Dalam dunia bisnis yang dinamis, kemampuan untuk membuat project timeline yang efisien menjadi kunci kesuksesan dalam mengelola proyek. Project timeline atau jadwal proyek adalah alat penting yang membantu perusahaan merencanakan, melaksanakan, dan memonitor kemajuan suatu proyek.
Memahami langkah-langkah pembuatan project timeline bukan hanya sekadar tugas administratif, tetapi juga suatu keahlian strategis yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dengan baik langkah-langkah pembuatan contoh project timeline untuk mencapai hasil yang optimal.
Bayangkan sebuah kapal tanpa peta navigasi di tengah lautan yang luas. Kapten dan kru tidak memiliki arah yang jelas, tidak mengetahui kapan harus berlayar, kapan harus berlabuh, atau rute terbaik untuk mencapai tujuan. Dalam dunia bisnis, ini setara dengan tidak memiliki project timeline yang efektif.
Tanpa rencana waktu yang terorganisir, Anda dapat merasa seperti kapal yang mengambang tanpa tujuan yang jelas. Ketidakefektifan project timeline dapat menyebabkan ketidakpastian dan kebingungan di antara anggota tim yang mengarah pada koordinasi yang buruk dan hasil yang tidak optimal.
Maka dari itu, kami mengajak Anda untuk melakukan perencanaan yang matang dengan memahami langkah-langkah pembuatan project timeline yang baik beserta contohnya di artikel ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Saja Langkah Pembuatan Kerangka Project Timeline yang Efektif di Perusahaan?
Saat memulai proyek baru, pembuatan timeline project adalah hal tidak boleh Anda lewatkan.
Sebuah project timeline merupakan peta jalan yang memberikan panduan tentang kapan setiap tahap pekerjaan harus diselesaikan, memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, dan tenggat waktu yang telah ditetapkan.
Bagi perusahaan, memahami langkah-langkah pembuatan kerangka project timeline yang efektif adalah esensial untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko proyek. Setiap project manager pasti menyadari bahwa timeline project adalah elemen terpenting untuk mendukung keberhasilan sebuah proyek.
Oleh karena itu, berikut adalah cara membuat timeline yang bisa Anda terapkan di perusahaan:
1. Mulai dengan penyusunan kerangka awal
Sebelum memulai perencanaan proyek, Anda tentu butuh sebuah gambaran umum terlebih dahulu. Mulai dari tujuan besar proyek, siapa saja yang terlibat di dalamnya, dan apa peran di sana. Semua ini akan menjadi panduan Anda dalam pembuatan project management timeline. Dengan begitu, proyek bisa fokus berjalan.
Selain tujuan besar, Anda juga bisa membuat Work Breakdown Structure (WBS), teknik ini bisa memecah tujuan besar yang umum menjadi lebih mudah dibayangkan. Misalnya, Anda ingin membangun fitur baru dalam aplikasi, WBS-nya adalah desain, development dari fitur, hingga pengetesan dan peluncurannya.
2. Lakukan penyusunan pekerjaan teknis
Setelah mempunyai WBS yang jelas, coba perbaiki lagi poin-poinnya menjadi pekerjaan teknis. Cara ini membuat project management timeline semakin mudah dibayangkan. Kembali lagi ke contoh pembuatan fitur, tiap-tiap WBS tentu bisa Anda pecah lagi.
Salah satu contohnya adalah tahap mendesain fitur itu ada riset yang harus Anda kerjakan, proses desain UI-nya, hingga revisi.
3. Buat rencana detail waktunya
Membuat rencana berapa minggu riset pengguna harus Anda lakukan, berapa lama desain dikerjakan, kapan tenggat waktu revisi sebelum proses desain akhirnya selesai, coba prediksikan semua ini. Project timeline dibuat agar proyek selesai tepat waktu. Oleh karena itu, rentang waktu setiap pekerjaan harus dibuat dengan jelas.
4. Kelola tenaga kerja di setiap pekerjaan
Selain waktu, penting untuk Anda memikirkan tersedianya tenaga. Ini bisa mempengaruhi penentuan waktu juga. Apakah proyek ini berjalan bersama proyek lainnya? Jika begitu, tenaga yang ada tentu terbatas jumlahnya, selain itu akan menghabiskan waktu Anda. Teorinya, semakin banyak tenaga, pekerjaan bisa makin cepat selesai. Ini juga berlaku sebaliknya.
5. Perhatikan juga pekerjaan Anda
Sebelum fitur dibangun, Anda tentu harus menyelesaikan desainnya terlebih dahulu. Anda takkan bisa menyelesaikan, bahkan memulai, pekerjaan B tanpa menyelesaikan A terlebih dahulu. Dalam cara membuat project management timeline, Anda harus memperhatikan hal ini.
Pasalnya, ini bisa mempengaruhi urutan pekerjaan. Tugas yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu akan terlihat jelas. Sebaliknya, tugas yang seharusnya ada di akhir bisa dengan mudah Anda tentukan.
6. Jadwalkan timeline penyelesaian
Anda sudah mempunyai daftar pekerjaan teknis, tenaga dan waktu yang Anda butuhkan untuknya juga sudah jelas, sehingga setiap poin yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu juga terpampang nyata.
Sekarang, waktunya Anda untuk membuat project management timeline. Anda bisa menuliskannya di kertas, papan tulis, atau dalam tools project management. Susun tugas, tenggat waktu, dan orang yang bertanggung jawab atas tugas itu dan timeline pun jadi dengan jelas dan rapi.
7. Kelola adaptasi project timeline
Semuanya memang sudah terencana dan tersusun dengan rapi, tetapi ada saja faktor eksternal yang bisa menggagalkan rencana Anda. Oleh karena itu, hindari membuat tenggat waktu yang terlalu mepet saat menuliskan sebuah rencana.
Hal Ini bisa meningkatkan risiko proyek Anda terhenti. Selalu beri ruang untuk adaptasi dan perubahan, dengan begitu, proyek bisa selesai dengan baik.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, akan lebih efisien jika Anda menggunakan sebuah software yang dapat membantu Anda dalam menyusun project timeline. Salah satu rekomendasi software yang dapat Anda gunakan adalah software timesheet management dari HashMicro. Selengkapnya, Anda dapat mengklik banner di bawah ini untuk mendapatkan skema harganya.
Pentingnya Menyusun Project Timeline yang Baik untuk Keperluan Bisnis
Project timeline atau jadwal proyek tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk mengelola waktu, tetapi juga memberikan visibilitas terhadap perkembangan proyek, mengatur prioritas, dan membantu perusahaan menghadapi tantangan yang mungkin muncul selama perjalanan proyek.
Menyusun project timeline membantu perusahaan untuk merencanakan dan mengelola sumber daya dengan efisien. Dengan memiliki jadwal yang terstruktur, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, seperti tenaga kerja, anggaran, dan teknologi.
Di bawah ini adalah manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan ketika menyusun project timeline yang baik di perusahaan:
Memudahkan perencanaan proyek yang efektif
Perencanaan memegang peran kunci dalam kesuksesan proyek. Dengan perencanaan yang terstruktur, kekhawatiran terkait persiapan proyek, metode pelaksanaan, dan indikator keberhasilan dapat diatasi dengan mudah.
Dalam penggunaan project timeline, Anda dapat memantau dan mengelola kemajuan proyek. Hal tersebut dapat membantu Anda untuk menganalisis alur pekerjaan untuk meminimalkan segala resiko yang mungkin terjadi.
Mengelola waktu dengan efisien
Adanya project timeline memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi prioritas tugas yang harus diselesaikan lebih dulu, tanpa mengabaikan tugas lainnya. Hal ini disebabkan karena project timeline mencakup daftar tugas lengkap dengan batas waktu pengerjaannya.
Manajemen waktu yang efektif dapat memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Menyusun alokasi dana proyek yang tepat
Project timeline dapat digunakan sebagai panduan untuk mengelola alokasi dana, memberikan wawasan mendalam terkait penggunaan, dan kebutuhan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Rincian anggaran yang jelas dapat membantu dalam menyesuaikan alokasi dana dengan kebutuhan spesifik, mengurangi risiko pengeluaran dana yang tidak terarah, dan menghindari potensi pengeluaran tak terduga.
Optimalisasi peran sumber daya di perusahaan
Proyek umumnya melibatkan kolaborasi tim dan memungkinkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya tim secara optimal. Dengan bantuan project timeline, setiap anggota tim mendapat beban kerja yang seimbang, sehingga menghindari ketidakseimbangan tugas di antara anggota tim.
Selain itu, project timeline dapat memberikan gambaran menyeluruh tentang proyek, membantu tim memahami arah dan fokus tugas mereka. Project timeline yang detail akan meningkatkan fokus dan ketepatan dalam menjalankan tugas masing-masing.
Pengambilan keputusan yang cepat
Dengan memiliki timeline kegiatan yang terstruktur, manajer proyek dan tim dapat dengan cepat mengidentifikasi kendala, hambatan, atau perubahan yang mungkin timbul selama menjalankan proyek. Hal ini memungkinkan Anda untuk merespons dengan segera dan membuat keputusan yang tepat guna menjaga proyek tetap berada dalam jalur yang benar.
Adanya pemahaman yang jelas tentang perkembangan setiap tugas dan batas waktu yang ditetapkan, Anda dapat dengan cepat mengevaluasi apakah proyek berjalan sesuai rencana atau mengalami deviasi yang perlu segera diatasi. Keputusan dapat diambil berdasarkan data dan informasi yang terkini, sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan.
Fakta Menarik
Memangnya, Contoh Project Timeline yang Efektif di Perusahaan itu Seperti Apa?
Setelah Anda mengetahui langkah pembuatan project timeline, maka Anda juga perlu mengetahui contohnya. Anda dapat melihat kapan waktu jatuh tempo setiap project dan bagaimana hubungan antara satu project dengan project yang lain.
Dengan mempelajari contoh timeline pekerjaan yang sukses, Anda dapat mengeksplorasi struktur, tahapan, dan aspek lain yang membuat perencanaan proyek menjadi efektif.
Contoh tersebut dapat memberikan wawasan mendalam tentang cara buat timeline, menentukan prioritas tugas, dan memetakan aliran kerja yang optimal, yang semuanya esensial untuk mencapai tujuan proyek dengan sukses.
Berikut adalah contoh timeline yang dibuat secara manual dan dengan menggunakan software timesheet management:
Contoh timeline project secara manual
Di bawah ini adalah conton project timeline untuk bidang marketing. Timeline project di bidang marketing dapat membantu tracking target market dari mulai riset hingga pembelian.
Dengan menyusun timeline project, Anda dapat memetakan aktivitas marketing, sehingga dapat memudahkan penentuan target marketing perusahaan Anda.
Berikut merupakan contoh timeline project untuk marketing:
Contoh timeline kegiatan dengan software timesheet management
Dengan software timesheet management, Anda dapat merinci jadwal kerja, mengidentifikasi tugas-tugas spesifik, dan menetapkan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap.
Penggunaan software tersebut memungkinkan para tim untuk mencatat waktu yang dihabiskan pada masing-masing tugas, memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang sejauh mana proyek berjalan sesuai rencana, dan menyesuaikan jadwal jika diperlukan.
Berikut adalah visualisasi contoh project timeline dengan menggunakan software:
Software timesheet management membawa kejelasan dan keterbukaan ke dalam proyek dengan menyajikan data waktu yang terorganisir dan mudah dimengerti. Project timeline yang menggunakan software ini dapat memvisualisasikan perjalanan proyek secara real-time, memungkinkan manajemen untuk dengan cepat mengidentifikasi potensi keterlambatan atau kendala.
Salah satu rekomendasi terbaik yang dapat Anda gunakan adalah timesheet management system dari HashMicro. HashMicro menawarkan sejumlah fitur unggul yang dapat membantu Anda, seperti time tracking, cost project tracking, scheduling management, dan timesheet reporting.
Oleh karena itu, segera daftarkan diri Anda untuk mendapatkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Contoh Project Timeline
-
Faktor apa sajakah yang dipertimbangkan dalam membuat project timeline?
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun jadwal pelaksanaan proyek melibatkan pertimbangan terhadap kebutuhan dan tujuan proyek, hubungannya dengan proyek berikutnya atau kelanjutan proyek, kondisi lingkungan dan lokasi proyek, serta ketersediaan serta keterkaitan sumber daya seperti material dan peralatan.
Baca selengkapnya di sini!
-
Siapa yang membuat project timeline?
Manajer proyek umumnya membuat jadwal proyek untuk merencanakan dan mengorganisir tugas-tugas anggota tim proyek, serta memberikan informasi kepada organisasi mengenai bagaimana pelaksanaan proyek tersebut akan berlangsung.
-
Kenapa harus ada project timeline?
Timeline menjadi penting dalam bekerja untuk memastikan bahwa pekerjaan terorganisir dan terarah. Dalam menghadapi tugas tertentu, timeline berperan sebagai target yang esensial, memastikan keteraturan dan pencapaian target pekerjaan.
-
Apa itu timesheet?
Timesheet adalah alat yang digunakan para HR untuk mengukur jam kerja para karyawannya sehingga mereka dapat memperhitungkan besaran gaji karyawan sesuai dengan jam kerja yang ada di timesheet.
-
Mengapa perusahaan harus menggunakan software timesheet?
Dengan menggunakan software timesheet pada perusahaan Anda, Anda dapat memutuskan pekerjaan lainnya seperti melihat kinerja karyawan, menghitung gaji dan memberi pelatihan secara efisien, serta dapat melihat data yang akurat.
Baca selengkapnya di sini!
