Apa Itu Sistem ERP? Definisi, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Banyak perusahaan telah menggunakan sistem ERP untuk menyederhanakan alur kerja dan proses bisnis. Apa itu ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) mengintegrasikan fungsi seperti akuntansi, penjualan, produksi, dan inventaris dalam satu sistem. Alur kerja perusahaan dapat dikerjakan secara otomatis, dan data di seluruh divisi pun konsisten.

Lalu, apakah divisi Anda sudah terintegrasi? Sistem yang terpisah sering tidak efektif dan dapat menyebabkan keputusan bisnis yang salah.

Maka dari itu, sistem ERP hadir menjadi jembatan bagi divisi-divisi perusahaan untuk berkoordinasi dengan berbagi data melalui satu platform terintegrasi. Artikel ini akan menjelaskan pengertian aplikasi ERP, manfaatnya, cara kerjanya, dan modul-modul yang tersedia.

Apa itu Sistem ERP?

ERP adalah sistem informasi yang dapat menggabungkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis. Sistem ERP berperan mengatasi kendala fungsional dalam bisnis konvensional dengan memperlancar aliran data dan informasi, serta mengimplementasikan prosedur bisnis yang seragam di seluruh tingkat penggunanya.

Implementasi sistem ERP memang memerlukan investasi waktu, sumber daya, dan biaya yang besar. Namun, manfaatnya sering kali jauh melebihi investasi tersebut.

Banyak perusahaan besar dan menengah telah menggunakan ERP untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis mereka. Alih-alih mengembangkan sendiri, mereka sering memilih solusi ERP komersial seperti Oracle, SAP, dan Microsoft Dynamics karena efisiensinya dalam hal biaya dan sumber daya.

Sejarah dan Evolusi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) telah berevolusi dari sistem manufaktur berbasis cetak menjadi solusi perangkat lunak komprehensif yang kita gunakan saat ini. Proses sistem ERP dimulai pada tahun 1960-an dengan pengembangan sistem perencanaan kebutuhan material (MRP).

Pengembangan ini diprakarsai oleh J.I. Case dan IBM. Sistem ini membantu produsen mengelola inventaris dan bahan baku, tetapi terbatas pada perusahaan besar karena biaya dan kompleksitasnya.

Pada tahun 1980-an, sistem MRP berkembang menjadi MRP II, yang mendukung lebih banyak proses manufaktur dan meningkatkan koordinasi departemen.

Pada tahun 1990-an, ERP telah berkembang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, yang kemudian menjadi platform terpadu untuk aktivitas seperti akuntansi, penjualan, dan sumber daya manusia. Istilah “ERP” diciptakan untuk mencerminkan aplikasi yang lebih luas di seluruh industri.

Pengenalan ERP berbasis cloud pada tahun 2000-an, didorong oleh internet yang lebih cepat dan teknologi baru, membuat ERP lebih mudah diakses dan terukur. Saat ini, sistem ERP memanfaatkan teknologi mutakhir seperti AI dan machine learning, yang membantu bisnis beroperasi secara efisien dan membuat keputusan berdasarkan data.

Manfaat Sistem ERP bagi Bisnis

ERP sistem memiliki peran penting dalam mengoptimalkan alur kerja perusahaan. Di bawah ini adalah manfaat sistem ERP yang signifikan bagi bisnis:

1. Meningkatkan efisiensi alur kerja

Manfaat utama sistem ERP adalah kemampuannya dalam mengotomatisasi tugas-tugas rutin. Alhasil, proses kerja menjadi lebih cepat, bottleneck berkurang, dan rantai pasokan lebih transparan. 

Pernyataan ini juga diperkuat dari kutipan TechReport yang menyatakan bahwa perusahaan yang menggunakan ERP, mengaku bahwa sistem tersebut dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis hingga 49%.

2. Meningkatkan kolaborasi antar divisi

ERP system mengintegrasikan proses bisnis antar departemen dan memfasilitasi komunikasi antar tim. Dengan akses ke data operasional seperti penjualan, inventori, produksi, dan keuangan secara real-time, alur kerja menjadi lebih lancar dan kolaborasi internal lebih efisien.

Bahkan, kolaborasi dengan pihak eksternal seperti partner, pelanggan, dan pemasok juga dapat ditingkatkan.

3. Analisis data real-time

ERP memusatkan dan menyimpan data perusahaan dalam satu platform untuk analisis data. Bagi perusahaan di mana analisis data real-time merupakan hal krusial, seperti manufaktur atau retail, ERP system memudahkan dalam pengambilan keputusan.

4. Memenuhi standar industri

Banyak perusahaan harus mematuhi standar industri tertentu, seperti MMOG/LE di otomotif, BPOM di farmasi, dan sertifikasi halal di industri makanan dan minuman. Ketika ada perubahan regulasi, perusahaan tetap dapat mengikuti perubahan tersebut guna menjaga kepatuhan terhadap standar industri.

5. Manajemen rantai pasok lebih efisien

ERP meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan dengan menyatukan data secara real-time, sehingga alur kerja lebih terorganisir dan respons terhadap perubahan menjadi lebih cepat.

6. Layanan pelanggan lebih baik

ERP system menyimpan data terpusat, termasuk data pelanggan, sehingga departemen terkait dapat mengaksesnya dengan mudah. Dengan begitu, perusahaan dapat melayani pelanggan dengan lebih responsif dan cepat.

Selain enam manfaat utama ERP system di atas, masih ada setidaknya 15 fungsi dan manfaat sistem ERP lainnya untuk kelancaran operasional bisnis secara keseluruhan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

Sistem ERP adalah solusi yang menggabungkan data dan proses bisnis dari berbagai departemen perusahaan ke dalam satu platform pusat. Hal ini memungkinkan setiap bagian perusahaan mengakses data yang sama secara bersamaan.

Misalnya, ketika departemen penjualan menerima pesanan, informasi tersebut langsung tersedia untuk departemen manufaktur guna memulai produksi, dan untuk departemen keuangan untuk mengelola faktur.

Sebagai contoh yakni cara kerjanya pada perusahaan manufaktur. Ilustrasi berikut menggambarkan kebutuhan masing-masing divisi:

ERP system membantu divisi keuangan mengakses data finansial, divisi pengadaan memantau persediaan secara real-time, divisi inventori melacak stok, divisi produksi merencanakan sesuai permintaan pasar, dan divisi penjualan menganalisis data untuk konsep pemasaran.

Tanpa sinkronisasi data, kesalahan di satu divisi dapat memicu masalah di divisi lain, seperti alokasi anggaran yang salah atau penundaan produksi. ERP menyederhanakan proses bisnis dan menyatukan data untuk visibilitas menyeluruh.

Jenis Sistem ERP Berdasarkan Penerapan dan Implementasi

Tidak ada perusahaan yang beroperasi dengan cara dan standar yang 100% sama. Perbedaan SOP ini memunculkan tantangan penerapan dan implementasi yang spesifik. Maka dari itu, jenis ERP pun dibedakan berdasarkan cara implementasi sistem pengelolaan data.

Jenis ERP menurut cara implementasi sistem

1. ERP On Premise

On Premise ERP adalah sistem yang diinstal dan dijalankan pada server fisik di lokasi perusahaan. Sistem ini memberikan kontrol penuh atas data dan keamanan, serta memungkinkan kustomisasi yang lebih mendalam. Cocok untuk perusahaan besar dengan infrastruktur IT yang kuat.

2. ERP Cloud

Cloud ERP adalah program ERP yang di-hosting di server penyedia layanan dan diakses melalui internet. Sistem ini menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas tinggi, serta mengurangi biaya awal. Ideal untuk perusahaan yang ingin mengurangi beban pengelolaan IT.

3. ERP Hybrid

Hybrid ERP merupakan sistem yang menggabungkan elemen dari ERP On Premise dan ERP Cloud, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data sensitif di server lokal sambil memanfaatkan fleksibilitas cloud. Cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan khusus terkait keamanan.

Hybrid ERP juga ideal untuk perusahaan yang ingin menggunakan ERP On Premise di kantor induk dan ERP Cloud di kantor cabang. Sistem ERP ini dapat melakukan integrasi data yang fleksibel sekaligus menjaga kontrol penuh di pusat operasional utama.

Jenis sistem ERP berdasarkan pengelolaan data

1. ERP Enterprise

ERP Enterprise adalah sistem yang dirancang untuk perusahaan besar dengan kebutuhan kompleks dan volume data tinggi. Sistem ini menawarkan fitur-fitur canggih untuk mengelola berbagai aspek bisnis dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan.

2. ERP SaaS (Software as a Service)

SaaS ERP adalah ERP system yang disediakan sebagai layanan berlangganan melalui internet. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses ERP tanpa perlu mengelola infrastruktur IT sendiri, cocok untuk perusahaan kecil dan menengah.

Modul-modul ERP yang Umum Digunakan

Sistem ERP adalah solusi terdiri dari berbagai modul yang mendukung proses bisnis standar. Beberapa modul yang umum meliputi:

• Asset Management (Manajemen aset): Modul ini mengelola aset tetap perusahaan, termasuk pelacakan, penilaian, dan manajemen aset sepanjang siklus hidupnya.
• Financial Accounting (Manajemen keuangan): Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan, termasuk akuntansi, pelaporan keuangan, anggaran, dan analisis biaya.
• Human Resources (SDM): Mengelola semua aspek terkait sumber daya manusia, seperti perekrutan, gaji, manfaat, pelatihan, dan evaluasi kinerja karyawan.
• Production Planning (Manufaktur): Fokus pada perencanaan dan pengelolaan proses produksi, termasuk jadwal produksi, penggunaan bahan baku, dan pemantauan proses produksi.
• Sales and Distribution (Penjualan dan distribusi): Mengelola proses penjualan, dari pesanan hingga pengiriman, termasuk penanganan pesanan, fakturasi, dan logistik distribusi.
• Inventory Management (Manajemen persediaan): Bertanggung jawab atas pengelolaan stok barang, termasuk pelacakan, pengendalian persediaan, dan perencanaan pembelian barang.

Fakta Unik

Sebanyak 77.7% perusahaan telah berhasil meningkatkan efisiensi pekerjaan mereka, sehingga keuntungan mereka ikut meningkat!

Klik untuk melihat selengkapnya! https://4439340.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4439340/Reports/ERP%20Report/2023-ERP-Report-Panorama-Consulting.pdf

Fitur Penting yang Wajib Ada dalam Sistem ERP 

Setiap sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menawarkan beragam fitur, namun ada beberapa fitur penting yang harus ada untuk memastikan sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan bisnis secara komprehensif.

Dalam bagian ini, kita akan mengulas fitur-fitur penting yang wajib ada dalam ERP system, yang tidak hanya memudahkan pengelolaan operasi harian tetapi juga mendukung pertumbuhan dan skalabilitas bisnis di masa depan.

Fitur-fitur penting yang wajib ada dalam sistem ERP adalah:

• Integrasi Data: Kemampuan untuk mengintegrasikan data dari berbagai departemen menjadi satu basis data terpusat, memastikan konsistensi dan aksesibilitas informasi.
• Manajemen Keuangan: Fitur untuk mengelola aspek keuangan, termasuk akuntansi, pembukuan, anggaran, dan pelaporan keuangan.
• Analisis dan Pelaporan: Alat untuk menganalisis data bisnis dan menghasilkan laporan yang membantu dalam pengambilan keputusan.
• Manajemen Proyek: Fitur untuk merencanakan, melacak, dan mengelola proyek, termasuk alokasi sumber daya dan pengelolaan jadwal.
• Kemampuan Kustomisasi dan Skalabilitas: Fleksibilitas untuk menyesuaikan fitur ERP system sesuai dengan kebutuhan khusus bisnis dan skalabilitas untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
• Keamanan Data: Memastikan keamanan informasi sensitif perusahaan melalui kontrol akses, enkripsi, dan kepatuhan terhadap standar keamanan dengan menggunakan blockchain ERP.
• Mobile Accessibility: Kemampuan untuk mengakses sistem ERP melalui perangkat mobile, memungkinkan fleksibilitas dan akses yang lebih luas bagi pengguna.

Siapa Vendor ERP Terbaik di Indonesia?

HashMicro adalah vendor ERP terpercaya di Indonesia yang menawarkan solusi lengkap untuk berbagai kebutuhan bisnis. Sistem ini mampu mengotomatisasi berbagai proses, mulai dari keuangan hingga manajemen inventaris, sehingga bisnis berjalan lebih efisien.

HashMicro menyediakan ERP yang dapat disesuaikan dengan industri seperti manufaktur, distribusi, hingga ritel. Dengan fitur canggih, HashMicro menjadi pilihan tepat bagi bisnis yang memerlukan sistem terpadu untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Sistem ini juga mudah diimplementasikan dengan opsi deployment beragam: cloud, on-premise, dan hybrid. Bisnis dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan, mempermudah integrasi teknologi tanpa mengubah infrastruktur secara besar-besaran.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai berbagai pilihan sistem ERP yang dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda, Anda dapat membaca lebih lanjut di artikel rekomendasi software ERP terbaik di Indonesia.

Daftar Industri yang Paling Membutuhkan Sistem ERP

Meskipun pertama kali dirancang untuk industri manufaktur, penggunaan ERP kini telah meluas ke berbagai sektor lainnya. ERP telah berkembang dan memberikan dampak signifikan dalam berbagai industri.

Berikut adalah beberapa industri yang telah mendapatkan efisiensi dari implementasi sistem ERP dan fungsinya yang bisa menyederhanakan proses secara kesuluruhan:

• Distribusi: Mengelola rantai pasokan, memantau inventaris, dan meningkatkan efisiensi logistik, memastikan produk selalu dikirim tepat waktu dan pelanggan puas.
• Konstruksi: Memfasilitasi manajemen proyek, anggaran, dan sumber daya, serta melacak progres proyek untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran yang ditetapkan.
• Ritel: Mengelola inventaris, penjualan, dan pelanggan dengan lebih efektif, serta menyediakan analitik untuk menyempurnakan strategi pemasaran dan penjualan, demi mencapai target bisnis.
• Food and Beverages (F&B): Membantu dalam pelacakan produksi, manajemen kualitas, dan kepatuhan regulasi, serta mengoptimalkan rantai pasokan untuk bahan baku dan produk jadi, memastikan standar tinggi dan kepuasan konsumen.
• Pertambangan: Dengan ERP, manajemen operasional tambang, pemantauan keamanan, dan pengelolaan biaya menjadi lebih efektif. Sistem ini juga mendukung pelaporan kepatuhan lingkungan secara menyeluruh.
• Pemerintahan: Menggunakan aplikasi pemerintah dapat membantu dalam manajemen keuangan publik, sumber daya manusia, dan layanan warga, serta meningkatkan transparansi dan efisiensi administrasi.

Dengan mengimplementasikan sistem ERP, perusahaan dapat dengan mudah mengelola berbagai aspek mendasar operasional mereka. Perlu diingat, ERP system adalah solusi yang dirancang untuk fleksibilitas tinggi sehingga dapat diterapkan di berbagai industri, tidak terbatas hanya pada satu sektor saja.

Kesimpulan 

Aplikasi ERP adalah sistem dirancang secara modular, di mana satu modul melayani kebutuhan setiap divisi, dengan ERP Life Cycle yang menyeluruh. Rancangan modular ini membuat sistem ERP dapat dikembangkan secara fleksibel, sesuai dengan kebutuhan dan pertumbuhan perusahaan Anda.

Sebagai penyedia ERP dengan lebih dari 10 tahun pengalaman, HashMicro memahami pentingnya transisi yang seamless. Dengan integrasi mulus, migrasi data cepat, dan laporan yang dapat disesuaikan, HashMicro menawarkan solusi yang efisien.

Simak pengalaman klien dengan HashMicro dan pelajari bagaimana Sistem ERP HashMicro dapat menyelesaikan berbagai tantangan operasional perusahaan Anda:

Dengan pengalaman luas di berbagai industri, HashMicro memastikan solusi ERP diterapkan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, Anda dapat mempercayakan implementasi ERP perusahaan Anda pada HashMicro.

Mulailah dengan demo gratis untuk mendapatkan pengalaman langsung menggunakan sistem ERP HashMicro dan konsultasikan kebutuhan spesifik perusahaan Anda pada Business Development representative mereka.

Konten ini merupakan 1 dari 7 konten pembahasan Sistem ERP secara mendalam. 

Pembahasan Berikutnya: Ketahui 15 Manfaat Sistem ERP untuk Perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Sistem ERP

• Apa saja 3 jenis ERP yang umum?

  Tiga jenis ERP yang paling umum adalah ERP on-premises, berbasis cloud, dan hybrid. ERP on-premises dijalankan langsung di server perusahaan, sedangkan ERP berbasis cloud beroperasi di server jarak jauh milik pihak ketiga. ERP hybrid adalah kombinasi keduanya, di mana ERP on-premises digunakan di kantor pusat dan ERP berbasis cloud di cabang-cabang.

• Kapan perusahaan saya butuh ERP?

  Sebagian besar bisnis awalnya menggunakan alat sederhana, tetapi seiring perkembangan, ada tanda-tanda bahwa alat tersebut mulai tidak cukup. Jika tugas harian semakin memakan waktu karena banyaknya aplikasi terpisah, atau sulit menjawab pertanyaan penting karena data tersebar di berbagai tempat, mungkin sudah waktunya beralih ke sistem ERP modern.

  Proses yang tidak lagi terkendali dan penggunaan data ganda di setiap departemen bisa memperlambat kerja dan meningkatkan risiko kesalahan. Dengan ERP modern yang dilengkapi analitik cerdas, Anda bisa mengambil keputusan lebih cepat dan menangkap peluang baru dengan lebih mudah.

• Apa tantangan umum dalam implementasi sistem ERP?

  Tantangan umum dalam implementasi ERP sistem adalah biaya tinggi, waktu yang diperlukan, kesulitan dalam integrasi dengan sistem yang ada, perubahan budaya organisasi, dan kebutuhan pelatihan yang luas. Selengkapnya di sini!

• Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih sistem ERP?

  Sebelum memilih sistem ERP, perlu dipertimbangkan kebutuhan bisnis spesifik, anggaran, skalabilitas, dukungan vendor, serta kemampuan integrasi dengan sistem yang sudah ada. Evaluasi fitur dan kebutuhan bisnis yang jelas adalah langkah penting dalam proses ini. Selengkapnya di sini!

• Apa itu ERP sistem?

  ERP adalah perangkat lunak yang membantu organisasi menyederhanakan berbagai proses penting, seperti keuangan, HR, produksi, rantai pasokan, penjualan, dan pembelian. Sistem ini menyatukan semua aktivitas tersebut dalam satu tampilan yang jelas dan menyediakan sumber data yang terpercaya.