Applicant Tracking System: Definisi, Manfaat, dan Manfaatnya

Pernah merasa kewalahan saat mengelola banyak pelamar kerja? Memang, mengelola rekrutmen dengan jumlah besar bukan hal yang mudah. Apalagi jika tidak diatur dengan sistem yang tepat, ada kemungkinan besar perusahaan melewatkan talenta berbakat yang bisa membawa dampak positif bagi bisnis. Dalam hal ini lah perusahaan perlu menggunakan Applicant Tracking System (ATS). 

Applicant Tracking System (ATS) adalah perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan melacak pelamar kerja secara otomatis dalam satu sistem terpusat. Dengan fitur seperti pemfilteran CV dan otomatisasi komunikasi, sistem ATS membantu meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.

Jika Anda saat ini sudah lelah dengan metode pengelolaan pelamar kerja secara manual dan ingin beralih ke metode yang lebih efisien, maka Anda sedang berada di tempat yang tepat! Karena dalam artikel ini kami akan membahas lengkap sistem ATS yang bisa menjadi panduan bagi Anda. 

Apa itu Applicant Tracking System?

Applicant Tracking System adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen secara lebih efisien. Penggunaan sistem ATS memungkinkan perekrut untuk mengumpulkan, menyaring, dan melacak pelamar kerja dalam satu platform terpusat. 

Salah satu keunggulan utama ATS adalah kemampuannya dalam menyaring CV secara otomatis berdasarkan kata kunci atau persyaratan yang telah ditentukan. Hal ini membantu perekrut mempercepat proses seleksi awal dengan hanya menampilkan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Lebih lanjutnya, Applicant Tracking System termasuk ke dalam salah satu jenis sistem HRM yang biasa digunakan oleh manajemen HR. Lalu, apa saja jenis sistem HRM selain ATS? Baca di sini untuk mengetahui berbagai jenis software HRM!

Bagaimana Applicant Tracking System Bekerja? 

Salah satu pertanyaan besar yang Anda simpan saat ini mungkin mengenai bagaimana sistem ATS itu bekerja. Applicant Tracking System bekerja dengan mengelola seluruh proses rekrutmen secara otomatis, mulai dari penerimaan lamaran hingga perekrutan karyawan. 

Proses dimulai ketika kandidat mengirimkan lamaran melalui portal online atau email. Sistem kemudian menyimpan dan mengorganisir data pelamar dalam database, memungkinkan perekrut untuk mencari dan memfilter kandidat berdasarkan kriteria tertentu seperti pengalaman kerja, keterampilan, atau pendidikan.

Setelah itu, ATS menggunakan algoritma untuk menyeleksi lamaran yang paling relevan dengan posisi yang dibuka. Lamaran yang sesuai akan muncul di dashboard perekrut untuk ditinjau lebih lanjut. Beberapa sistem ATS juga dilengkapi dengan fitur analisis kata kunci yang mencocokkan resume dengan deskripsi pekerjaan, memastikan kandidat yang memenuhi syarat dapat segera diproses.

Selama tahap seleksi, ATS membantu perekrut untuk menjadwalkan wawancara, mengirim email otomatis kepada kandidat, serta memberikan penilaian terhadap setiap pelamar. Jika kandidat lolos tahap seleksi, sistem dapat menyimpan data mereka untuk keperluan onboarding atau rekrutmen di masa mendatang. 

Dengan cara ini, ATS membantu perusahaan menghemat waktu, meningkatkan efisiensi proses rekrutmen, dan memastikan bahwa mereka mendapatkan kandidat terbaik.

Manfaat Penggunaan Applicant Tracking System

Tentu, salah satu alasan mengapa Anda ingin beralih menggunakan sistem ATS adalah ingin merasakan pengelolaan rekrutmen yang lebih efisien. Namun, apakah manfaat applicant tracking system hanya sebatas itu saja? Tentu tidak, berikut di bawah ini adalah berbagai manfaat dari ATS: 

1. Meningkatkan kualitas kandidat yang direkrut

Ya, salah satu manfaat yang didapat dari implementasi sistem ATS adalah meningkatkan potensi Anda untuk mendapat kandidat dengan kualitas yang lebih baik. Hal ini dapat diraih dengan fitur pencocokan kata kunci dan analisis kualifikasi, sehingga ATS membantu perusahaan menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan. 

2. Meningkatkan pengalaman kandidat

Dalam proses rekrutmen, salah satu hal yang paling tidak disukai adalah perusahaan yang tidak memberikan komunikasi yang jelas, seperti jadwal wawancara yang diberikan dadakan. Mengimplementasi sistem ATS dapat membuat Anda terhindar dari hal tersebut. 

Ya, ATS memungkinkan komunikasi otomatis dan personalisasi pesan kepada pelamar, seperti pemberitahuan status aplikasi atau undangan wawancara. Jadi, Anda tidak perlu lagi repot melakukan pendataan dan menghubungi kandidat satu per satu lagi yang tentu akan memakan waktu. 

Lebih lanjutnya, hal ini akan meningkatkan citra perusahaan karena kandidat merasa dihargai dengan komunikasi yang efisien dan jelas.

3. Menyederhanakan kolaborasi tim rekrutmen

Implementasi applicant tracking system juga memungkinkan tim HR dan manajer perekrutan bekerja secara terintegrasi dalam satu platform. Semua data kandidat tersimpan dalam sistem, sehingga memudahkan tim untuk memberikan feedback, membuat catatan, atau berunding mengambil keputusan.

4. Mempermudah kepatuhan terhadap regulasi

Applicant Tracking System juga dapat mempermudah kepatuhan terhadap regulasi dengan menyediakan sistem yang terstruktur untuk menyimpan, mengelola, dan melacak informasi kandidat secara otomatis. Selain itu, sistem ATS juga mempermudah perusahaan untuk memenuhi persyaratan audit dan laporan dengan menyediakan catatan digital yang lengkap, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses perekrutan dan meningkatkan transparansi dalam pengambilan keputusan.

Apa Saja Fitur Utama Applicant Tracking System? 

Sebelum memastikan untuk mengimplementasi ATS, penting bagi Anda untuk memahami lebih dalam mengenai sistem ini. Adapun, hal yang perlu diketahui tidak hanya sebatas pada definitif atau pun manfaat ATS itu sendiri. Namun, Anda juga wajib mengetahui fitur-fitur utamanya. 

Berikut di bawah ini adalah penjelasan fitur utama Applicant Tracking System: 

1. Pengelolaan lowongan kerja 

Sesuai dengan tugas utamanya, tentu applicant tracking system memiliki fitur utama berupa pengelolaan lowongan kerja. Dalam aplikasinya, fitur pengelolaan lowongan kerja dapat membantu perusahaan untuk membuat, memposting, dan mengelola lowongan kerja secara efisien di berbagai platform.

2. Penyaringan kandidat otomatis 

ATS menggunakan algoritma untuk menyaring resume dan aplikasi berdasarkan kata kunci yang relevan dengan kriteria pekerjaan. Hal ini memungkinkan tim HR untuk fokus pada kandidat yang memenuhi persyaratan tertentu, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.

3. Pengelolaan proses rekrutmen 

ATS membantu dalam melacak perjalanan kandidat dari tahap awal hingga akhir. Ini termasuk proses wawancara, tes keterampilan, dan keputusan akhir, sehingga memudahkan tim HR untuk mengikuti perkembangan setiap kandidat dalam satu sistem terintegrasi.

4. Kolaborasi tim rekrutmen 

Fitur kolaborasi memungkinkan anggota tim HR untuk berbagi catatan, memberikan umpan balik, dan melakukan diskusi tentang kandidat tanpa harus beralih antara banyak platform. Ini meningkatkan komunikasi internal dan memastikan keseragaman dalam penilaian kandidat.

5. Integrasi dengan sistem lain 

ATS dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti HRIS (Human Resource Information System) dan perangkat lunak payroll, untuk memberikan alur kerja yang lebih lancar. Ini memungkinkan data kandidat untuk diproses secara otomatis dan mengurangi kesalahan input manual.

6. Laporan dan analisis 

ATS menyediakan laporan dan analisis mendalam tentang proses rekrutmen, seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, sumber kandidat terbaik, dan rasio konversi. Laporan ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses perekrutan mereka dan membuat keputusan berbasis data.

Cara Memilih Applicant Tracking System yang Tepat bagi Bisnis Anda

Memilih sistem ATS yang tepat sangat penting bagi perusahaan untuk menyederhanakan proses rekrutmen dan meningkatkan efisiensi dalam menemukan kandidat terbaik. Namun, memilih sistem ATS yang tepat dan sesuai dengan perusahaan Anda tidak bisa dikatakan mudah. 

Oleh karena itu, berikut kami berikan beberapa beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem ATS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:

• Pahami Kebutuhan Perusahaan: Setiap bisnis memiliki kebutuhan rekrutmen yang berbeda. Pastikan ATS yang dipilih dapat mengakomodasi jumlah perekrutan, jenis posisi yang dibuka, serta integrasi dengan sistem HR yang sudah ada.
• Fitur yang Sesuai dengan Proses Rekrutmen: Anda perlu memastikan untuk memilih applicant tracking system yang memiliki fitur esensial seperti manajemen kandidat, pelacakan lamaran, otomatisasi penyaringan CV, integrasi dengan job portal, serta laporan analitik untuk evaluasi rekrutmen.
• Kemudahan Penggunaan: Pastikan sistem yang Anda pilih memilih kemudahan dalam penggunaan agar dapat mengurangi waktu pelatihan bagi tim HR serta meningkatkan produktivitas dalam pengelolaan rekrutmen.
• Skalabilitas dan Fleksibilitas: Pastikan ATS dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis. Sistem yang fleksibel memungkinkan penyesuaian terhadap perubahan kebijakan rekrutmen dan struktur organisasi.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Agar lebih efisien, sistem rekrutmen harus dapat diintegrasikan dengan sistem HRIS, payroll, kalender wawancara, serta alat komunikasi seperti email atau chat perusahaan.
• Dukungan dan Keamanan Data: Keamanan data kandidat sangat penting. Pilih ATS yang memiliki perlindungan data yang kuat serta menyediakan dukungan teknis yang responsif untuk mengatasi kendala operasional.

HashMicro: Solusi ATS Terbaik untuk Rekrutmen yang Lebih Cepat dan Efisien

Applicant Tracking System dari HashMicro adalah solusi rekrutmen yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses perekrutan secara lebih efisien. Dengan kemampuan integrasi yang luas, sistem ini dapat terhubung dengan berbagai software HR, payroll, dan sistem lain yang digunakan perusahaan.

Selain itu, sistem ATS HashMicro memiliki skalabilitas tinggi, memungkinkan perusahaan dari berbagai skala, baik startup hingga korporasi besar dapat menggunakannya sesuai dengan kebutuhan rekrutmen mereka. Fleksibilitas ini memastikan bahwa bisnis dapat menyesuaikan sistem dengan pertumbuhan dan perubahan strategi perekrutan tanpa harus mengganti platform.

Antarmuka yang intuitif juga menjadi keunggulan utama, membuat pengguna dari berbagai level teknis dapat mengoperasikan sistem dengan mudah. Proses pencarian, penyaringan, dan pengelolaan kandidat menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga HR dapat lebih fokus pada pengambilan keputusan strategis daripada tugas administratif.

Sistem HashMicro yang telah dipercaya oleh lebih dari 2000 klien, seperti Pertamina, Toyota, dan iBox juga menyediakan berbagai fitur komprehensif. Berikut adalah penjelasannya: 

• OCR Screening: Mempercepat proses seleksi, memastikan akurasi, dan konsistensi dalam pengelolaan dokumen.
• Automated Video Interview: Fitur untuk melakukan wawancara video otomatis dengan calon karyawan, dimana kandidat diberikan pertanyaan tertulis dan diminta untuk merekam jawaban video mereka, dengan batasan maksimal 3 percobaan. 
• Interview Scheduling Management: Mengefisiensikan proses penjadwalan wawancara dan memungkinkan kandidat untuk berpartisipasi aktif dalam menentukan waktu yang sesuai bagi mereka.
• Built in Cognitive Tests: Menyediakan berbagai tes kognitif dan alat penilaian lainnya beserta hasil di dalam sistem.

Kesimpulan 

Kesimpulannya, Applicant Tracking System (ATS) membantu perusahaan mengelola rekrutmen dengan lebih efisien, mulai dari penyaringan CV hingga seleksi kandidat terbaik. Tanpa sistem ini, proses rekrutmen bisa menjadi lambat dan kurang efektif, yang berdampak pada produktivitas perusahaan.

Untuk mendapatkan solusi rekrutmen yang lebih cepat dan akurat, perusahaan perlu menggunakan sistem ATS yang andal seperti sistem rekrutmen dari HashMicro. Dengan fitur otomatisasi dan analitik canggih, proses seleksi dapat berjalan lebih optimal dan lebih efisien. 

Tunggu apalagi? Segera bawa metode rekrutmen dalam bisnis Anda menjadi lebih terorganisir dengan dimulai dari menjadwalkan demo gratis HashMicro di sini! 

Pertanyaan Seputar Applicant Tracking System

• Apa itu Applicant Tracking System?

  Applicant Tracking System (ATS) adalah perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen secara efisien. ATS membantu dalam menyaring, menyortir, dan melacak lamaran kerja secara otomatis, sehingga mempermudah HR dalam menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Apa saja contoh ATS System?

  Contoh ATS system dengan kualitas terbaik yang bisa digunakan adalah HashMicro ATS, Fresh ATS, LinovHR, dan GreatDay HR

• Bisakah sistem ATS membaca PDF?

  Ya, sebagian besar sistem ATS (Applicant Tracking System) dapat membaca PDF, terutama jika file tersebut berisi teks yang dapat dipilih (bukan hasil scan atau gambar).