Aplikasi General Affair (GA), Solusi Kelola Operasional Perusahaan Anda

Bayangkan ini: Tanpa aplikasi general affair, Anda harus mengelola berbagai kebutuhan administrasi perusahaan, mulai dari pengadaan baranh hingga pencatatan fasilitas secara manual. Satu kesalahan kecil saja dapat berakibat fatal.

Dalam kondisi ini, Anda akan menyadari bahwa software GA penting untuk kelancaran operasional perusahaan Anda. Dengan aplikasi general affair yang terstruktur, Anda bisa menghemat waktu dan tenaga, meminimalkan risiko, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Sehubungan dengan hal itu, dalam artikel kali ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang fungsi utama aplikasi GA serta manfaatnya bagi operasional perusahaan.

Apa itu Aplikasi General Affair (GA)?

Fitur Utama yang Harus Dimiliki Aplikasi GA

Guna membantu tugas divisi HRGA dengan lebih efektif, sebuah software GA wajib memiliki fitur-fitur penting berikut:

1. Manajemen inventaris

Fitur aplikasi general affair ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat, memantau, dan mengelola seluruh aset dan inventaris secara real-time. Dengan ini, Anda dapat mengetahui lokasi, kondisi, serta jadwal pemeliharaan untuk menghindari pemborosan.

2. Pengelolaan dokumen digital

Aplikasi GA harus memiliki sistem penyimpanan contoh laporan bulanan general affairs excel yang aman dan mudah untuk Anda akses.

Fitur ini mencakup pencarian cepat, pengelompokan dokumen, serta pengingat otomatis untuk pembaruan dokumen penting seperti kontrak, perizinan, atau kebijakan perusahaan.

3. Sistem pengadaan barang dan jasa

Proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih efisien dengan fitur ini. Perusahaan dapat membuat permintaan pengadaan, menyetujui pembelian, dan melacak status pemesanan dalam satu sistem, mengurangi risiko keterlambatan atau kesalahan dalam proses pembelian.

4. Manajemen fasilitas dan pemeliharaan

Fitur ini memungkinkan divisi General Affair (GA) untuk menjadwalkan dan mencatat perawatan fasilitas seperti perbaikan gedung, pemeliharaan kendaraan operasional, serta layanan kebersihan.

5. Sistem pemantauan kepatuhan dan regulasi

Untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perusahaan dan hukum yang berlaku, aplikasi GA harus memiliki fitur yang dapat mengingatkan pengguna tentang jadwal audit, pembaruan regulasi, serta menyediakan laporan yang diperlukan untuk inspeksi atau sertifikasi.

6. Pelaporan dan analisis data

Fitur ini membantu perusahaan dalam menganalisis data operasional yang telah sistem kumpulkan. Dengan laporan yang otomatis dan real-time, divisi GA dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat.

Mengetahui keenam fitur utama ini, mungkin Anda bertanya-tanya vendor manakah yang menyediakan software GA komprehensif seperti itu? Jawabannya dapat Anda temukan dengan klik banner berikut sekaligus beserta daftar harga sistem terbaiknya!

Manfaat Penggunaan Aplikasi General Affair

Menggunakan aplikasi untuk General Affair (GA) memberikan berbagai keuntungan dalam pengelolaan operasional perusahaan. Berikut adalah lima manfaat utama dari aplikasi GA:

1. Efisiensi dalam pengelolaan aset dan inventaris

Aplikasi untuk General Affair memungkinkan perusahaan untuk memantau aset dan inventaris secara real-time. Dengan sistem pencatatan otomatis, perusahaan dapat menghindari kehilangan aset, pencatatan ganda, atau stok yang tidak terkendali.

2. Otomatisasi pengelolaan dokumen

Dokumen penting seperti kontrak vendor, perizinan, dan surat-menyurat dapat tersimpan dengan rapi dalam sistem digital.

Software HRIS juga dilengkapi dengan fitur pencarian cepat dan pengingat otomatis untuk dokumen yang mendekati masa berlaku, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir kehilangan dokumen atau melewatkan pembaruan penting.

3. Peningkatan koordinasi antar departemen

Dengan aplikasi GA, permintaan layanan seperti pengadaan barang, perawatan fasilitas, atau pemeliharaan gedung dapat dikelola melalui satu platform. Hal ini mempercepat proses komunikasi antar divisi dan mengurangi potensi kesalahan akibat miskomunikasi, sehingga semua kebutuhan operasional dapat ditangani lebih cepat dan efisien.

4. Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi

Aplikasi GA dapat mengatur jadwal audit melalui software akuntansi, memberikan notifikasi terkait pembaruan regulasi, serta menyediakan laporan untuk keperluan regulasi. Dengan demikian, risiko denda atau sanksi akibat kelalaian administrasi dapat diminimalkan.

5. Meningkatkan produktivitas karyawan

Dengan otomatisasi tugas administratif, karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis yang bernilai tinggi. Proses yang lebih cepat dan transparan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual, sehingga operasional perusahaan berjalan lebih lancar dan produktif.

Masalah yang Dapat Muncul Tanpa Aplikasi GA

Tanpa dukungan aplikasi General Affair (GA), perusahaan dapat mengalami berbagai kendala dalam operasional harian. Berikut beberapa masalah utama yang dapat muncul jika perusahaan tidak menggunakan aplikasi GA:

1. Kesulitan memantau aset dan inventaris

Tanpa software ERP dan HRIS yang terpusat, aset perusahaan sulit untuk dilacak dengan akurat. Perusahaan berisiko mengalami kehilangan aset, pencatatan ganda, atau pengelolaan inventaris yang tidak efisien.

Hal ini dapat menyebabkan pemborosan biaya akibat pengadaan barang yang seharusnya masih tersedia, tetapi tidak terdata dengan baik.

2. Pengelolaan dokumen yang tidak efisien

General Affair bertanggung jawab atas berbagai dokumen penting, seperti perizinan, kontrak vendor, dan pencatatan pengadaan barang. Jika tidak ada HR digital yang terintegrasi, dokumen bisa tercecer, sulit ditemukan, atau bahkan kedaluwarsa tanpa peringatan. 

Akibatnya, perusahaan bisa menghadapi keterlambatan operasional atau bahkan konsekuensi hukum akibat ketidaksesuaian dengan regulasi.

3. Koordinasi antar departemen yang lambat

Divisi GA sering kali harus berkoordinasi dengan berbagai departemen lain untuk memenuhi kebutuhan operasional. Jika semua permintaan dilakukan secara manual, respons terhadap kebutuhan operasional bisa menjadi lambat dan tidak efisien. 

Secara tidak langsung, hal ini akan membuat produktivitas tim lain juga bisa terganggu karena keterlambatan dalam mendapatkan fasilitas yang mereka butuhkan.

4. Risiko ketidaksesuaian dengan regulasi

Tanpa sistem yang memantau kepatuhan terhadap regulasi, perusahaan berisiko melanggar standar operasional yang telah ditetapkan. Hal ini bisa berdampak serius, mulai dari denda administratif hingga hilangnya izin operasional. 

Selain itu, kurangnya software inventory yang memantau alur barang juga bisa membuat perusahaan kesulitan dalam mengelola audit dan inspeksi yang diwajibkan oleh pemerintah atau lembaga terkait.

5. Produktivitas karyawan menurun

Jika divisi GA masih mengandalkan metode manual untuk mengelola tugas-tugasnya, banyak pekerjaan yang menjadi lebih lambat dan rentan terhadap kesalahan. Karyawan yang seharusnya fokus pada tugas utama mereka bisa terdistraksi oleh pekerjaan administratif yang memakan waktu. 

Sistem HR HashMicro: Solusi General Affair yang Efektif dan Efisien

Sistem HR HashMicro hadir sebagai solusi modern untuk membantu pengelolaan General Affair (GA) dengan lebih efisien. Dengan fitur otomatisasi, sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola berbagai tugas GA, seperti pemeliharaan aset dan administrasi fasilitas, secara lebih terstruktur. 

Untuk memastikan kemudahan dalam penggunaannya, HashMicro menyediakan demo gratis bagi perusahaan yang ingin mencoba langsung performa sistemnya. Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem HR Hashmicro: 

• Hashy AI: HashMicro mampu mempercepat proses persetujuan dan pelacakan tugas GA dengan sistem notifikasi otomatis, memastikan setiap proses berjalan lebih akurat, dan efisien.
• Face Recognition and GPS attendance with Preventive Fraud Attendants: Memastikan bahwa hanya karyawan yang hadir secara fisik yang dapat melaporkan kehadiran ke dalam sistem sehingga meningkatkan keamanan dan keakuratan dalam manajemen kehadiran karyawan.
• Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management:Fitur untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan secara fleksibel, baik melalui penugasan shift atau jadwal tetap.
• Approval Delegation with auto follow up notification: Fitur pendelegasian persetujuan tugas kepada pengguna sistem yang lain dengan pemberitahuan otomatis untuk mengikuti proses persetujuan.

Kesimpulan

Aplikasi GA atau Software HRIS Essentials adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai macam proses dalam departemen general affair, dari penggajian, pembayaran pajak, absensi karyawan, hingga penilaian kinerja.

Mulailah mengimplementasikan software HRIS Essentials dari HashMicro untuk mempermudah tugas-tugas divisi General Affair Anda. Dengan fitur otomatisasi yang canggih, Anda dapat mengelola data karyawan, kontrak kerja, dan keuangan tanpa harus melalui proses manual yang memakan waktu.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai aplikasi general affair bagi bisnis Anda, Anda dapat mengunduh mencoba demo gratis sistemnya sekarang.

Pertanyaan Seputar Aplikasi General Affair

• Apa kegunaan GA?

  GA bertanggung jawab untuk mengelola administrasi dan kebutuhan internal perusahaan, seperti pengadaan barang dan manajemen aset.

• Apa saja keterampilan yang harus dimiliki seorang general affair?

  Seorang general affair harus memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu yang baik.

• Apa bedanya HRD dan GA?

  HRD fokus pada pengelolaan sumber daya manusia, sementara GA mengelola kebutuhan administratif dan operasional lainnya dalam perusahaan.