Project manager adalah profesi yang bertugas untuk mengelola dan mengorganisir sumber daya untuk mencapai tujuan dari suatu proyek. Profesi ini membutuhkan pengetahuan, skill, dan tools agar dapat mengelola proyek secara efektif. Bahkan di era bisnis yang semakin kompleks, seorang project manager dituntut untuk selalu mengembangkan skill project management.
Selain skill, seorang project management juga harus bisa untuk menggunakan tools dan sistem yang dapat membantu dalam mengefisiensikan proyek, salah satunya adalah perangkat lunak. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai skill dan tools yang wajib pebisnis kuasai.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Skill Project Management?
Project management adalah disiplin manajemen yang bertujuan untuk mencapai tujuan proyek dengan cara yang efektif dan efisien. Skill project management merujuk pada kemampuan untuk merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, serta mengontrol sumber daya (waktu, anggaran, tenaga kerja, dan bahan) untuk mencapai tujuan proyek.
Seorang project manager dengan skill project management yang baik mampu memimpin tim proyek dengan efektif dan efisien, serta dapat menangani berbagai masalah dan tantangan yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. Selain itu, juga dapat mengidentifikasi risiko dan membangun strategi untuk mengatasi risiko tersebut.
Skill project management dapat melibatkan penggunaan metodologi, alat, dan teknik manajemen proyek yang berbeda, termasuk PERT/CPM, diagram gantt, analisis risiko, manajemen sumber daya manusia, manajemen biaya, dan banyak lagi. Selain itu, seorang project manager yang baik juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan kepemimpinan yang kuat untuk memotivasi tim dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
Keterampilan project management sangat penting untuk berbagai industri dan jenis proyek, termasuk konstruksi, teknologi informasi, manufaktur, keuangan, dan pemasaran. Jika Anda ingin menjadi seorang project manager yang sukses, Anda harus mempelajari keterampilan project management dan mengembangkan kemampuan Anda dalam manajemen konflik, komunikasi, berpikir kritis dan kepemimpinan
Baca juga: Pahami Project Management untuk Optimalkan Proyek Bisnis Anda!
Apa saja Tools dan Skill Project Management yang Wajib Dikuasai?
Sebagai seorang project manager, diperlukan beberapa tools dan skill project management yang wajib dikuasai. Dalam hal tools, seorang project manager perlu menguasai tools task management untuk mengelola tugas-tugas dalam proyek. Selain itu, tools time tracker untuk mengatur waktu yang digunakan oleh tim dalam menjalankan proyek. Terakhir, tools laporan untuk membuat laporan tentang kemajuan proyek kepada pihak yang terkait.
Selain itu, sebagai seorang project manager juga perlu menguasai beberapa skill project management, antara lain kemampuan pemahaman akan metode project management, manajemen konflik, komunikasi, berpikir kritis, hingga kepemimpinan. Dengan menguasai tools dan skill project management yang tepat, seorang project manager dapat memastikan proyek dapat selesai tepat waktu dengan hasil yang memuaskan.
1. Pemahaman akan metode project management
Metode manajemen proyek adalah kerangka kerja atau pendekatan yang digunakan untuk mengelola proyek dari awal hingga akhir dengan tujuan mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Pemilihan metode yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa proyek dapat selesai tepat waktu, sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, dan mencapai tujuan serta kebutuhan proyek.
Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang beberapa metode manajemen proyek yang umum digunakan:
- Agile
Agile adalah salah satu metode manajemen proyek yang sangat fleksibel dan berfokus pada kolaborasi tim dan adaptasi terhadap perubahan yang terjadi selama proyek. Metode ini sering digunakan dalam pengembangan perangkat lunak dan teknologi informasi. - Waterfall
Waterfall adalah kerangka kerja yang mengatur langkah-langkah pengelolaan proyek secara berurutan, mulai dari perencanaan, desain, pengembangan, pengujian, hingga penyelesaian proyek. Proyek konstruksi dan manufaktur sering menggunakan metode ini. - PRINCE2
PRINCE2 adalah kerangka kerja untuk proyek-proyek besar dan kompleks. Selain itu, PRINCE2 menekankan pada pengelolaan risiko, perencanaan yang matang, pengendalian kualitas, serta monitoring dan evaluasi proyek secara terus-menerus. - PMBOK
PMBOK adalah standar manajemen proyek yang Project Management Institute kembangkan. Metode ini menekankan pada pengetahuan dan praktek manajemen proyek yang umum di seluruh dunia. - Scrum
Scrum adalah salah satu bagian dari kerangka kerja Agile. Scrum berfokus pada pengelolaan proyek secara terstruktur melalui iterasi atau sprint. Cara kerja ini sering project manager gunakan dalam pengembangan perangkat lunak dan produk teknologi.
2. Manajemen konflik
Manajemen konflik memerlukan beberapa skill project management yang penting untuk dikuasai. Pertama, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif, menjalin hubungan kerja yang baik dengan tim dan pihak terkait, serta membangun kemampuan untuk memediasi atau menengahi konflik.
Setiap proyek memang memiliki risiko konflik yang patut untuk dihindari. Misalnya, miskomunikasi dengan pihak internal maupun eksternal. Maka dari itu, seorang project manager harus mengetahui cara untuk mengantisipasi dan memanajemen konflik yang akan datang.
3. Komunikasi
Komunikasi yang efektif merupakan kunci sukses dalam menyelesaikan proyek. Seorang manajer proyek harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan tepat kepada semua pihak yang terlibat dalam proyek, mulai dari tim proyek, stakeholder, hingga klien. Selain itu, kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat dan waktu yang tepat juga sangat penting untuk memastikan informasi disampaikan dengan tepat waktu dan tepat sasaran.
Di sisi lain, kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dan memahami kebutuhan stakeholder dan tim proyek juga merupakan skill yang penting dalam komunikasi. Dengan mendengarkan dengan baik, seorang manajer proyek dapat mengidentifikasi kebutuhan dan masalah yang tim hadapi dan stakeholder, serta menemukan solusi yang tepat.
4. Berpikir kritis
Kemampuan menganalisis informasi dengan teliti dan objektif, serta mengambil keputusan yang tepat berdasarkan data dan fakta yang tersedia adalah skill lain yang perlu project management miliki. Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah dan mengevaluasi alternatif solusi juga sangat penting dalam berpikir kritis.
Selain itu, seorang manajer proyek juga harus mampu mengembangkan rencana tindakan yang jelas dan memperhitungkan risiko yang mungkin terjadi. Dengan berpikir kritis, seorang manajer proyek dapat mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi, mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut, dan memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan sesuai dengan target.
5. Kepemimpinan
Kepemimpinan merupakan skill project management yang sangat penting. Pasalnya, seorang manajer proyek yang baik harus memotivasi, dan memimpin tim proyek dengan baik. Kemampuan untuk memberikan arahan yang jelas, memberikan umpan balik yang tepat waktu, serta membangun hubungan yang baik dengan tim proyek juga sangat penting dalam kepemimpinan.
Selain itu, seorang manajer proyek juga harus mampu menentukan tujuan yang jelas dan membuat rencana tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut. Kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepat, memprioritaskan tugas yang penting, serta memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan juga merupakan skill yang penting dalam kepemimpinan.
HashMicro sebagai solusi project management perusahaan Anda
Selain dari kelima skill di atas, Anda juga perlu untuk menguasai tools atau alat yang biasa digunakan dalam project management, salah satunya adalah Software Manajemen Proyek. Sistem ini telah berkembang di Indonesia dan menjadi tools yang kerap kali project manager gunakan.
Pada dasarnya, project tracking dashboard membantu Anda dan tim dalam melakukan kolaborasi sehingga mengurangi kemungkinan konflik dan miskomunikasi. Sistem ini pun berbasis cloud yang memungkinkan klien untuk mengakses kemajuan dan menyampaikan informasi penting secara real-time. Selain itu, Anda dapat melakukan perencanaan, budgeting, hingga membuat laporan analitik.
Peningkatan efisiensi pengerjaan proyek dengan menggunakan software ini dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti kompleksitas proyek, skala operasional, dan faktor-faktor lainnya. Namun, berdasarkan pengalaman sejumlah perusahaan yang telah mengimplementasikan software project management, peningkatan efisiensi operasional dapat mencapai antara 20 hingga 40 persen.
Baca juga: Optimalkan Bisnis Anda dengan Project Management Software
Kesimpulan
Era bisnis yang kompleks memaksa pebisnis untuk selalu bergerak dan mengembangkan diri. Salah satunya seperti project manager yang harus mampu menguasai berbagai skill agar proyek berjalan dengan lancar. Selain itu project manager juga wajib menguasai tools sebagai alat bantu project management.
Salah satu tools yang sudah terbukti kemampuannya adalah Software Manajemen Proyek. Dari HashMicro. Software ini akan membantu Anda berkomunikasi antara pihak internal maupun eksternal. Dengan software ini Anda juga dapat meminimalisir terjadinya miskomunikasi dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Apabila Anda tertarik untuk menggunakan software ini, Anda dapat mencoba demo gratisnya.
