Pentingnya Aplikasi Attendance Management untuk Mengelola Absensi

Dalam suatu perusahaan memantau kehadiran dan mengelola kegiatan karyawan merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, karena dapat mempengaruhi kinerja karyawan perusahaan.

Banyak perusahaan saat ini menggunakan software atau aplikasi kehadiran karyawan untuk memantau seluruh aktivitas karyawan ketika sedang berada dalam kantor.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan Anda untuk juga menggunakan sistem manajemen kehadiran terbaik. Bacalah artikel ini hingga akhir untuk mengetahui apa saja manfaat penting dengan menggunakan aplikasi absen karyawan bagi perusahaan Anda.

Pilih daftar isi

Apa itu Aplikasi Attendance Management?

Aplikasi Attendance System adalah sebuah software yang perusahaan gunakan untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola kehadiran karyawan. Perusahaan tidak perlu melakukan pencatatan secara manual menggunakan kertas ataupun menggunakan mesin fingerprint untuk mengelola kehadiran karyawan.

Data kehadiran karyawan yang masuk akan diproses melalui sistem, lalu direkapitulasi secara otomatis menjadi sebuah laporan kehadiran karyawan. Software absensi karyawan nantinya juga akan terintegrasi dengan berbagai proses yang lain seperti cuti karyawan, penggajian dan PPh 21 karyawan Anda, memproses reimbursement dan kegiatan operasional lainnya dengan aplikasi payroll. 

Data kehadiran karyawan sangat berguna bagi perusahaan untuk memantau kinerja seorang karyawan, sehingga HRD dapat mengambil sebuah keputusan ketika kinerja karyawan tersebut menurun atau mengalami peningkatan. Keputusan tersebut HRD ambil berdasarkan data yang ada dalam aplikasi.

Oleh karena itu, Aplikasi manajemen kehadiran memiliki peran besar terhadap produktivitas karyawan di tempat kerja yang berdampak pada perkembangan perusahaan.

Baca juga: Cara Kerja Face Recognition pada Sistem Absensi Perusahaan

Alasan Menggunakan Aplikasi Attendance Management

Peran karyawan sangat penting bagi perusahaan karena dengan adanya karyawan, maka perusahaan dapat menjalankan operasional bisnisnya. Apabila karyawan tidak hadir tepat waktu, bisa dipastikan operasional perusahaan akan terganggu.

Penggunaan Aplikasi Attendance Management akan membantu perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan sehingga operasional suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan Anda membutuhkan aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda:

1. Pembaruan otomatis dengan Aplikasi Attendance Management

Dengan menggunakan Aplikasi Attendance Management membuat perusahaan Anda memiliki database karyawan yang dapat terupdate secara otomatis dari HRIS online sehingga memudahkan perusahaan dalam proses mutasi, promosi, dan penerimaan karyawan baru.

Semua hal itu tersimpan dalam sistem database perusahaan Anda. Anda tidak perlu merekapitulasi secara manual yang rentan akan kesalahan.

2. Integrasi kalender dengan Aplikasi Attendance Management

Aplikasi Manajemen Karyawan dapat terintegrasi dengan kalender Google sehingga mempermudah perusahaan dalam mengatur jadwal kegiatan operasional yang akan dikerjakan oleh karyawan sehingga perusahaan dapat memantaunya.

Selain itu mempermudah HR dalam pembuatan jadwal interview dengan kandidat. Dengan software yang terintegrasi dengan google kalender membuat rencana penjadwalan suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik.

3. Evaluasi KPI

Selain mencatat kehadiran karyawan, Aplikasi Attendance Management juga bisa melakukan evaluasi KPI karyawan perusahaan Anda dengan menggunakan HRIS terbaik dari HashMicro. Anda bisa mengukur kinerja karyawan secara akurat dan melakukan evaluasi terhadap karyawan tersebut.

4. Proses instan

Karyawan Anda yang ingin mengajukan cash advance dan reimbursement dapat dilacak dan akan diproses secara instan melalui software payroll HashMicro. Selain itu, karyawan dapat mengajukan cuti melalui sistem manajemen kehadiran. Dengan begitu dapat mempermudah perusahaan dalam memproses dan mencatat yang karyawan butuhkan.

5. Mengawasi kinerja karyawan secara real time

Beberapa karyawan sering kali melakukan kecurangan memanipulasi data dan korupsi waktu bekerja, hal ini karena perusahaan masih menggunakan absensi manual.  Dengan menggunakan sistem manajemen kehadiran, kebiasaan karyawan tersebut dapat Anda hilangkan sehingga tidak merugikan perusahaan.

Anda dapat mengawasi kinerja karyawan melalui perekaman data secara online dan otomatis dengan menggunakan aplikasi absensi face recognition, sehingga Anda dapat memeriksa data yang masuk secara real-time dan mengawasi aktivitas karyawan selama jam kerja kantor.

6. Fleksibel dan tampilan antarmuka yang user-friendly

Aplikasi Attendance Management yang bagus memiliki tampilan sistem yang user-friendly, maksudnya adalah sistem yang dapat dengan mudah digunakan oleh setiap orang ketika menggunakannya. Sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk memahami cara mengoperasikan aplikasi tersebut.

Dalam sistem tersebut terdapat fitur-fitur yang memudahkan Anda ketika memerlukan data kehadiran karyawan atau Anda ingin mengawasi aktivitas pekerjaan karyawan ketika tidak berada di kantor, Anda hanya perlu membuka aplikasi yang tersambung dengan internet.

Baca juga: 12 Rekomendasi Software HRM Terbaik di Indonesia

7. Menghemat biaya dan waktu

Selain proses yang mudah, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya. Perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan dan pengadaan mesin absensi fingerprint.

Oleh sebab itu, Anda juga tidak perlu lagi membuang waktu Anda untuk mencatat dan merekap kehadiran karyawan. Dengan menggunakan Aplikasi Managemen Kehadiran yang memiliki fitur lengkap dalam mengelola karyawan, Anda dapat menghemat waktu dan biaya perusahaan Anda.

8. Memiliki sistem keamanan yang tinggi

Dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web, Anda dapat menjamin keamanan data untuk dilindungi. Apalagi jika pada aplikasi ini menggunakan sistem timesheet yang terkoneksi dengan jaringan internasional sehingga data tersimpan secara terpusat dan dapat di-back up. Apabila data Anda hilang maka data dapat dipulihkan kembali dengan adanya sistem cloud tersebut. 

9. Sentralisasi absensi karyawan

Banyak perusahaan besar memiliki cabang di berbagai daerah. Perusahaan-perusahaan seperti ini sudah pasti memiliki ribuan pegawai yang memiliki hak dan kewajiban masing-masing. Di level ini, sudah jarang sekali perusahaan yang mengelola absensi manual menggunakan kertas atau spreadsheet sekalipun.

Perusahaan yang sudah di level ini butuh sebuah Sistem HRM yang bisa mengotomatiskan pengelolaan absensi pegawai. Bukan hanya itu, mengatur data absen dari satu tempat (kantor pusat) adalah penting untuk kelancaran pengurusan gaji, bonus, dan aspek lainnya yang berhubungan dengan kepegawaian.

10. Efisiensi dan transparansi

Bukan hanya kalangan atasan atau manajer, namun pegawai pun memerlukan data absensi. Seperti misalnya saat karyawan ingin mengecek berapa sisa cuti yang ada, atau sudah berapa kali mereka terlambat masuk kerja dalam bulan ini.

Dengan cara manual, sang karyawan harus meminta daftar absensi terlebih dahulu dari bagian HRD untuk mencari informasi-informasi tersebut. Andaikan staf HRD tak mengizinkan karyawan tersebut mengakses informasi tersebut, maka sudah pasti transparansi tak akan terwujud.

Maka dari itu, Sistem Absensi Karyawan perusahaan yang tersentralisasi akan sangat membantu karyawan dan atasan karena sangat efisien dan memiliki transparansi.

Sejauh ini Anda telah mengetahui berbagai manfaat dari menerapkan aplikasi absen karyawan untuk perusahaan. Apabila Anda tertarik untuk mendapatkan berbagai manfaat di atas, Anda dapat meng-klik banner di bawah ini untuk segera mendapatkan aplikasi absen dengan mengetahui besaran harga penerapannya bagi perusahaan Anda.

Anda juga dapat membaca artikel lainnya terkait rekomendasi aplikasi absensi karyawan terbaik untuk perusahaan Anda.

Fitur-fitur Aplikasi Attendance Management

Berikut adalah beberapa fitur unggulan dari aplikasi attendance management yang dapat membantu mengoptimalkan absensi karyawan.

• Payroll management

Fitur ini dalam sistem absensi dapat melihat jam kerja, lembur, dan meeting dengan melihat kehadiran karyawan. Software HRM ini akan memudahkan staf HR dalam pengelolaan gaji dari sistem absensi karyawan yang sudah secara otomatis masuk dalam aplikasi. Pengelolaan perhitungan gaji akan lebih akurat dengan menggunakan aplikasi payroll.

• Employee database

Fitur ini dapat membantu Anda untuk mengelola informasi karyawan secara otomatis. Anda dapat melihat data pribadi hingga keuangan dengan aplikasi ini hanya dengan satu klik. Data karyawan sudah tersentralisasi dengan aman di payroll software HRM.

• Expense management

Melalui fitur ini, HR dapat mengelola pengeluaran masing-masing karyawan dengan akurat. Software HRM ini akan memudahkan staf HR untuk mengelola upah, tunjangan, sampai pembayaran pajak yang unik di masing-masing perusahaan. Sistem ini akan melakukan pemotongan biaya secara otomatis sehingga tidak diperlukan lagi pemotongan secara manual.

• Attendance management

Software HRM ini juga dapat membantu Anda dalam melacak kehadiran setiap karyawan secara otomatis. Dengan fitur ini, HR akan mencatat seluruh kehadiran karyawan. Perusahaan akan secara mudah melihat data dari mesin absensi di berbagai cabang melalui aplikasi HRIS.

• Employee contract management

Dalam sistem absensi ini juga menyediakan fitur manajemen kontrak karyawan. Anda dapat mengelola kontrak karyawan secara real-time melalui aplikasi ini. Selain itu, Anda akan mendapat notifikasi otomatis jika masa kontrak Anda akan segera berakhir.

• Leaves management

Terakhir, sistem absensi juga memiliki fitur leaves management. Fitur ini membantu Anda untuk menyederhanakan dalam proses pengajuan cuti karyawan. Software HRM akan secara otomatis untuk memperbarui jatah cuti dalam sistem absensi dan mengatur ketentuan lainnya dengan mudah.

Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Attendance Management

Aplikasi attendance management memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat menjadi pertimbangan bagi Anda sebelum mengimplementasika aplikasi ini. Berikut adalah jabaran dari kelebihan dan kekurangan aplikasi attendance management yang cukup krusial.

Kelebihan Sistem Absensi Online

• Data yang sangat akurat: Melalui pemanfaatan teknologi dalam fitur sistem e-absensi maka terciptalah data yang aman dan akurat yang tidak dapat dimanipulasi ataupun dibongkar dari pihak manapun. Oleh karena itu, terjadinya human error akan semakin menurun karena adanya sistem e-absen. 
• Sistem absensi online hanya memerlukan sedikit tenaga kerja: Dengan sistem yang sudah terintegrasi, teknologi e-absensi dapat lebih mengefisiensikan waktu dan tenaga kerja. Hal ini dapat merupakan hal yang positif untuk perusahaan dikarenakan dapat menekan tenaga kerja karyawan tambahan.
• Terintegrasi dengan sistem lain: Sistem absensi juga telah terintegrasi dengan sistem lain dalam upaya proses absensi untuk karyawan itu sendiri. Berawal dari tahap penggunaan hingga keamanan data yang diintegrasikan menggunakan sistem cloud.

Kekurangan Sistem Absensi Online

• Bergantung pada device: Kekurangan yang terdapat pada e-absen adalah penggunaan perangkat untuk mengakses sistem tersebut untuk karyawan. Hal ini perlu ada penyesuaian dengan kompatibel perangkat tersebut untuk melakukan e-absensi. Oleh karena itu, karyawan memerlukan  menyediakan perangkat yang memadai untuk mengakses dan menggunakan e-absensi.
• Dapat terhambat oleh sinyal internet yang buruk: Salah satu halangan sistem e-absensi adalah koneksi yang buruk. untuk mengakses sistem e-absensi diharapkan dengan menggunakan koneksi internet yang stabil, hal ini dapat disambungkan dengan wifi ataupun data seluler perangkat yang dimiliki. Disamping itu, sistem e-absensi tidak dapat diakses apabila koneksi internet tidak memadai. 

Kesimpulan 

Aplikasi Attendance Management memiliki peran penting di sebuah perusahaan dalam mengelola kehadiran para karyawan. Selain mengelola kehadiran karyawan Aplikasi Manajemen Kehadiran juga dapat terintegrasi dengan cuti karyawan, kinerja karyawan, penggajian dan PPh 21 karyawan, dan proses reimbursement ataupun kegiatan operasional lainnya dengan aplikasi payroll.

Aplikasi Manajemen Karyawan sangat membantu HRD dalam pengambilan keputusan ketika kinerja karyawan mengalami penurunan atau kenaikan yang bisa berdampak pada suatu perusahaan.

HashMicro menyediakan aplikasi absensi online terbaik di Indonesia yang bisa perusahaan Anda gunakan. Dengan memiliki beragam fitur unggulan yang dapat mempermudah perusahaan Anda dalam mengelola kehadiran karyawan.

Jadwalkan demo gratis sekarang juga!