Visitor Management System: Pengertian & Manfaatnya

Pernahkah Anda berpikir tentang risiko yang muncul jika pengunjung fasilitas Anda tidak tercatat dengan baik? Tanpa visitor management system yang canggih, kontrol akses menjadi lemah dan keamanan bisa terancam.

Kondisi ini menjadi layak untuk Anda pikirkan karena apabila pengunjung tidak terdata dengan benar, Anda dapat kesulitan mengidentifikasi siapa yang berada di area sensitif atau ruang terbatas. Inilah mengapa memahami dan memilih penyedia VMS yang efisien menjadi penting.

Apa sajakah hal-hal yang harus Anda titik beratkan dalam sistem manajemen pengunjung ini? Simak artikel berikut untuk memahami lebih lanjut terkait seluk beluk visitor management system secara komprehensif.

Apa Itu Visitor Management System?

VMS atau visitor management system adalah perangkat lunak yang melacak dan mengelola pengunjung masuk dan keluar dari gedung atau fasilitas tertentu. Sistem VMS ini membantu meningkatkan keamanan, kepatuhan, dan pengalaman pengunjung.

Melalui proses registrasi digital, verifikasi identitas, dan pelacakan kunjungan, sistem ini membantu Anda dalam menetapkan standar pengelolaan pengunjung yang terstruktur dan akurat. Dampaknya, setiap individu yang memasuki area, terdata dengan baik dan memiliki izin yang jelas.

Tujuan dari penggunaan visitor management system atau VMS ini adalah untuk menciptakan prosedur kunjungan yang tertib, terdokumentasi, dan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan atau institusi.

Manfaat Visitor Management System 

Visitor management system (VMS) tidak hanya mengatur alur keluar-masuk pengunjung, tetapi juga memberikan sejumlah manfaat strategis bagi organisasi, seperti:

1. Meningkatkan keamanan lokasi

Visitor management system mencatat identitas dan waktu kunjungan setiap tamu secara real-time. Dengan data yang terdokumentasi dengan baik, Anda dapat segera mengidentifikasi aktivitas mencurigakan atau pelanggaran akses yang tidak sah.

2. Mempercepat proses registrasi tamu

Sistem ini menggantikan pencatatan manual dengan metode digital yang lebih cepat dan efisien. Bahkan, pengunjung bisa mendaftar sebelumnya secara online, sehingga waktu tunggu di resepsionis menjadi minimal.

3. Menyediakan data kunjungan yang akurat

Setiap kunjungan yang tercatat akan tersimpan dalam database sistem manajemen pengunjung yang mudah Anda akses. Data ini bisa Anda gunakan untuk audit internal, pelaporan rutin, atau evaluasi kebijakan keamanan.

4. Memberikan kesan profesional

Dengan proses check-in yang rapi dan terstruktur, perusahaan mampu menampilkan citra yang lebih profesional di mata tamu. Hal ini menjadi penting, terutama dalam lingkungan bisnis yang mengedepankan reputasi dan efisiensi.

Dengan berbagai manfaat yang ada, visitor management system menjadi solusi efektif untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan perusahaan Anda. Untuk itu, jika Anda tertarik untuk melihat harga implementasi VMS terbaik, cek skema lengkapnya dalam banner berikut.

Jenis-Jenis Visitor Management System

Visitor Management System hadir dalam berbagai bentuk untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang beragam. Beberapa jenis-jenis VMS tersebut meliputi:

1. Sistem registrasi manual

Jenis VMS ini masih mengandalkan pencatatan pengunjung secara manual di buku tamu atau formulir fisik. Meskipun sederhana, sistem ini memerlukan lebih banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan input data.

2. Sistem registrasi digital

Model ini menggunakan perangkat elektronik atau aplikasi VMS untuk mendaftarkan pengunjung secara otomatis. Pengunjung dapat mengisi formulir registrasi melalui kios digital atau aplikasi di ponsel, mempersingkat waktu pendaftaran dan mengurangi kontak fisik.

3. Sistem berbasis QR code

Pada jenis visitor management system kali ini, pengunjung menerima QR code setelah mendaftar sebelumnya secara online atau melalui email. Saat tiba di lokasi, mereka cukup memindai kode tersebut untuk melakukan check-in, memberikan pengalaman yang lebih cepat dan tanpa kontak langsung.

4. Sistem pengenalan wajah

Sistem ini memanfaatkan teknologi pengenalan wajah untuk mengidentifikasi pengunjung secara otomatis saat mereka datang. Teknologi ini menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi dan proses check-in yang sangat cepat, cocok untuk lokasi dengan volume kunjungan tinggi.

5. Sistem integrasi keamanan

Jenis ini terintegrasi dengan sistem keamanan lainnya, seperti akses kontrol atau kamera CCTV, untuk memastikan bahwa pengunjung hanya dapat mengakses area yang telah perusahaan setujui. Hal ini memperkuat pengawasan dan melindungi informasi sensitif perusahaan.

Fitur Utama dalam Visitor Management System

Berikut adalah penjelasan mengenai fitur-fitur penting dalam Visitor Management System (VMS) yang wajib Anda pahami:

1. Visitor management (manajemen pengunjung)

Fitur ini membantu Anda dalam mencatat data pengunjung yang datang ke tempat Anda. Ini seperti membuat daftar tamu, di mana Anda mencatat nama dan informasi lainnya tentang pengunjung. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengetahui siapa yang datang dan mengapa mereka berkunjung.

2. Property counter (penghitung jumlah pengunjung)

Fitur visitor management system ini adalah alat yang membantu Anda menghitung berapa banyak orang yang ada di tempat Anda pada waktu tertentu. Pikirkan ini seperti penghitung di pintu masuk toko yang menunjukkan berapa banyak orang yang masuk.

Fitur VMS ini berguna untuk memastikan bahwa tidak terlalu banyak orang dalam satu tempat, menjaga keamanan, atau memastikan bahwa Anda tidak melebihi kapasitas yang diizinkan.

3. Visitor analysis (analisis pengunjung)

Yang ketiga, fitur ini memberikan Anda informasi yang membantu Anda memahami pengunjung Anda lebih baik. Ini mencakup hal-hal statistik seperti berapa banyak pengunjung yang datang setiap hari atau dari mana asal mereka guna memahami tren dan perilaku pengunjung.

4. Visitor report (laporan pengunjung)

Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat laporan tentang pengunjung. Ini seperti membuat catatan tentang siapa yang datang dan berapa banyak dari mereka. Laporan ini dapat berguna untuk melihat sejarah kunjungan, memberikan laporan kepada atasan, atau memenuhi persyaratan peraturan.

Contoh Vendor Penyedia Visitor Management System Terbaik di Indonesia

Memilih visitor management system Indonesia yang komprehensif dan mudah untuk Anda gunakan menjadi hal yang krusial saat ini. Di tengah banyaknya penyedia VMS di Indonesia, penting bagi Anda untuk mengenal baik performa dan milestone vendor yang ada. Salah satunya adalah HashMicro.

Berdiri sejak tahun 2015, vendor VMS terbaik di Asia Tenggara ini berfokus pada penyediaan software cerdas update dan mudah digunakan. Dengan lebih dari 2.000 perusahaan yang bergabung menjadi kliennya, HashMicro terus berproses dan berupaya menjadi one stop solution bagi perusahaan Anda.

Changi Airport, iBox, Matahari, dan Pertamina menjadi beberapa klien HashMicro yang mungkin umum Anda dengar. Pertanyaannya kini adalah: mengapa HashMicro menjadi pilihan banyak perusahaan-perusahaan penting di Asia Tenggara?

Selain menyediakan kemudahan penggunaan, HashMicro secara nyata memberikan berbagai keuntungan kepada Anda, bahkan sebelum Anda mengimplementasikannya. Beberapa keuntungan tersebut, seperti demo gratis, bebas kustomisasi, dan bebas biaya tambah user.

Fitur-fitur VMS HashMicro juga canggih dan komprehensif, meliputi:

• Barcode/RFID scanner: Tingkatkan keamanan dengan mengidentifikasi pengunjung menggunakan barcode/RFID scanner dan kamera.
• Visitor tracking: Sistem kami memudahkan Anda melacak pengunjung yang masuk dan keluar gedung Anda secara elektronik.
• Visitor analysis: Dapatkan data analitik lengkap terkait pengunjung properti Anda dan sesuaikan laporan berdasarkan preferensi Anda.
• Invitation management: Mudahkan pendataan visitor yang akan berkunjung ke gedung Anda melalui proses registrasi visitor yang instan.
• Tenant management: Cari tenant yang dicari pengunjung lebih cepat, berdasarkan nama, no. unit, atau nama perusahaan.
• Food & preference management: Sediakan menu makanan atau fasilitas yang dibutuhkan pengunjung ketika mengadakan rapat di gedung Anda.

Kesimpulan

Dengan segudang manfaat dari visitor management system, sudah jelas bahwa sistem ini sangatlah menguntungkan perusahaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi, perlu bagi Anda untuk menggunakan sistem manajemen visitor untuk mendukung bisnis.

Tidak mengimplementasikannya hanya akan menambah beban pekerjaan di masa depan dengan alasan yang sebenarnya dapat Anda hindari. Sebagai salah satu penyedia VMS terbaik di Indonesia, mempertimbangkan software dari HashMicro menjadi langkah bisnis yang dapat Anda coba.

Klik banner berikut untuk mengatur jadwal demo gratis sistemnya dan ketahui lebih dalam mengapa HashMicro menjadi penyedia visitor management system favorit di Indonesia.

Pertanyaan Seputar Visitor Management System

• Apakah VMS bisa diintegrasikan dengan sistem lain seperti kontrol akses atau HR?

  Ya, VMS dapat Anda integrasikan dengan sistem lain seperti kontrol akses atau HR untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan. Sistem ini memungkinkan data pengunjung terkoneksi langsung dengan database karyawan atau sistem keamanan.

• Apakah VMS dapat digunakan untuk mencatat pengunjung yang datang lebih dari sekali?

  VMS dapat mencatat pengunjung yang datang lebih dari sekali dengan menyimpan riwayat kunjungan dan memberikan identifikasi unik untuk setiap pengunjung.

• Bagaimana cara kerja Visitor Management System?

  Visitor Management System bekerja dengan merekam data pengunjung saat check-in melalui perangkat digital atau aplikasi, kemudian memverifikasi identitas dan mencatat waktu kunjungan secara otomatis.