup rincian barang, jumlah pesanan, harga satuan, total harga, pajak, ongkos kirim, dan asuransi. Selain itu, terdapat syarat pembayaran, estimasi waktu pengiriman, serta garansi produk.

5. Contoh invoice tagihan (billing invoice)

Contoh invoice tagihan berikut adalah Bukti Penerimaan Negara (BPN) yang menunjukkan pembayaran pajak ke Kementerian Keuangan. Dokumen ini mencatat tanggal dan jam pembayaran, nomor transaksi (NTB/NTP), serta kode cabang bank sebagai bukti bahwa pembayaran pajak telah diproses.

Bukti ini berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat penerimaan pajak oleh negara. Umumnya, invoice tagihan berfungsi dalam pembayaran berkala seperti sewa atau langganan, seperti invoice rental mobil, bukan hanya tagihan pajak.

6. Contoh invoice retur (return invoice)

Contoh invoice pembayaran retur adalah seperti yang di bawah ini, yang memiliki komponen berupa rincian barang yang dikembalikan, jumlah, harga satuan sesuai faktur pajak, total harga BKP yang dikembalikan, serta nilai PPN yang dikoreksi.

Apabila ada barang yang sampai di tangan konsumen dan tidak sesuai dengan pesanan, maka pelanggan berhak melakukan retur. Perusahaan pun akan mengeluarkan tagihan ini.

7. Contoh invoice konsinyasi (consignment invoice)

Dokumen ini adalah contoh invoice konsinyasi sebagai bukti penjualan barang yang dikirim secara konsinyasi. Dalam sistem konsinyasi, barang dikirim kepada pihak penerima (consignee) untuk dijual, dan pembayaran hanya dilakukan setelah barang laku terjual.

Invoice ini mencantumkan nomor faktur, tanggal penerbitan, serta jatuh tempo pembayaran, yang menandakan batas waktu pelunasan setelah penjualan terjadi.  Komponennya meliputi total nilai barang yang terjual, pajak penjualan, serta informasi dan status pembayaran.

8. Contoh invoice tukar barang (barter invoice)

Dokumen di bawah adalah contoh invoice barter yang mencatat transaksi pertukaran barang dan jasa antara dua pihak tanpa menggunakan uang tunai. Komponennya mencakup deskripsi barang dan jasa yang diberikan serta diterima, jumlah unit, harga per unit, subtotal, dan ringkasan nilai transaksi.

Karena nilai barang dan jasa yang ditukar sama, tidak ada saldo yang perlu dibayarkan. Maka dari itu, fungsi sebenarnya dari dokumen ini adalah sebagai bukti resmi bahwa transaksi barter telah dilakukan dengan nilai yang seimbang sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

9. Contoh invoice proyek (project invoice)

10. Contoh invoice service (service invoice)

Dokumen contoh invoice tagihan jasa ini menguraikan biaya terkait dengan layanan untuk pelanggan, seperti biaya perbaikan atau konsultasi. Invoice ini mencantumkan kode pemesanan, informasi pelanggan, serta rincian layanan yang diberikan.

Kemudian, ada pula tanggal pemesanan, jadwal layanan, dan detail pekerjaan yang dilakukan. Komponennya mencakup jenis layanan, jumlah unit atau durasi layanan, harga per unit, biaya tambahan (jika ada), serta total pembayaran.

11. Contoh invoice cicilan (installment invoice)

Merupakan tagihan dalam aplikasi invoice terbaik untuk pembelian barang atau jasa dengan pembayaran dalam angsuran atau cicilan. Biasanya, perusahaan dengan tagihan semacam ini memiliki aset dalam bentuk kredit, seperti kredit komputer.

Invoice ini mencantumkan kode transaksi, tanggal penerbitan, rincian pembelian, serta informasi pelanggan.

Komponen lainnya meliputi harga total barang atau layanan, durasi cicilan, jumlah cicilan per bulan, jadwal pembayaran, serta ketentuan denda keterlambatan yang telah disepakati kedua belah pihak jika melewati jatuh tempo.

12. Contoh invoice penyesuaian (adjustment invoice)

Dokumen ini adalah contoh invoice penyesuaian (adjustment invoice) yang mencatat perubahan harga atau biaya terkait transaksi sebelumnya. Biasanya invoice adjustment mencantumkan kode transaksi, tanggal penerbitan, serta informasi pelanggan.

Invoice ini berfungsi sebagai bukti resmi perubahan nilai transaksi berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak, sehingga seluruh pihak mendapatkan ketentuan yang sesuai.

Langkah-langkah Membuat Invoice yang Komprehensif

Surat invoice pembayaran meningkatkan kemungkinan pembayaran tepat waktu, tetapi juga memperkuat citra perusahaan di mata pelanggan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk membuat invoice pembayaran:

1. Gunakan template invoice

Pilih template atau contoh invoice yang rapi dan terstruktur agar pembuatan invoice lebih cepat dan mudah dibaca. Terkadang, aplikasi invoice memiliki berbagai macam template yang siap Anda gunakan dan sesuaikan dengan kebutuhan.

2. Identitas perusahaan dan pelanggan

Cantumkan nama, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan serta pelanggan secara lengkap dan akurat. Simpan data pelanggan secara terpusat untuk mengurangi kesalahan input.

3. Nomor Invoice dan Tanggal Pembuatan

Tambahkan nomor invoice unik dan tanggal pembuatan agar mudah dilacak dan dikelola.

4. Rincian jasa atau produk

Jelaskan setiap item dengan detail, termasuk jumlah, harga satuan, total harga, pajak (PPN/PPh), diskon (jika ada), serta total akhir pembayaran.

5. Penetapan dan harga terbilang

Hitung total harga dengan akurat dan sertakan jumlah dalam bentuk terbilang untuk memudahkan pelanggan memahami nominal pembayaran.

6. Batas waktu dan metode pembayaran

Tetapkan tenggat waktu pembayaran yang jelas dan informasikan metode pembayaran yang tersedia, termasuk detail rekening bank.

7. Manfaatkan software invoice

Gunakan aplikasi invoice untuk mengotomasi penghitungan pajak, penyimpanan data pelanggan, dan pengiriman invoice elektronik agar lebih efisien.

8. Review dan kirim invoice

Periksa kembali semua informasi agar tidak ada kesalahan, lalu kirim invoice ke pelanggan melalui email, pos, atau metode lain yang sesuai.

Tahukah Anda? Membuat contoh invoice pembayaran secara manual memakan banyak waktu dan juga rentan kesalahan perhitungan yang membawa Anda kepada penundaan pembayaran.

Sistem e-invoicing terbaik menyediakan template invoice terpercaya dan lolos sertifikasi ISO. Software ini mengeliminasi human error dan mempersingkat waktu pembuatan invoice.

Jenis-jenis Invoice

Invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang berfungsi sebagai bukti tagihan kepada pelanggan Berikut adalah beberapa jenis invoice yang umum digunakan:

1. Invoice biasa

Invoice biasa adalah jenis invoice yang paling umum digunakan dalam transaksi jual beli. Dokumen ini mencantumkan rincian produk atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, serta tenggat waktu pembayaran.

2. Invoice proforma

Invoice proforma adalah dokumen yang diberikan kepada pembeli sebelum transaksi final dilakukan. Tujuannya adalah untuk memberikan estimasi biaya kepada pelanggan sebelum pembayaran resmi dilakukan.

3. Invoice konsuler

Invoice konsuler digunakan dalam transaksi perdagangan internasional dan memerlukan pengesahan dari kedutaan atau konsulat negara tujuan. Dokumen ini membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi perdagangan luar negeri.

4. Invoice komersial

Invoice komersial biasanya digunakan dalam ekspor dan impor untuk mencantumkan detail barang, harga, dan bea cukai yang harus dibayarkan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti resmi nilai transaksi.

5. Invoice pajak

Invoice pajak dikeluarkan oleh perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP). Dokumen ini mencantumkan jumlah Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dikenakan dalam transaksi sesuai dengan ketentuan perpajakan.

6. Invoice recurring

Invoice recurring atau berulang digunakan untuk transaksi yang memiliki pembayaran rutin, seperti langganan layanan atau sewa. Invoice ini diterbitkan secara otomatis dalam periode waktu tertentu.

7. Invoice retensi

Invoice retensi digunakan dalam proyek konstruksi atau kontrak kerja yang memiliki sistem pembayaran bertahap. Sebagian pembayaran ditahan hingga proyek selesai dan sesuai dengan ketentuan kontrak.

8. Invoice kredit

Invoice kredit diterbitkan untuk mencatat pengembalian dana atau potongan harga kepada pelanggan akibat kesalahan faktur atau retur barang. Dokumen ini mengurangi jumlah tagihan yang harus dibayar pelanggan.

9. Invoice debit

Invoice debit digunakan untuk menambahkan biaya tambahan pada faktur yang telah diterbitkan sebelumnya. Ini biasanya terjadi jika ada perubahan harga atau tambahan layanan setelah transaksi awal dilakukan.

10. Invoice elektronik (E-Invoice)

E-Invoice adalah invoice digital yang dibuat, dikirim, dan diterima secara elektronik. Penggunaannya semakin umum karena lebih praktis, mengurangi biaya cetak, dan memudahkan pencatatan akuntansi.

Struktur Utama Invoice Tagihan Proyek

Invoice tagihan proyek harus memiliki struktur yang jelas agar memudahkan pencatatan, transparansi, dan proses pembayaran. Berikut adalah enam elemen utama yang harus ada dalam invoice tagihan proyek:

1. Informasi Perusahaan dan Klien – Mencantumkan nama, alamat, dan kontak dari perusahaan penyedia layanan serta pihak yang menerima tagihan.
2. Nomor dan Tanggal Invoice – Menyertakan nomor invoice unik serta tanggal penerbitan untuk kemudahan pencatatan dan pelacakan.
3. Deskripsi Proyek – Menjelaskan secara singkat proyek yang dikerjakan, termasuk nama proyek, durasi, dan lingkup pekerjaan yang telah diselesaikan.
4. Rincian Layanan atau Pekerjaan – Memuat daftar pekerjaan yang telah dilakukan, jumlah unit pekerjaan, tarif per unit, dan total biaya setiap layanan.
5. Total Biaya yang Harus Dibayar – Menampilkan jumlah yang harus dibayar, termasuk subtotal, pajak, serta potongan harga atau biaya tambahan jika ada.
6. Ketentuan Pembayaran – Menjelaskan metode pembayaran yang diterima, tenggat waktu pembayaran, serta denda keterlambatan jika berlaku.

Permudah Bisnis Anda dengan Solusi E-Invoicing dari HashMicro

Mengelola invoice pembayaran secara manual dapat memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan pencatatan. Apakah perusahaan Anda sering mengalami kendala seperti ini? Jika iya, maka aplikasi invoice terbaik dari HashMicro dapat menjadi solusi efisien bagi Anda.

Salah satu keunggulan HashMicro Invoice adalah Hashy, sistem AI yang membantu AR Collector mengelola tagihan. Fitur ini mengirim notifikasi otomatis untuk invoice yang belum dibayar, memastikan penagihan lebih efisien dan arus kas tetap lancar tanpa upaya tambahan.

Beserta dengan tawaran demo gratis sistem e-invoicing, perusahaan Anda bisa mengeliminasi kesalahan akibat human error. HashMicro juga menawarkan integrasi yang mulus dengan sistem akuntansi dan sinkronisasi data real-time.

Beberapa fitur terbaik dari HashMicro adalah:

1. Custom printout for invoices: Mempermudah pencetakan invoice untuk berbagai kebutuhan dan format atau tampilan yang sesuai dengan identitas bisnis.
2. Bank integration: Proses pencocokan otomatis antara data transaksi yang tercatat di bank dengan pembukuan internal dalam sistem.
3. Tax & discount management: Otomatis menghitung pajak dan diskon untuk faktur-faktur.
4. Online payment management: Permudah pembayaran pelanggan dengan online payment gateway. Kirim resi melalui portal yang sama.
5. Credit limit management: Memudahkan Anda mengatur batasan kredit yang berbeda untuk setiap klien berdasarkan harga produk atau jasa Anda.

Kesimpulan

Invoice adalah lembar daftar tagihan yang penjual keluarkan ke pembeli. Tujuan invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi sebagai bukti dokumen dari penjualan.

Guna mempermudah Anda dalam mengelola berkas atau dokumen tagihan, Anda dapat menggunakan E-invoicing Software dari HashMicro. Software ini juga dapat membantu Anda untuk mengintegrasikan dokumen atau surat tagihan yang ada di dalam perusahaan.

Segera dapatkan demo gratis sekarang dengan klik banner berikut.

Pertanyaan Seputar Contoh Invoice

• Apa isi invoice?

  Dokumen ini secara rinci mencatat informasi tentang produk atau layanan yang dibeli, termasuk harga per unit, kuantitas, dan jumlah total yang wajib dibayar oleh pembeli.

• Apa perbedaan antara kwitansi dan invoice?

  Invoice berfungsi sebagai dokumen resmi yang menampilkan rincian tagihan yang masih dalam proses pembayaran atau belum terbayarkan. Di sisi lain, kwitansi diakui sebagai bukti resmi yang mengonfirmasi bahwa transaksi telah dibayar lunas oleh pembeli.

• Apa bedanya invoice dan tagihan?

  Biasanya, invoice diterbitkan sebelum pembayaran dilaksanakan, sementara tagihan disajikan setelah penerimaan barang atau jasa. Oleh karena itu, apabila Anda mengharapkan pembayaran untuk barang atau jasa yang belum diserahkan, Anda akan lebih sering menggunakan invoice.