Mengenal Sistem HRIS: Fitur, Fungsi dan Cara Kerjanya

Sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang mengelola proses sumber daya manusia dalam perusahaan. Sistem ini mengelola dan mengotomatisasi penggajian, pelacakan waktu, dan administrasi tunjangan karyawan.

Pengelolaan sumber daya manusia yang efektif adalah kunci kesuksesan. Namun, banyak perusahaan menghadapi masalah seperti pengelolaan penggajian yang rumit, kesulitan merekrut talenta yang tepat, dan pemantauan kinerja karyawan yang tidak efektif.

Untuk mengatasi masalah-masalah ini, sistem HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, penggajian, dan evaluasi kinerja.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fungsi-fungsi utama HRIS system, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis jika menggunakan sistem HR ini.

Apa Itu HRIS?

Menurut Khera & Gulati (2012), HRIS adalah sistem perangkat lunak yang mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait karyawan. Sistem ini membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia.

Sistem HRM Talent Management mengelola rekrutmen, kompensasi, alur kerja, pelatihan, dan self-service karyawan. Sistem HRIS juga membantu rekrutmen, evaluasi, dan pengembangan karyawan, serta memastikan talenta yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis dengan talent mapping.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh TrueList, 47% perusahaan besar menggunakan HR information system untuk membantu proses kerja HRD dan meningkatkan operasional perusahaan secara keseluruhan.

HRIS membantu perusahaan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas HRD, seperti pengelolaan penggajian dan manajemen tenaga kerja. Dalam hal HRM Payroll, sistem HRIS memudahkan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan, termasuk pemotongan pajak dan tunjangan.

Fungsi HRIS bagi Perusahaan

Menggunakan HRIS system membantu bisnis mengelola data karyawan dengan akurat, serta menghemat waktu dan biaya. Sistem HRIS mengintegrasikan berbagai fungsi HR seperti payroll, absensi, dan pengelolaan kinerja ke dalam satu platform yang mudah diakses.

Selain itu, HRIS system hadir sebagai solusi untuk mengelola berbagai aspek SDM dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat dan fungsi HRIS yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan kinerja SDM:

1. Manajemen data karyawan

Sistem HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, dan lain-lain. Sistem ini mengotomatisasi tugas rutin seperti pemantauan absensi dan pelaporan kinerja.

Hasilnya, efisiensi operasional dan produktivitas meningkat sebesar 15% dan mengurangi biaya HR sebesar 12%.

2. Rekrutmen dan seleksi

Aplikasi HRIS memfasilitasi proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Sistem HRIS memungkinkan Anda untuk memposting lowongan pekerjaan, mengumpulkan lamaran, menjadwal wawancara, dan mengevaluasi calon karyawan.

3. Penggajian dan manajemen kompensasi

Fungsi HRIS adalah mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya. HRIS system mengotomatisasi proses penggajian dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji karyawan.

Selain itu, sistem HRIS juga mengurangi risiko pelanggaran data hingga 50%.

4. Manajemen kinerja

Sistem HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan kinerja, memberikan umpan balik, dan melakukan evaluasi kinerja secara terstruktur.

Dengan akses mudah ke informasi pribadi dan penilaian kinerja, karyawan dapat lebih terlibat dalam pengelolaan aspek-aspek pekerjaan mereka. Aplikasi HRIS juga meningkatkan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan sebesar 25%.

5. Pelatihan dan pengembangan

Fungsi HRIS system juga terdapat untuk mengatur program pelatihan dan pengembangan karyawan, memfasilitasi pendaftaran, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan.

Dengan demikian, sistem HRIS meningkatkan loyalitas karyawan, mengurangi turnover rate, dan membentuk tim yang stabil dan produktif. Karyawan juga menjadi lebih terlibat, mandiri, puas, dan loyal.

6. Manajemen absensi dan cuti

Aplikasi absensi karyawan mengelola absensi karyawan, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi langsung melalui sistem, sementara HRD dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan dengan mudah. Semua data karyawan juga tersimpan dalam satu sistem terpusat yang dapat diakses dari mana saja.

7. Pengambilan keputusan

Fungsi HRIS selanjutnya adalah menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM. Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

8. Pengumuman perusahaan

Melalui sistem ini, perusahaan dapat dengan cepat menyampaikan informasi penting, seperti perubahan kebijakan, pengumuman acara perusahaan, atau informasi terkait kesehatan dan keselamatan kerja.

9. Integrasi antar karyawan

HRIS juga berperan penting dalam meningkatkan integrasi antar karyawan. Dengan menyediakan platform yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi, berbagi informasi, dan berkolaborasi, HRIS menciptakan lingkungan kerja yang lebih terhubung.

Manfaat dan Tujuan HRIS

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan dan proses HR dengan lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa tujuan HRIS:

1. Meningkatkan efisiensi operasional

HRIS memungkinkan otomatisasi berbagai tugas administratif, seperti penggajian, pengelolaan absensi, dan pemeliharaan data karyawan. Dengan mengurangi pekerjaan manual, sistem ini membantu tim HR untuk lebih fokus pada perencanaan strategis.

2. Meningkatkan akurasi dan keamanan data

Dengan menyimpan semua informasi karyawan dalam satu sistem terintegrasi, HRIS mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan data. Selain itu, sistem HR menawarkan kontrol akses yang lebih baik, memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif, sehingga meningkatkan keamanan data.

3. Meningkatkan pengalaman karyawan

HRIS system menyediakan portal karyawan yang memungkinkan akses langsung ke informasi pribadi, seperti pengajuan cuti, pengelolaan data pribadi, dan melihat slip gaji. Dengan memberikan kemudahan ini, karyawan merasa lebih terlibat.

4. Sebagai alat analisis untuk pengambilan keputusan

Dengan data yang terpusat dan mudah diakses, manajer dapat menganalisis tren kinerja karyawan, tingkat absensi, dan kebutuhan pelatihan. Informasi ini sangat berharga untuk merumuskan strategi yang lebih baik dalam pengelolaan SDM dan untuk pengembangan organisasi.

5. Mendukung kepatuhan dan manajemen risiko

Sistem HRIS membantu perusahaan dalam memenuhi peraturan ketenagakerjaan dan perlindungan data. Sistem ini menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk audit dan memastikan bahwa semua praktik HR sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dengan berbagai tujuan yang jelas dan terukur, sistem HRIS menjadi alat yang tak tergantikan dalam pengelolaan sumber daya manusia modern. Implementasi sistem HR tidak hanya meningkatkan efisiensi dan keamanan data, tetapi juga memperbaiki pengalaman karyawan.

Cara Kerja Sistem HRIS untuk Membantu HR

Software HRIS adalah solusi untuk membantu HRD dalam mengelola dan meningkatkan performa karyawan dengan lebih efisien. Sebagai central database, software HR ini menyediakan akses terpusat untuk semua informasi karyawan, memudahkan kolaborasi antara manajer HRD dan staf.

Dengan Human Capital Information sSystem, tim HRD dapat mengurangi pekerjaan administratif yang memakan waktu dan fokus pada pengembangan karyawan serta perencanaan SDM yang lebih efektif.

Selain itu, terdapat beberapa software yang dapat mendukung efisiensi pengelolaan SDM ini, antara lain adalah HashMicro HRIS dan Sunfish HRIS. Berikut 5 cara sistem Human Resources Information System membantu dengan pekerjaan administratif:

1. Otomatisasi proses yang repetitif: Aplikasi HRIS dapat mengautomasi tugas seperti onboarding, offboarding, review tahunan, dan proses lainnya yang berulang, mengurangi kesalahan dan membebaskan waktu staf untuk tugas yang lebih kritikal.
2. Data karyawan yang terpusat: Aplikasi HRIS menyimpan data karyawan dalam database terpusat, membuatnya mudah diakses dan mengurangi redundansi, sehingga karyawan dapat melakukan tugas profesional HR untuk aspek yang lebih penting.
3. Simplifikasi tugas administratif: Sistem HRIS dapat menyederhanakan tugas seperti mengedit kontrak kerja, manajemen kehadiran, mengelola klaim biaya, dan melacak pemeriksaan medis, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
4. Mengurangi tugas administratif manual: Sistem HR dapat mengautomasi tugas seperti pengelolaan gaji, yang biasanya dilakukan secara manual oleh tim HR, menghemat waktu dan meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Meningkatkan akurasi data dan mengurangi kesalahan: HRIS system dapat membantu mengurangi kesalahan manusia selama tugas administratif, memastikan akurasi dan kepatuhan dengan hukum yang berlaku.

Fakta Unik

Berdasarkan survey pada tahun 2022, sekitar 70% perusahaan masih melakukan sistem roster kerja secara manual. Hal ini menyebabkan perusahaan membuang waktu dan produktivitas yang signifikan

Pelajari lebih lanjut! https://www.hashmicro.com/id/blog/sistem-roster/

Fitur-fitur Sistem HRIS

Aplikasi HRIS sebagai salah satu modul ERP tidak hanya membantu mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, tetapi juga menyediakan fitur komprehensif yang dapat mendukung berbagai aspek manajemen HRD.

Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia dalam sistem HRIS:

• Screening CV yang membantu dalam menyeleksi dan menilai CV secara otomatis.
• Survey atau tes untuk membuat beberapa pertanyaan melalui sistem bagi calon karyawan.
• Penjadwalan interview otomatis untuk mengatur jadwal wawancara kerja dengan calon karyawan.
• Absensi face recognition yang dilengkapi dengan integrasi GPS untuk mengurangi kecurangan pegawai.
• Payroll otomatis di HRIS system untuk generate payslip per karyawan berdasarkan data yang telah diinput.
• Sistem rostering yang dapat membantu dalam penjadwalan jam kerja karyawan.
• Mengumpulkan dan menganalisis data kinerja karyawan seperti evaluasi kinerja dari KPI, target pencapaian, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.
• Employee disciplinary yang membantu HRD memberikan surat peringatan secara real-time kepada karyawan yang telah melanggar peraturan perusahaan.
• Orientation request yang memudahkan proses on & off-boarding untuk karyawan baru.

Perbedaan Sistem HRM, HCM, dan HRIS

Anda mungkin sering mendengar atau membaca istilah ini saling bergantian, sehingga Anda bertanya-tanya apa perbedaan esensial antara Human Resource Management (HRM), Human Capital Management (HCM), dan Human Resource Information Systems (HRIS)? 

Berikut adalah perbedaan antara program HRIS, HRM, dan HCM:

1. Fungsi utama

• HRM: Mengotomatiskan proses dan manajemen siklus hidup karyawan, termasuk penggajian dan manajemen waktu.
• HRIS: Mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
• HCM: Mengelola seluruh aspek manajemen sumber daya manusia dari rekrutmen hingga pensiun, termasuk pengembangan karyawan.

2. Sistem

• HRM: Terintegrasi dengan ERP atau modul/aplikasi lainnya, memberikan solusi yang lebih komprehensif.
• HRIS: Berdiri sendiri, sering digunakan sebagai solusi terpisah.
• HCM: Terintegrasi dengan modul lain dalam sistem ERP, sering kali sebagai bagian dari sistem manajemen bisnis yang lebih luas.

3. Fitur inti

• HRM: Fitur dan kemampuan HRIS, penggajian, manajemen waktu dan upah.
• HRIS: Rekrutmen, kompensasi, alur kerja (workflow), training, layanan self-service, database karyawan.
• HCM: Manajemen talenta, perencanaan penggantian, pengembangan karir, pengelolaan kinerja, dan analitik SDM.

4. Penggunaan

• HRM: Cocok untuk bisnis berkembang yang membutuhkan sistem yang bisa berkembang atau dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis yang berubah-ubah.
• HRIS: Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang tidak membutuhkan fitur atau sistem yang kompleks.
• HCM: Cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan manajemen SDM yang kompleks dan beragam serta membutuhkan integrasi yang luas.

5. Tantangan utama

• HRM: Memerlukan waktu dan upaya yang signifikan untuk mengintegrasikan semua fungsi HR dan modul lain yang terkait.
• HRIS: Kebutuhan spesifik mungkin memerlukan modifikasi yang tidak selalu tersedia dalam sistem standar.
• HCM: Memerlukan investasi awal yang besar dan waktu implementasi yang panjang, serta membutuhkan manajemen perubahan yang efektif.

Pada intinya, aplikasi HRIS, HCM, ataupun HRM adalah solusi yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Menggabungkan tiga pendekatan ini dapat membantu Anda mencapai efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.

Dengan menggunakan HRM untuk mengembangkan karyawan dan mengadopsi program HRIS untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif, perusahaan Anda dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke upaya pengembangan bisnis yang strategis.

Mengetahui perbedaan HRIS vs HRMS vs HCM akan sangat berguna untuk memutuskan sistem apa yang akan Anda implementasi di perusahaan Anda. Klik gambar di bawah ini untuk melihat skema harga sistem HRIS terbaik.

Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih aplikasi HRIS yang tepat:

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan. Dengan memahami kebutuhan bisnis secara mendalam, Anda dapat memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
2. Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Pastikan sistem HR yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan dan absensi, proses rekrutmen, serta analisis.
   
3. Evaluasi keamanan data: Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan.
4. Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan sistem lainnya.
5. Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pilih penyedia HRIS yang menawarkan pelatihan agar pengguna dapat memahami semua fitur sistem HR dengan baik. Dukungan ini akan membantu dalam mempercepat adopsi sistem oleh pengguna.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih aplikasi HR terbaik yang tepat, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Software HashMicro sebagai Solusi Sistem HRIS Terpercaya

HashMicro HRIS system adalah aplikasi perangkat lunak sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek dari sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien.

Sebagai perusahaan principal, HashMicro memiliki sistem yang terstandardisasi. Ini berarti sistem-sistem yang mereka tawarkan mematuhi standar industri yang ketat dan telah diuji untuk keandalannya. Anda bisa mencoba demo gratis HashMicro untuk merasakan sendiri fitur sistem HRIS yang tersedia.

• Integrateable to Biometrics and Attendance Devices: Dimulai dari pencatatan kehadiran otomatis yang terintegrasi dengan perangkat biometrik, memungkinkan data kehadiran yang akurat dan real-time.
• Mobile Apps for Employee Self-Service: Karyawan dapat mengakses informasi mandiri, seperti melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau memeriksa absensi, yang mempercepat proses administratif.
• In-Depth Leaves Management: Fitur manajemen cuti membantu dalam mengatur hak cuti karyawan, termasuk carryover dan expiry, memberikan fleksibilitas bagi karyawan dan transparansi dalam prosesnya.
• Localized Payroll with Tax Calculation: Penggajian terlokalisasi dengan perhitungan pajak yang sesuai aturan, memastikan akurasi dalam pembayaran gaji dan kepatuhan terhadap regulasi.
• Talent Management with KPI Tracking: Fitur ini emantau KPI karyawan untuk memastikan target tercapai dan membantu evaluasi kinerja secara efektif, mendukung perkembangan bakat dalam perusahaan.
• Employee Training Management: HR system HashMicro mengelola program pelatihan dan pengembangan melalui e-learning, meningkatkan keterampilan karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Performance Analysis with 9 Box Matrix: Sistem HR ini menyediakan analisis kinerja mendalam menggunakan matriks sembilan kotak, membantu HR dalam perencanaan suksesi dan pengembangan karir karyawan.

Kesimpulan

Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan fitur-fitur seperti manajemen data karyawan, penggajian, manajemen bakat, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada tujuan bisnis inti.

HashMicro HRIS adalah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola SDM dengan efisien. Sistem ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis dan diintegrasikan dengan software akuntansi, manajemen proyek, atau sistem lain yang dibutuhkan oleh tim HR.

Lihat sendiri bagaimana HashMicro HRIS dapat memaksimalkan performa bisnis Anda dengan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS

• Apa saja jenis pekerjaan divisi HR di perusahaan?

  Jenis pekerjaan yang ada di divisi HR perusahaan meliputi:
  1. Kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan.
  2. Manajemen kompensasi dan tunjangan.
  3. Pengembangan potensi sumber daya manusia.
  4. Pengelolaan perkembangan dan perubahan organisasi.
  5. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan.

• Apa fungsi dari HR?

  Ada lima fungsi HR di perusahaan. Beberapa di antaranya adalah rekrutmen tenaga kerja, pengawasan dan pengelolaan kinerja karyawan, pengembangan sumber daya manusia, pemberian kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, serta perencanaan karier.

• Mengapa HR penting dalam perusahaan?

  HR mengupayakan karyawan agar bekerja di perusahaan menjadi pengalaman terbaik. Selain itu, peran HR juga penting dalam menyesuaikan talenta yang bekerja dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan kedepannya. Baca selengkapnya di sini!

• Apakah HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?

  HRIS sangat esensial bagi berbagai jenis perusahaan karena mempermudah pertukaran informasi yang mendukung kinerja perusahaan. Sistem HRIS tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR, tetapi juga memberikan manfaat bagi karyawan dalam berbagai aspek. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana HRIS membantu proses rekrutmen?

  HRIS membantu mempermudah proses rekrutmen dengan mengotomatiskan setiap tahap, mulai dari penerimaan aplikasi hingga onboarding. Sistem ini memungkinkan penyaringan kandidat secara cepat, pengelolaan jadwal wawancara, serta komunikasi yang lebih efisien dengan calon karyawan.

  Dengan HRIS, perusahaan dapat mempercepat rekrutmen, mengurangi human error, dan mendapatkan kandidat terbaik dengan lebih mudah.

• Apa saja yang termasuk komponen HRIS?

  Komponen utama HRIS system mencakup manajemen data karyawan, penggajian, absensi, evaluasi kinerja, pengelolaan tunjangan, serta rekrutmen. Selain itu, HRIS juga dilengkapi dengan fitur self-service bagi karyawan, yang memungkinkan mereka mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, dan mengelola dokumen secara mandiri.

  Semua komponen ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

• Bagaimana HRIS menghemat uang?

  HRIS system menghemat uang dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual, yang sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas seperti penggajian, absensi, dan administrasi karyawan, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan tenaga kerja.

  Selain itu, HRIS memberikan data yang akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif, sehingga membantu perusahaan menghindari biaya-biaya yang tidak perlu.