Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Proses ini melibatkan pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pemesanan hingga barang diterima sesuai standar yang ditetapkan.
Bagaimana tidak? Bisnis perusahaan tentunya akan membutuhkan barang atau jasa untuk melancarkan bisnisnya. Oleh karena itu, pemahaman mendalam tentang alur procurement membantu bisnis menyusun strategi efektif.
Artikel ini akan membahas pengertian procurement secara rinci serta alurnya, membantu pembaca memahami proses pengadaan, memilih vendor tepat, serta mengelola biaya dan waktu secara efisien demi kelancaran operasional bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Proses ini melibatkan pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pemesanan hingga barang diterima sesuai standar yang ditetapkan.
Menurut Marbun (2010), procurement adalah upaya mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan. Kegiatan ini dilakukan atas dasar pemikiran logis dan sistematis yang mengikuti norma serta etika yang berlaku dan menggunakan metode dan proses yang baku.
Baca Juga: 10 Software e-Procurement Terbaik untuk Kelola Pembelian
Tugas Staff Procurement
Peran divisi ini dalam perusahaan sangat penting untuk mengatur dan merencanakan proses pengadaan barang dan jasa perusahaan. Setelah Anda memahami pengertiannya, sekarang Anda harus mengetahui apa saja tugas tim divisi ini.
1. Menyeleksi serta menjalin hubungan baik dengan supplier
Salah satu tugas divisi procurement adalah mencari supplier. Selain itu, tim juga perlu menyeleksi supplier yang tepat untuk memenuhi persyaratan dengan membandingkan biaya dan kualitas dari beberapa supplier.
Proses pemilihan berupa menyeleksi dari segi kualitas, kuantitas dan harga dan evaluasi sebelum terjadi kesepakatan. Dalam hal ini staf divisi pengadaan barang dan jasa juga akan menghubungi, membuat perjanjian, dan menjalin hubungan baik dengan supplier.
2. Memilih teknologi yang sesuai
Tim pengadaan barang dan jasa perlu memilih media yang akan digunakan untuk proses pengadaan barang dan jasa. Metode manual melalui tatap muka, dokumen kertas, atau implementasi proses pengadaaan barang dan jasa berbasis teknologi seperti software purchasing.
3. Melakukan pembelian
Dalam peran ini staf pengadaan barang atau jasa mengajukan negosiasi harga kepada vendor ataupun supplier. Hal ini dapat Anda lakukan untuk mendapatkan harga paling rendah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan bersama, langkah selanjutnya adalah pembuatan kontrak jual beli dan penandatanganan kontrak sebagai dokumen hukum yang mengikat antar pihak.
Langkah terakhir adalah pembelian atau purchasing. Tim procurement harus memastikan kualitas dan kuantitas barang dan jasa yang dipesan, biaya total, dan persetujuan alur kerja dari supplier.
4. Mengevaluasi pemasok
Setelah melakukan pembelian barang dan jasa, tim perlu mengawasi atau melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Jika terdapat kekurangan dalam supply chain maupun kinerja pemasok, hal ini dapat menjadi bahan evaluasi atau masukan bagi supplier.
Kemudian, perusahaan seringkali kesulitan mengelola banyaknya produk. Sistem Supply Chain Management dapat membantu perusahaan mengelola produk dan material secara akurat dan otomatis.
Baca Juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Alur Pengadaan Barang dan Jasa
Perusahaan harus memiliki tim pengadaan barang dan jasa yang strategis. Oleh karena itu, tim procurement harus menyusun strategi rencana pengadaan barang dan jasa yang baik untuk melancarkan operasional bisnis perusahaan.
Proses pengadaan barang dan jasa untuk setiap perusahaan tentunya berbeda-beda tergantung kebutuhan perusahaan. Ada beberapa alur pengadaan barang dan jasa yang umum dilaksanakan. Berikut adalah alur-alur pengadaan barang dan jasa:
1. Mencatat apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan
Sebelum mencatat barang dan jasa yang dibutuhkan, perusahaan perlu mengumpulkan data kinerja perusahaan dan target perusahaan. Tim khusus yang melakukan hal ini bermanfaat untuk proses penghematan biaya perusahaan.
Selanjutnya, tim ini harus memulai dengan menentukan dan mencatat barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan barang dan jasa tersebut dilaksanakan berdasarkan SOP perusahaan.
Oleh karena itu, dokumen purchase order (PO) sangat penting dalam alur procurement karena memastikan adanya kejelasan terkait spesifikasi barang atau jasa, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran yang disepakati.
2. Mencari sumber barang dan jasa
Perusahaan harus menyeleksi dari list kandidat supplier. Saat memilih supplier perusahaan bisa melakukannya dengan cara swakelola, penunjukan langsung, pemilihan langsung, pembukaan tender secara umum maupun terbatas.
Pada umumnya perusahaan membuka tender kepada pemasok barang atau jasa. Dalam hal ini supplier berlomba memberikan harga dan kualitas terbaik. Selanjutnya, perusahaan akan memberikan inquiry document ke supplier.
3. Memilih vendor yang tepat
Hal selanjutnya adalah menganalisa vendor tersebut dari segi kualitas, kuantitas, dan juga pengalaman sebelumnya. Setelah itu, Anda pastinya telah menghapus daftar supplier yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan.
Alur selanjutnya adalah perusahaan melakukan permintaan penawaran kepada pemasok yang terpilih. Saat perusahaan menerima tawaran dari pemasok, maka perusahaan akan melakukan negosiasi dengan pemasok barang agar dapat meminimalisir pengeluaran.
Nantinya, perusahaan akan memilih supplier yang terbaik dan terpilih sebagai pemenang tender pengadaan barang dan jasa.
4. Membuat dan memantau pembelian
Setelah perusahaan memilih vendor, maka alur selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order (PO) yang nantinya akan diberikan kepada supplier terpilih sebagai suatu bukti jadi pembelian. Pada umumnya dokumen ini ditandatangani individual oleh pihak manajemen.
Setelah supplier menerima PO, maka mereka akan mengirimkan delivery order atau working order ke pembeli. Pada tahap ini, staf procurement memantau pembelian barang dan jasa berjalan dengan lancar atau tidak sebelum melakukan pembayaran.
5. Penerimaan barang atau jasa
Setelah supplier dan perusahaan menyetujui proses pengadaan, supplier akan mengirimkan barang dan jasa tersebut. Sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan pihak perusahaan akan memeriksa barang dan jasa tersebut dari segi kualitas dan kuantitas.
Jika terdapat kekurangan maka perusahaan berhak melakukan negosiasi, komplain atau return sesuai kesepakatan bersama. Selanjutnya, perusahaan akan menerima dokumen invoice dan melakukan pengecekan delivery order, purchase order, dan invoice.
6. Pembayaran
Setelah perusahaan menerima barang dan jasa maka alur selanjutnya adalah pembayaran atau pelunasan. Nominal pembayarannya dilakukan sesuai kesepakatan bersama dan tertera di dokumen purchase order.
Jika terdapat kekurangan dalam kualitas atau kuantitas barang maka negosiasi, komplain atau sistem return berlaku sesuai kesepakatan bersama dalam dokumen.
Langkah terakhir dalam alur pengadaan barang adalah pembayaran. Pembayaran pada saat pengadaan barang tentu menjadi satu tantangan bagi perusahaan. Hal itu karena banyaknya jumlah barang yang harus perusahaan beli.
HashMicro menyediakan E-Procurement Software untuk memudahkan proses pengadaan barang. Software ini mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa, sehingga perusahaan tidak akan kesulitan melakukan pengadaan barang.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Pada dasarnya, procurement dan purchasing memiliki kaitan yang sangat erat satu dengan lainnya. Meski begitu, terdapat beberapa perbedaan yang signifikan. Berikut merupakan beberapa perbedaan dari procurement dan purchasing:
Tujuan akhir
Procurement sendiri bersifat strategis dan proaktif. Hal ini karena procurement fokus untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut. Proses ini sendiri bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki barang atau jasa tepat.
Berbeda dengan procurement, purchasing lebih bersifat reaktif. Hal ini karena purchasing berfokus pada pengeluaran perusahaan dan membeli kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, proses purchasing dilakukan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Penilaian barang atau jasa
Procurement menempatkan kepentingan pada nilai barang atau jasa daripada biayanya. Dalam proses ini, perusahaan akan melakukan evaluasi pemasok dan barang yang vendor tawarkan secara menyeluruh.
Di sisi lain, purchasing akan fokus pada harga daripada nilai barang atau jasa. Proses ini akan berfokus pada negosiasi harga dan memperoleh barang dengan harga dan kualitas yang memadai.
Proses pengerahan
Dalam segi pengerahannya, pengadaan bertanggung jawab untuk mengurus seluruh kegiatan dari pengadaan hingga terbit invoice untuk mendapatkan semua barang yang perusahaan butuhkan.
Sedangkan purchasing, bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang dan jasa pada saat perusahaan membutuhkan barang tersebut.
Tugas
Tugas pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan pemantauan kinerja pemasok. Selain itu, pengadaan memiliki tugas lain yang diperlukan untuk mendapat barang dan jasa pada waktu yang tepat.
Sementara itu, purchasing akan fokus pada tugas-tugas spesifik, termasuk pemesanan, pengiriman, dan pembayaran atas barang atau jasa. Purchasing juga bertanggung jawab untuk memastikan barang atau jasa yang datang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas.
Keterlibatan dengan supplier
Pengadaan bertanggung jawab untuk memilih pemasok yang sesuai. Selain itu, memperkuat relasi dengan pemasok untuk mencapai tujuan, memantau kinerja, dan memastikan persyaratan kontrak telah menjadi tugas procurement.
Di sisi lain, purchasing bertugas untuk melakukan transaksi yang efisien sehingga membangun hubungan dengan supplier bukan menjadi fokus. Tidak hanya itu, purchasing juga melakukan negosiasi dengan pemasok terkait harga, jadwal, dan persyaratan pembayaran.
Baca Juga: Apa Manfaat Procurement Management bagi Perusahaan?
Optimalisasi Pengadaan Barang dengan Sistem E-Procurement HashMicro
Banyak perusahaan kini beralih ke solusi modern untuk menghadapi tantangan operasional yang semakin kompleks. Software procurement memungkinkan perusahaan memilih vendor, mengatur produk, serta mengelola pembayaran dan pengiriman dengan sistem terstruktur.
Software Procurement dari HashMicro dapat menyederhanakan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan meminimalisir biaya. Sistem ini memastikan ketersediaan barang tepat waktu, mengurangi risiko, dan memperkuat hubungan dengan vendor.
Selain itu, HashMicro menawarkan demo gratis dan layanan konsultasi, memungkinkan perusahaan mencoba manfaat sistem sebelum berinvestasi. Dengan solusi ini, bisnis dapat memaksimalkan produktivitas dan menjaga kelancaran operasional.
Fitur:
- E-Procurement for Online Tenders and RFQ/ITQ: Fitur ini memungkinkan perusahaan mengelola tender dan permintaan penawaran secara online, memudahkan perbandingan proposal dari berbagai vendor.
- Automatic Vendor Rating: Sistem secara otomatis menilai vendor berdasarkan ketepatan waktu, indeks harga dibandingkan vendor lain, dan kelengkapan pengiriman, sehingga membantu perusahaan dalam memilih pemasok terbaik.
- Cost Savings Tracking and Reporting: Fitur ini membantu perusahaan memantau serta melaporkan penghematan biaya yang tercapai melalui aktivitas procurement, memberikan gambaran keuangan yang jelas dan peluang optimalisasi lebih lanjut.
- Budget Tracking and Limit per Purchase: Melacak anggaran dan membatasi pembelian sesuai dengan batas yang ditentukan, memastikan aktivitas procurement sesuai dengan batasan finansial dan mencegah pengeluaran berlebih.
- In-Depth Purchase Analysis: Menyediakan analisis tentang produk yang sering dibeli, kinerja vendor, dan harga rata-rata per produk. Fitur ini membantu bisnis mengambil keputusan berbasis data untuk strategi pengadaan yang efektif.
Kesimpulan
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan, meliputi pemilihan supplier yang tepat dari segi kualitas, kuantitas, dan harga. Sistem yang efektif memastikan perusahaan mendapatkan kebutuhan operasional dengan biaya optimal.
Software Procurement HashMicro mengotomatisasi pengelolaan pengadaan barang, sehingga menghemat waktu dan biaya. Dengan fitur-fitur seperti daftar pengadaan otomatis, sistem ini mampu mengurangi risiko kekurangan stok dan memastikan kelancaran operasional.
Jadikan proses procurement lebih efisien dan terkontrol dengan HashMicro. Coba sendiri manfaatnya dengan coba demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Procurement
-
Apa tujuan utama dari procurement?
Tujuan utama dari procurement adalah memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas yang tepat, harga terbaik, dan tepat waktu. Proses ini mendukung kelancaran operasional dan penghematan biaya perusahaan.
-
Apa saja jenis procurement?
Jenis-jenis Procurement
1. Direct Procurement: Pengadaan barang langsung terkait produksi, seperti bahan baku.
2. Indirect Procurement: Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan operasional, seperti peralatan kantor.
3. Service Procurement: Pengadaan jasa, misalnya layanan IT atau konsultan.
4. Strategic Procurement: Pengadaan berbasis strategi jangka panjang untuk mendukung tujuan perusahaan. -
Apa itu procurement officer?
Procurement officer adalah individu yang bertanggung jawab atas proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Tugasnya meliputi mencari vendor, menegosiasikan kontrak, mengelola anggaran, dan memastikan pembelian memenuhi standar perusahaan
