E-Invoice: Pengertian dan Bedanya dengan Invoice Digital

E-invoice adalah sistem penagihan digital yang memungkinkan pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan faktur secara elektronik. Dengan format terstruktur, e-invoice memastikan informasi penagihan disusun secara akurat.

Beberapa perusahaan masih menggunakan invoice fisik yang dapat menyebabkan tantangan karena proses manual rentan terhadap duplikasi dan kesalahan. Masalah seperti lambatnya proses pembayaran, risiko kehilangan dokumen, dan kesalahan data pun sering muncul.

Namun, e-invoice dapat membantu bisnis mengurangi biaya, waktu, dan potensi kesalahan dalam administrasi keuangan, serta mempercepat alur pembayaran. Dengan sistem ini, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional melalui proses transaksi yang lebih lancar.

Simak terus artikel ini untuk mengetahui apa itu e-invoice, apa kegunaannya bagi bisnis Anda, dan apa perbedaan invoice elektronik dengan invoice digital.

Apa itu E-Invoice?

E-invoice adalah sistem yang secara otomatis menghasilkan faktur digital setiap kali produk atau jasa terjual. Sistem ini menyusun informasi penagihan dalam format terstruktur dan memastikan data yang akurat serta mudah diakses secara elektronik.

Faktur elektronik ini merupakan dokumen digital yang menggantikan faktur kertas dalam proses transaksi. E-invoice berfungsi sama seperti faktur tradisional, namun dibuat, dikirim, dan dikelola secara elektronik dengan menggunakan sistem khusus.

Sistem ini menyusun tagihan (billing) secara elektronik dalam format terstruktur dan mengirimkannya langsung ke pelanggan. Invoice elektronik atau invoice digital juga memungkinkan integrasi dengan software ERP, meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

Meskipun baru populer belakangan ini, konsep e-invoice sudah ada sejak tahun 1960-an melalui pertukaran data elektronik (EDI). Kini, sistem e-invoice lebih modern menggunakan platform cloud dan format XML untuk pertukaran faktur.

Bagaimana Cara Kerja E-Invoice?

E-invoice menyederhanakan pengelolaan keuangan dengan mendigitalkan proses utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR) melalui alur kerja yang otomatis dan terintegrasi. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam cara kerja e-invoice:

1. Pembuatan faktur keluar

Pada tahap awal, perusahaan membuat invoice digital di sistem ERP atau software invoicing. Data pelanggan, jumlah tagihan, dan rincian transaksi diinput secara langsung ke dalam platform, dengan opsi untuk menggunakan template yang telah disesuaikan.

2. Pengiriman dan validasi faktur

Invoice digital dari pemasok diproses dan divalidasi secara otomatis, memastikan tidak ada kesalahan input dan transaksi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem ini memudahkan pengecekan ketepatan dan keaslian dokumen sebelum pembayaran dilakukan.

3. Pencatatan dan pembayaran

Setelah validasi, data faktur secara otomatis tercatat dalam sistem keuangan perusahaan. Hal ini membantu perusahaan dalam memantau status penagihan dan pembayaran secara real-time, menghindari keterlambatan dan kesalahan pembayaran.

Dengan alur kerja ini, e-invoice memfasilitasi transaksi yang lebih cepat, aman, dan efisien, serta membantu perusahaan dalam mengelola arus kas secara lebih baik.

Manfaat E-Invoice bagi Perusahaan 

Manfaat invoicing software sangat signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan faktur perusahaan. Invoice elektronik adalah solusi yang memungkinkan perusahaan untuk secara otomatis membuat, mengirim, dan melacak faktur.

Penggunaannya yang semakin populer di kalangan pebisnis inilah yang membuat banyak perusahaan IT berinovasi dalam mengembangkan produk e-invoicing software. Berikut adalah manfaat e-invoicing software bagi perusahaan dalam melakukan transaksi:

1. Mengurangi kejadian telat bayar

E-invoice membantu memastikan pembayaran tepat waktu. Penggunaan software invoice digital ini juga mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan. Anda juga dapat menggunakan sistem HRM untuk membantu dalam aktivitas penggajian karyawan tepat waktu.

2. Mencegah salah bayar

Selanjutnya, sistem invoice mengurangi risiko human error dan otomatis mengirimkan faktur setelah pelanggan menerima produk/jasa. Dengan e-invoice, Anda dapat mencegah kejadian salah kirim atau lupa kirim faktur.

3. Meningkatkan pendapatan perusahaan

Selain itu, e-faktur mengotomatisasi tugas keuangan, menghemat tenaga kerja, dan meningkatkan pendapatan. Anda dapat menekan pengeluaran perusahaan dengan meminimalkan kebutuhan staf untuk pekerjaan manual.

4. Integrasi dengan sistem lain

Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan sistem invoice elektronik dengan sistem lain seperti sistem akuntansi, HRIS, inventaris, dan lainnya, serta mengkustomisasinya sesuai kebutuhan bisnis. Integrasi ini memungkinkan alur kerja yang lebih lancar antar departemen.

5. Mudah mencetak invoice

Sistem e-invoice memudahkan pencetakan faktur penjualan, dengan data yang ter-update secara real-time, asalkan ada akses internet. Kapan pun Anda memerlukan faktur, Anda dapat mencetaknya dari perangkat yang terhubung.

6. Efisiensi infrastruktur

Di samping itu, sistem invoice digital memastikan status penagihan selalu ter-update secara otomatis, sehingga pengelolaan faktur menjadi lebih efisien dan terstruktur. E-invoice membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk memeriksa dan memperbarui status pembayaran.

7. Akses pengawasan faktur penjualan

Kode QR pada faktur online memastikan validitas pajak dan mencegah pembuatan faktur fiktif. Sistem faktur online juga membantu melacak riwayat pengiriman dan penerimaan faktur dengan lebih transparan.

8. Kustomisasi template faktur

Fitur kustomisasi otomatis dan tanda tangan digital memudahkan pembuatan faktur sesuai kebutuhan perusahaan. Software e-invoice memastikan setiap faktur sesuai standar perusahaan dan tetap profesional saat dikirim ke klien.

9. Meminimalisir human error

Kemudian, sistem invoice elektronik berbasis cloud memungkinkan Anda menyimpan data dengan aman dan mengakses dokumen jangka panjang tanpa risiko kehilangan data. Selain itu, Anda dapat mengakses semua dokumen kapan saja dari perangkat mana pun yang memiliki akses internet.

Software invoice elektronik dari HashMicro sudah memiliki sistem cloud dengan penyimpanan yang besar dan mempunyai akses unlimited user. Hal ini dapat memudahkan Anda dalam membuat faktur penjualan dalam jumlah yang banyak. 

Jenis Invoice yang Perlu Diketahui

Sebelum menerapkan penggunaan invoice dalam operasional bisnis, sangat penting untuk memahami berbagai jenis invoice yang ada. Berikut ini adalah beberapa jenis invoice yang perlu diketahui untuk mendukung kelancaran administrasi keuangan bisnis Anda.

Invoice standar

Invoice ini paling umum digunakan dalam berbagai transaksi. Biasanya invoice standar mencantumkan rincian barang atau jasa yang telah disediakan, beserta total harga yang harus dibayar oleh klien.

Invoice proforma

Invoice proforma merupakan dokumen sementara yang diberikan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau penyediaan jasa. Dokumen ini memberikan estimasi biaya yang harus dibayar, namun bukan merupakan permintaan pembayaran resmi.

Invoice sementara

Digunakan ketika sebuah proyek besar sedang berlangsung, invoice sementara memudahkan bisnis untuk menagih pembayaran secara bertahap selama penyelesaian proyek.

Invoice recurring

Invoice ini digunakan untuk transaksi berulang, seperti pembayaran layanan berlangganan atau jasa yang dilakukan secara berkala. Fitur ini membantu otomatisasi proses penagihan pada jadwal tertentu.

Invoice konsinyasi

Invoice ini digunakan ketika barang dikirimkan untuk dijual oleh pihak ketiga. Penjual baru akan menagih pembeli setelah barang-barang tersebut terjual, sehingga invoice ini dikeluarkan setelah penjualan berhasil.

Invoice pajak

Faktur pajak mencantumkan detail barang atau jasa yang dikenakan pajak, serta informasi mengenai jumlah pajak yang harus dibayar pembeli. Dokumen ini biasanya diterbitkan untuk keperluan akuntansi perusahaan. Selain itu, invoice pajak juga penting dalam pelaporan pajak kepada pihak berwenang.

Invoice kredit

Ketika terdapat koreksi atau pengurangan pada jumlah yang telah ditagihkan, invoice kredit diterbitkan. Dokumen ini berguna untuk memberikan kompensasi kepada pelanggan, seperti dalam kasus kelebihan pembayaran atau potongan harga yang diberikan.

Invoice debit

Sebaliknya, invoice debit digunakan untuk menambahkan biaya tambahan yang belum termasuk dalam invoice sebelumnya, biasanya untuk layanan atau produk tambahan yang belum terfaktur.

Perbedaan E-Invoice dan Invoice Digital

Pengelolaan faktur atau invoice memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran transaksi dan hubungan dengan klien. Jika dulu penggunaan invoice kertas adalah pilihan utama, kini e-invoice dan invoice digital hadir menawarkan kemudahan serta efisiensi proses transaksi.

Namun, ketiga jenis invoice memiliki perbedaan baik dari segi penggunaannya maupun teknologi yang mendasarinya. Berikut adalah tabel perbedaan antara invoice kertas, e-invoice, dan invoice digital.

Setiap jenis invoice memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Invoice kertas menawarkan sentuhan fisik yang masih relevan di beberapa industri, namun e-invoice dan invoice digital memberikan kemudahan efisiensi, keamanan, dan akses yang lebih unggul di era modern.

Dalam konteks ini, penting juga memahami perbedaan faktur pajak dan invoice. Faktur pajak adalah dokumen untuk pencatatan PPN yang wajib dilaporkan kepada pemerintah, sementara invoice berperan sebagai bukti tagihan kepada pelanggan tanpa kewajiban perpajakan langsung.

Memahami Standar E-Invoice untuk Bisnis

Standar e-invoice menetapkan berbagai tipe faktur, format, dan struktur dengan tujuan memfasilitasi pertukaran serta pemrosesan otomatis faktur dan dokumen bisnis lainnya.

Perusahaan diwajibkan mengikuti standar faktur elektronik untuk bertransaksi dengan instansi pemerintah; beberapa negara bahkan mewajibkan penggunaannya dalam transaksi antar bisnis. Berikut beberapa standar e-invoice:

1. XML (eXtensible Markup Language)

XML adalah bahasa markup yang serbaguna yang mengatur serta menggambarkan struktur dan konten data dalam format yang mudah dibaca oleh manusia. Banyak pengembang menggunakan bahasa ini dalam e-invoice karena sifatnya yang fleksibel dan dapat diperluas.

Pada faktur elektronik berbasis XML, Anda memberi label deskriptif pada setiap elemen data, sehingga sistem dapat membaca, memahami, dan memproses informasi dengan akurat dan efisien.Fleksibilitas ini membuat XML sangat cocok untuk mengakomodasi kebutuhan beragam dalam berbagai transaksi bisnis.

2. Peppol BIS

Peppol BIS menyediakan format standar yang dirancang khusus untuk mengelola dokumen elektronik terkait proses pengadaan di jaringan Peppol. Standar ini mendukung pertukaran berbagai dokumen pengadaan, termasuk faktur.

3. JSON (JavaScript Object Notation)

Pengembang aplikasi web pada umumnya menggunakan JSON, dan kini semakin banyak perusahaan yang mengadopsi format ini dalam faktur elektronik berkat kesederhanaan serta kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai bahasa pemrograman modern.

4. EDIFACT 

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) adalah standar internasional yang mengatur pertukaran data elektronik (EDI) di berbagai sektor industri.

Meskipun banyak perusahaan telah lama menerapkan EDIFACT untuk pertukaran dokumen bisnis tanpa kertas, seperti faktur, mereka terus memperbarui dan mengadaptasi standar ini agar sesuai dengan kebutuhan proses e-invoice yang modern.

Penggunaan Invoice Elektronik untuk Berbagai Industri

Invoice elektronik atau e-invoice telah menjadi solusi modern yang membantu berbagai industri meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pembayaran dan pelaporan. Di bawah ini adalah beberapa penggunaan e-invoice di berbagai industri.

1. Industri manufaktur

Dalam industri manufaktur, pengelolaan transaksi dengan banyak pemasok dan distributor menjadi tantangan tersendiri. Penggunaan e-invoice memungkinkan perusahaan manufaktur untuk memproses ribuan faktur dengan cepat dan akurat.

2. Industri ritel

Ritel adalah salah satu industri yang sangat diuntungkan oleh implementasi e-invoice. Dengan volume transaksi yang tinggi, toko ritel dapat menggunakan e-invoice untuk mempercepat proses pembayaran kepada pemasok serta mengelola retur barang dengan lebih mudah.

3. Industri jasa keuangan

Bank dan perusahaan jasa keuangan juga memanfaatkan e-invoice untuk mengotomatiskan pengelolaan tagihan dan pengeluaran. Dengan sistem ini, perusahaan jasa keuangan dapat mempercepat penyelesaian transaksi, mengurangi risiko kesalahan, dan mematuhi regulasi keuangan yang ketat.

4. Industri konstruksi

Proyek konstruksi sering melibatkan banyak pemasok, kontraktor, dan subkontraktor, sehingga membutuhkan pengelolaan transaksi yang kompleks. E-invoice membantu perusahaan konstruksi untuk merampingkan proses pengiriman faktur dan memastikan pembayaran tepat waktu.

5. Industri logistik

Dalam industri logistik, pengelolaan sistem invoice secara manual dapat menghambat alur kerja dan menyebabkan keterlambatan pembayaran. E-invoice memungkinkan perusahaan logistik untuk memproses faktur dengan lebih cepat, melacak pengiriman, dan memastikan semua biaya terkait pengiriman tercatat dengan akurat.

Contoh E-Invoice Pembayaran

Invoice telah menjadi elemen penting dalam mempermudah proses transaksi dan pengelolaan keuangan. Berikut adalah contoh format e-invoice yang dapat Anda gunakan dalam berbagai jenis industri.

Penggunaan e-invoice memberikan banyak manfaat bagi bisnis, antara lain peningkatan akurasi data, penghematan waktu, serta pemantauan pembayaran yang lebih mudah dan real-time. Selain itu, e-invoice membantu perusahaan mematuhi regulasi pajak dan keuangan dengan lebih efisien.

Tantangan dalam Menggunakan E-Invoice untuk Bisnis

Meskipun e-invoice memiliki banyak manfaat, implementasinya dalam bisnis tidak tanpa tantangan. Berbagai hambatan dapat muncul yang mempengaruhi efisiensi dan efektivitas sistem e-invoicing.

Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi oleh bisnis ketika menggunakan e-invoice:

• Kepatuhan terhadap regulasi: Setiap perusahaan mungkin memiliki aturan dan regulasi yang berbeda terkait e-invoice. Menyesuaikan sistem e-invoicing agar mematuhi berbagai regulasi yang ada dapat menjadi tantangan, terutama bagi bisnis yang beroperasi di banyak wilayah.
• Keamanan data: Anda wajib menjamin keamanan data yang Anda kirimkan dan menerimanya melalui e-invoice. Risiko kebocoran informasi atau peretasan selalu mengintai yang membuat bisnis harus lebih pro-aktif agar sistem perusahaan dilengkapi dengan fitur keamanan yang memadai.
• Tantangan teknis: Masalah teknis seperti kompatibilitas format dan kesalahan sistem, dapat mengganggu proses e-invoicing. Memastikan bahwa semua elemen teknis berfungsi dengan baik dan melakukan pemeliharaan secara rutin adalah penting untuk menghindari gangguan.
• Adopsi oleh mitra bisnis: Keberhasilan e-invoicing juga bergantung pada adopsi oleh mitra bisnis, seperti pelanggan dan pemasok. Jika mitra bisnis belum menggunakan sistem e-invoice, proses masih memerlukan metode manual, yang mengurangi efisiensi keseluruhan.

Dengan memahami dan mengatasi tantangan-tantangan ini, bisnis dapat memaksimalkan manfaat dari e-invoice dan memastikan bahwa implementasi sistem berjalan dengan lancar dan efektif.

Otomatisasi Pembuatan E-Invoice dengan Software HashMicro

Software E-Invoicing HashMicro adalah solusi mengelola faktur secara efisien untuk mengurangi risiko kesalahan manual. Sistem e-invoicing ini mengotomatisasi pembuatan, pengiriman, dan pemantauan faktur dalam satu platform terintegrasi.

HashMicro juga menawarkan demo gratis agar pengguna dapat mencoba fitur software ini sebelum berlangganan. Selain itu, tersedia layanan konsultasi untuk membantu bisnis menyesuaikan software sesuai kebutuhan mereka.

Fitur:

1. Invoice Generation: Software HashMicro membuat faktur dengan template yang dapat disesuaikan untuk setiap klien, memungkinkan pencetakan atau pengiriman langsung melalui email.
2. Tax & Discount Management: Sistem invoice ini menghitung pajak dan diskon secara otomatis untuk faktur tertentu, sehingga dapat memastikan perhitungan yang akurat dan konsisten.
3. Online Payment Management: Software invoice elektronik ini membantu proses purchase order dan mempermudah pembayaran pelanggan melalui gateway pembayaran online, serta pengiriman resi melalui portal yang sama.
4. Credit Limit Management: Fitur ini mengatur batasan kredit yang berbeda untuk setiap klien berdasarkan harga produk atau jasa yang ditawarkan untuk memastikan anggaran tetap sesuai rencana.
5. Invoice Approval & Validation: Sistem invoice digital dari HashMicro ini memungkinkan proses persetujuan dan validasi setiap faktur yang diberikan harga khusus atau diskon.
6. Real-Time Invoice Reporting: HashMicro menyediakan laporan faktur secara real-time, membantu mengetahui usia faktur dan menemukan faktur yang belum dibayar untuk memantau total pendapatan.

Baca juga: Peran Proforma Invoice dalam Dunia Bisnis

Kesimpulan 

Beralihnya penggunaan invoice kertas ke e-invoice menandakan bahwa Anda dapat memanfaatkan teknologi digital untuk semua operasional bisnis. Jika Anda bandingkan antara keduanya, invoice elektronik atau invoice digital lebih praktis dan hemat.

Dalam memilih aplikasi invoice terbaik, bisnis harus memperhatikan fitur-fitur yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis. HashMicro E-Invoicing Software adalah solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan faktur pada bisnis Anda.

Keunggulan ini hanya Anda dapatkan melalui sistem faktur elektronik dari HashMicro. Dengan mengunduh skema perhitungan harga e-invoicing software, Anda dapat memperkirakan biaya yang perlu Anda siapkan. Coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar E-Invoice

• Apa perbedaan dari invoice dan purchase order?

  Perbedaan invoice dengan Purchase Order adalah sebagai berikut:

  Pembuat: Pembeli membuat PO untuk penjual, sedangkan penjual membuat invoice untuk pembeli.
  Isi: PO mencantumkan detail pemesanan barang/jasa, sementara invoice memberikan rincian penagihan untuk barang/jasa yang dijual.
  Waktu Pengiriman: Pembeli mengirim PO saat melakukan pemesanan, sedangkan penjual mengirim invoice setelah pembeli menerima barang/jasa atau saat jatuh tempo pembayaran.

• Apa persamaan dari invoice dan purchase order?
  

  Di bawah ini adalah beberapa persamaan dari invoice dan PO:
  1. Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
  2. PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
  3. Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.

• Apa saja jenis-jenis dari invoice?

  Terdapat tiga jenis invoice, yaitu invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler.

• Apa saja komponen yang ada di dalam invoice?
  

  Setiap invoice memiliki format yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Komponen utama meliputi nomor invoice, nomor order, delivery order, deskripsi barang, subtotal, diskon, biaya pengiriman, pajak atau PPN, total biaya, serta tanda tangan atau logo. Menyajikan komponen ini dengan jelas penting untuk transparansi transaksi dan akurasi catatan keuangan.

• Apa contoh dari tagihan invoice?
  

  Contoh invoice tagihan meliputi berbagai transaksi bisnis seperti pembelian produk atau layanan, sewa atau pengiriman barang.