General Affair: Tugas dan Fungsinya pada Perusahaan

Setiap perusahaan pastinya memiliki susunan organisasi yang rinci dan jelas. Pada susunan organisasi pun meliputi berbagai tingkatan jabatan dari atasan hingga tenaga kerja. Setiap jabatan dalam perusahaan pun mempunyai fungsi dan tugas tersendiri dalam menjalankan setiap kegiatan operasional masing-masing.

Salah satu jabatan dalam susunan organisasi perusahaan yang memiliki tugas serta fungsi penting adalah general affair.Untuk beberapa dari Anda yang sudah biasa dengan dunia kerja pasti tidak asing dengan nama jabatan ini. General affair adalah posisi yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai aspek administrasi dan operasional perusahaan, yang meliputi banyak hal di luar fungsi spesifik tiap divisi. 

Dalam hal ini, General Affair atau GA biasanya bertanggung jawab mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Untuk mengetahui lebih jauh, simak artikel ini lebih lanjut karena kami akan membahas mengenai pengertian, fungsi, serta tugas general affair pada suatu perusahaan.

Baca juga: Pentingnya Pembuatan Daftar Inventaris bagi Perusahaan

Apa itu General Affair?

General affair adalah divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai kebutuhan operasional dan administrasi yang mendukung kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Jelasnya, general affair atau biasanya disebut dengan istilah divisi umum merupakan supporting unit yang perusahaan butuhkan untuk mengurus berbagai keperluan instansinya baik instansi swasta maupun pemerintah.

General affair bertugas dalam memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan. Keberadaan divisi ini pada setiap instansi maupun perusahaan tentu saja berbeda-beda.

Ada yang bertugas di bawah HRD dan ada yang bertugas sendiri. Namun, banyak perusahaan yang menggabungkan antara general affair dengan staff general affair atau divisi HRD. Hal ini karena tugas dan fungsi keduanya memang tidak jauh berbeda.

Ruang lingkup divisi umum pun bervariasi, biasanya mereka mengurus fasilitas yang berkaitan dengan maintenance gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya yang memiliki hubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program community development atau CSR atau corporate social responsibility.

Baca juga: Surat Perjanjian Kerja| Hal Penting, Jenis, dan Contohnya

Lima Tugas General Affair

1. Melakukan Pengadaan Barang

Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.

Dalam pengadaan barang itu, seorang GA staff juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.

Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA dalam perusahaan tersebut berjalan baik.

2. Melakukan Pembayaran dan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, divisi ini memiliki tugas lain yaitu melakukan pembelian rutin perusahaan. Sebagai contoh, pembelian alat tulis, alat tulis kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya.

Selain itu, divisi umum juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya. Dalam hal pembayaran rutin, GA dapat melakukan estimasi dana yang sudah mereka hitung secara tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya.

Serta umumnya, pada perusahaan besar pembayaran rutin seperti ini mereka lakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.

3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian 

Seorang pekerja lepas harian atau freelancer harian dalam suatu perusahaan pun juga menjadi tanggung jawab divisi umum atau GA ini. Sebab itu, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan.Hal tadi menjadi salah satu tugas GA karena gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia. 

4. General Affair Memiliki Tugas untuk Memelihara Aset

Selanjutnya yang menjadi tugas GA adalah untuk memelihara serta mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.

Hal wajar bila GA seringkali bersikap lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang tidak menjaga aset perusahaan. Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Divisi umum biasanya selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi. GA atau divisi umum yang memiliki tugas untuk menentukan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai. 

Keahlian yang Harus Dimiliki General Affair

Sebagai seorang general affair, memiliki berbagai keahlian yang beragam sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Posisi ini membutuhkan kemampuan yang mencakup banyak aspek, mulai dari administrasi hingga manajemen fasilitas.

Berikut adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang general affair agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif:

• Keahlian administrasi: Kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang General Affair adalah keahlian administrasi. Keahlian ini mencakup pengelolaan dokumen, penyusunan laporan, hingga pengaturan jadwal dan inventarisasi kebutuhan kantor. Dengan keahlian administrasi yang baik, General Affair dapat memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.
• Kemampuan negosiasi dan komunikasi: Kemampuan ini sangat penting bagi seorang General Affair karena sering berhubungan dengan berbagai pihak, seperti vendor, penyedia layanan, dan karyawan internal. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, General Affair dapat menyampaikan kebutuhan perusahaan secara jelas, sementara keterampilan negosiasi membantu mendapatkan penawaran terbaik dalam hal harga maupun kualitas layanan.
• Kemampuan analisis dan pemecahan masalah: Keahlian ini sangat dibutuhkan oleh seorang General Affair untuk menghadapi berbagai tantangan operasional di perusahaan. General Affair harus mampu menganalisis situasi, mengidentifikasi akar permasalahan, dan menemukan solusi yang efektif dengan cepat.
• Kemampuan organisasi dan perencanaan: Kemampuan organisasi dan perencanaan sangat penting bagi seorang General Affair dalam mengatur berbagai aspek operasional perusahaan. Mulai dari pengelolaan fasilitas, pengadaan barang, hingga perencanaan acara internal, semua membutuhkan keterampilan organisasi yang baik.

Fungsi General Affair dalam Perusahaan

Setelah membahas mengenai tugas dari divisi umum tadi, selanjutnya kami akan membahas mengenai beberapa fungsinya di dalam perusahaan. Simak artikel ini lebih lanjut.

1. Fungsi Pemeliharaan dan Perawatan

General affair akan mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. GA dalam perusahaan akan memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Lalu GA juga melakukan perawatan dari beberapa aspek meliputi meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). 

2. Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas dari divisi umum adalah membina hubungan baik dengan para pemasok barang atau jasa. Didalamnya juga termasuk untuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung memiliki dampak pada produktivitas karyawan serta pada citra perusahaan di mata klien.

3. Menyiapkan laporan secara berkala

Fungsi GA selanjutnya tidak kalah penting dari fungsi-fungsi sebelumnya yaitu, mempersiapkan laporan berkala demi keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.

4. Membantu urusan perizinan

Sudah menjadi fungsi divisi umum dalam suatu perusahaan untuk membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Permudah Peran General Affair dengan Software HashMicro

Peran general affair yang mencakup banyak aspek operasional dan administrasi sering kali membutuhkan waktu dan tenaga ekstra. Untuk itu, penggunaan teknologi yang tepat dapat menjadi solusi efektif dalam menyederhanakan tugas-tugas general affair.

Salah satu software HR yang dapat membantu mempermudah tugas-tugas divisi general affair adalah HashMicro. Berikut beberapa fitur unggulan dari HashMicro yang dapat mendukung digitalisasi HR di perusahaan Anda.

• Face recognition and GPS attendance with preventive fraud attendants: Fitur ini membantu dalam monitoring kehadiran karyawan, termasuk pencegahan kecurangan. General Affairs biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan absensi.
• Roster & dynamic employee working schedule management: General Affairs sering mengatur jadwal kerja karyawan, terutama jika melibatkan karyawan dengan jadwal yang dinamis. Fitur ini mempermudah pengelolaan roster dan distribusi jadwal.
• Approval delegation with auto follow-up notification: Fitur ini membantu dalam delegasi dan manajemen approval terkait permintaan fasilitas, pengeluaran, atau persetujuan operasional lainnya, yang sering menjadi tanggung jawab general affairs.

Kesimpulan

Mungkin setelah penjelasan diatas mengenai pengertian, fungsi, dan tugas general affair Anda mulai bertanya-tanya mengenai apakah GA sama dengan HRD? Jika GA dalam perusahaan bergabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya ialah untuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan. Salah satu dukungan untuk produktivitas karyawan yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan menggunakan Aplikasi HRM terlengkap dari HashMicro. Sistem terbaik untuk enterprise dengan fitur attendance management terintegrasi.

Aplikasi HRM dapat melakukan pembaruan secara otomatis serta memiliki proses yang instan pengelola administrasi karyawan dengan banyak fitur. Ketahui lebih lanjut tentang fitur yang dimiliki HashMicro disini. Coba demo gratis Aplikasi HRM HashMicro sekarang juga!

Pertanyaan Seputar General Affair

• Apa itu HRD & GA?

  HRD memiliki tugas utama memegang kendali untuk mengembangkan Sumber Daya Manusia yang dalam perusahaan tersebut. Sedangkan divisi GA atau General Affair memiliki tugas mengatur, merawat, memperhatikan dan mengerjakan berbagai hal yang berkaitan dengan urusan kantor baik dalam bentuk fisik maupun non fisik.

• Apa tugas utama divisi general affair dalam perusahaan?

  Tugas utama general affair adalah mengelola kebutuhan operasional sehari-hari, seperti pengelolaan fasilitas, perawatan gedung, inventaris, hingga pengelolaan kendaraan perusahaan.

• Bagaimana general affair mendukung operasional perusahaan?

  General affair memastikan semua kebutuhan logistik dan administratif perusahaan berjalan lancar, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efektif tanpa gangguan fasilitas atau layanan.