Sebagai seorang organizer, tools apa yang Anda gunakan untuk mengelola event? Sudahkah Anda merasakan manfaat Event Management software? Jika belum, Anda mungkin sering mengalami kesulitan seperti mengelola banyaknya dokumen Word atau Excel, serta salinan dokumen-dokumen tersebut. Ketika ada peserta yang ingin mengubah akomodasi, mengganti nama, atau membatalkan, Anda bisa kerepotan karena harus meng-update dokumen secara offline.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Event Management Software?
Secara singkat, Event Management Software (EMS) adalah solusi yang membantu event organizer meningkatkan kesuksesan acara dari berbagai macam aspek, mulai dari pendaftaran, event check-in, manajemen anggaran, hingga pelaporan.
EMS yang ideal adalah software yang memudahkan seluruh aspek penyelenggaraan event dan dapat terintegrasikan dengan operasi bisnis lainnya. Sistem juga harus berbasis cloud dan memiliki database yang tersentralisasi untuk kemudahan akses.
Lantas apa saja manfaat Event Management Software?
Menghemat waktu dan menghasilkan lebih banyak keuntungan
Salah satu manfaat event management software yang dapat Anda rasakan adalah software ini dapat menghemat waktu serta uang. Fitur-fitur seperti pembuatan template dokumen, update yang sinkron, dan manajemen keuangan yang otomatis sangat membantu Anda dalam mengelola acara.
Jadi, waktu Anda tidak terbuang untuk merespon prospek, mengelola informasi, dan membuat draft proposal secara manual lagi. Waktu tersebut bisa Anda gunakan untuk memasarkan bisnis Anda atau berinovasi. Pada akhirnya, tentu saja profit yang Anda dapatkan akan lebih banyak.
Pengambilan keputusan yang lebih baik dengan laporan yang lengkap
Laporan dapat Anda gunakan untuk menemukan aspek-aspek yang bermasalah dan oleh karena itu membantu perusahaan Anda mengevaluasi dan meningkatkan pelayanan agar kepuasan pelanggan Anda terpenuhi.
Event Management Software telah dilengkapi dengan fungsi pelaporan yang otomatis dan real-time. Software yang baik dapat membuat laporan yang bisa dikustomisasi, sesuai dengan aspek yang ingin ditelusuri. Laporan ini juga dapat dikirim ke orang yang tepat dengan mudah melalui email di platform yang sama.
Komunikasi yang lebih mudah
Untuk menyelenggarakan sebuah acara, baik itu konferensi atau pameran, Anda harus berkomunikasi dengan intensitas yang tinggi. Anda harus berkorespondensi untuk membahas hotel, transportasi, mengirim email ke peserta, dan mengurus acara utamanya.
Dengan Event Management Software, komunikasi seperti ini akan semakin mudah. Dengan fitur perpesanan dan email yang ada di sistem, Anda dapat melakukannya di dalam satu platform dan mengotomatiskan pengiriman email ke banyak peserta.
Manajemen lead yang lebih efektif
EMS dapat membantu Anda merespon lead Anda dengan cepat. Sistem ini menyimpan informasi mereka di database yang sama dan memantau statusnya untuk menentukan tindakan follow-up yang tepat.
Selain itu, software ini dilengkapi dengan template untuk penawaran, sales order, dan invoice yang dapat terisi dengan otomatis untuk mempercepat respon ke leads Anda. Dengan sistem berbasis cloud manajemen prospek ini dapat dilakukan di manapun, kapanpun, di gadget apapun. Anda dapat menggunakan aplikasi CRM Lead untuk mengelola informasi mengenai leads dan sinkronkan data tersebut untuk kepentingan marketing dan follow-up pra/pasca-event.
Memudahkan peserta dan menambah kesan profesional
Sistem Manajemen Event dilengkapi dengan portal yang dikhususkan untuk peserta. Mereka dapat melakukan registrasi, mengakses informasi yang berkaitan dengan acara, hingga melakukan proses Q&A atau memberikan feedback dengan mudah.
Sebagai pihak penyelenggara, Anda pun dapat memberikan update-update tertentu, pengingat, atau notifikasi terkait pembayaran. Sistem ini selain memudahkan pekerjaan Anda juga menambah kesan profesional bagi perusahaan Anda. Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan sistem marketing automation untuk memperbaiki hubungan perusahaan dengan klien, sekaligus mengoptimalkan upaya pemasaran terkait acara.
Perencanaan acara yang maksimal
Dengan fitur manajemen anggaran, acara yang Anda rencanakan dapat Anda selenggarakan secara maksimal. Sistem akan mengelola dan memantau anggaran Anda sesuai dengan pada saat melakukan pembelian.
Jika pembelian tersebut melampaui batas anggaran yang telah sistem tentukan, sistem akan memberikan peringatan. Dengan demikian, Anda akan selalu dapat memantau sisa anggaran yang dimiliki dan mengalokasikannya ke aspek-aspek yang tepat.
Kesimpulan
Event Management Software (EMS) adalah solusi yang membantu event organizer meningkatkan kesuksesan acara dari berbagai macam aspek. Software ini memberikan banyak manfaat, seperti hemat waktu, pengambilan keputusan lebih baik, mempermudah komunikasi, dan lainnya. Pelaksanaan kegiatan dengan jumlah perserta yang banyak dapat mengakibatkan panitia penyelenggara kewalahan dalam mengatur proses acara supaya sesuai dengan perencanaan.
Oleh karena itu, Anda memerlukan sistem yang dapat menghemat waktu pengerjaan, sekaligus meningkatkan engagement peserta dengan perusahaan. Apabila hal ini tidak dapat dicapai, maka dapat mengakibatkan kekacauan ketika acara berlangsung, dan berdampak langsung pada citra perusahaan sebagai penyelenggara. Maka dari itu, Anda memerlukan event management software dari HashMicro untuk menghindari kendala tersebut.
Sistem Manajemen Event dari HashMicro dapat menjadi pilihan Anda untuk meningkatkan efektivitas perencanaan acara. Selain itu, software ini memiliki fitur lengkap yang mengatur registrasi peserta hingga manajemen keuangan di dalam satu platform. Banyak fitur dan manfaat yang dapat Anda rasakan ketika menggunakan software ini untuk penyelenggaraan event perusahaan. Hubungan perusahaan dan peserta semakin baik, dan citra perusahaan akan terlihat semakin bagus. Dapatkan demo gratis software ERP HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
