Sistem HRIS: Fitur, Fungsi dan Cara Kerjanya

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang mengelola proses sumber daya manusia di perusahaan. Sistem ini mengelola dan mengotomatisasi penggajian, pelacakan waktu, dan administrasi tunjangan karyawan.

Banyak perusahaan menghadapi masalah pengelolaan SDM, mulai dari penggajian yang rumit hingga kesulitan merekrut talenta terbaik. Berdasarkan survei TrueList, 47% perusahaan yang menggunakan HRIS dapat meningkatkan efisiensi operasional.

Namun, sistem apa yang paling tepat untuk bisnis Anda? Sistem HRIS HashMicro adalah solusi yang patut dipertimbangkan, dilengkapi fitur penggajian otomatis, absensi berbasis cloud, dan laporan kinerja yang akurat.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fungsi-fungsi utama HRIS system, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis jika menggunakan sistem HR ini.

Apa Itu HRIS?

Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait karyawan. Sistem ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia secara lebih terstruktur. Dengan menggunakan aplikasi HR terbaik, perusahaan dapat mengoptimalkan fungsi HRIS untuk mendukung operasional yang lebih efisien.

HRIS membantu untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas HRD, seperti penggajian dan manajemen tenaga kerja. Dalam hal HRM Payroll, sistem ini memudahkan perhitungan dan pembayaran gaji, termasuk pemotongan pajak dan tunjangan.

Fitur-Fitur Penting dalam Sistem HRIS

Aplikasi HRIS sebagai salah satu modul ERP tidak hanya membantu mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, tetapi juga menyediakan fitur komprehensif yang dapat mendukung berbagai aspek manajemen HRD.

Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia dalam sistem HRIS:

1. HRIS Essential membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan, absensi, penggajian, dan administrasi HR secara otomatis dalam satu sistem terpusat, memastikan efisiensi serta akurasi dalam operasional HR.
2. Rekrutmen mempermudah pencarian, penyaringan, dan seleksi kandidat dengan sistem otomatis yang mencakup pengelolaan lowongan kerja, jadwal wawancara, serta proses onboarding karyawan baru.
3. Talent Management mendukung pengembangan karyawan dengan fitur evaluasi kinerja, perencanaan karier, serta program pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan retensi tenaga kerja.
4. Screening CV yang membantu dalam menyeleksi dan menilai CV secara otomatis.
5. Penjadwalan interview otomatis untuk mengatur jadwal wawancara kerja dengan calon karyawan.
6. Absensi face recognition yang dilengkapi dengan integrasi GPS untuk mengurangi kecurangan pegawai.
7. Payroll otomatis di HRIS system untuk generate payslip per karyawan berdasarkan data yang telah diinput.
8. Sistem rostering yang dapat membantu dalam penjadwalan jam kerja karyawan.
   Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja karyawan seperti evaluasi kinerja dari
9. KPI, target pencapaian, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.
10. Orientation request yang memudahkan proses on & off-boarding untuk karyawan baru.

Fungsi Utama Sistem HRIS bagi Perusahaan

Fungsi HRIS adalah mengintegrasikan berbagai fungsi HR seperti payroll, absensi, pengajuan cuti, dan pengelolaan kinerja ke dalam satu platform terpadu. HRIS system juga membantu bisnis mengelola data karyawan dengan akurat, serta menghemat waktu dan biaya.

Selain itu, HRIS system dapat mengelola berbagai aspek SDM dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama HRIS yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja SDM:

1. Manajemen data karyawan

Sistem HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, dan lain-lain. Sistem ini mengotomatisasi tugas rutin seperti pemantauan absensi dan pelaporan kinerja.

Hasilnya, efisiensi operasional dan produktivitas meningkat sebesar 15% dan mengurangi biaya HR sebesar 12%.

2. Rekrutmen dan seleksi

Aplikasi HRIS memfasilitasi proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Aplikasi rekrutmen karyawan ini memungkinkan Anda untuk memposting lowongan pekerjaan, mengumpulkan lamaran, menjadwal wawancara, dan mengevaluasi calon karyawan.

3. Penggajian dan manajemen kompensasi

Fungsi HRIS adalah mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya. HRIS system mengotomatisasi proses penggajian dan memastikan akurasi, sehingga mengurangi risiko pelanggaran data hingga 50%.

4. Manajemen kinerja

Sistem HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan kinerja, memberikan umpan balik, dan melakukan evaluasi kinerja secara terstruktur.

Dengan akses mudah ke informasi pribadi dan penilaian kinerja, karyawan dapat lebih terlibat dalam pengelolaan aspek-aspek pekerjaan mereka. Aplikasi HRIS juga meningkatkan kepatuhan terhadap UU dan peraturan ketenagakerjaan sebesar 25%.

5. Pelatihan dan pengembangan

Fungsi HRIS system juga terdapat untuk mengatur program pelatihan dan pengembangan karyawan, memfasilitasi pendaftaran, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan.

Dengan demikian, sistem HRIS meningkatkan loyalitas karyawan, mengurangi turnover rate, dan membentuk tim yang stabil dan produktif. Karyawan juga menjadi lebih terlibat, mandiri, puas, dan loyal.

6. Manajemen absensi dan cuti

Aplikasi absensi karyawan mengelola absensi, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi melalui sistem, begitu pula dengan HRD yang dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan. Semua data tersimpan dalam satu sistem terpusat yang dapat diakses dari mana saja.

7. Pengambilan keputusan

Fungsi HRIS adalah menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM. Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

8. Pengumuman perusahaan

Sistem HRIS memungkinkan perusahaan menyampaikan informasi penting dengan cepat, seperti perubahan kebijakan, pengumuman acara, atau informasi terkait kesehatan dan keselamatan kerja.

9. Integrasi antar karyawan

Sistem HRIS juga meningkatkan integrasi antar karyawan. Fungsi HRIS ini menyediakan platform yang memungkinkan karyawan berinteraksi, berbagi informasi, dan berkolaborasi, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih terhubung.

Fakta Unik

Berdasarkan survey pada tahun 2022, sekitar 70% perusahaan masih melakukan sistem roster kerja secara manual. Hal ini menyebabkan perusahaan membuang waktu dan produktivitas yang signifikan

Pelajari lebih lanjut! https://www.hashmicro.com/id/blog/sistem-roster/

Bagaimana Cara Kerja Sistem HRIS?

Dalam dunia bisnis modern, divisi HR memegang peran penting dalam mengelola tenaga kerja dan memastikan operasional perusahaan berjalan dengan baik. HRIS membantu HR dalam menyimpan, mengelola, dan menganalisis data karyawan dengan lebih cepat dan akurat.

1. Perekaman dan pengelolaan data karyawan

HRIS berfungsi sebagai pusat data utama bagi divisi HR, di mana semua informasi karyawan, seperti biodata, jabatan, riwayat pekerjaan, dan kontrak kerja, tersimpan dalam satu sistem. 

2. Otomatisasi penggajian dan manajemen cuti

Salah satu manfaat utama HRIS adalah kemampuannya dalam mengotomatisasi proses penggajian. Sistem ini dapat menghitung gaji berdasarkan jam kerja, kehadiran, tunjangan, serta pajak yang berlaku. 

3. Pemantauan absensi dan jadwal kerja

HRIS memungkinkan divisi HR untuk melacak kehadiran karyawan secara real-time, baik melalui fingerprint, face recognition, maupun aplikasi berbasis cloud. 

Data absensi ini terintegrasi dengan sistem penggajian dan manajemen jadwal kerja, sehingga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan jam kerja dan overtime.

4. Pelacakan performa dan pengembangan karyawan

Software HRIS memungkinkan HR untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala melalui sistem berbasis KPI (Key Performance Indicator). 

Selain itu, HRIS juga dapat mengelola program pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan serta produktivitas tim.

Tips Memilih Sistem HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih aplikasi HRIS yang tepat:

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan. Dengan memahami kebutuhan bisnis secara mendalam, Anda dapat memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
2. Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Pastikan sistem HR yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan dan absensi, proses rekrutmen, serta analisis.
   
3. Evaluasi keamanan data: Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan.
4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan sistem lainnya.
5. Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pilih penyedia HRIS yang menawarkan pelatihan agar pengguna dapat memahami semua fitur sistem HR dengan baik. Dukungan ini akan membantu dalam mempercepat adopsi sistem oleh pengguna.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih aplikasi HR terbaik yang tepat, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Software HashMicro sebagai Solusi Sistem HRIS Terpercaya

HashMicro HRIS System adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola berbagai aspek sumber daya manusia. Sistem ini menyediakan fitur-fitur yang mempermudah pengelolaan data karyawan, penggajian, hingga penjadwalan kerja secara efisien.

Sebagai perusahaan principal, HashMicro memiliki sistem yang terstandardisasi. Ini berarti sistem-sistem yang mereka tawarkan mematuhi standar industri yang ketat dan telah diuji untuk keandalannya. Anda bisa mencoba demo gratis untuk merasakan sendiri fitur sistem HRIS yang tersedia.

1. Hashy AI: Menggunakan AI untuk mengotomatisasi proses administratif, seperti penghitungan gaji, cuti, dan absensi, memastikan keakuratan data. Selain itu, menganalisis performa karyawan secara real-time, memberikan insight mendalam untuk pengambilan keputusan berbasis data untuk pengembangan SDM yang lebih strategis dan menghadirkan chatbot cerdas yang merespons cepat pertanyaan terkait kebijakan perusahaan, slip gaji, hingga proses HR lainnya.
2. Terintegrasi dengan Perangkat Biometrik dan Absensi: Dimulai dari pencatatan kehadiran otomatis yang terintegrasi dengan perangkat biometrik, memungkinkan data kehadiran yang akurat dan real-time.
3. Aplikasi Mobile untuk Layanan Mandiri Karyawan: Karyawan dapat mengakses informasi mandiri, seperti melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau memeriksa absensi, yang mempercepat proses administratif.
4. Manajemen Cuti yang Mendalam: Fitur manajemen cuti membantu dalam mengatur hak cuti karyawan, termasuk carryover dan expiry, memberikan fleksibilitas bagi karyawan dan transparansi dalam prosesnya.
5. Payroll Lokal dengan Perhitungan Pajak: Penggajian terlokalisasi dengan perhitungan pajak yang sesuai aturan, memastikan akurasi dalam pembayaran gaji dan kepatuhan terhadap regulasi.
6. Manajemen Pelatihan Karyawan: HR system HashMicro mengelola program pelatihan dan pengembangan melalui e-learning, meningkatkan keterampilan karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
7. Analisis Kinerja dengan 9 Box Matrix: Sistem HR ini menyediakan analisis performa karyawan mendalam menggunakan matriks sembilan kotak, membantu HR dalam perencanaan suksesi dan pengembangan karir karyawan.

Kesimpulan

Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan fitur-fitur seperti manajemen data karyawan, penggajian, manajemen bakat, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada tujuan bisnis inti.

HashMicro HRIS adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola SDM dengan efisien. Sistem ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan diintegrasikan dengan software akuntansi, manajemen proyek, atau sistem lain yang dibutuhkan oleh tim HR.

Lihat sendiri bagaimana HashMicro HRIS dapat memaksimalkan performa bisnis Anda dengan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS

• Apa perbedaan HRM, HCM, dan HRIS?

  1. HRM (Human Resource Management) mengelola seluruh siklus hidup karyawan dan proses SDM, termasuk rekrutmen, onboarding, hingga exit.

  2. HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi yang fokus pada penyimpanan, pengolahan, dan otomatisasi data serta kebijakan SDM.

  3. HCM (Human Capital Management) mencakup pendekatan strategis dalam manajemen SDM secara menyeluruh, termasuk pelatihan, pengembangan kompetensi, hingga analitik kinerja.

• Apakah sistem HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  Sistem HRIS tidak bersifat wajib, tetapi sangat direkomendasikan untuk berbagai jenis perusahaan, terutama yang ingin meningkatkan efisiensi operasional HR. Sistem ini mempermudah pertukaran informasi, mempercepat proses administrasi, dan meningkatkan akurasi data karyawan. Tidak hanya membantu divisi HR, HRIS juga memberikan manfaat langsung bagi karyawan, seperti akses mandiri ke data pribadi, pengajuan cuti, dan slip gaji online.

• Apa saja yang termasuk komponen sistem HRIS?

  Komponen utama sistem HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian (payroll), absensi, evaluasi kinerja, rekrutmen, dan pengelolaan tunjangan. Sistem ini juga biasanya dilengkapi dengan fitur employee self-service, yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, hingga mengelola dokumen secara mandiri.

• Bagaimana sistem HRIS membantu proses rekrutmen?

  HRIS mempermudah dan mempercepat proses rekrutmen melalui otomatisasi berbagai tahapan, mulai dari penerimaan lamaran, penyaringan kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding. Sistem ini juga mendukung komunikasi yang lebih terstruktur dengan pelamar.

  Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi seleksi, mengurangi risiko human error, dan memperbesar peluang mendapatkan kandidat terbaik.

• Bagaimana sistem HRIS bisa menghemat uang perusahaan?

  Sistem HRIS membantu menghemat biaya dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Otomatisasi tugas-tugas seperti payroll, absensi, dan administrasi karyawan secara langsung menurunkan beban operasional dan kebutuhan tenaga kerja tambahan.

  Selain itu, HRIS menyediakan data yang akurat untuk pengambilan keputusan, sehingga perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi biaya HR secara keseluruhan.