Mengenal Aplikasi Employee Self Service, Beserta Manfaat dan Fiturnya

Dalam human resource management suatu perusahaan, pengoptimalan proses administrasi karyawan perlu dilakukan agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan normal. Pemanfaatan aplikasi employee self service mampu membantu administrasi karyawan seperti mengurangi penggunaan pekerjaan HR secara manual dan beralih menggunakan sistem online. Implementasi ESS bagi perusahaan agar efisien dapat menggunakan aplikasi HRIS atau Human Resource Information System.
Dengan aplikasi ESS ini, perusahaan juga mampu memudahkan karyawan dalam melakukan administrasi seperti pengajuan izin cuti, mengecek jadwal kerja, dan berkomunikasi antar karyawan. Software HRIS HashMicro mampu mengotomatiskan tugas HR dalam pengadministrasian karyawan. Selain itu software ini juga dapat mempermudah pendataan karyawan dan memberikan hasil yang akurat dalam berbagai kebutuhan HR.

Apa itu Aplikasi Employee Self Service (ESS)?

Aplikasi Employee Self Service adalah teknologi sumber daya manusia atau SDM yang dapat membuat karyawan melakukan aktivitas yang berkaitan dengan departemen human resource. Artinya, apapun informasi yang karyawan butuhkan mengenai administrasi, semuanya dapat diakses secara mandiri melalui satu sistem yang sederhana tetapi lengkap dan akurat. Contohnya adalah mengakses informasi mengenai karyawan, penggajian, pengajuan cuti, dan tunjangan karyawan.

Hadirnya aplikasi employee self service pada perusahaan mampu memberikan perubahan dalam human resource management. Semua aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual kini menjadi lebih praktis dengan penggunaan sistem online dan berbasis cloud. Karyawan pun tidak perlu kesulitan lagi dalam pencarian informasi mengenai database karena dapat mengaksesnya secara mandiri.

Baca juga : 17 Software HR Indonesia Terbaik untuk Bisnis 2024

Manfaat Aplikasi Employee Self Service (ESS)

Aplikasi Employee Self Service (ESS) memiliki berbagai manfaat untuk keperluan optimalisasi manajemen karyawan melalui human resource. Manfaat ini dapat dengan mudah HR dan karyawan rasakan dengan segala keuntungannya. Manfaatnya sendiri antara lain:

Pembaruan secara otomatis

Berbagai administrasi pendataan yang departemen HR buat diperbarui secara otomatis. Pendataan otomatis ini mampu memudahkan proses mutasi, promosi, dan penerimaan karyawan baru pada suatu perusahaan. Selain itu semua data yang tersedia juga sudah tersusun secara sistematis sehingga memudahkan proses pencarian nama karyawan.

Efisiensi bagi departemen HR

Dengan penggunaan aplikasi employee self service, beban kerja departemen human resource dapat berkurang. Dengan berkurangnya beban kerja ini akan mampu mengefisiensikan kinerja dari HR dan berfokus pada tugas lain. Seperti dengan HR tidak mengerjakan tugas administratif, mereka dapat berfokus kepada masalah-masalah lain terkait karyawan yang lebih vital.

Proses Mudah dan Instan

Kebutuhan proses karyawan dalam mengajukan keperluan administrasi juga semakin mudah. Metode yang dulunya berlangsung secara manual kini beralih ke sistem yang lebih sistematis dan online. Absensi, pengajuan cuti, dan reimbursement proses dan pelacakaannya berjalan secara mudah dan instan.

Manajemen Waktu

Dengan sistem yang terotomatisasi, berbasis cloud, dan secara online. Berbagai keperluan administrasi dapat dilaksanakan dengan waktu yang lebih singkat. Seperti misalnya pendataan karyawan menjadi tidak membuang waktu karena sistem yang mampu mengupdate data secara otomatis. Selain itu aplikasi ESS juga dapat mempermudah dalam absensi karyawan karena tidak perlu menggunakan sistem manual yang sangat menyita waktu.

Integrasi dengan fitur chat antar karyawan yang seamless

Aplikasi employee self service dapat mengintegrasikan kebutuhan komunikasi antar karyawan. Tersedia fitur chat yang mampu menghubungkan karyawan untuk keperluan pekerjaan secara mudah. Karyawan juga dapat mengirimkan file kerja berupa pdf, word, atau jenis file lain melalui fitur chat ini.

Fitur-fitur Aplikasi Employee Self Service (ESS)

Dalam aplikasi employee self service, terdapat fitur yang memudahkan karyawan dan memberikan keuntungan dalam mengetahui informasi seputar administrasi karyawan. Fitur pada aplikasi ESS ini juga dapat ditemukan pada software HRIS nomor satu di Indonesia yang memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan. Fitur-fitur ini antara lain: 

Akses informasi karyawan dan perusahaan

Fitur employee database ini mampu memberikan akses informasi bagi karyawan untuk mencari informasi seputar data karyawan perusahaan. Seperti mengenai nama karyawan, divisi, alamat email, lokasi, dan informasi data pribadi lainnya. Hal ini tentu memudahkan pencarian database karyawan agar lebih efektif dalam pemadanan data. 

Layanan administrasi karyawan

Pengajuan administrasi karyawan seperti keperluan pengajuan sick leave, cuti, atau reimburse biaya menjadi lebih mudah. Fitur leaves management dalam software HRIS juga membantu memudahkan proses cuti secara otomatis dan mudah. Karyawan tidak perlu lagi mengisi form secara manual untuk pengajuan cuti. 

Sistem informasi penggajian karyawan

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan informasi seputar gaji yang perusahaan berikan. Mulai dari status penggajian atau payroll, gaji yang diterima per bulannya, dan pencetakan slip gaji bagi karyawan. Software HRIS juga memungkinkan karyawan mencari informasi mengenai penggajian melalui fitur payroll management yang mampu memberikan perhitungan gaji secara akurat.

Absensi online

Pelaksanaan absensi karyawan tidak perlu dilakukan secara manual lagi. Fitur attendance management membantu karyawan untuk melakukan absensi secara online, baik itu menggunakan finger print atau face scanner. Pendataan absensi karyawan juga semakin terpantau dan otomatis sehingga mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

Keamanan data pribadi karyawan

Data karyawan privasinya semakin terjaga karena seluruh datanya tersimpan dalam satu sistem yang terjaga dengan baik keamanannya. Selain itu aksesnya juga semakin mudah dengan software yang sudah tersentralisasi.

Task management pada penjadwalan karyawan

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk melakukan berbagai penjadwalan bagi karyawan mengenai jadwal shift dan jam kerja setiap minggunya. Hal ini akan memudahkan karyawan untuk mengetahui kapan mereka harus bekerja dan tugas apa saja yang harus diselesaikan hari itu. Efisiensi operasional pun semakin tinggi dengan produktivitas karyawan yang turut meningkat pula.

Baca juga: Apa Itu Sistem HRIS? Kenali Fungsi dan Manfaatnya untuk Bisnis

Kesimpulan

Pemanfaatan aplikasi employee self service bagi departemen human resource mampu memberikan efisiensi bagi HR dengan segala keuntungannya. Aplikasi ESS dapat mempermudah proses administrasi sehingga HR dapat berfokus ke berbagai masalah lain yang lebih penting dengan kehadiran aplikasi ini. Pengimplementasian sistem secara online juga mengurangi risiko human error dan kesalahan pencatatan sehingga data yang tersedia lebih akurat. Penerapan aplikasi ESS pada perusahaan dapat menggunakan software manajemen HR terbaik yang mampu memberikan solusi terbaik bagi segala permasalahan HR.

Software HRIS HashMicro mampu menjadi jawaban bagi proses efisiensi administrasi karyawan dengan segala fitur yang ada. Software ini dapat mengotomatiskan administrasi seperti pendataan karyawan, penggajian, pengajuan cuti, dan sebagainya. Terdapat pula fitur expense management yang membantu perusahaan dalam mengelola cash advance, allowance, dan reimbursement dengan mudah dan menghasilkan laporan yang sangat akurat. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Software HRIS HashMicro untuk mengetahui lebih lanjut terkait detail biaya yang harus anda siapkan. Jadwalkan demo gratis sekarang juga!