Apa itu Attendance System dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Melakukan pemantauan kehadiran dalam sebuah perusahaan adalah hal penting untuk memastikan karyawan telah siap untuk bekerja. Namun, melakukan pemantauan karyawan tidak dapat dikatakan mudah, terlebih jika dilakukan secara manual. Dalam hal ini lah attendance system berperan. 

Attendance system adalah sebuah sistem yang dapat mengelola, mencatat, dan menyimpan data terkait kehadiran karyawan. Aplikasi ini terintegrasi dengan sistem online yang memungkinkan pengelolaan absensi kehadiran dapat dilakukan dari mana saja. 

Attendance system dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan yang muncul karena pengelolaan absensi manual, seperti kesalahan pencatatan, manipulasi data, tidak transparan, sulit melakukan pelacakan data, dan proses yang memakan waktu lama. 

Namun, bagaimana cara kerja dari sistem attendance, sehingga dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan kehadiran? Terus baca artikel ini untuk dapat memahami cara kerja, fitur, dan manfaat dari penggunaan sistem absensi bagi perusahaan Anda. 

Pentingnya Penggunaan Attendance System bagi Perusahaan 

Attendance system adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan pengelolaan absensi kehadiran karyawan. Aplikasi ini merekam kehadiran karyawan dan diolah menggunakan sistem, sehingga dapat memberikan pembaruan data secara real-time setiap saat.  

Mengelola kehadiran karyawan tentu bukan hal yang mudah. Sekarang, bayangkan jika jumlah karyawan yang harus dikelola mencapai ratusan atau ribuan. Tentu, sangat sulit untuk mengelola kehadiran sebanyak itu. Belum lagi jika terdapat karyawan yang sakit dan mengajukan cuti secara bersamaan. 

Dalam hal inilah sistem absensi berperan. Dengan penerapan absensi karyawan menggunakan sistem, seluruh data terkait kehadiran dapat terkumpul menjadi satu platform utuh yang memudahkan pihak manajemen dalam melakukan pemantauan dan tindakan. 

Fungsional attendance management tidak hanya sebatas kehadiran karyawan saja, tetapi sistem ini juga dapat menjadi dasar bagi manajemen untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan dan pemantauan kinerja harian karyawan secara real-time. 

Lebih lanjutnya, berikut adalah manfaat yang diberikan attendance management system bagi perusahaan yang menggunakan: 

• Memudahkan mengatur jadwal operasional: Sistem absensi dapat terintegrasi dengan kalender Google yang sangat berguna untuk menjadwalkan kegiatan penting. 

• Mengurangi potensi kecurangan: Sistem attendance terdukung dengan teknologi biometrik dan iris scanner berfungsi untuk membuat absensi hanya bisa dilakukan oleh karyawan yang hadir secara fisik saja, sehingga mengurangi potensi terjadinya kecurangan. 

• Penentuan strategi lebih matang: Dengan data yang terkomputerisasi, sistem attendance dapat memberikan data dan pola absensi dengan akurat dan dapat menjadi dasar bagi manajemen untuk menentukan strategi manajemen yang lebih baik agar dapat meningkatkan tata tertib. 

• Kemudahan pengajuan dan pengelolaan izin atau cuti: Penggunaan attendance management system yang dapat diakses dari mana saja memberikan kemudahan bagi karyawan atau manajemen, sehingga pengajuan dan pengelolaan izin cuti dapat dilakukan dengan mudah. 

• Integrasi dengan sistem lain: Attendance management system dapat terintegrasi dengan sistem terkait, seperti software HR. Hal ini memudahkan manajemen mengelola gaji berdasarkan kehadiran karyawan. 

Jenis-jenis Attendance System 

Software absensi umumnya terbagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan penerapannya. Berikut adalah beberapa jenis attendance system yang umum digunakan oleh perusahaan: 

1. Sistem absensi biometrik 

Sistem absensi biometrik adalah jenis attendance management software yang paling canggih. Jenis attendance system ini merekam kehadiran karyawan dengan mendeteksi kornea mata, bentuk wajah, bahkan suara karyawan. 

Dengan metode absensi face recognition yang mendeteksi fisik dari karyawan, sistem absensi ini mengurangi potensi terjadinya kecurangan karena membatasi absensi dapat dilakukan hanya dengan karyawan yang hadir secara fisik. Sistem ini dipasang melalui mobile sehingga memudahkan proses absensi. 

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi absensi dan mengurangi potensi kecurangan, Anda dapat menggunakan HRIS Essential HM yang memiliki fitur face recognition with GPS Tracking yang membatasi absensi hanya bisa dilakukan di lokasi yang telah ditentukan. Segera jadwalkan demo gratis sekarang. 

2. Sistem absensi fingerprint

Jenis sistem absensi ini mengandalkan sidik jari karyawan untuk dapat mengonfirmasi karyawan. Dengan merekam sidik jari, attendance system jenis ini dapat mengurangi terjadinya manipulasi data yang dilakukan karyawan.  

3. Sistem absensi kartu magnet   

Metode sistem absensi ini adalah salah satu jenis yang paling sering digunakan. Jenis sistem ini memanfaatkan magnet khusus yang dipasang pada kartu identitas karyawan. Untuk melakukan absensi, karyawan harus membawa kartu identitas tersebut dan melakukan tap di mesin absensi. 

Meskipun dapat memudahkan proses absensi, jenis mesin ini masih rawan terjadi kecurangan karena karyawan bisa menitipkan kartu identitas kepada temannya untuk dilakukan absensi kehadiran. 

4. Sistem absensi nomor pin 

Perusahaan yang menerapkan sistem attendance jenis ini biasanya memberikan nomor pin unik yang berbeda setiap karyawan. Nomor pin ini yang harus dimasukkan oleh karyawan ke mesin absensi agar dapat mengonfirmasi kehadiran. 

Jenis absensi ini memiliki kekurangan yang sama dengan model absensi kartu magnet. Hal itu karena karyawan dapat memberikan pin miliknya ke temannya agar dapat menitipkan konfirmasi kehadiran dan melanggar kode etik karyawan. 

5. Sistem absensi mobile 

Sesuai dengan namanya, jenis sistem absensi mobile memanfaatkan handphone dan alat elektronik lainnya. Untuk dapat melakukan absensi, karyawan harus harus memasukkan username dan password yang terintegrasi dengan profil karyawan. 

Agar dapat mengurangi risiko terjadinya kecurangan, jenis attendance management system ini dilengkapi dengan GPS yang dapat melacak posisi karyawan saat melakukan absensi secara akurat. 

Cara Kerja Attendance System 

Sistem attendance mengandalkan teknologi digital sebagai poin utama dalam mengelola dan mencatat kehadiran karyawan secara otomatis. Teknologi tersebut dijalankan sesuai dengan metode yang berbeda-beda, seperti biometrik, fingerprint, kartu magnet, dan lain-lain. 

Selanjutnya, karyawan harus melakukan absensi sesuai dengan metode implementasi yang ditentukan. Setelah melakukan absensi dan dikonfirmasi, sistem attendance akan mencatat waktu absensi karyawan dan dikirim ke server pusat. 

Kemudian, data absensi yang dicatat secara otomatis oleh sistem akan diolah oleh sistem untuk mendeteksi total jam kerja, keterlambatan, dan lembur. Data ini yang menjadi dasar untuk mengolah penggajian dan besaran upah yang harus dibayarkan sesuai dengan absensi karyawan. 

Setelah mengolah semua absensi dan data terkait, attendance system dapat memberikan laporan dengan akurasi tinggi mengenai absensi kepada pihak manajemen secara real-time. Sehingga memudahkan manajemen untuk melakukan pemantauan secara cepat dan efisien.

Fitur-fitur Attendance System 

Berikut adalah beberapa fitur sistem attendance yang dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan absensi karyawan: 

1. Payroll management 

Fitur penting yang ada pada sistem attendance adalah payroll management. Dengan data absensi yang telah dicatatkan, fitur ini memudahkan staf HR untuk mengelola besaran upah gaji sesuai dengan kehadiran karyawan dengan akurat. 

2. Talent management with KPI tracking 

Fitur ini membantu perusahaan untuk menetapkan, melacak, dan mengelola kinerja kerja karyawan Key Performance Indicators (KPI) yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal ini dapat memastikan bahwa kinerja karyawan dapat sesuai dengan tujuan dan strategi yang telah ditentukan oleh perusahaan. 

3. Employee database 

Keberadaan fitur employee database membuat semua data pribadi karyawan dipusatkan dan dijadikan satu ke dalam satu platform utuh. Hal ini memudahkan manajemen untuk mengakses semua data hanya dengan satu klik. 

4. Employee contract management 

Selain membantu mengelola absensi, attendance management software juga dapat mengelola kontrak kerja dari karyawan secara real-time. Melalui fitur ini, perusahaan akan diberikan notifikasi jika terdapat masa kontrak karyawan yang akan habis. 

Pengelolaan Absensi Lebih Efisien dengan Attendance System dari HashMicro 

Pengelolaan absensi kehadiran adalah proses yang harus dilakukan dengan penuh pengawasan dan rawan terjadi kesalahan, terlebih jika pengelolaan tersebut dilakukan secara manual. Dalam hal ini, menggunakan attendance system seperti HashMicro adalah solusi efektif yang dapat Anda lakukan. 

Attendance system dari HashMicro dilengkapi fitur komprehensif yang memudahkan perusahaan untuk mengelola absensi karyawan serta demo gratis untuk memberikan akses agar dapat mempelajari dan memahami sistem terlebih dahulu. 

Salah satu fitur dari software aplikasi absensi karyawan dari HashMicro adalah Daily/Hourly Worker Payslip Management. Fitur ini memudahkan perusahaan untuk pembayaran gaji yang akurat sesuai dengan absensi dan tepat waktu kepada pekerja. 

Penggunaan sistem ini dapat mengurangi potensi terjadinya manipulasi data dan kecurangan dalam proses absensi. Hal itu dapat terjadi karena sistem ini dilengkapi dengan Face Recognition and GPS attendance yang selalu mendeteksi keberadaan karyawan saat melakukan absensi. 

Kesimpulan 

Attendance system berperan penting untuk memudahkan pengelolaan absensi dan mengurangi potensi terjadinya masalah, seperti kesalahan pencatatan dan manipulasi data yang sering muncul saat dikelola secara manual. 

Selain dapat mengelola absensi, sistem attendance juga dapat terintegrasi dengan sistem payroll yang memudahkan staf HR dalam melakukan tanggung jawab terkait keuangan, seperti pembayaran gaji, PPh 21 karyawan, dan proses reimbursement yang berkaitan dengan kegiatan operasional. 

Penggunaan sistem attendance dari HashMicro dapat menjadi solusi efektif untuk memudahkan pengelolaan absensi. HashMicro menyediakan sistem terbaik yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi penting dan dipusatkan dalam satu platform utuh, sehingga memudahkan proses pemantauan. 

Jika Anda penasaran bagaimana sistem dari HashMicro dapat membantu pengelolaan absensi, segera jadwalkan demo gratis yang telah disediakan untuk memahami fitur dan sistemnya lebih lanjut. 

Pertanyaan Seputar Attendance system

• Mengapa absensi karyawan sangat penting?

  Absensi kehadiran karyawan memegang peranan untuk menjadi indikator penilaian tingkat disiplin karyawan yang juga dapat menjadi dasar bahan evaluasi terhadap karyawan.

• Aplikasi absensi apa saja?

  EVA HRIS Essential adalah salah satu aplikasi absensi terbaik yang memiliki berbagai fitur komprehensif untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan kehadiran karyawan.

• Kenapa penggunaan sistem absensi itu penting?

  Sistem absensi dapat mendeteksi dan mencatatkan data terkait kehadiran karyawan secara otomatis, sehingga dapat menghemat waktu lebih banyak dalam memproses kehadiran karyawan.