General Affair adalah divisi dalam perusahaan yang mengelola fasilitas, keamanan, pengadaan barang, dan operasional harian. Peran ini memastikan kelancaran aktivitas sehari-hari dengan mengoordinasikan kebutuhan administratif dan logistik, mendukung produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Permasalahan umum yang sering dihadapi termasuk sulitnya memantau inventarisasi aset, kurangnya efisiensi dalam pengelolaan dokumen, hingga ketidakmampuan dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar operasional.
Tanpa penggunaan aplikasi General Affair yang memadai, perusahaan dapat mengalami berbagai masalah serius. Misalnya, ketidakmampuan dalam mengelola dokumen secara efisien dapat memperlambat proses bisnis dan mengurangi produktivitas karyawan.
Artikel kali ini akan membahas apa yang dimaksud dengan aplikasi GA, fungsi, hingga manfaatnya untuk divisi ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Aplikasi General Affair (GA)?
Dalam memilih aplikasi GA Anda harus mempertimbangkan secara cermat mengenai fitur dan manfaatnya. Setelah itu, barulah kita membahas fungsi-fungsi yang bisa menjadi bahan pertimbangan Anda ketika memilih aplikasi GA terbaik untuk bisnis Anda.
Di latar belakangi dengan berbagai macam kendala yang sering terjadi dan dapat menghambat operasional dari tim GA, seperti misalnya dari banyaknya kegiatan administrasi yang menyita waktu, banyaknya masalah dalam pengelolaan karyawan hingga kurangnya Hiring Experience.
Permasalahan ini sebenarnya bisa terjadi akibat masih banyaknya pengerjaan secara manual yang tidak terdigitalisasi. Oleh karena itu, tim GA sudah harus bisa beralih dari manual ke digital.
Tugas General Affair
Dalam operasional sehari-hari, General Affair (GA) memegang peran yang esensial untuk memastikan bahwa segala kebutuhan operasional perusahaan terpenuhi dengan baik. Berikut beberapa tugas utama yang menjadi tanggung jawab seorang General Affair adalah:
1. Pengelolaan Fasilitas Perusahaan
Tugas utama General Affair adalah mengelola seluruh fasilitas perusahaan, termasuk gedung, peralatan, dan infrastruktur pendukung. Mereka bertanggung jawab memastikan semua fasilitas berfungsi dengan baik dan siap digunakan oleh seluruh karyawan.
2. Manajemen Keamanan dan Keselamatan
General Affair juga memainkan peran penting dalam menjaga keamanan dan keselamatan lingkungan kerja. Ini meliputi pengawasan sistem keamanan, pengelolaan layanan kebersihan, serta penerapan prosedur keselamatan kerja untuk mengurangi risiko kecelakaan.
3. Pengadaan dan Pengelolaan Inventaris
Tugas lain dari General Affair adalah memastikan ketersediaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Ini mencakup pengadaan barang, pemeliharaan inventaris, dan pengelolaan stok untuk mendukung kebutuhan operasional.
4. Koordinasi Logistik dan Administrasi
General Affair juga bertanggung jawab untuk mengoordinasikan berbagai aspek logistik dan administrasi, seperti pengaturan transportasi, pengelolaan dokumen, dan memastikan kelancaran operasional harian perusahaan.
Jenjang Karir General Affair
Karir di bidang General Affair menawarkan peluang yang menjanjikan bagi mereka yang memiliki keahlian dalam manajemen operasional dan administrasi. Mari kita lihat bagaimana struktur karir dalam General Affair bisa berkembang dan apa saja posisi-posisi yang dapat dicapai di bidang ini.
1. Staff General Affair
Karir di bidang General Affair biasanya dimulai dari posisi entry-level seperti Staff General Affair. Pada tahap ini, tugas utama meliputi pelaksanaan operasional harian, dukungan administratif, dan koordinasi kebutuhan dasar perusahaan.
2. Koordinator atau Supervisor General Affair
Setelah memperoleh pengalaman, seseorang dapat naik ke posisi Koordinator atau Supervisor General Affair. Dalam peran ini, fokusnya adalah mengawasi tim, mengelola proyek-proyek spesifik, dan memastikan operasional berjalan sesuai dengan standar perusahaan.
3. Manajer General Affair
Di tingkat manajerial, seorang General Affair bertanggung jawab atas perencanaan strategis, pengelolaan anggaran, serta pengambilan keputusan yang berdampak besar pada operasional perusahaan. Manajer General Affair juga sering terlibat dalam perumusan kebijakan dan prosedur yang lebih luas.
4. Kepala Departemen Operasional atau Direktur Operasional
Bagi mereka yang memiliki pengalaman dan keterampilan kepemimpinan yang kuat, jenjang karir General Affair bisa mencapai posisi Kepala Departemen Operasional atau bahkan Direktur Operasional. Di posisi ini, tanggung jawab mencakup perencanaan dan implementasi strategi operasional secara keseluruhan, serta pengawasan berbagai fungsi penting perusahaan.
Baca juga: 17 Software HR Indonesia Terbaik untuk Bisnis 2024
Fungsi Aplikasi GA
Untuk memberikan kemudahan dalam memantau dan mengelola administrasi karyawan pada kantor Anda, aplikasi GA adalah suatu hal yang penting. HashMicro memahami kekompleksan Anda terhadap masalah yang sering terjadi.
Aplikasi GA berfungsi untuk mengelola berbagai kebutuhan administrasi dan operasional di perusahaan. Dengan aplikasi ini, segala urusan seperti pengelolaan aset, pemeliharaan fasilitas, pengaturan acara perusahaan, dan administrasi umum dapat diatur dengan lebih efisien
Tidak hanya itu, software HRIS Essentials atau aplikasi GA dari Hashmicro memiliki berbagai macam fungsi yang bisa menjadi solusi untuk Anda. Berikut penjelasan fungsi utama dari Software HRIS Essentials untuk Anda :
Digitalisasi sistem absensi
Update data absensi karyawan berjalan secara otomatis untuk memudahkan proses monitoring daftar hadir. Fitur HRIS absensi ini dapat mempermudah perusahaan Anda untuk beralih dari absensi manual ke absensi yang sudah terdigitalisasi. Software ini dapat mengelola absensi menjadi lebih mudah karena absensi dapat terlacak dengan bantuan dari software ini.
Selain absensi, software ini dapat Anda gunakan untuk mengelola cuti karyawan. Pencatatan dan pendistribusian cuti karyawan akan lebih mudah dengan software ini, sehingga tidak ada karyawan yang akan cuti berlebihan.
Permudah pencatatan permintaan izin cuti
Dalam mengajukan izin cuti atau izin tidak masuk, karyawan akan terbantu dengan adanya Software HRIS Essentials yang dapat dilakukan secara online dan dari mana saja. Selain itu, pihak atasan maupun manajer juga dapat langsung memberikan izin dengan mudah melalui software HRIS Essentials.
Software ini pun sudah terintegrasi dengan penghitungan gaji dan sisa cuti dari karyawan. Penggunaan software ini juga akan mempermudah untuk mendapatkan data mengenai cuti karyawan secara otomatis. Karyawan hanya perlu memasukan datanya melalui satu form dan software HRIS Essentials akan menginput secara otomatis.
Data terpusat dalam satu software GA
Informasi terkait sumber daya manusia dapat Anda tinjau dengan mudah dengan satu sistem yang terpusat. Mulai dari nomor rekening karyawan hingga remunerasi dalam satu sistem sederhana.
Dengan bantuan dari Software ini pun Anda dapat mengambil keputusan dengan lebih baik bagi perusahaan. Data yang sudah terintegrasi menjadi satu sistem akan membantu Anda untuk meninjau dan mengambil sebuah keputusan dengan lebih baik.
Pendistribusian gaji lebih mudah
Software HRIS Essentials membuat proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Meminimalisir human error yang menyebabkan kesalahan dalam penghitungan gaji, sebab software HRIS Essentials telah terintegrasi dengan modul akutansi yang dapat menghitung sesuai dengan kehadiran dan jam kerja karyawan.
Pembuatan bukti gaji dapat selesai dalam hitungan menit dan akan tersimpan kedalam sistem yang memudahkan manajemen dan karyawan untuk melacaknya. Pada laporan penggajian setiap bulan, juga terdapat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (uang lembur, tunjangan, dan lain-lain).
Kesimpulan
Aplikasi GA atau Software HRIS Essentials adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai macam proses dalam departemen general affair, dari penggajian, pembayaran pajak, absensi karyawan, hingga penilaian kinerja.
Mulailah mengimplementasikan software HRIS Essentials dari HashMicro untuk mempermudah tugas-tugas divisi General Affair Anda. Dengan fitur otomatisasi yang canggih, Anda dapat mengelola data karyawan, kontrak kerja, dan keuangan tanpa harus melalui proses manual yang memakan waktu.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai biaya yang diperlukan untuk mendapatkan Aplikasi General Affair bagi bisnis Anda, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga Software HRIS Essentials dari HashMicro dan dapatkan demo gratis sekarang.
