Apa itu Kas Kecil dan Bagaimana Penerapannya dalam Bisnis Anda?

Di dalam setiap bisnis, baik bisnis skala kecil maupun bisnis skala besar, pasti menyadari bahwa manajemen finansial merupakan faktor krusial yang perlu diperhatikan. Dengan manajemen keuangan perusahaan dapat mengetahui secara jelas mengenai perkembangan bisnisnya yang terlihat dari besarnya debit atau kredit. Terdapat beberapa cara yang bisa Anda gunakan, salah satunya adalah petty cash atau kas kecil adalah salah satu model lainnya yang digunakan dalam mengelola keuangan bahkan di perusahaan besar.

Sehingga perusahaan dapat melihat data-data hasil pengelolaan keuangan tersebut untuk menjadi bahan evaluasi di masa yang akan datang. Untuk membangun manajemen finansial yang baik, maka para staf dari divisi keuangan harus mampu menemukan sistem yang cocok dan tepat dengan regulasi atau budaya yang ada pada perusahaan. Bacalah ulasan tentang kas kecil pada artikel berikut ini untuk memahami penerapannya bagi bisnis Anda.

Apa itu Kas Kecil?

Ketika melakukan suatu transaksi bisnis, pebisnis tidak selalu menggunakan dana yang besar untuk membayar sesuatu. Terkadang perusahaan tidak menyadari bahwa telah mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, namun dengan kuantitas yang banyak. Meski jumlahnya tidak seberapa, namun setiap uang yang keluar harus dicatat dengan benar dalam pembukuan atau aplikasi akuntansi.

Dengan mencatatnya maka akan mempermudah seorang akuntan dalam mencatat keuangan perusahaan. Pencatatannya pun harus detail supaya akuntan bisa melakukan analisis tanpa membuat kesalahan. Petty cash atau kas kecil adalah pembukuan yang  mencatat transaksi-transaksi kecil yang bersifat rutin.

Penggunaan petty cash ini biasanya untuk pembiayaan operasional perusahaan seperti dana entertain klien, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan kebutuhan mendesak lainnya yang pengeluarannya relatif kecil.

Pengelolaan kas kecil ini dilakukan Biro Kesekretariatan ataupun petugas keuangan perusahaan yang masih fresh graduate atau pemula. Tujuan melakukan hal ini yaitu supaya kesekretariatan tidak perlu meminta dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana.

Manfaat Kas Kecil

Namanya memang kas kecil, tetapi memiliki manfaat yang besar bagi perusahaan. Berikut ini manfaat-manfaat yang bisa perusahaan Anda nikmati dengan adanya petty cash, antara lain:

Mempermudah akuntan

Seorang akuntan memiliki tugas yang cukup berat, salah satunya yaitu membuat laporan keuangan setiap bulan. Maka dari itu, seorang akuntan harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan menganalisis keuangan yang mumpuni agar dapat membuat laporan keuangan yang tepat dan akurat. Dengan adanya kas kecil ini, tentu akan sangat membantu kerja akuntan ketika mencatat keuangan perusahaan sehingga menjadi lebih mudah. Karena nantinya hanya perlu menyatukan data-data keuangan dari setiap divisi di dalam perusahaan.

Meningkatkan pelayanan perusahaan

Dalam manajemen finansial usaha membuat pembukuan kas kecil ini wajib ada. Dalam sebuah perusahaan, rapat kantor maupun di luar kantor seperti tempat makan merupakan hal yang lumrah. Terlebih lagi jika Anda berada pada divisi yang sering bekerja dengan pihak eksternal perusahaan. Tentu perlu menyiapkan dana untuk menyediakan pelayanan konsumsi yang layak demi meningkatkan pelayanan perusahaan di mata pihak yang bekerjasama dengan perusahaan. 

Sebagai dana darurat

Tidak dapat dipungkiri, bahwa setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana secara mendesak sehingga perlu dana dengan cepat. Tidak memungkinkan bagi divisi ini untuk mengajukan dana yang kecil kepada divisi keuangan yang perlu pengajuan terlebih dulu. Namun, lain halnya jika divisi itu memiliki uang tunai sendiri untuk membiayai divisi-nya sendiri. Tidak hanya itu saja, setiap dana yang terdapat dalam kas kecil ini juga bisa membantu divisi lain yang membutuhkan dana darurat.

Pembayaran relatif praktis

Keberadaan kas kecil sangat membantu setiap elemen yang ada di perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya karena regulasinya yang mudah. Anda tidak perlu lagi merasa khawatir dengan sistem pembayaran yang ribet, karena penggunaan petty cash sangat praktis untuk melakukan pembayaran dengan nominal yang kecil.

Adanya anggaran untuk keperluan harian

Perusahaan pasti menyediakan berbagai macam fasilitas untuk meningkatkan produktivitas atau membuat karyawannya merasa bahagia dan nyaman saat bekerja di kantor. Salah satu fasilitas yang selalu ada dalam setiap perusahaan yaitu dapur.  Adanya kas kecil juga akan sangat berguna untuk memenuhi kebutuhan harian karyawan. Misalnya, ketika gula di dapur untuk membuat teh atau kopi habis, maka Anda tidak perlu khawatir karena bisa menggunakan kas kecil untuk membelinya. 

Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Tujuan Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)

Keberadaan petty cash secara garis besar memudahkan arus uang masuk dan keluar perusahaan, terutama tugas akuntan. Pembuatan kas kecil sendiri bukan tanpa alasan. Keberadaannya dalam manajemen keuangan perusahaan berdasarkan tujuan-tujuan tertentu. Berikut beberapa tujuan kas kecil adalah sebagai berikut: 

1. Menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang terjadi di dalam perusahaan. Karena biasanya biaya-biaya tersebut nominal pembiayaannya relatif kecil.
2. Mencegah terjadinya cara pembayaran yang tidak ekonomis dan tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tiba-tiba
3. Meringankan beban pekerjaan karyawan dalam melayani pelanggan secara dan juga membantu meringankan dalam pelaporan kinerjanya kepada relasi bisnis maupun atasan.
4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara tiba-tiba dan tanpa ada perencanaan sebelumnya.

Kesimpulan

Setelah memahami petty cash atau kas kecil yang merupakan hal yang penting bagi perusahaan dan juga unsur yang harus ada dalam bentuk pembukuan keuangan. Selain itu pencatatan kas kecil ini juga memberikan banyak manfaat bagi perusahaan jika pencatatan petty cash ini baik dan benar, sehingga pengelolaan seluruh kas dalam bisnis Anda otomatis akan bagus juga.

Jika Anda masih merasa kebingungan dalam pengelolaan kas bisnis yang lebih baik, Anda bisa menggunakan Software Akuntansi dari HashMicro yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dengan Software Akuntansi tersebut pembuatan laporan keuangan perusahaan menjadi tepat, cepat, dan akurat. Selain itu Anda bisa melakukan kegiatan pemantauan keuangan bisnis kapanpun. Dapatkan demo gratis software akuntnasi HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.