Apa itu PPIC? Pengertian, Tugas, dan Cara Mengefesiensikan

Dalam industri manufaktur keberhasilan produksi tidak hanya bergantung pada proses produksi fisik. Sebagian besar tergantung pada manajemen yang efisien dari awal hingga akhir.

Di antaranya, PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control. Kualitas manajemen PPIC sangat mempengaruhi keefektifan dan efisiensi keseluruhan proses manufaktur.

PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah sebuah fungsi dalam manajemen produksi yang bertanggung jawab untuk merencanakan sampai mengontrol seluruh proses produksi. Tujuan utama dari PPIC adalah memastikan bahwa proses produksi berjalan lancar dan efisien.

Artikel ini bertujuan memberikan strategi dan sistem solusi perangkat lunak manufaktur yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas PPIC.

Apa Itu PPIC?

Menurut dailysocial.id, PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control, merupakan aspek integral dalam proses produksi yang mencakup perencanaan, pengadaan, dan pengendalian persediaan dari menyiapkan bahan baku hingga akhirnya diproduksi menjadi barang jadi.

Tujuannya adalah memastikan produk yang dibutuhkan tersedia dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat, sehingga proses produksi berjalan mulus.

Selain itu, tanggung jawab PPIC adalah merencanakan kebutuhan bahan baku, jadwal produksi, dan mengendalikan persediaan agar selalu tersedia dalam jumlah yang tepat.

Production Planning and Inventory Control juga memiliki peran penting dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja produksi, sehingga perusahaan dapat melakukan perbaikan dan penyesuaian.

Manfaat Production Planning and Inventory Control

PPIC (Production Planning and Inventory Control) memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan manufaktur. Beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dari penerapan PPIC adalah:

1. Meningkatkan Return on Assets (RoA): Dengan merencanakan dan mengendalikan proses produksi dengan baik, PPIC membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan aset-asetnya. Contohnya, melalui pengaturan jadwal produksi yang tepat, pengelolaan persediaan yang efisien, dan penggunaan sumber daya lainnya dengan optimal.
2. Produksi yang efisien: Proses ini membantu dalam merencanakan dan mengatur proses produksi sehingga dapat berjalan lebih efisien. Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas.
3. Mengurangi biaya inventaris dan tenaga kerja: Dengan perencanaan yang tepat, PPIC dapat membantu perusahaan mengurangi biaya inventaris dan tenaga kerja. Teknik EOQ (Economic Order Quantity) dan metode Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh PPIC dapat menekan biaya penyimpanan hingga 30%.
4. Memastikan ketepatan anggaran untuk produksi: PPIC membantu perusahaan dalam memastikan bahwa anggaran untuk produksi sesuai dengan perencanaan. Ini membantu dalam menghindari pemborosan dan memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
5. Peningkatan kualitas produk: Production Planning and Inventory Control memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Ini membantu dalam menjaga konsistensi dan kualitas produk yang dihasilkan. Perusahaan yang menerapkan PPIC dengan baik dapat meningkatkan kualitas produk hingga 25%.

Baca juga: Contoh Bill of Quantities untuk perusahaan

Tugas dan Tanggung Jawab Staff PPIC

PPIC memiliki peran yang sangat penting dalam proses produksi dan pengendalian persediaan. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab utama PPIC:

• Perencanaan produksi: PPIC bertanggung jawab untuk merencanakan produksi secara komprehensif, yang meliputi penentuan jumlah produk yang akan diproduksi dalam jangka waktu tertentu serta penyusunan jadwal produksi yang efisien.
• Pengendalian inventaris: PPIC melakukan pemantauan secara berkelanjutan terhadap persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. Tugas utama dari sistem ini adalah mengelola persediaan agar berada pada tingkat yang optimal, sehingga dapat mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan stok.
• Perencanaan kapasitas: PPIC melakukan perencanaan kapasitas produksi dengan menentukan kapasitas maksimum yang dapat dicapai oleh perusahaan dalam periode waktu tertentu. Proses ini melibatkan analisis terhadap fasilitas produksi, mesin, dan tenaga kerja yang tersedia.
• Mengelola anggaran produksi: PPIC menyusun anggaran produksi yang mencakup estimasi biaya untuk setiap tahap proses produksi. Anggaran ini mencakup biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead pabrik, serta biaya lainnya yang terkait.
• Membantu Inventory planner: PPIC bertanggung jawab untuk merencanakan jadwal produksi yang efisien, mengelola persediaan bahan baku dan produk jadi, serta memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai dengan rencana.
• Membantu Operator Inventory: Dalam konteks kebutuhan bahan baku, PPIC bertugas menyediakan jadwal produksi dan kebutuhan bahan baku berdasarkan rencana produksi. Sedangkan Operator Inventory memastikan bahwa bahan baku yang diperlukan tersedia. Bahan baku yang disediakan juga hrus siap digunakan sesuai jadwal produksi.

Apa itu Operator Inventory? Operator Inventory adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas pengelolaan fisik dan administrasi persediaan (inventaris) di dalam suatu perusahaan. Tugas utama mereka meliputi pengawasan, pencatatan, dan pemeliharaan stok barang agar selalu dalam kondisi optimal dan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Sementara itu, Inventory Planner adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola persediaan barang atau produk dalam sebuah perusahaan. Proses ini memastikan ketersediaan stok yang tepat waktu untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbulkan kelebihan atau kekurangan.

Semua tanggung jawab ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Memahami Tantangan dalam Manajemen PPIC

PPIC adalah praktik mempersiapkan proses manufaktur dan control production stok bahan baku untuk kemudian menjadi barang jadi atau siap jual. Namun, tak dapat dipungkiri bahwa dalam proses ini, terdapat beberapa tantangan yang dihadapi sebagai berikut:

1. Perencanaan yang tidak akurat:

Salah satu tantangan utama dalam PPIC adalah ketidakakuratan dalam perencanaan produksi. Kesalahan dalam memperkirakan permintaan pasar atau estimasi yang tidak tepat mengarah pada ketidakseimbangan antara persediaan dan permintaan, mengakibatkan biaya yang tidak perlu.

2. Kompleksitas pengelolaan inventori

Proses ini juga harus menghadapi kompleksitas dalam mengelola inventori. Penentuan jumlah optimal bahan baku, pengelolaan persediaan yang tepat, dan koordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kelancaran produksi adalah tantangan yang membutuhkan strategi yang matang.

3. Koordinasi lintas departemen

Sinkronisasi antara departemen produksi, pengadaan, dan distribusi menjadi krusial. Tantangan utama adalah menciptakan kolaborasi yang efektif antar departemen untuk memastikan kelancaran aliran kerja tanpa hambatan.

Baca juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Strategi dan Tips Praktis untuk Meningkatkan Efisiensi PPIC

Dalam menghadapi tuntutan pasar yang semakin kompleks, strategi untuk meningkatkan efisiensi PPIC menjadi landasan utama dalam menjaga daya saing perusahaan. Beberapa strategi dan tips praktis yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas PPIC adalah:

1. Manajemen waktu: Mengatur waktu dengan baik sangat penting untuk memastikan semua proses produksi berjalan sesuai jadwal.
2. Delegasi tugas: Membagi tugas dengan tepat kepada tim dapat meningkatkan efisiensi dan memastikan setiap anggota tim berkontribusi secara optimal.
3. Komunikasi yang efektif: Komunikasi yang jelas dan terbuka antara semua departemen akan membantu menghindari kesalahpahaman dan memperlancar proses produksi.
4. Menjaga keseimbangan antara fleksibilitas dan kontrol: Menemukan keseimbangan yang tepat antara fleksibilitas dalam menghadapi perubahan dan kontrol terhadap proses produksi akan membantu menjaga efisiensi dan kualitas.
5. Integrasi teknologi dan otomatisasi: Penerapan teknologi dan sistem otomatisasi adalah langkah penting dalam meningkatkan efisiensi PPIC. Sistem terkomputerisasi, seperti sistem manufaktur otomatis, membantu dalam pemantauan real-time, analisis data yang lebih baik, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
6. Teknik perencanaan yang akurat: Penggunaan data historis untuk forecasting yang lebih akurat merupakan strategi yang efektif. Melalui analisis data yang mendalam, PPIC dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu terkait produksi dan persediaan.
7. Pengelolaan inventori yang efektif: Prinsip-prinsip seperti FIFO (First In, First Out) atau JIT (Just In Time) menjadi penting dalam mengelola inventori. Menerapkan sistem ini membantu meminimalkan pemborosan, meningkatkan rotasi inventori, dan mengoptimalkan penggunaan persediaan.

Dengan menerapkan strategi dan tips-tips tersebut, kinerja PPIC Anda tentunya dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait software PPIC untuk mendapatkan rekomendasi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Artikel tersebut menyediakan berbagai pilihan aplikasi yang dapat membantu mengoptimalkan perencanaan dan pengendalian produksi di perusahaan Anda.

Baca Juga: Tips Memilih Software Manufaktur untuk Memaksimalkan Produksi Pabrik Kopi

Memanfaatkan Sistem Teknologi Manufaktur untuk Mengoptimalkan PPIC

Dalam mengelola proses produksi, tentu manager PPIC harus memastikan dari segi bahan hingga mesin produksi yang ada. Meski begitu, jika perusahaan memiliki pabrik besar, hal ini tentu akan sulit untuk manager PPIC kelola secara manual. Dengan pabrik besar, manajer akan kesulitan memantau kualitas dari mesin yang ada sehingga hal ini bisa menghambat proses produksi.

Untungnya, saat ini pekerjaan manager PPIC dapat dibantu dengan sistem ERP Manufaktur.

Dengan bantuan fitur IoT, sistem dapat mengumpulkan data dari mesin produksi dan memberikan visibilitas terhadap proses produksi.

Manfaat utama sistem ERP (Enterprise Resource Planning) manufaktur dalam integrasi data ini tidak boleh diabaikan. Integrasi ini memungkinkan akses yang cepat dan terpadu terhadap seluruh informasi terkait produksi dan persediaan.

Data real-time yang dihasilkan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat waktu dan strategis. Analisis data yang terperinci juga menjadi kunci dalam memahami tren pasar, permintaan, serta perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi produksi.

Terlebih lagi, sistem manufaktur terkini, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, menawarkan rangkaian fitur yang tak hanya mendukung, tetapi juga mengubah cara PPIC beroperasi. Dari perencanaan produksi yang terjadwal hingga pengendalian inventori yang akurat, sistem ini menjanjikan efisiensi yang lebih tinggi dan pemahaman mendalam atas keseluruhan proses produksi.

Sementara itu, kiosk mode dari sistem manufaktur ini memungkinkan akses yang mudah yang memungkinkan PPIC untuk memonitor dan mengelola operasi produksi dengan antarmuka yang intuitif. Hal ini memungkinkan PPIC untuk membuat keputusan tepat berdasarkan data aktual.

Jika Anda ingin tahu kisaran harga sistem manufaktur, Anda dapat mengunduhnya dengan menekan gambar di bawah ini.

Berikut ini merupakan beberapa manfaat penerapan sistem manufaktur pada umumnya untuk manajemen PPIC yang lebih optimal:

1. Penjadwalan produksi dapat berjalan secara  otomatis
2. Persiapan BoM (Bill of Materials) dan routing yang lebih efisien
3. Peringatan dini terhadap tingkat persediaan stok yang rendah
4. Penjadwalan pemeliharaan peralatan dan mesin secara otomatis
5. Pemesanan barang ke pemasok secara otomatis
6. Kemudahan dalam memonitor persediaan bahan baku, WIP (Work In Process), dan barang jadi
7. Data inventaris yang akurat serta kemudahan dalam melakukan prediksi permintaan dan kebutuhan inventaris
8. Kemudahan dalam menganalisis laporan terkait persediaan, proses produksi, dan biaya

Salah satu bukti dari penerapan sistem manufaktur yang efektif dapat dilihat dari kisah sukses perusahaan Marimas. Perusahaan ini mampu menerapkan penggunaan sistem manufaktur untuk memperoleh manfaat yang besar untuk bisnis nya. Ingin mengetahui cara nya? baca di sini atau tonton video di bawah ini!

Kesimpulan

PPIC, sebagai inti dari manajemen produksi, memegang peran penting dalam keseluruhan proses industri manufaktur. Dengan meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya, Production Planning and Inventory Control (PPIC) dapat menjadi pendorong utama keberhasilan produksi.

Untuk meningkatkan efisiensi PPIC, HashMicro menawarkan sistem manufaktur Hash Manufacturing Automation yang canggih dan terintegrasi. Sistem ini memiliki fitur-fitur yang dapat meningkatkan perencanaan produksi, pengelolaan inventori, serta analisis data yang mendalam, sehingga mempercepat proses produksi dan mengoptimalkan kinerja PPIC Anda.

Dalam menghadapi kompleksitas industri, memilih solusi yang tepat sangat penting. Hubungi tim HashMicro untuk konsultasi langsung dari para ahli dan dapatkan demo gratis sistem ini. Tingkatkan kualitas manajemen produksi Anda dengan sistem yang efektif dan efisien!

Pertanyaan Seputar PPIC

• Apa tugas PPIC manager?

  Tugas dari PPIC manager adalah mengevaluasi, mengawasi, dan menetapkan standar proses di bagian PPIC dan Warehouse sehingga aktivitas operasional berjalan sesuai dengan baik.

• Apa saja langkah-langkah dalam Production Control?

  Berikut adalah beberapa langkah umum dalam proses production control:
  1. Perencanaan Produksi.
  2. Pengawasan Produksi.
  3. Pengendalian Persediaan.
  4. Perencanaan Kualitas.
  5. Perbaikan Proses.
  6. Pelaporan dan Evaluasi.
  7. Kanban.

• Apa saja jenis-jenis pengawasan produksi?

  Ada 6 jenis pengawasan produksi, yaitu:
  1. Order control
  2. Flow control
  3. Load control
  4. Block control
  5. Special project control
  6. Control by exception

• Kenapa PPIC penting?

  PPIC berperan penting dalam mempersiapkan segala sesuatu yang digunakan untuk proses produksi, serta mengontrol ketersediaan bahan baku yang akan diolah menjadi produk jadi.