Mengenal Blanket Order dan Manfaatnya untuk Bisnis

Blanket order adalah salah satu jenis purchase order dalam sistem procurement yang memungkinkan perusahaan untuk membuat kontrak pembelian jangka panjang dengan harga dan kuantitas yang telah disepakati sebelumnya.

Dalam dunia bisnis yang dinamis, pengelolaan rantai pasokan dan pembelian barang dapat menjadi tantangan tersendiri. Salah satu strategi yang semakin populer untuk menyederhanakan proses ini adalah penggunaan blanket order.

Penggunaan blanket order dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Dengan memahami konsep dan keuntungan dari blanket order, bisnis Anda dapat mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Artikel ini akan menjelaskan lebih dalam tentang apa itu blanket order, bagaimana cara kerjanya, dan manfaat yang dapat diperoleh dari penerapannya dalam bisnis Anda.

Apa itu Blanket Order?

Blanket order adalah kontrak pembelian yang memungkinkan perusahaan memesan barang dalam jumlah besar dengan harga yang telah disepakati untuk jangka waktu tertentu. Pengiriman dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan, mengurangi administrasi dan meningkatkan efisiensi pengadaan.

Konsep ini merupakan bagian dari procurement system yang dirancang untuk mempermudah proses pengadaan dengan menyepakati harga dan kuantitas barang di awal, sehingga perusahaan tidak perlu membuat pesanan baru setiap kali memerlukan barang tersebut.

Dalam blanket order, perusahaan dan pemasok membuat kontrak yang menetapkan total jumlah barang atau jasa yang akan dibeli serta harga per unit, tanpa menetapkan tanggal pengiriman spesifik untuk setiap pesanan.

Selama periode kontrak, perusahaan dapat meminta pengiriman barang dalam jumlah yang lebih kecil secara bertahap sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini memberikan fleksibilitas dalam mengelola persediaan dan perencanaan pembelian.

Manfaat Blanket Order dalam Proses Pengadaan

Blanket order dalam aplikasi procurement menawarkan berbagai manfaat signifikan dalam proses pengadaan yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan blanket purchase order:

1. Penghematan biaya

Blanket order memungkinkan perusahaan memesan barang dalam jumlah besar dengan harga yang disepakati di awal, sering kali dengan diskon volume. Ini menghindari fluktuasi harga pasar dan mengurangi biaya per unit, meningkatkan margin keuntungan.

Selain itu, harga yang lebih murah per unit dapat mengurangi total biaya pembelian dan meningkatkan margin keuntungan perusahaan.

Untuk mengoptimalkan pengadaan dengan blanket order, Anda bisa mencoba demo gratis sistem purchasing dari HashMicro dan lihat bagaimana solusi ini membantu Anda mengelola pembelian dengan lebih efisien.

2. Efisiensi administrasi

Salah satu keuntungan utama dari blanket order adalah pengurangan jumlah transaksi dan dokumentasi yang diperlukan. Tanpa perlu membuat purchase order baru untuk setiap pemesanan, perusahaan dapat mengurangi beban administrasi yang terkait proses pengadaan. 

Proses yang lebih sederhana ini menghemat waktu bagi tim pengadaan dan mengurangi kemungkinan kesalahan administrasi, serta mempermudah pelacakan dan pengelolaan pesanan.

3. Perencanaan persediaan yang lebih baik

Blanket order memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kebutuhan persediaan dan memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dengan lebih akurat. Perusahaan dapat mengatur jadwal pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan operasional mereka.

Hal ini mendukung manajemen persediaan yang lebih efektif dan mengurangi risiko gangguan dalam rantai pasokan.

4. Peningkatan hubungan dengan pemasok

Penggunaan blanket order sering kali memperkuat hubungan antara perusahaan dan pemasok. Kontrak jangka panjang memungkinkan kedua belah pihak untuk bekerja sama lebih erat, meningkatkan komunikasi dan kepercayaan. 

Pemasok mungkin lebih bersedia untuk memberikan pelayanan khusus, fleksibilitas, atau bahkan penawaran eksklusif karena komitmen yang lebih besar dari perusahaan. Hubungan yang baik ini dapat menguntungkan kedua belah pihak dalam jangka panjang.

5. Fleksibilitas pengiriman

Blanket purchase order agreement memungkinkan pengiriman barang secara bertahap sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bukan dalam satu waktu sekaligus. Ini memberikan fleksibilitas dalam mengelola ruang penyimpanan dan meminimalkan risiko kelebihan persediaan.

Dengan pengiriman yang disesuaikan dengan permintaan Anda melalui contoh purchase order, Anda akan dapat memastikan bahwa mereka hanya menerima barang yang mereka butuhkan saat itu, mengoptimalkan alur kerja dan efisiensi operasional.

Maka dari itu, perusahaan dapat mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperkuat hubungan dengan pemasok. Penerapan strategi ini juga mendukung perencanaan persediaan yang lebih baik, memberikan manfaat jangka panjang.

Proses Pembuatan Blanket Order

Pembuatan blanket order melibatkan beberapa langkah kunci yang harus diikuti untuk memastikan kontrak pembelian yang efektif dan efisien. Berikut adalah proses umum dalam pembuatan blanket order:

1. Identifikasi kebutuhan

Langkah pertama dalam pembuatan blanket bulk order adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa perusahaan. Tim pengadaan atau manajer pembelian harus menganalisis konsumsi historis, proyeksi kebutuhan masa depan, dan anggaran yang tersedia.

2. Negosiasi dengan pemasok

Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan harus bernegosiasi dengan pemasok untuk menyepakati harga, kuantitas, dan syarat kontrak. Negosiasi ini melibatkan diskusi tentang harga per unit, volume pesanan, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran. 

3. Penyusunan kontrak

Langkah berikutnya adalah menyusun kontrak blanket order. Kontrak ini harus mencakup semua detail yang telah disepakati, termasuk harga, kuantitas total, periode kontrak, syarat pengiriman, dan ketentuan pembayaran. Kontrak juga harus mencakup klausul untuk menangani perubahan atau pembatalan yang mungkin terjadi selama periode kontrak.

4. Persetujuan dan penandatanganan

Setelah kontrak disusun, dokumen tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh pihak-pihak terkait di perusahaan dan pemasok. Proses ini biasanya melibatkan verifikasi legalitas dan kepatuhan kontrak oleh departemen hukum atau manajer senior. 

5. Pelaksanaan dan pemantauan

Dengan kontrak yang telah ditandatangani, perusahaan dapat mulai memesan barang sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati. Selama periode kontrak, penting untuk memantau pemenuhan pesanan dan memastikan bahwa pemasok memenuhi syarat yang telah ditetapkan. 

6. Evaluasi dan pembaharuan

Setelah kontrak blanket order berakhir, perusahaan harus mengevaluasi kinerja pemasok dan efektivitas kontrak. Ini melibatkan penilaian terhadap aspek seperti kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, dan harga yang dibayar. 

Berdasarkan evaluasi ini, perusahaan dapat memutuskan apakah akan memperbarui kontrak, melakukan renegosiasi, atau mencari pemasok baru untuk kebutuhan masa depan.

Maka, dengan mengikuti proses ini, perusahaan dapat memastikan bahwa blanket order yang dibuat akan efektif dalam memenuhi kebutuhan pengadaan mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Untuk mengefisiensikan proses pembuatan blanket order dan mengelola pengadaan secara lebih efektif, Anda bisa memanfaatkan software procurement dari HashMicro. Klik banner di bawah untuk melihat skema harganya!

Contoh Formulir Blanket Order

Dalam pengadaan barang dan jasa, blanket order system adalah solusi yang efektif untuk memastikan pasokan yang stabil dengan syarat-syarat yang telah disepakati. Kontrak ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian dalam jumlah besar dengan harga tetap. 

Berikut adalah contoh blanket order untuk berbagai barang yang digunakan oleh perusahaan, yang mencakup rincian seperti jumlah, harga, jadwal pengiriman, dan lokasi pengiriman.

Dengan struktur yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa semua aspek pengadaan diatur dengan baik dan biaya dapat dikelola secara efisien.

Perbandingan Blanket Order dengan Jenis Purchase Order Lain

Dalam pengadaan barang dan jasa, perusahaan dapat memilih dari beberapa jenis purchase order (PO) berdasarkan kebutuhan mereka. Jenis purchase order ini adalah salah satu jenis PO yang populer karena fleksibilitas dan efisiensinya, terutama untuk pengadaan jangka panjang.

Berikut adalah tabel yang membandingkan blanket order dengan tiga jenis purchase order lainnya berdasarkan beberapa aspek penting:

Penjelasan ini membantu menggambarkan bagaimana perbandingan blanket order dengan jenis purchase order lainnya, sehingga memudahkan perusahaan dalam memilih opsi terbaik sesuai dengan kebutuhan pengadaan bisnis.

Otomatiskan Proses Blanket Order Bisnis Anda dengan HashMicro

HashMicro adalah penyedia solusi ERP terkemuka yang membantu perusahaan mengoptimalkan operasional bisnis dengan mengotomatiskan proses pengadaan, termasuk blanket order, melalui sistem Purchasing Management yang canggih.

Anda bisa mencoba demo gratis sistem Purchasing Management dari HashMicro dan nikmati proses pembelian yang lebih terstruktur dan efisien, tanpa khawatir proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Selain itu, HashMicro menawarkan kemampuan integrasi yang kuat dengan modul lain, seperti manajemen inventaris dan akuntansi, untuk memberikan visibilitas dan kontrol penuh terhadap semua proses pengadaan.

Fitur unggulan HashMicro yang membantu proses blanket order untuk bisnis Anda:

• Blanket order management: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola blanket order dengan mudah dan otomatis. Sistem ini membantu menentukan jumlah, jadwal pengiriman, dan harga barang atau jasa secara lebih terstruktur.
• Automatic vendor rating: Memberikan penilaian otomatis terhadap kinerja pemasok berdasarkan berbagai indikator, seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan harga. 
• PO, RFQ & PR management: Sistem ini memudahkan pengelolaan Purchase Orders (PO), Requests for Quotation (RFQ), dan Purchase Requisitions (PR) secara otomatis. Semua proses, mulai dari pengajuan permintaan hingga penerbitan PO, dapat dilakukan dalam satu platform.
• PR approval management:Memastikan semua Purchase Requisitions (PR) mendapatkan persetujuan dari pihak terkait secara cepat dan tepat. Dengan alur persetujuan yang otomatis, proses pembelian menjadi lebih efisien.
• Cost savings tracking and reporting: Fitur ini membantu perusahaan untuk melacak penghematan biaya yang dicapai dari setiap pembelian yang dilakukan. 
• Landed cost calculation: Menghitung biaya total pengadaan, termasuk pajak, pengiriman, dan biaya lainnya, untuk analisis biaya yang lebih akurat.
• Online portal for suppliers: Memberikan portal online untuk pemasok agar mereka dapat mengelola pesanan, penawaran, dan komunikasi secara langsung dan efisien.

Melalui fitur-fitur ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan, transparansi, dan kontrol biaya dalam operasional bisnis.

Kesimpulan

Blanket order adalah solusi efektif untuk mempermudah proses pengadaan dalam jangka panjang, mengurangi kompleksitas, dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menerapkan jenis purchase order ini, perusahaan dapat memastikan kepastian harga dan ketersediaan barang atau jasa.

Dalam proses pengadaan, penggunaan sistem otomatis seperti yang ditawarkan oleh HashMicro dapat memberikan banyak keuntungan, mulai dari pengelolaan blanket order hingga pelacakan penghematan biaya.

HashMicro menawarkan sistem procurement yang lengkap dengan fitur-fitur unggulan yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan proses pengadaan, meningkatkan akurasi, dan mengurangi biaya. 

Untuk merasakan langsung manfaat dari sistem ini, dapatkan demo gratis dari HashMicro sekarang. Hubungi tim kami dan lihat bagaimana sistem procurement kami dapat membawa efisiensi dan kemudahan ke dalam proses pengadaan bisnis Anda.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Blanket Order

• Apa itu Blanket agreement?

  Blanket order, blanket purchase agreement, atau call-off order adalah purchase order yang dibuat oleh pelanggan kepada pemasok untuk memungkinkan pengiriman barang dalam beberapa tanggal yang berbeda dalam periode waktu tertentu, biasanya dengan memanfaatkan harga yang sudah disepakati sebelumnya.

• Apa yang dimaksud dengan Letter of Agreement?

  MoA (Memorandum of Agreement) atau LoA (Letter of Agreement) adalah dokumen yang menegaskan kesepakatan antara dua institusi untuk sebuah perjanjian.

• Apa itu MoA dan MoU?

  MoU, yang dikenal dalam bahasa Indonesia sebagai Nota Kesepahaman atau Nota Kesepakatan, biasanya dibuat sebagai langkah awal sebelum menyusun kontrak kerja sama atau perjanjian yang lebih formal dan mengikat antara dua pihak. 3. MoA (Memorandum of Agreement)