Dalam menjalankan bisnis, kita pastinya akan sering menggunakan dan menyimpan dokumen kertas. Perusahaan mencetak semua dokumen dari data karyawan di departemen HR, faktur pembayaran, hingga selebaran pada saat rapat dalam bentuk dokumen kertas.
Pada akhirnya, banyak dokumen-dokumen ini yang berakhir menjadi limbah dan berujung pada pemborosan. Namun, masih cukup banyak perusahaan yang enggan beralih ke paperless karena mengira bahwa mereka harus membeli software yang mahal harganya.
Dengan beralih ke “paperless,” kita bukan hanya mengurangi dampak lingkungan, tetapi juga meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan dokumen.
Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen akan membantu Anda dalam mengelola dokumen secara otomatis berbasis digital. Sistem ini memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengorganisasi, dan berbagi informasi dengan lebih mudah, sambil meminimalkan pencetakan dan penggunaan kertas yang berlebihan.
Oleh karena itu, simak artikel di bawah ini untuk memahami pentingnya sistem manajemen dokumen menuju paperless.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Catat Semua Dokumen secara Paperless
Jika perangkat Anda terhubung dengan internet, cobalah untuk menyimpan dokumen tersebut di server cloud yang memiliki keamanan ekstra. Proses pendaftaran layanan penyimpanan cloud pun tak makan waktu lebih dari lima menit.
Menyimpan dokumen secara digital juga memudahkan Anda untuk membagikan dokumen tersebut ke rekan kerja. Cukup kirimkan ke email masing-masing atau gunakan sistem manajemen dokumen untuk kemudahan pengelolaan dan pembagian dokumen perusahaan.
Dengan menggunakan sistem ini, Anda dapat menghemat biaya pencetakan dan penyimpanan fisik, serta mendukung lingkungan dengan mengurangi limbah kertas.
Oleh karena itu, Anda dapat mengoptimalkan aliran kerja dan beradaptasi dengan tren teknologi terkini untuk menjadi lebih efisien dan ramah lingkungan.
Beralih ke Online Invoicing
Dengan sistem manajemen dokumen yang terintegrasi, Anda dapat dengan mudah membuat, mengirimkan, dan melacak faktur secara elektronik. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam proses pengiriman faktur.
Selain itu, online invoicing memungkinkan Anda untuk menerima pembayaran lebih cepat, meningkatkan cash flow, dan mengurangi biaya cetak serta pengiriman fisik.
Dengan semua informasi faktur tersimpan secara terorganisasi dalam sistem manajemen dokumen, proses audit dan pencarian rekam jejak transaksi juga menjadi lebih mudah.
Minta Klien atau Vendor Mengirimkan Dokumen secara Paperless
Langkah yang satu ini adalah kebalikannya dari langkah kedua. Buat klien atau vendor yang bekerja sama dengan Anda untuk mulai mengirimkan dokumen secara digital. Libatkan setiap relasi bisnis Anda dalam peralihan ke sistem paperless ini.
Semakin Anda melibatkan banyak pihak, maka Anda dapat menekan penggunaan dokumen kertas seminimal mungkin.
Anda dapat klik banner di bawah ini untuk mendapatkan skema harga salah satu sistem manajemen dokumen terbaik, yaitu sistem manajemen dari HashMicro.
Kirimkan Semua Dokumen Anda secara Paperless
Tinggalkan cara lama mengirim dokumen penting melalui pos atau jasa ekspedisi. Tak hanya memboros kertas, namun mengirimkan dokumen melalui pos atau jasa ekspedisi memiliki resiko, seperti rusak, hilang, atau pencurian oleh orang-orang yang tak bertanggung jawab.
Bagikan dokumen Anda secara digital. Kirim dokumen penting seperti kontrak, undangan, atau slip pembayaran melalui email. Anda bisa juga mengirimkan dokumen melalui aplikasi chat seperti WhatsApp atau LINE jika dokumen yang dikirim sifatnya tidak terlalu resmi.
Sortir Dokumen yang Ada
Sebelum beralih ke sistem paperless, sortir lagi seluruh dokumen yang ada di kantor. Cek lagi dokumen mana saja yang masih harus Anda simpan, mana yang bisa Anda simpan secara digital dan dokumen fisiknya dimusnahkan.
Sediakan opsi untuk mendaur ulang dokumen-dokumen kertas yang tak berujung terpakai untuk keperluan lainnya.
Fakta Menarik
Kurangi Penggunaan Kardus/Karton Saat Mengirimkan Barang
Tak bisa dipungkiri, pengiriman barang hingga saat ini masih sangat tergantung dengan kardus atau karton. Namun bukan berarti penggunaan karton/kardus tak bisa dikurangi sama sekali.
Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk menghemat penggunaan kertas untuk membungkus paket Anda. Seperti misalnya dengan menggunakan bahan pengganti yang lebih hemat lingkungan pada saat mengirimkan barang.
Kesimpulan
Beralih ke paperless tak hanya membantu mengurangi pemanasan global, namun juga menghemat pengeluaran bisnis Anda dan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan ringkas.
Pengalihan ke paperless ini tidak sembarang dengan membuat dokumen secara digital biasa, namun perlu adanya sistem yang dapat mengelola keseluruhan dokumen secara integrasi dan aman.
Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro dapat menjadi salah satu solusi Anda dalam mengurangi penggunaan kertas dengan sistem yang terintegrasi. Sistem lengkap ini memiliki banyak manfaat, seperti ramah lingkungan, pencarian lebih cepat, akses data secara real-time, dan keamanan yang terjamin.
Dengan menggunakan sistem dari HashMicro, Anda dapat mengelola semua data secara terpusat, sehingga memudahkan Anda dalam mengaksesnya.
Anda dapat segera daftar untuk mendapatkan demo gratis sekarang!
