Procurement atau pengadaan adalah serangkaian tindakan yang dilakukan untuk tujuan pembelian bahan, mesin, perangkat demi kelancaran proses kerja. Untuk mengoptimalkan proses ini, perusahaan harus memiliki sistem yang tepat untuk mengelola kegiatan operasional yang ada.
Ketika perusahaan salah memilih aplikasi procurement, hal ini dapat mengakibatkan berbagai masalah operasional seperti ketidakefisienan dalam manajemen rantai pasok, keterlambatan pengadaan, dan kesulitan dalam pelacakan pembelian.
Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk memilih sistem yang tepat yang bisa menyederhanakan tugas dan siklus pengadaan hingga pembayaran dapat menghemat banyak uang dan waktu bisnis. Ingin mengetahui tips untuk memilih sistem procurement yang tepat? simak terus artikel berikut.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat Utama Aplikasi Procurement bagi Perusahaan
Aplikasi pengadaan membantu mengotomatiskan seluruh siklus pengadaan di perusahaan yang sulit dilakukan oleh solusi pengadaan yang kurang mumpuni seperti sistem berbasis kertas atau spreadsheet excel.
Salah satu fungsi utama dari aplikasi ini yaitu mengontrol anggaran yang ada. Dengan fitur budget control, perusahaan dapat mengelola dan memantau pengeluaran secara real-time, memastikan bahwa setiap pembelian sejalan dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Fitur ini memungkinkan pihak manajemen untuk menetapkan batasan pengeluaran, memberikan persetujuan terkait, dan dengan cepat mengidentifikasi potensi penyimpangan dari anggaran.
Dengan demikian, aplikasi purchasing atau procurement tidak hanya meningkatkan transparansi dalam proses pembelian, tetapi juga memastikan perusahaan dapat menjaga kontrol atas pengeluarannya, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mencapai efisiensi finansial secara keseluruhan.
Anda juga dapat melihat artikel mengenai contoh PO barang untuk mendapatkan pemahaman lebih mendalam tentang penggunaan dokumen pembelian ini dan bagaimana penerapannya dapat memperbaiki efektivitas serta akurasi dalam proses pengadaan.
Hal-hal yang perlu Anda perhatikan dalam memilih aplikasi procurement adalah:
1. Memiliki fitur lengkap
Aplikasi procurement yang efektif bisa membantu perusahaan dalam mengendalikan anggaran yang ada.
Dengan adanya fitur purchase order goods, rental, hingga service, perusahaan dapat mengelola dan memantau pengeluaran secara real-time, memastikan bahwa setiap pembelian sejalan dengan anggaran yang telah ditetapkan.
2. Integrasi sistem
Aplikasi dengan integrasi sistem yang baik akan memberikan manfaat krusial bagi perusahaan dengan memungkinkan aliran informasi dan terhubung pada seluruh rantai pasok.
Integrasi yang efektif antara aplikasi procurement dan sistem lainnya, seperti ERP dan sistem keuangan, memastikan data terkini dapat diakses oleh berbagai departemen.
Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional dengan meminimalkan kerja ganda, tetapi juga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses pengadaan.
3. Aftersales services
Dengan integrasi antara proses pengadaan dan layanan pelanggan, perusahaan dapat dengan cepat menanggapi permintaan layanan, memonitor inventaris, dan mengoptimalkan siklus hidup produk.
Aftersales services yang efektif juga bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan menyediakan dukungan teknis, pemeliharaan, dan pembaruan produk.
4. User experience
Pengalaman pengguna menjadi suatu hal penting dalam kelangsungan bisnis Anda. Dengan tingkat kepuasan pengguna yang tinggi, pengguna pun dapat memberi review yang positif pada bisnis Anda.
Untuk itu, harus dipastikan sistem memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, para pengguna dapat dengan cepat melakukan proses pengadaan, mengurangi waktu yang diperlukan untuk pembelian, dan meminimalkan risiko kesalahan.
5. Tersertifikasi ISO
Aplikasi seharusnya dapat memastikan integritas dan keberlanjutan rantai pasok dengan memenuhi persyaratan standar internasional.
Selain itu, kemampuan untuk menyediakan laporan dan audit secara transparan, serta memfasilitasi pelacakan dan dokumentasi secara akurat, menjadi aspek penting.
Pemilihan aplikasi procurement yang berfokus pada standar ISO dapat membantu memastikan bahwa operasional perusahaan sesuai dengan praktik terbaik dan menciptakan dasar yang kokoh untuk manajemen mutu.
Dari sini, Anda bisa lihat bahwa sistem procurement tentu harus memiliki setidaknya integrasi yang baik, fitur lengkap, dan tersertifikasi ISO.
Seluruh kriteria tersebut tentu ada dalam salah satu sistem tepat yaitu aplikasi procurement milik HashMicro. Apabila Anda tertarik menggunakan sistem ini tetapi masih mempertimbangkan dengan kebutuhan bisnis yang ada, lihat disini skema harganya terlebih dahulu
Langkah-langkah dalam Memilih Aplikasi Procurement
Setelah mengetahui hal apa saja yang harus diperhatikan perusahaan dalam memilih sistem, maka sekarang tentu Anda sudah tau cara pemilihan yang tepat.
Meski begitu, Anda juga harus memastikan dalam pemilihan sistem ini Anda tidak kelewatan langkah penting yang harus dilakukan.
Terdapat beberapa langkah-langkah ketika melakukan pemilihan sistem procurement seperti:
- Menentukan jenis solusi procurement yang perusahaan Anda butuhkan, yang mana akan Anda sesuaikan terlebih dahulu dengan rencana bisnis perusahaan.
- Mencari pilihan sistem sesuai dengan keadaan bisnis, baik dari segi biaya hingga sistem seluruh pemilihan sistem harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang ada.
- Perencanaan proses instalasi, setelah menentukan sistem yang tepat kemudian perusahaan tidak boleh melupakan perencanaan seluruh proses implementasi sistem.
- Menentukan pilihan aplikasi tetap, tahap akhir seluruh tim dan pihak manajemen akan menentukan sistem yang tepat untuk mereka gunakan
Baca juga: Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Kesimpulan
Setiap perusahaan harus memilih solusi otomatis terbaik yang dapat membantu penyederhanaan proses procurement yang berjalan. Menemukan solusi sistem procurement untuk meningkatkan efisiensi perusahaan Anda harus menjadi prioritas.
Salah satunya adalah HashMicro, yang merupakan vendor terbaik sistem ERP yang dapat membantu menyederhanakan proses bisnis Anda, termasuk pengadaan barang. Segera konsultasikan permasalahan bisnis Anda dan dapatkan demo gratis sistem procurement kami sekarang juga!
