Manajemen data karyawan dalam suatu perusahaan sangat perlu agar data karyawan dapat terkelola dengan baik. Jika perusahaan tersebut memiliki banyak kantor cabang dan sudah memiliki banyak karyawan yang bekerja pada perusahaan.
Maka pihak perusahaan sudah harus memutuskan tempat penyimpanan data, siapa yang dapat mengakses dan mengelola data karyawan dan beberapa ketentuan lainnya. Salah satu upaya yang dapat dilakukan, yaitu dengan menggunakan aplikasi HRD berbasis web.
Aplikasi ini dapat menghilangkan resiko kebocoran data karyawan Anda, karena data karyawan Anda tersimpan di dalam server cloud dengan keamanan tinggi. Meskipun penggunaan aplikasi web hingga penyimpanan data di server cloud dengan keamanan tinggi dapat mengurangi risiko kebocoran data karyawan, tetap diperlukan upaya yang berkelanjutan untuk menjaga keamanan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Aplikasi HRD Berbasis Web dan Pentingnya bagi Perusahaan
Aplikasi HRD berbasis web adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola berbagai aspek manajemen sumber daya manusia (SDM) di dalam suatu perusahaan. Aplikasi ini memberikan platform yang terintegrasi untuk menangani proses HRD, termasuk perekrutan, penggajian, manajemen kinerja, pengembangan karyawan, dan administrasi data karyawan. Dengan memilih software HRIS terbaik di Indonesia, perusahaan Anda dapat memastikan platform yang digunakan tidak hanya efisien tetapi juga aman dalam melindungi data karyawan.
Pentingnya aplikasi HRD bagi perusahaan tidak dapat diabaikan. Aplikasi ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim HRD dengan mengotomatiskan banyak tugas administratif yang memakan waktu, seperti pemrosesan gaji, pemantauan absensi, dan penyimpanan data karyawan, sehingga tim HRD dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Tips Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRD Berbasis Web
Pastikan bahwa aplikasi HRD yang Anda gunakan memiliki langkah-langkah keamanan yang solid. Pilihlah penyedia layanan yang terpercaya dan memiliki reputasi yang baik dalam hal keamanan data. Selain itu, aplikasi tersebut dapat menggunakan enkripsi data baik saat ditransmisikan maupun saat disimpan di server. Berikut beberapa tips keamanan yang perlu Anda ketahui.
1. Amankan kata sandi untuk aplikasi HRD berbasis web
Ketika Anda ingin masuk kedalam sistem, Anda memerlukan kata sandi untuk dapat mengakses aplikasi HRD. Anda dapat membuat kata sandi yang sulit untuk orang lain ketahui. Biasanya para pengguna aplikasi menggunakan password yang terlalu mudah seperti nama seseorang, tanggal lahir, hingga angka berurutan sehingga membuat kata sandi lebih mudah diketahui orang lain.
2. Membatasi hak akses pada kode aplikasi HRD berbasis web
Penyedia Aplikasi HRD berbasis web atau biasa disebut sistem HRIS biasanya memberikan beberapa hak akses kepada para penggunanya tergantung dengan permintaan perusahaan. Setiap pengguna memiliki hak aksesnya masing-masing, seperti karyawan yang dapat memiliki hak akses untuk mengelola akun pribadi yang berisi data diri. Selain itu HRD juga mendapatkan izin untuk mengaksesnya untuk keperluan perusahaan.
3. Memberikan training aplikasi informasi
Untuk menghindari kehilangan data-data karyawan, perusahaan melalui penyedia layanan aplikasi harus memberikan training kepada karyawan yang baru pertama kali menggunakan aplikasi HRD berbasis web. Selain itu, biasanya karyawan yang baru pertama kali menggunakan belum mengerti cara pengoperasian sebuah aplikasi.
4. Tidak mengakses aplikasi di perangkat umum
Selanjutnya, untuk menjaga keamanan data dalam aplikasi HRD disarankan kepada pengguna aplikasi untuk tidak mengakses aplikasi pada perangkat umum. Sehingga, contoh perangkat umum adalah komputer warnet. Karena kita tidak tahu keamanan sistem yang terdapat pada perangkat komputer yang ada di warnet, sehingga beresiko terhadap pencurian data karyawan perusahaan Anda.
5. Menerapkan enkripsi
Enkripsi atau encrypt adalah sebuah proses perubahan data atau informasi menjadi sebuah kode rahasia yang mengaburkan data yang Anda kirim, terima, hingga simpan. Sehingga pihak ketiga atau orang lain tidak dapat membacanya. Enkripsi hanya dapat dibaca menggunakan cryptographic key.
6. Sesuaikan aturan pemerintah
Di Indonesia terdapat beberapa peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan. Perusahaan harus memperhatikan peraturan pemerintah mengenai pengelolaan data hingga informasi karyawan agar tidak melanggar regulasi yang ada. Perusahaan seharusnya mengikuti UU yang berlaku di Indonesia. Khususnya jika terdapat perubahan atau pembaruan mengenai regulasi ketenagakerjaan.
7. Memilih aplikasi dengan sistem cloud
Aplikasi HRD berbasis web yang baik, adalah aplikasi yang menggunakan sistem cloud computing (komputasi awan) sebagai tempat penyimpanan. Sistem penyimpanan cloud adalah metode penyimpanan melalui server internet. Selain itu, dengan menggunakan penyimpanan cloud meminimalisir kehilangan data, karena data tersebut tersimpan secara online hingga dapat pengguna akses kapan saja menggunakan internet.
8. Maintenance aplikasi HRD berbasis web
Ketika perusahaan Anda sudah memilih memakai aplikasi HRD berbasis web, aplikasi perusahaan Anda wajib melakukan maintenance secara berkala. Maintenance mencegah terjadinya kegagalan sistem yang menyebabkan kehilangan data di database karyawan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan hilangnya data karyawan, seperti manajemen database yang buruk, human-error, hingga tidak adanya maintenance sistem aplikasi.
Kesimpulan
Mengelola data karyawan secara efektif sangat perlu dilakukan oleh sebuah perusahaan. Penting bagi perusahaan untuk menerapkan sebuah sistem Aplikasi HRD karena administrasi data karyawan sangat penting bagi perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi tersebut untuk mengelola data karyawan. Data karyawan dapat berupa identitas pribadi karyawan, PPh 21 dan masih yang lainnya.
Anda dapat mempertimbangkan Aplikasi HRD berbasis web dari HashMicro sebagai solusi mengelola data karyawan perusahaan. Sistem HRIS HashMicro sudah memiliki fitur-fitur yang perusahaan butuhkan sehingga dapat memberikan manfaat bagi perusahaan Anda.
Untuk mengetahui detail harga dari software ERP Anda dapat mengunduh skema harga dari HashMicro dan mencoba demo secara gratis.
