Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini umumnya berisi informasi seputar barang yang akan dibeli, seperti tipe barang, berapa banyak barang yang dibeli, dan harganya.
Seiring dengan meningkatnya permintaan produk dari pelanggan, proses bisnis Anda mungkin menjadi lebih kompleks dari sebelumnya. Bayangkan jika Anda harus menghadapi situasi di mana produk tidak tersedia saat dibutuhkan atau bahkan terjadi kebingungan dalam proses pemesanan.
Semua ini akan berujung pada ketidakpuasan pelanggan, kerugian finansial, dan bahkan hilangnya peluang bisnis yang berharga.
Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memahami dengan baik konsep PO, komponennya, dan bagaimana cara mengelolanya dengan efektif untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda dengan lebih baik.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi segala hal yang perlu Anda ketahui tentang contoh purchase order, mulai dari pengertiannya hingga contoh penerapannya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Purchase Order (PO)?
Purchase order (PO) adalah dokumen formal yang disusun oleh pembeli dan mencakup rincian barang atau jasa yang akan dibeli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi mengenai jenis barang, jumlah yang dibeli, dan harganya.
Dalam konteks ini, PO dapat dianggap sebagai kontrak yang menetapkan perjanjian mengenai barang atau jasa yang pembeli inginkan. Sedangkan sistem PO adalah proses pembelian barang dengan memesan dan membayar terlebih dahulu, setelah itu, barulah penjual akan mengerjakan pesanan ke vendor dan mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli.
Pada umumnya, PO bisa dibuat dalam hitungan hari hingga mingguan, tergantung dari jenis barang yang dibeli. Ketika sebuah PO diajukan, pembeli biasanya telah menyebutkan spesifikasi dan informasi terkait barang yang akan mereka pesan dari penjual.
Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice
Anda mungkin juga sering mendengar istilah invoice dan purchase requisition (PR). Namun, perlu Anda ketahui bahwa purchase order (PO) berbeda dengan keduanya.
Secara lebih rinci, PO dibuat oleh pembeli dan kemudian diteruskan kepada penjual, sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disetujui, dan kemudian dikirimkan kepada pembeli untuk proses pembayaran. Meskipun terdapat perbedaan antara PO dengan invoice, kedua dokumen ini memiliki peran penting dalam konteks bisnis.
Sementara itu, PR adalah catatan daftar barang yang dipesan oleh pembeli tanpa perlu adanya persetujuan, sementara PO merupakan langkah berikutnya setelah PR disetujui. Proses ini melibatkan konfirmasi dengan pemasok sebelum pesanan pembelian sebenarnya dibuat, yang pada akhirnya membantu mengurangi risiko pembatalan pesanan.
Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition
Purchase Order dan Purchase Order adalah dua komponen vital dalam proses pengadaan, akan tetapi sering terjadi kebingungan mengenai perbedaan antara keduanya.
Purchase requisition (PR) merupakan permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan. Permintaan ini diajukan ketika ada kebutuhan untuk membeli barang atua jasa tertentu yang diperukan dalam operasional bisnis. PR berfungsi sebagai permintaan persetejuan sebelum purchase order dibuat.
Perbedaan utama antara purchase requisition dan purchase order adalah bahwa purchase requisition adalah langkah awal dalam proses pembelian, sedangkan purchase order adalah langkah terakhir ketika pembelian sudah disetujui dan diperlukan dokumen formal untuk mengatur transaksi. Anda dapat melihat contoh purchase requisition sebagai perbandingan.
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?
Banyak perusahaan enggan menggunakan Purchase Order (PO) karena dianggap merepotkan dan memperlambat transaksi, terutama jika mereka merasa sudah memiliki hubungan akrab dengan vendor.
Pemesanan lewat pesan singkat atau telepon mungkin cukup saat bisnis masih kecil, tetapi seiring berkembangnya bisnis dan meningkatnya kebutuhan yang lebih kompleks, kurangnya detail dalam permintaan pesanan bisa menimbulkan masalah.
Tanpa contoh PO barang sebagai rujukan, kesalahpahaman dengan pemasok mudah terjadi, yang dapat merenggangkan hubungan bisnis. Namun, skenario ini tidak akan terjadi apabila Anda menggunakan purchase order.
Dokumen purchase order (PO) memiliki peran yang sangat penting. PO bukan hanya sekadar kumpulan kata-kata dan angka, melainkan fondasi yang kuat untuk transaksi yang sukses antara pembeli dan penjual.
- Bukti pesanan: PO adalah bukti konkret dari pesanan barang yang telah pembeli buat kepada penjual. Lebih dari itu, PO juga mencerminkan komitmen kuat dari penjual untuk menerima dan memenuhi pesanan pembeli, karena purchase order ini memiliki nilai hukum yang dapat digunakan sebagai pijakan jika suatu hari terjadi perselisihan atau kebingungan.
- Menghindari kekeliruan pemesanan: PO hadir sebagai penyelamat dari potensi kekeliruan atau kesalahan dalam proses pemesanan. Semua detail penting, mulai dari merek produk hingga jumlah pesanan, tercatat dengan jelas dalam purchase order. Bahkan harga pembelian barang pun sudah tertera dengan rapi, sehingga Anda dapat terhindar dari masalah harga saat supplier mengirimkan tagihan.
- Mengatur Keuangan: Dokumen PO ini juga berguna bagi tim keuangan perusahaan Anda, karena PO adalah sahabat setia dalam perencanaan anggaran. Dengan PO yang lengkap, Anda dapat mengatur pembayaran tepat waktu tanpa kebingungan.
- Bukti operasional perusaaan: Dokumen ini juga berperan sebagai bukti yang kuat bahwa bisnis Anda berjalan sesuai peraturan dan standar yang berlaku ketika Anda harus berurusan dengan auditor, bank, atau instansi pemerintah.
- Pengingat Pemesanan: Bagi Anda yang sebagai penjual, PO merupakan pengingat yang berharga. Sistem produksi purchase to order mengingatkan Anda untuk memenuhi pesanan sesuai dengan semua detail yang tercantum, termasuk harga dan tenggat waktu pengiriman.
Dengan dokumen ini, Anda dapat melacak pesanan dengan lebih mudah, memastikan semua berjalan lancar, dan memenuhi komitmen Anda pada pelanggan.
Jadi, meskipun hanya selembar dokumen, PO memiliki peran penting yang tak tergantikan dalam bisnis. adalah alat yang memungkinkan berbagai pihak terlibat untuk menjalankan transaksi dengan efisien, mencegah kesalahan, dan menghindari potensi perselisihan di masa depan.
Maka dari itu, sebaiknya Anda tidak meremehkan kekuatan sebuah purchase order!
Tahukah Anda?
Tips dalam Membuat Dokumen Purchase Order
Membuat dokumen Purchase Order (PO) yang baik adalah kunci untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar dan efektif. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam pembuatan PO:
- Manfaatkan Sistem Elektronik: Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen PO elektronik atau software ERP yang dapat mengotomatisasi proses pembuatan dan pengelolaan PO. Sistem ini membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempermudah pelacakan pesanan.
- Jelaskan dengan Detail: Pastikan setiap detail mengenai barang atau jasa yang dipesan tercantum jelas dalam PO. Ini termasuk nama produk, jumlah, harga per unit, deskripsi, dan spesifikasi lainnya. Kejelasan ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan pemasok mengirimkan barang sesuai dengan yang diharapkan.
- Cantumkan Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak lengkap dari pembeli dan penjual. Ini memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan atau masalah yang perlu diselesaikan terkait pesanan.
- Sertakan Nomor PO Unik: Berikan nomor PO unik untuk setiap pesanan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi untuk melacak pesanan, memantau statusnya, dan mengelola dokumen secara efisien.
- Tentukan Syarat dan Ketentuan: Jelaskan syarat dan ketentuan pembelian, termasuk metode pembayaran, syarat pengiriman, dan waktu pengiriman. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui persyaratan transaksi.
- Sertakan Informasi Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan detail serta informasi terkait pengiriman, seperti tanggal yang diinginkan dan instruksi khusus. Ini membantu pemasok mengatur pengiriman dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat membuat dokumen PO yang lebih efektif, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan transaksi pembelian berjalan dengan lebih lancar.
PO yang baik bukan hanya tentang mencatat pesanan, tetapi juga tentang membangun komunikasi yang jelas dan profesional dengan pemasok.
Format Pembuatan Purchase Order
Saat membuat dokumen purchase order (PO), ada sejumlah informasi penting yang harus disertakan dalam formulir. Berikut ini format penulisan PO yang bisa digunakan untuk mengontrol dan melacak transaksi pembelian:
1. Nama pemesan
Dokumen pesanan dan pembelian tentunya harus memuat nama pemesan atau pembeli. Hal ini dilakukan agar pesanan bisa sampai ke tangan pembeli dengan benar.
2. Nomor Pesanan
Setiap pesanan pembelian biasanya menyertakan nomor tertentu yang digunakan oleh kedua belah pihak untuk memeriksa ulang informasi pengiriman dan faktur. Nomor PO adalah beberapa digit nomor unik yang biasanya memuat tanggal, nomor urut, dan kode perusahaan.
3. Detail pesanan
Anda perlu mencantumkan detail pesanan yang biasanya memuat alamat tujuan pengiriman produk informasi tentang metode pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diperkirakan penjual.
4. Jumlah pesanan
Dalam dokumen PO harus dituliskan dengan jelas berapa jumlah pesanan. Ini mengacu pada jumlah barang yang dipesan, serta nomor katalog yang relevan.
Format contoh PO barang dapat berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun, PO secara umum harus memuat informasi-informasi penting yang telah disebutkan di atas. Selain itu, mencari contoh purhcase order dapat membantu untuk membuat PO yang tepat.
Proses Pemesanan Barang
Proses pemesanan barang melibatkan beberapa langkah yang penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar antara pembeli dan penjual. Setiap tahap memiliki perannya masing-masing dalam menjaga akurasi, efisiensi, dan kesepakatan antara kedua belah pihak.
Berikut adalah penjelasan tentang langkah-langkah yang perlu dilalui dalam proses pemesanan barang:
1. Pembeli Membuat Rencana Pembelian
Langkah awal dalam proses pemesanan barang adalah pembuatan daftar permintaan pembelian. Ini merupakan langkah penting yang dilakukan sebelum pesanan pembelian diajukan ke supplier.
Dokumen ini dikenal sebagai purchase requisition, yang diperlukan oleh departemen pembelian untuk mencatat barang yang akan dipesan dan juga untuk pencatatan pengeluaran perusahaan. Setelah disetujui oleh manajer terkait, purchase order (PO) baru dapat dibuat.
2. Pembeli Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Setelah kesepakatan mengenai barang yang akan dibeli tercapai, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian (PO). Contoh purchase order yang dibuat melalui perangkat lunak khusus mencakup informasi seperti tanggal pesanan, detail pengiriman barang, persyaratan diskon, identitas pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dipesan, harga, jumlah, dan nomor PO.
Nomor PO adalah identitas unik yang terkait dengan pesanan tertentu. Nomor ini penting untuk memastikan keterhubungan antara pesanan dan penerimaan barang serta untuk memverifikasi jumlah yang ditagih sesuai dengan pesanan.
3. Penjual Menanggapi Pesanan Pembelian
Pada bagian bawah dokumen purchase order, terdapat ruang bagi manajer penjualan untuk menandatangani pesanan tersebut. PO mencakup semua detail transaksi dan ekspektasi yang harus dipenuhi oleh penjual.
Setelah penjual menerima PO, mereka dapat menerima atau menolak pesanan tersebut. Namun, setelah PO diterima, itu dianggap sebagai kontrak hukum yang mengikat kedua belah pihak.
4. Pembeli Merekam Pesanan Pembelian
Setelah pesanan diproses, PO tetap terbuka. Istilah “Open PO” merujuk pada situasi di mana pesanan telah diajukan tetapi barang belum diterima sepenuhnya, atau mungkin hanya sebagian yang telah diterima. Ini menunjukkan bahwa pengiriman barang belum selesai.
Langkah Selanjutnya Setelah Purchase Order Dikirim
Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang pembeli tawarkan.
Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.
Contoh PO barang:
Ali bertanggung jawab dalam melakukan pembelian material untuk membuat produk baru dengan alamat perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia kemudian membuat PO dengan jumlah dan harga barang beserta seluruh kebutuhannya secara detail lalu mengirimnya ke pemasok.
Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ali menerima PO dari Ali. Setelah mereka menyetujui pesanan pembelian dari Ali, kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ali.
Setelah pembayaran terpenuhi oleh Ali, maka pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ali sesuai dengan kesepakatan waktu.
Jadi, jangan ragu untuk mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pembelian yang efisien dan modern. Jika Anda masih ragu apakah investasi ini akan menguntungkan bagi Anda, Anda dapat melihat skema harga untuk sistem pembelian hanya dengan meng-klik gambar di bawah ini!
Bagaimana Software Purchasing Dapat Memudahkan Pembuatan PO?
Kita semua tahu bahwa proses pembuatan Purchase Order (PO) adalah inti dari manajemen rantai pasok dalam bisnis. Namun, pernahkah Anda berpikir sejenak tentang seberapa efisien proses ini saat masih menggunakan pendekatan manual?
Tentu, memang terlihat biasa, tetapi tahukah Anda bahwa berbagai masalah bisa muncul? Beberapa di antaranya adalah dokumen yang hilang, pengisian yang salah, dan pelacakan yang sulit.
Sekarang, bayangkan jika ada solusi yang bisa mengatasi semua masalah tersebut. Jawabannya adalah software purchase yang canggih, yaitu sistem PO atau pembelian. Mari kita lihat bagaimana perangkat lunak ini dapat mengubah cara Anda berbisnis menjadi lebih efisien dan efektif.
Otomatisasi dalam pembuatan
Salah satu keunggulan besar dari sistem purchasing atau procurement ini adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi proses pembuatan dokumen purchase order. Ketika membuat PO secara manual, Anda harus memulai dari nol setiap kalinya, yang tentunya berisiko terjadinya kesalahan manusia.
Namun dengan software yang tepat, sebagian besar informasi yang Anda butuhkan sudah ada dalam sistem. Ini berarti Anda tidak perlu lagi mengisi seluruh informasi secara manual, yang artinya Anda dapat menghemat waktu dan juga memastikan keakuratan data.
Integrasi sistem yang mulus
Perangkat lunak canggih ini juga dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti inventaris atau akuntansi. Ini berarti Anda dapat mengakses informasi yang Anda butuhkan dengan cepat, seperti stok barang atau laporan keuangan, yang bisa sangat berguna saat membuat PO.
Integrasi ini juga mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa semua departemen dapat mengakses data yang relevan.
1. Sebagai pengingat dan pemberi validasi otomatis
Sistem perangkat lunak ini juga memberikan pengingat dan validasi otomatis yang membantu Anda saat membuat sistem produksi purchase to order. Contohnya, jika jumlah pesanan melebihi anggaran yang ditetapkan, sistem akan memberi peringatan. Ini merupakan langkah yang sangat penting dalam menjaga agar bisnis Anda tetap sesuai dengan kebijakan dan anggaran yang telah ditetapkan.
2. Melacak riwayat transaksi
Salah satu tantangan dalam pembuatan PO manual adalah melacak riwayat transaksi. Secara manual, mencari dokumen PO lama atau memeriksa status pengiriman bisa menjadi tugas yang melelahkan.
Tetapi dengan perangkat lunak purchasing, Anda dapat dengan mudah melihat riwayat transaksi, termasuk PO sebelumnya, status pengiriman, dan riwayat pembayaran. Ini membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data historis.
Lalu, Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan Anda?
Contoh Surat dan Cara Membuat PO Digital & PO Manual
Pada umumnya, purchase order berperan penting dalam mendokumentasikan detail pembelian yang dilakukan oleh pihak pembeli. Cara membuat dokumen purchase order meliputi beberapa informasi rinci seperti:
- Nama pemesan
- Nama perusahaan
- Alamat pengiriman
- Alamat penagihan
- Tanggal pengiriman
- Nomor telepon
- Alamat email
- Nama produk
- Jumlah barang
- Harga barang
- Metode pembayaran
- Cara pengiriman
- Nomor pesanan
- Syarat dan ketentuan transaksi
Jika Anda masih menggunakan purchase order manual, berarti Anda masih terjebak dalam format kertas yang kuno. Meskipun terlihat seperti cara yang sudah biasa Anda lakukan, sebenarnya metode ini jauh dari efisien.
Setiap kali Anda melakukan siklus pembelian, biasanya melibatkan sejumlah dokumen, seperti rekuisisi, purchase order (PO), goods received note, faktur, dan lainnya. Ketika semua dokumen ini Anda simpan dalam format kertas, berbagai masalah dapat timbul.
Software pembelian adalah fondasi dalam proses perusahaan untuk mengakuisisi produk atau jasa. Sistem ini mengurus seluruh aliran dari permintaan pembelian hingga produk diterima dan pembayaran dilakukan. Inilah sebabnya mengapa purchase order menjadi elemen kunci dalam sistem pembelian.
Tetapi jika perusahaan Anda masih menggunakan cara manual dengan dokumen berbentuk kertas, risiko kehilangan atau rusaknya dokumen tersebut sangat besar. Jika terjadi pembelian ganda atau Anda harus mengakses catatan transaksi yang lebih lama, akan sangat sulit menemukan informasi yang Anda perlukan.
Oleh karena itu, sistem procurement ini merupakan solusi yang sangat Anda perlukan untuk mengatasi masalah ini. Dengan beralih ke sistem digital, Anda dapat menghindari kerumitan penyimpanan dokumen fisik dan menghemat waktu berharga.
Berikut ini adalah contoh surat purchase order manual:
Selain memudahkan Anda membuat purchase order secara digital, purchase order system juga memungkinkan Anda untuk dapat membuat request for quotation, blanket order (kontrak), persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital.
Karena itulah penggunaan sistem purchasing menjadi satu kewajiban bagi perusahaan untuk mengoptimalkan seluruh proses bisnisnya. Manfaat dari sistem ini tentunya dapat mempercepat perkembangan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Dokumen purchase order memudahkan perusahaan untuk menentukan berbagai produk apa saja yang esensial dan harus diutamakan. Namun, pengadaaan barang yang banyak membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan daftar belanja dan budget yang ada.
Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan software procurement atau sistem pembelian, terutama sistem milik HashMicro, untuk memudahkan pengadaan barang secara otomatis, seperti dalam pembuatan dokumen purchase order. Dengan begitu, seluruh daftar barang dan harga dari produk dapat tersimpan secara otomatis dengan sistem pembelian.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem pembelian HashMicro yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat meng-klik gambar di bawah ini untuk mendapatkan demo gratis-nya.
Lalu, perlu Anda ketahui juga bahwa sistem Procurement HashMicro juga dapat dengan mudah menghubungkan Anda dengan supplier melalui sebuah portal sehingga mempercepat proses pemesanan.
Pertanyaan Seputar Purchase Order System
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order System?
Purchase order mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli oleh pembeli, harga barang tersebut, serta tanggal jatuh tempo produk. Sistem ini berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, memastikan bahwa pembeli akan membayar penjual setelah menerima barang yang diminta. Baca selengkapnya di sini!Mengapa Purchase Order System Dibutuhkan Oleh Perusahaan?
Purchase order memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti membantu menghindari pesanan ganda. Ketika perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit.Siapa Yang Biasanya Menggunakan Purchase Order System?
Purchase order dilakukan oleh pembeli yang ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka pesan, sementara faktur dikeluarkan oleh vendor yang ingin memastikan bahwa mereka dibayar. Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli ke vendor terlebih dahulu, dan menguraikan dengan tepat apa yang harus ada dalam pesanan dan kapan pesanan tersebut harus tiba. Baca selengkapnya di sini!Risiko Apa Saja Yang Bisa Didapatkan Ketika Mengadakan Purchase Order?
Risiko untuk membuka purchase order adalah kelemahan dalam kontrol pembelian yang menyebabkan kebocoran kas dan skema penagihan yang memungkinkan penipu untuk mencuri sejumlah besar dana dalam jangka waktu yang lama. Baca selengkapnya di sini!Apa Keuntungan Menggunakan Purchase Order System?
Beberapa keuntungannya adalah akses cepat untuk mendapatkan dana, persyaratan pembayaran yang mudah, dan risiko penagihan berada di tangan pemberi pinjaman. Baca selengkapnya di sini!
