Syarat utama untuk menjadi seorang staf purchasing adalah memiliki ketelitian yang tinggi. Tanpa itu, akan sulit bagi staf purchasing untuk mengelola dokumen-dokumen penting seperti invoice atau purchase order, menghitung keluar masuknya uang perusahaan, dan tugas-tugas lainnya. Sebagai staf purchasing, tugas Anda adalah memastikan barang yang Anda beli menggunakan uang perusahaan dengan dokumen yang sah yang dapat dimudahkan dengan bantuan software pengajuan pembelian procurement. Dokumen-dokumen tersebut di antaranya adalah invoice dari vendor, purchase order yang lengkap dengan tanda tangan pihak-pihak yang berkepentingan, serta dokumen pengiriman barang. Dengan adanya software pengajuan pembelian procurement, akan meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Kehilangan salah satu di antara ketiga dokumen ini sudah pasti mendatangkan serangan panik, hal tersebut bisa Anda atasi dengan penggunaan sistem purchasing yang otomatis. Berikut ini lima kesalahan yang harus dihindari oleh staf purchasing.
Baca juga: Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Procurement yang Tepat bagi Bisnis?
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Staff Purchasing
Staff Purchasing atau Purchasing Staff adalah karyawan dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian barang atau bahan baku yang krusial terhadap kegiatan operasional perusahaan. Biasanya, orang sering mengenal Staff Purchasing sebagai staf pembelian.
Material atau barang bisa meliputi perlengkapan kantor seperti ATK, printer, dan masih banyak lagi. Pada dasarnya, purchasing staff adalah karyawan yang melakukan pembelian terhadap barang yang perusahaan butuhkan untuk mendukung kinerja perusahaan tersebut. Sistem purcashing yang baik dapat memudahkan kerja dari staff purchasing dalam perusahaan.
Staf Purchasing membayar barang yang tidak diorder
Kesalahan yang satu ini bisa berujung fatal. Anda bisa saja diseret ke meja hijau karena menggunakan uang perusahaan untuk membeli barang yang tidak jelas purchase order atau invoicenya. Sebagai bagian dari divisi akuntansi, Anda memerlukan bantuan sistem terbaik yang mampu membantu karena Anda harus benar-benar teliti dan melakukan pengecekan berkali-kali sebelum memutuskan mengeluarkan uang perusahaan.
Periksa kembali siapa yang membuat purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan konfirmasi lagi dengan kedua pihak tersebut. Jika datang sebuah invoice ke meja anda, cek lagi apakah ada purchase order yang mengonfirmasi isi invoice tersebut.
Melakukan pembayaran terlalu cepat
Barangnya belum sampai di tangan, namun anda sudah menyelesaikan pembayaran. Untuk beberapa situasi, hal ini mungkin tidak terhitung sebagai sebuah kesalahan. Seperti misalnya anda sudah punya hubungan baik dengan pihak vendor, atau kedua belah pihak sudah menjalin kerjasama bertahun-tahun lamanya.
Namun hal ini akan menjadi masalah jika anda baru saja menjalin kerjasama dengan sebuah vendor. Sang vendor mungkin akan senang-senang saja menerima pembayaran anda yang terlalu cepat, namun atasan anda mungkin akan mempertanyakan hal ini pada anda sebagai seorang staf purchasing.
Staf Purchasing membayar terlambat
Untuk kesalahan yang satu ini sudah pasti tidak ada pihak yang senang mengalaminya. Pihak vendor sudah pasti kesal karena pembayaran tak kunjung datang sementara barang/jasa sudah anda sampai pada perusahaan anda. Atasan anda pun sudah pasti akan terus mengejar anda untuk sesegera mungkin melakukan pembayaran.
Jangan sampai anda melakukan kesalahan yang satu ini kalau tak mau mendapatkan penilaian negatif dari atasan anda. Segera lakukan pembayaran jika anda menerima invoice. Namun, jangan lupa cek dulu apakah invoice tersebut memiliki purchase order yang valid. Untuk memastikan tidak ada kesalahan, anda bisa merujuk pada contoh purchase order yang sudah disetujui sebelumnya.
Staf Purchasing membayar barang dua kali
Kesalahan ini dapat cukup sering terjadi jika anda tidak teliti. Melakukan purchasing secara manual adalah salah satu penyebab umum dari terjadinya kesalahan membayar barang yang sama hingga dua kali. Sebaiknya Anda mulai mempertimbankan penggunaan sistem ERP untuk membantu tugas Anda dan unduh skema perhitungan harga software ERP.
Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan beralih menggunakan purchasing system. Salah satu kelebihan dari purchasing system adalah semua dokumen purchase order, invoice, dan lainnya terintegrasi dalam satu software. Sehingga kesalahan seperti melakukan pembayaran dua kali bisa anda hindari dengan mudah.
Membeli barang yang belum mendapat persetujuan atasan
Ini yang bahaya. Perusahaan dapat mencurigai Anda dan karyawan yang membutuhkan barang tersebut melakukan penggelapan uang perusahaan karena melakukan pembelian sebuah barang tanpa ada bukti persetujuan dari atasan. Untuk menghindari hal ini, selalu konfirmasi dengan semua pihak yang berkaitan, termasuk pihak manajer atau pun direktur jika perlu.
Meskipun sang karyawan memang sangat membutuhkan barang tersebut, namun tak berarti anda bisa mengeluarkan uang perusahaan jika belum mendapatkan tanda tangan dari atasan.
Baca juga: 5 POS Retail Terbaik di Indonesia
Kesimpulan
Purchasing Staff adalah pegawai yang memiliki peran penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan. Oleh karena itu, jika Staff purchasing masih melakukan purchasing secara manual, kesalahan-kesalahan seperti di atas akan sering terjadi meskipun Anda tidak sengaja melakukannya.
Segera beralih ke Sistem Purchasing terbaik dari HashMicro untuk mengeliminasi kesalahan-kesalahan tersebut dan menjadi seorang staf purchasing yang lebih baik. Karena dengan menggunakan software ini akan mampu untuk mengontrol biaya procurement menjadi lebih efisien. Kelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang dan dapatkan penawaran terbaik dari supplier. Semuanya hanya dengan satu sistem. Untuk mengetahui informasi terkait skema perhitungan harga ERP Purchasing software Anda dapat mengunduhnya dibawah ini, atau Anda dapat jadwalkan demo gratis dengan tim marketing HashMicro.
