17 Software Aplikasi Purchasing Terbaik untuk Procurement

Dalam artikel ini, akan dibahas tentang 17 aplikasi purchasing terbaik di Indonesia tahun 2024 yang dapat Anda pertimbangkan. Panduan ini akan membantu Anda dalam memilih aplikasi purchasing yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Proses pembelian barang dan jasa sering kali menjadi tantangan besar. Kesalahan dalam purchase order, ketidaksesuaian antara pesanan dan penerimaan barang, serta perselisihan antara vendor dan pembeli dapat menghambat efisiensi operasional.

Untuk mengatasi tantangan ini, penggunaan aplikasi purchasing software menjadi sangat penting. Aplikasi purchase order ini tidak hanya menyederhanakan proses pengadaan, tetapi juga memastikan semua transaksi terdokumentasi dengan baik.

Daftar Isi:

Pilih daftar isi

Key Takeaways

Aplikasi purchasing adalah solusi untuk mengotomatisasi proses pembelian barang dan jasa dalam perusahaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran.
Memilih aplikasi purchasing yang tepat sangat penting untuk mendukung efisiensi proses pembelian dalam perusahaan.
Aplikasi Purchasing dari HashMicro adalah solusi terbaik untuk mengotomatisasi proses pembelian/pengadaan dalam perusahaan. Klik untuk Demo Gratis!

Apa Itu Aplikasi Purchasing dan Peran Pentingnya dalam Bisnis?

Aplikasi atau software purchasing adalah perangkat lunak untuk mempermudah proses pengadaan dan pembelian barang dan layanan oleh perusahaan. Aplikasi ini mengotomatisasi berbagai tahap pengadaan, mulai dari pembuatan purchase order hingga pembayaran.

Implementasi aplikasi purchasing dapat membawa banyak manfaat bagi bisnis. Beberapa keuntungan utama dari software purchase order termasuk:

Efisiensi yang lebih tinggi: Mengotomatisasi proses pengadaan mengurangi kesalahan manual, menyelamatkan waktu, dan minimalkan kertas kerja.
Penghematan biaya: Aplikasi purchasing membantu menawar harga yang lebih baik dengan pemasok, mengurangi pengeluaran liar, dan mengoptimalkan tingkat inventori.
Peningkatan visibilitas: Software purchase order menyediakan informasi tentang aktivitas pengadaan, memungkinkan bisnis membuat keputusan yang lebih baik.
Manajemen pemasok yang lebih baik: Aplikasi purchasing memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang baik dengan pemasok, memastikan pengiriman tepat waktu dan produk berkualitas tinggi.
Meminimalisir risiko: Software purchase order memastikan kepatuhan dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan regulasi, mengurangi risiko penipuan dan non-kepatuhan.
Peningkatan akurasi data: OCR (Optical Character Recognition) otomatis mengekstraksi data dari dokumen, mengurangi kesalahan input dan meningkatkan keakuratan pengadaan.

17 Rekomendasi Aplikasi Purchasing Terbaik 2024

Sebelum menentukan software purchase order yang ingin Anda gunakan, simak 17 rekomendasi aplikasi purchasing terbaik di Indonesia tahun 2024 berikut ini sebagai panduan Anda.

1. Aplikasi Purchasing HashMicro

Aplikasi Purchasing HashMicro adalah solusi untuk mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan. Aplikasi ini membantu pembuatan purchase order dan pelacakan produk dengan melalui notifikasi saat pesanan dikirim.

Bagi Anda yang mencari solusi untuk proses procurement bisnis, HashMicro menawarkan demo gratis ke berbagai modulnya, termasuk purchasing. Anda dapat memastikan dan memutuskan fitur dan modul yang ingin Anda implementasikan dalam perusahaan Anda.

Berikut ini adalah beberapa fitur yang terdapat dalam software purchasing dari HashMicro:

PO, RFQ & PR Management: Anda dapat membuat purchase request dan mengubahnya menjadi purchase order secara instan, serta Anda dapat membuat dan mengirim permintaan penawaran ke supplier yang berbeda. Anda pun dapat memilih template purchase order yang berbagai macam sesuai kebutuhan.
PR Approval Management: Anda dapat menyetujui atau menolak purchase request dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan satu platform.
Online Portal for Suppliers: Fitur ini memungkinkan vendor untuk berbagi katalog melalui vendor portal dan melakukan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah.
Vendor/Supplier Rating: Anda dapat menilai vendor atau supplier Anda berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan lainnya.
Blanket Purchase Order: Setelah Anda sepakat dengan supplier, maka Anda dapat langsung memesan barang dan mengirim pesanan berulang secara otomatis.
Landed Cost Calculation: Sistem pembelian yang terintegrasi dengan sistem akuntansi akan menyediakan informasi terkait biaya total dari pembelian produk Anda, termasuk pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang, dan lainnya.
In-depth Purchase Analysis: Anda dapat melihat produk apa yang sering dibeli oleh perusahaan Anda, daftar vendor yang sering bertransaksi dengan perusahaan Anda, juga memberikan informasi tentang harga rata-rata per produk.

Kelebihan:

Tampilan web dan dashboard user-friendly
Dapat dikustomisasi detail sesuai kebutuhan bisnis
Integrasi mudah dengan sistem dan modul lainnya
Unlimited users tanpa biaya tambahan
Layanan purna jual dan pemeliharaan oleh tim profesional

Kekurangan:

Dengan fitur beragam dan fungsi kompleks, software ini mungkin kurang sesuai untuk bisnis dengan kebutuhan sederhana

Selain akses demo gratis, Anda juga bisa melihat berapa besaran biaya implementasi yang dibutuhkan untuk aplikasi purchasing dengan mengunduh skema harga software HashMicro di bawah ini.

2. Odoo

Odoo Purchase adalah modul dari suite Odoo ERP yang dirancang untuk mengelola proses pengadaan dan pembelian bisnis secara efisien. Modul ini membantu perusahaan mengotomatisasi siklus pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran.

Dengan antarmuka yang intuitif dan fitur yang terintegrasi, aplikasi purchasing dari Odoo memungkinkan bisnis untuk mengurangi biaya, meningkatkan kontrol, dan mempercepat proses pengadaan.

Fitur-fitur utama:

Permintaan pembelian otomatis: Otomatisasi permintaan pembelian berdasarkan tingkat stok minimum.
Supplier management: Manajemen data pemasok, perjanjian pembelian, dan kinerja pemasok.
Order pembelian: Pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan pesanan pembelian secara otomatis.
Integrasi dengan inventaris: Sinkronisasi langsung dengan modul inventaris untuk mengelola stok dan pengiriman.
Analisis dan pelaporan: Laporan pembelian, analisis pengeluaran, dan pemantauan KPI.
Kustomisasi workflows: Penyesuaian alur kerja untuk sesuai dengan proses bisnis unik perusahaan.
Approval workflow: Alur persetujuan multi-level untuk memastikan kontrol yang ketat dalam proses pengadaan.

Kelebihan:

Integrasi mulus: Terintegrasi dengan modul lain seperti Inventaris, Akuntansi, dan Penjualan untuk efisiensi maksimal.
Otomatisasi: Mengurangi pekerjaan manual dengan fitur otomatisasi yang meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.
Skalabilitas: Cocok untuk berbagai ukuran bisnis, dari kecil hingga besar, dengan kemampuan untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis.
Antarmuka pengguna: Antarmuka yang user-friendly dan mudah dinavigasi membuatnya mudah diadopsi oleh pengguna.

Kekurangan:

Kompleksitas implementasi: Proses implementasi dan kustomisasi software pembelian memakan waktu dan mungkin memerlukan dukungan ahli.
Biaya kustomisasi: Meskipun modul dasarnya terjangkau, kustomisasi dan integrasi pihak ketiga dapat meningkatkan anggaran biaya.
Kinerja sistem: Beberapa pengguna melaporkan masalah kinerja dan kecepatan saat mengelola volume data besar.

3. Procurify

Procurify adalah aplikasi purchasing software yang digunakan untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa di perusahaan. Software pembelian ini membantu mengoptimalkan proses pembelian dengan menyediakan fitur-fitur seperti pengajuan permintaan pembelian dimana pengguna dapat mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa dengan mudah.

Software purchasing ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem keuangan atau sistem manajemen inventory untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian. Dengan hal ini, perusahaan dapat menentukan keputusan pembelian berdasarkan informasi anggaran yang tersedia.

Fitur-fitur utama:

Approval process: Menyesuaikan alur persetujuan, mengatur siapa yang memberikan persetujuan, dan mengatur persetujuan berdasarkan lokasi, departemen, pengguna, dan ambang batas dolar.
Purchasing workflows: Menyederhanakan pembelian item, persetujuan, penerimaan, dan permintaan serta mencocokkan faktur dengan PO untuk pembayaran.
Budget tracking: Melacak anggaran secara real-time, memantau pengeluaran, dan menyiapkan anggaran berdasarkan proyek, departemen, dan lain-lain.
Expense management: Mengawasi pengeluaran pribadi atau pengeluaran pada kartu kredit, menyertakan tanda terima kertas, dan mengunggah pernyataan di aplikasi seluler.
Vendor management: Mengelola vendor dan melacak kinerja mereka terhadap parameter yang ditetapkan, membuat pesanan pembelian, memeriksa barang yang diterima sebelum melakukan pembayaran, dan membuat katalog untuk memesan barang dari tempat yang tepat

Kelebihan:

Mudah digunakan: Interface yang ramah pengguna dengan kurva pembelajaran rendah, sehingga mudah digunakan bahkan bagi mereka yang tidak terbiasa dengan perangkat lunak procurement.
Proses pembelian yang lancar: Memudahkan pemesanan suplai dengan fitur autofill dan template pesanan yang siap pakai.
Integrasi yang baik: Dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi seperti NetSuite dan QuickBooks serta alat komunikasi seperti Slack.
Aplikasi seluler: Mendukung permintaan, persetujuan, dan penerimaan barang serta menangkap dan menyimpan slip pengepakan dan tanda terima pada perangkat seluler

Kekurangan:

Interface yang lambat: Banyak pengguna melaporkan bahwa sistem terkadang lambat dan memiliki bug.
Integrasi terbatas: Pilihan opsi integrasi dengan perangkat lunak lainnya masih terbatas.
Manajemen inventaris yang kurang optimal: Sistem ini kurang efektif dalam melacak inventaris, yang bisa menjadi kendala untuk beberapa perusahaan.
Penerimaan barang: Setiap kali item baru diterima, daftar utama melakukan proses refresh dan item tersebut hilang dari tampilan.

4. Microsoft Dynamics 365 Purchasing

Software Pembelian Microsoft Dynamics 365 Procurement adalah solusi manajemen pembelian berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola proses pembelian secara efisien dan efektif.

Software pembelian ini dirancang untuk menyederhanakan operasi procurement, dari permintaan hingga pembayaran, dengan mengintegrasikan berbagai fungsi seperti manajemen vendor, pengadaan barang dan jasa, serta analisis pengeluaran.

Fitur-fitur utama:

Manajemen vendor: Sistem pengelolaan hubungan dengan vendor yang komprehensif, termasuk penilaian kinerja dan kontrak.
Automasi pembelian: Automasi proses pembelian dari permintaan, persetujuan, hingga penerimaan barang.
Analisis pengeluaran: Alat analisis yang kuat untuk memantau dan mengelola pengeluaran perusahaan.
Alur kerja kustom: Kemampuan untuk membuat alur kerja yang disesuaikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Portal vendor: Portal khusus untuk vendor guna memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi.
Compliance management: Fitur untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan pengadaan.

Kelebihan:

Integrasi mendalam: Integrasi yang lancar dengan produk Microsoft lainnya seperti Office 365 dan Azure, meningkatkan produktivitas dan kolaborasi.
Automasi proses: Automasi yang menyeluruh pada proses procurement mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.
Analisis data real-time: Kemampuan analisis data secara real-time membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
User-friendly: Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, mengurangi waktu pelatihan dan meningkatkan adopsi pengguna.

Kelemahan:

Biaya implementasi: Implementasi dan lisensi dapat menjadi mahal, terutama bagi bisnis kecil dan menengah.
Kustomisasi terbatas: Meski banyak fitur, beberapa pengguna merasa opsi kustomisasi tidak cukup fleksibel untuk kebutuhan spesifik.

5. Kissflow

Aplikasi Purchase Order dari Kissflow adalah solusi berbasis web yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses pengadaan (procure-to-pay) bagi perusahaan dari berbagai ukuran.

Aplikasi purchasing ini ideal untuk perusahaan yang beralih dari alat manajemen pengadaan manual, mengimplementasikan solusi untuk pertama kalinya, atau menggantikan solusi titik yang terpisah.

Fitur-fitur utama:

Otomatisasi pembelian: Mengotomatisasi proses pembelian dari permintaan hingga pengadaan barang.
Manajemen vendor: Mengelola hubungan dan kinerja vendor dengan efisien.
Persetujuan berjenjang: Memungkinkan persetujuan pembelian berdasarkan tingkatan dan kondisi tertentu.
Pelacakan dan laporan: Menyediakan pelacakan real-time dan laporan mendalam untuk analisis.
Integrasi dengan Zapier: Dapat diintegrasikan dengan Zapier untuk meningkatkan fleksibilitas dan fungsionalitas

Kelebihan:

Fleksibilitas tinggi: Aplikasi purchase order ini menawarkan fleksibilitas tinggi dalam pengaturan alur kerja dan persetujuan, memungkinkan penyesuaian sesuai kebutuhan bisnis.
Mudah digunakan: Antarmuka yang intuitif membuatnya mudah dipelajari dan digunakan oleh tim.
Otomatisasi yang efisien: Mengurangi waktu dan usaha manual dalam proses pengadaan, meningkatkan efisiensi operasional.
Pelacakan yang akurat: Memungkinkan pelacakan dan pelaporan yang akurat dan real-time, membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.
Dukungan pelanggan yang baik: Mendapat ulasan positif untuk dukungan pelanggan yang responsif dan membantu

Kekurangan:

Kustomisasi terbatas: Beberapa fitur kustomisasi terbatas dan tidak sefleksibel yang diinginkan, seperti keterbatasan pada email otomatis untuk pengguna non-terdaftar.
Learning curve: Kurva pembelajaran yang curam untuk memahami dan mengimplementasikan seluruh fitur dengan baik.
Bug pada fitur baru: Pembaruan fitur baru terkadang membawa bug yang dapat mengganggu aplikasi yang sudah berjalan.
Ketergantungan pada integrasi: Beberapa fitur penting memerlukan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga seperti Zapier untuk berfungsi dengan optimal.

6. Oracle iProcurement

Oracle iProcurement adalah aplikasi purchasing berbasis web yang dikembangkan oleh Oracle Corporation. Aplikasi ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi.

Menggunakan software purchasing Oracle iProcurement akan memberikan manfaat seperti mempermudah pengajuan permintaan pembelian, meningkatkan efisiensi dalam proses approval dan sourcing, memantau status pembelian dari awal hingga selesai, integrasi dengan sistem lain seperti sistem keuangan atau sistem inventori.

Fitur-fitur utama:

Manajemen rekuisisi web-based: Memungkinkan karyawan untuk membuat, mengelola, dan melacak pesanan mereka sendiri sambil tetap mempertahankan kontrol pusat oleh departemen purchasing.
Integrasi dengan supplier: Meningkatkan kolaborasi dengan pemasok melalui integrasi yang mulus dan standar terbuka.
Analisis pengeluaran: Menyediakan analisis data untuk memantau proses pengadaan dan membuat keputusan yang lebih baik.
Otomatisasi proses: Mengotomatisasi proses pengadaan dari pembuatan requisition hingga pembayaran.
Manajemen kontrak supplier: Memastikan kepatuhan dan manajemen siklus hidup kontrak pemasok

Kelebihan:

Efisiensi dan skalabilitas: Sangat skalabel dan efisien, cocok untuk perusahaan besar yang memerlukan banyak kustomisasi.
Pengelolaan supplier yang lebih baik: Meningkatkan pengelolaan pemasok dengan monitoring kepatuhan dan stabilitas finansial mereka.
Kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi antar tim melalui fitur kolaborasi sosial yang terintegrasi.
Penghematan biaya: Membantu mengurangi pembelian off-contract dan meningkatkan efisiensi pengeluaran dengan aplikasi self-service yang mirip konsumen

Kekurangan:

Harga mahal: Biaya yang relatif tinggi, terutama pada fase implementasi awal.
Kustomisasi yang kompleks: Meskipun sistem bisa dikustomisasi, prosesnya bisa rumit dan membutuhkan sumber daya khusus untuk implementasi

Pelajari lebih lanjut kelebihan dan kekurangan aplikasi purchase order Oracle dengan mengunjungi laman review kami.

7. Aplikasi Purchase Order RedERP

Aplikasi Purchase order RedERP mampu menyederhanakan sistem pengadaan perusahaan menjadi lebih singkat, termasuk penerimaan faktur, tanda terima, penawaran, pembayaran dan pengembalian.

Selain itu, software purchasing ini uga memiliki pelaporan terintegrasi yang dapat membantu Anda untuk membandingkan setiap pemasok dan menegosiasikan kesepakatan dengan mudah.

Fitur-fitur utama:

Otomatisasi tanda terima: Menerima barang dari vendor secara otomatis dalam satu sistem.
Manajemen Request for Quotation (RFQ): Mengajukan penawaran harga kepada vendor untuk kebutuhan produksi.
Otomatisasi purchase: Membuat dan mengajukan permintaan pembelian sebelum stok barang habis.
Manajemen faktur: Menyimpan semua bukti pembelian dan transaksi untuk keperluan pembukuan.
Laporan dan analisa: Menyusun laporan procurement dan purchasing untuk analisis bisnis yang lebih optimal.

Kelebihan:

Efisiensi biaya dan waktu: Mengurangi biaya operasional dan mempercepat proses pengadaan barang.
Pelacakan produk yang mudah: Memudahkan pelacakan dan pengolahan data informasi produk.
Data persediaan lebih akurat: Memastikan data persediaan barang selalu up-to-date dan akurat.
Minim kesalahan: Mengurangi risiko kesalahan manual dalam pengelolaan stok barang.
Akses kapan saja: Memungkinkan akses informasi barang secara cepat dan mudah dari mana saja

Kekurangan:

Kustomisasi terbatas: Kurang fleksibel untuk kebutuhan spesifik bisnis tertentu.
Biaya implementasi: Termasuk mahal untuk usaha kecil-menengah terutama dalam tahap implementasi awal.
Keterbatasan integrasi: Integrasi dengan sistem lain mungkin memerlukan penyesuaian tambahan.
Ketergantungan pada internet: Efisiensi operasional bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat

8. Xero

software purchasing xero — Sumber: Xero.com

Perusahaan aplikasi Xero yang sudah berdiri sejak tahun 2006 ini menyediakan berbagai macam solusi untuk operasional bisnis perusahaan Anda. Salah satunya adalah purchase order software. Software purchasing ini akan mempermudah perusahaan dalam membuat dan mengirim pesanan pembelian secara online.

Fitur-fitur utama:

Pembuatan dan pelacakan purchase order: Membuat, mengirim, dan melacak purchase order secara online.
Integrasi multi-aplikasi: Mengintegrasikan lebih dari 1,000 aplikasi pihak ketiga.
Otomatisasi pencatatan: Otomatisasi dalam pembuatan faktur, rekonsiliasi bank, dan pelacakan biaya.
Pengguna tanpa batas: Mendukung pengguna tanpa batas bahkan pada paket termurah.
Laporan dan analisis: Menyediakan laporan keuangan yang komprehensif dan analisis data bisnis

Kelebihan:

Antarmuka pengguna yang mudah: Aplikasi purchase order Xero memiliki antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan.
Fitur integrasi yang luas: Lebih dari 1,000 integrasi aplikasi pihak ketiga yang memudahkan sinkronisasi data.
Pengguna tak terbatas: Semua paket mendukung pengguna tanpa batas, berbeda dengan kompetitor yang membatasi jumlah pengguna.
Keamanan yang kuat: Menggunakan enkripsi data, otentikasi dua langkah, dan pemantauan 24/7 untuk menjaga keamanan data.

Kekurangan:

Dukungan telepon terbatas: Tidak ada dukungan telepon langsung, hanya melalui email dan pusat bantuan online.
Batasan pada paket dasar: Paket dasar membatasi jumlah faktur dan tagihan yang dapat dikirim setiap bulan.
Kurva pembelajaran yang curam: Membutuhkan waktu untuk mempelajari semua fitur dan modul yang ada.
Keterbatasan kustomisasi: Opsi kustomisasi yang kurang fleksibel dibanding beberapa kompetitor.
Satu organisasi per akun: Hanya mendukung satu organisasi per langganan, sehingga kurang ideal bagi pengguna dengan beberapa bisnis.

9. Krishand Purchasing

aplikasi purchasing krishand — Sumber: Krishand.com

Krishand merupakan salah satu software purchasing yang telah banyak perusahaan gunakan karena sangat efektif membantu operasional perusahaan di dalam siklus pembelian barang.

Krishand Account Payable dapat membantu perusahaan untuk membuat transaksi seperti purchase order, bukti penerimaan barang, nota debet, nota kredit, pembayaran hutang dagang, pengecekan history harga pembelian barang, sisa pesanan pembelian yang masih belum perusahaan terima hingga kartu hutang dagang.

Fitur-fitur utama:

Pesanan pembelian (purchase order): Membuat dan mengelola pesanan pembelian yang ditujukan kepada vendor/supplier.
Bukti penerimaan barang: Mengelola dan mencatat penerimaan barang dari vendor.
Nota debet dan kredit: Mengatur transaksi debet dan kredit dengan supplier.
Pembayaran hutang dagang: Mengelola pembayaran hutang kepada vendor.
Pengecekan history harga: Memantau sejarah harga pembelian barang.
Kartu hutang dagang: Mengelola dan mencatat hutang dagang perusahaan

Kelebihan:

Mudah digunakan: Interface yang user-friendly memudahkan pengguna dalam mengelola proses purchasing.
Integrasi yang kuat: Dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain seperti akuntansi dan payroll.
Efisiensi proses: Mempercepat dan menyederhanakan proses pembelian dengan fitur otomatisasi.
Pelaporan komprehensif: Menyediakan laporan yang lengkap dan detail untuk analisis bisnis yang lebih baik.
Dukungan pengguna yang baik: Menyediakan support yang responsif dan membantu pengguna dalam operasional software.

Kekurangan:

Kustomisasi terbatas: Fitur-fitur kustomisasi mungkin kurang fleksibel untuk kebutuhan bisnis yang sangat spesifik.
Ketergantungan pada internet: Operasional yang efisien memerlukan koneksi internet yang stabil.
Kompleksitas fitur: Bagi perusahaan kecil, banyaknya fitur mungkin berlebihan dan tidak semuanya dibutuhkan

10. Software Sleekr

Software Purchase Order Sleekr adalah sistem berbasis web yang menawarkan berbagai macam kemudahan dalam mengotomasi proses pembelian barang, sehingga Anda dapat membuat pesanan pembelian dari supplier.

Pada Sleekr, invoice pembelian juga dapat terpisah lengkap dengan faktur pajak dan dapat dikelompokkan berdasarkan status lunas atau hutang (A/P) melalui Sleekr.

Fitur-fitur utama:

Manajemen purchase order: Mengotomatisasi pembuatan dan pengajuan purchase order kepada vendor.
Manajemen faktur: Menyimpan dan mengelola bukti pembelian serta transaksi untuk keperluan pembukuan.
Pelacakan persediaan: Melacak ketersediaan stok secara real-time dan memastikan data persediaan selalu akurat.
Analisis dan pelaporan: Menyediakan laporan terintegrasi untuk analisis bisnis yang lebih baik.
Otomatisasi proses HR: Mengelola payroll, absensi, dan pengelolaan database karyawan dalam satu sistem

Kelebihan:

Efisiensi biaya dan waktu: Mengurangi biaya operasional dan mempercepat proses pengadaan barang.
Keamanan data: Data dienkripsi dengan standar AES-256, memastikan keamanan informasi perusahaan.
Akses mudah dan fleksibel: Dapat diakses melalui desktop, mobile, dan cloud, memungkinkan manajemen dari mana saja.
User-friendly: Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, cocok untuk bisnis kecil dan startup.
Dukungan multi-akses: Mendukung hak akses multi-level untuk berbagai pengguna dalam organisasi

Kekurangan:

Kustomisasi terbatas: Software purchase order ini mungkin kurang fleksibel untuk kebutuhan spesifik bisnis tertentu.
Proses data yang kompleks: Penanganan data pengguna yang besar bisa lebih sederhana.
Perlu pembaruan template: Template yang ada dalam software perlu diperbarui untuk kebutuhan modern.
Harga relatif mahal: Meskipun menawarkan banyak fitur, biaya lisensi bisa menjadi kendala bagi usaha kecil yang sangat sensitif terhadap biaya

11. Aplikasi Purchase Order ProcurePort

ProcurePort adalah aplikasi purchase order yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi. Dengan menggunakan Aplikasi Purchase Order ProcurePort, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian dan membuat keputusan yang lebih baik dengan data yang tersedia.

Fitur-fitur utama:

e-Sourcing dan e-Procurement: Memungkinkan manajemen proses pengadaan dan sourcing secara elektronik.
Manajemen pemasok: Memudahkan pengelolaan dan penilaian pemasok.
Manajemen kontrak: Menyediakan fitur untuk membuat, mengelola, dan menyimpan kontrak.
Analisis pengeluaran: Membantu menganalisis data pengeluaran untuk optimasi biaya.
Pelaporan dan analisis: Menyusun laporan dan analisis untuk pemantauan kinerja procurement

Kelebihan:

Antarmuka ramah pengguna: Mudah digunakan bahkan bagi pengguna dengan keterampilan teknis terbatas.
Kustomisasi tinggi: Dapat disesuaikan untuk kebutuhan spesifik bisnis.
Fleksibilitas dalam tipe lelang: Mendukung berbagai jenis lelang seperti forward, reverse, dan sealed bid auctions.
Dukungan pelanggan yang baik: Tim dukungan responsif dan membantu.
Efisiensi proses pengadaan: Mengurangi waktu transaksi dan meningkatkan efisiensi pengadaan

Kekurangan:

Fitur yang kurang lengkap: Beberapa fitur tambahan spesifik yang diinginkan pengguna tidak tersedia.
Notifikasi yang kurang optimal: Notifikasi untuk bid baru tidak selalu terlihat jelas.
Kompleksitas menu: Beberapa pengguna merasa navigasi menu bisa lebih intuitif.
Ketergantungan pada pembaruan: Beberapa fitur membutuhkan pembaruan agar lebih optimal.

Fakta Unik

12. Coupa Purchasing

Coupa Purchasing Software adalah solusi yang dikembangkan oleh Coupa, perusahaan yang berbasis di Amerika Serikat. Purchasing software ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi.

Fitur-fitur utama:

Automated invoice processing: Mengotomatiskan pemrosesan faktur dari vendor, mengurangi kesalahan manual.
Spend analysis: Menyediakan analisis pengeluaran yang mendalam untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya.
Supplier management: Memungkinkan manajemen yang efektif terhadap hubungan dengan pemasok.
Purchase requisition and order management: Mempermudah pembuatan dan pengelolaan permintaan dan pesanan pembelian.
Real-time spend visibility: Memberikan visibilitas pengeluaran secara real-time untuk pengawasan yang lebih baik

Kelebihan:

Efisiensi operasional: Mempercepat proses pembelian dengan otomatisasi dan integrasi yang kuat.
Visibilitas pengeluaran: Memberikan visibilitas lengkap terhadap pengeluaran, membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
Manajemen supplier: Meningkatkan hubungan dengan pemasok melalui alat manajemen yang terintegrasi.
Analisis mendalam: Fitur analisis pengeluaran yang mendalam membantu mengidentifikasi area untuk penghematan biaya.
Kompatibilitas dan integrasi: Mudah diintegrasikan dengan sistem lain seperti ERP dan CRM, meningkatkan efisiensi operasional

Kekurangan:

Kompleksitas sistem: Sistem yang kompleks memerlukan waktu dan pelatihan untuk memahami sepenuhnya.
Kustomisasi terbatas: Mungkin kurang fleksibel untuk kebutuhan spesifik bisnis tertentu.
Ketergantungan pada internet: Efisiensi bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat.
Pembaharuan dan maintenance: Memerlukan pembaharuan dan pemeliharaan yang rutin untuk menjaga performa optimal

13. ProcurementExpress

ProcurementExpress adalah aplikasi purchase order (PO) berbasis web yang membantu mengefisiensikan seluruh proses pembelian pada perusahaan melalui satu cloud. Software purchase order ProcurementExpress dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi perusahaan.

Perusahaan yang menggunakan aplikasi PO ini dapat merasakan beberapa keuntungan bagi bisnis mereka. Salah satunya adalah manajemen perusahaan mampu untuk menanggapi permintaan pelanggan yang masuk ke dalam software dengan mudah.

Fitur-fitur utama:

Approval workflows: Proses persetujuan otomatis untuk pembelian.
Budget tracking: Melacak anggaran dan pengeluaran secara real-time.
Mobile access: Akses aplikasi melalui perangkat mobile untuk kemudahan penggunaan.
Supplier management: Mengelola dan membandingkan data pemasok.
Purchase order management: Mengatur dan memproses pesanan pembelian dengan mudah

Kelebihan:

Efisiensi pengadaan: Mengurangi waktu dan biaya dalam proses pengadaan.
Transparansi anggaran: Memberikan visibilitas penuh terhadap penggunaan anggaran.
Kemudahan penggunaan: Antarmuka yang intuitif memudahkan pengguna baru.
Mobilitas tinggi: Akses dari perangkat mobile memudahkan manajemen di lapangan.
Integrasi yang mudah: Dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain untuk efisiensi yang lebih baik

Kekurangan:

Fleksibilitas kustomisasi: Terbatas dalam menyesuaikan fitur untuk kebutuhan spesifik.
Kompleksitas fitur: Membutuhkan waktu untuk mempelajari dan mengimplementasikan seluruh fitur.
Ketergantungan pada internet: Membutuhkan koneksi internet yang stabil untuk kinerja optimal

14. SpendHQ

SpendHQ Purchasing System Software adalah solusi berbasis cloud yang menyediakan analisis pengeluaran dan manajemen procurement yang komprehensif.

Software purchase order ini dirancang untuk memberikan visibilitas mendalam terhadap pengeluaran perusahaan, memungkinkan pengguna untuk menganalisis data pengeluaran, mengelola data, dan lebih banyak lagi dari satu platform terpusat.

Fitur-fitur utama:

Spend management: Memberikan visibilitas yang komprehensif terhadap pengeluaran perusahaan.
Contract/license management: Mengelola dan memonitor perjanjian dan lisensi pemasok dalam satu platform terpusat.
Sourcing management: Mendukung manajemen pengadaan dari awal hingga akhir.
Visualisasi data: Menyediakan alat visualisasi data untuk analisis pengeluaran yang lebih baik.
Category management: Menyediakan wawasan tingkat kategori untuk analisis mendalam hingga detail pemasok individual

Kelebihan:

Mudah digunakan: Interface yang user-friendly memudahkan adaptasi dan penggunaan cepat.
Kustomisasi tinggi: Fitur kustomisasi memungkinkan penyesuaian sesuai kebutuhan spesifik pengguna untuk dashboard dan analisis pengeluaran.
Implementasi cepat: Proses implementasi yang dirancang dengan baik dan dukungan yang membantu dari tim SpendHQ.
Visibilitas pengeluaran yang mendalam: Memberikan visibilitas mendalam ke dalam pengeluaran perusahaan dan mendukung keputusan strategis.

Kekurangan:

Antarmuka terlihat penuh: Beberapa pengguna menemukan antarmuka pengguna terlalu padat, membuat navigasi menjadi tantangan.
Masalah akurasi data: Ada laporan mengenai masalah akurasi data, dengan perubahan data yang tidak konsisten dari kuartal ke kuartal tanpa pemberitahuan yang memadai.
Layanan pelanggan kurang baik: Beberapa pengguna melaporakan waktu respons yang lambat dan kurangnya panduan yang berguna selama pemecahan masalah.
Keterbatasan fitur pengelolaan kontrak: Perlu lebih banyak fitur untuk pengelolaan siklus hidup kontrak.
Ketergantungan pada internet: Efisiensi bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat.

15. Total ERP

Salah satu aplikasi purchasing alternatif lainnya adalah Total ERP. Melalui fitur pengadaan barang atau procurement, aplikasi ini memampukan setiap perusahaan yang menggunakannya untuk melakukan pengelolaan pembelian dengan mudah, efektif, dan efisien.

Di sisi lain, Total ERP merupakan software pembelian yang bersifat end-to-end, dimana perusahaan dapat melakukan pengelolaan terhadap berbagai transaksi pembelian. Beberapa contoh transaksi tersebut adalah e-sourcing, e-purchasing, dan e-invoicing.

Fitur-fitur utama:

Otomatisasi tanda terima: Anda dapat melakukan otomatisasi penerimaan barang dari vendor secara sistematis hanya dengan satu aplikasi purchase order.
Manajemen request for quotation (RFQ): Pengajuan quotation kepada pihak vendor untuk keperluan produksi akan lebih mudah melalui fitur ini.
Otomatisasi purchase: Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengajukan purchase request kepada vendor yang berbeda sebelum stok barang di gudang habis.
Manajemen faktur: Anda dapat menyimpan segala bukti pembelian serta transaksi untuk pembukuan keuangan perusahaan.
Laporan dan analisa: Laporan procurement dan purchasing akan tersusun dengan efektif untuk analisis bisnis yang lebih optimal.

Kelebihan:

Efisiensi operasional: Mengurangi waktu dan biaya dalam proses pengadaan dengan otomatisasi.
Peningkatan akurasi: Mengurangi kesalahan manual dalam pengelolaan stok dan pembelian.
Pemantauan real-time: Memungkinkan pemantauan status pengadaan dan persediaan secara real-time.
Analisis mendalam: Software pembelian Memberikan wawasan melalui laporan dan analisis yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Integrasi yang mulus: Mudah diintegrasikan dengan sistem bisnis lainnya, meningkatkan koordinasi antar departemen

Kekurangan:

Durasi implementasi: Masa implementasi dapat berbeda-beda, tergantung seberapa kompleks fitur yang dibutuhkan dan dikustomisasi.

16. Beecloud

Software Purchasing Beecloud dapat membuat pesanan terhadap suatu barang dengan instan. Sehingga, perusahaan dapat menghemat waktu dalam pembuatan pesanan serta proses pengadaan barang.

Fitur-fitur utama:

Otomatisasi tanda terima: Memungkinkan penerimaan barang dari vendor secara otomatis.
Manajemen order pembelian (purchase order): Mencatat dan mengelola dokumen order pembelian secara efisien.
Manajemen faktur: Mengelola dan menyimpan semua faktur pembelian untuk keperluan pembukuan.
Laporan dan analisa: Menyediakan laporan terintegrasi dan analisa data untuk optimasi bisnis.
Sinkronisasi e-commerce: Mengintegrasikan pesanan dari platform e-commerce seperti Tokopedia dan Shopee ke dalam sistem Beecloud

Kelebihan:

Kemudahan akses: Bisa diakses dari berbagai perangkat seperti HP, tablet, dan laptop, memudahkan kontrol bisnis dari mana saja.
Kontrol multi-cabang: Memungkinkan kontrol operasional dan keuangan untuk banyak cabang tanpa perlu mengunjungi secara fisik.
Analisa bisnis mendalam: Memberikan analisa bisnis berdasarkan data untuk identifikasi masalah dan optimasi proses.
Pengiriman invoice Mudah: Fitur untuk mengirimkan invoice via email dengan cepat, menghemat waktu dan biaya.
Keamanan data: Menggunakan enkripsi SSL dan manajemen akses ketat untuk memastikan keamanan data perusahaan.

Kekurangan:

Biaya berlangganan: Biaya langganan bulanan bisa menjadi mahal, terutama jika memerlukan banyak user login.
Ketergantungan pada koneksi internet: Efisiensi penggunaan bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat.
Integrasi terbatas: Mungkin memerlukan penyesuaian tambahan untuk integrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan.
Kustomisasi fitur: Fitur kustomisasi mungkin terbatas dibandingkan dengan beberapa software ERP lainnya.

17. Aplikasi Purchase Order Koneksi

Cloud purchase order system dari Koneksi membantu perusahaan untuk melakukan proses pemesanan serta pembayaran barang menjadi lebih sederhana dan singkat. Beberapa proses yang dimudahkan oleh sistem ini adalah penerimaan faktur, pembayaran, dan pengembalian barang.

Software pembelian ini memiliki pelaporan pemesanan barang yang terintegrasi. Hal ini memampukan perusahaan untuk melakukan perbandingan terhadap harga dan kuantitas barang dari setiap pemasok. Sehingga, perusahaan dapat melakukan proses negosiasi seputar kesepakatan pembelian barang dengan efektif.

Fitur-fitur utama:

Manajemen vendor: Mengelola hubungan dengan pemasok, termasuk pelacakan kinerja dan evaluasi.
Pelacakan pengiriman: Memastikan semua barang yang dipesan diterima tepat waktu dan sesuai spesifikasi.
Otomatisasi pembelian: Membuat dan mengelola purchase order secara otomatis.
Manajemen faktur: Menyimpan dan mengelola semua bukti transaksi pembelian.
Laporan dan analisis: Menyediakan laporan analitis multi-level untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih baik

Kelebihan:

Aksesibilitas mobile: Dapat diakses melalui aplikasi seluler, memberikan fleksibilitas tinggi bagi pengguna.
Sistem berbasis cloud: Menjamin penyimpanan dan manajemen data yang efisien tanpa kendala fisik.
Komunikasi omnichannel: Mendukung komunikasi melalui WhatsApp dan Email, mempermudah interaksi real-time dengan pelanggan.
Laporan analitis multi-level: Memungkinkan analisis data yang mendalam untuk wawasan bisnis yang lebih baik.
Layanan pelanggan responsif: Menyediakan dukungan pelanggan yang cepat dan andal

Kekurangan:

Durasi implementasi: Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi sistem dapat bervariasi, tergantung seberapa banyak dan kompleks fitur yang dibutuhkan.

Cara Memilih Aplikasi Purchasing yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Memilih aplikasi purchasing yang tepat bukanlah hal yang mudah, setiap vendor memiliki fitur dan manfaat masing-masing. Untuk membantu Anda mengatasi tantangan ini, berikut adalah beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan sebelum memilih.

1. Memiliki akses mobile

Semua orang di perusahaan Anda akan menghemat banyak waktu jika aplikasi penjualan barang Anda dilengkapi dengan aplikasi seluler yang memudahkan Anda:

Meminta, menyetujui, dan menerima pembelian dengan cepat
Menggunakan notifikasi push untuk mempercepat proses persetujuan
Mengambil dan menyimpan gambar tanda terima dan slip pengepakan menggunakan perangkat seluler
Melihat anggaran dan menetapkan ambang batas persetujuan agar departemen tetap berada dalam batas pengeluaran mereka

2. Cari software purchase order yang mudah digunakan

Sebelum Anda berinvestasi pada aplikasi purchasing, periksa seberapa mudah aplikasi purchase order tersebut digunakan oleh setiap pengguna di perusahaan Anda.

Daftarkan uji coba gratis dan periksa kecocokan software purchase order tersebut dengan proses pengadaan Anda. Apakah semua langkahnya dapat dimengerti sejak awal? Apakah bahasa software pembelian sederhana dan mudah dimengerti oleh siapa pun? Seberapa ramahkah aplikasi purchasing ini terhadap pengguna?

3. Evaluasi kemampuan integrasi sistem

Software purchasing yang terintegrasi dengan sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi bisnis. Fitur seperti otomatisasi pembelian dan integrasi langsung dengan modul akuntansi dan persediaan dapat meningkatkan akurasi data dan mempercepat proses pembelian.

4. Fitur pengelolaan budget real-time

Pastikan software purchasing Anda menyediakan data real-time tentang penggunaan anggaran, pengeluaran yang disetujui tapi belum dibelanjakan, dan sisa anggaran. Akses ke informasi ini sebelum menyetujui permintaan pembelian memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian yang lebih tepat dan menyelaraskan pengeluaran dengan tujuan perusahaan.

5. Dukungan pelanggan terpercaya

Jika Anda memerlukan bantuan dengan perangkat lunak, dapatkah Anda menghubungi manajer akun atau mengobrol dengan dukungan pelanggan secara online? Perhatikan hal-hal seperti:

Dukungan pelanggan 24/5 atau 24/7
Tim, individu, dan proses orientasi yang berdedikasi untuk membantu Anda memulai dan menjalankan perangkat lunak
Basis pengetahuan online atau pusat bantuan yang aktif dan diperbarui secara berkala

Kesimpulan

Tidak peduli seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, jika Anda sering melakukan pembelian stok barang dalam jumlah yang banyak, maka Anda memerlukan aplikasi purchasing untuk mengolah transaksi pembelian agar aman dan perusahaan tidak mengalami kerugian.

Aplikasi Purchasing HashMicro dapat menjadi solusi yang tepat dari masalah bisnis Anda. Kelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang dan dapatkan penawaran terbaik dari supplier hanya dengan satu sistem.

Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi purchasing, Anda bisa mendapatkan gambaran harganya terlebih dahulu dengan mengunduh perhitungan skema harga dan jadwalkan demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Aplikasi Purchasing

Bagaimana Proses Kerja Purchase Order?

Purchase order menguraikan detail dan inventaris penjualan tertentu. Pesanan tersebut mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli pembeli, harga barang tersebut, dan tanggal jatuh tempo produk.
Apa Itu Aplikasi Purchase Order?

Aplikasi purchase order adalah software untuk memastikan ketersediaan informasi yang lengkap dan terkini tentang pesanan pembelian tertentu. Software ini penting untuk memenuhi tujuan procurement dengan mempertahankan anggaran dengan bijak. Baca selengkapnya di sini!
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Purchase Order Application?

Purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan dari perusahaan kepada vendor. Dokumen ini merupakan alat penting bagi perusahaan karena dokumen ini memformalkan persyaratan dan harga, serta berfungsi sebagai dokumentasi yang mengikat secara hukum atas barang/jasa yang dipesan. Baca selengkapnya di sini!
Ada Tipe Purchase Order Apa Saja Yang Biasanya Digunakan Di Perusahaan?

Terdapat 4 jenis pesanan pembelian yang perusahaan gunakan dalam bisnis, yaitu:
1. Standard purchase order (PO)
2. Planned purchase order (PPO)
3. Blanket purchase order (BPO)
4. Contract purchase order (CPO)

Baca selengkapnya di sini!
Bagaimana Cara Melacak Purchase Order Yang Efektif?

Sistem procurement adalah software purchase order yang tidak hanya menghasilkan pesanan pembelian dan melacaknya, namun juga terintegrasi dengan sistem lain dan menangani seluruh tugas administrasi pengadaan. Bagi sebagian besar bisnis, aplikasi purchase order adalah alat terbaik untuk melacak pesanan pembelian. Baca selengkapnya di sini!

Apakah artikel Ini bermanfaat?

YaTidak