Mengelola Buffer Stock dengan Efektif: Panduan Wajib untuk Bisnis

Apakah Anda saat ini sedang merasa gusar karena tidak bisa mengelola buffer stock dengan efektif, hingga sering tidak memiliki stok optimal di momen penting? Lalu, perasaan gusar tersebut membuat Anda berada di artikel ini yang membahas bagaimana cara mengelola buffer stock yang efektif.

Memang, pengelolaan buffer stock yang tidak baik dapat membuat bisnis mengalami kerugian, mulai dari hilangnya peluang penjualan akibat kehabisan stok hingga biaya penyimpanan yang membengkak karena stok menumpuk. Tentu, Anda tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? 

Untuk menghindari masalah tersebut, Anda perlu strategi yang tepat dalam mengatur buffer stock. Artikel ini akan membantu Anda memahami cara efektif mengelola stok cadangan agar bisnis tetap efisien dan profitabel. Baca sampai akhir untuk menemukan solusi yang bisa Anda terapkan segera!

Apa itu Buffer Stock? 

Sistem buffer stock adalah strategi pengelolaan inventori yang penting untuk menjaga ketersediaan produk dan mengurangi risiko kehilangan barang. Konsep dasar buffer stock adalah memiliki persediaan cadangan yang cukup untuk mengatasi fluktuasi permintaan. 

Dalam praktiknya, buffer stock dapat berfungsi sebagai persediaan cadangan yang disimpan di atas level minimum yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Persediaan ini dapat digunakan sebagai pengaman yang melindungi perusahaan dari risiko stok kosong atau keterlambatan pengiriman.

Menggunakan stok cadangan dalam pengelolaan inventori memiliki beberapa manfaat. Pertama, stok cadangan meminimalkan risiko kehilangan barang karena adanya cadangan persediaan yang siap digunakan saat terjadi fluktuasi permintaan atau keterlambatan pengiriman.

Kedua, buffer stock meningkatkan ketersediaan produk, sehingga pelanggan dapat dilayani dengan baik dan kepuasan pelanggan tetap terjaga. Ketiga, stok cadangan juga membantu meningkatkan pelayanan pelanggan dengan memastikan bahwa produk selalu tersedia saat dibutuhkan.

Mengapa Buffer Stock itu Penting? 

Salah satu pertanyaan besar mengenai buffer stock adalah mengapa hal ini bisa menjadi sangat penting dalam bisnis? Apakah stok cadangan benar-benar diperlukan untuk menjaga stabilitas operasional dalam bisnis?

Buffer stock menjadi penting bagi bisnis karena berfungsi sebagai cadangan stok yang melindungi operasional dari ketidakpastian. Dalam dunia bisnis, permintaan pelanggan bisa naik turun tanpa terduga, sementara pasokan bahan baku atau produk jadi sering menghadapi keterlambatan. 

Pada situasi seperti itulah stok cadangan berperan dan memegang kendali penting dalam memastikan bisnis tetap dapat memenuhi permintaan tanpa kendala. Dengan stok cadangan yang dikelola dengan baik, perusahaan bisa menghindari keterlambatan pengiriman sampai mempertahankan arus kas tetap stabil.

Selain itu, stok cadangan juga membantu bisnis mengatasi gangguan rantai pasok, seperti keterlambatan pengiriman dari supplier atau lonjakan permintaan musiman. Tanpa stok cadangan, operasional bisa terganggu, menyebabkan hilangnya peluang penjualan dan menurunnya kepuasan pelanggan. 

Perbedaan Buffer Stock dan Safety Stock

Dalam memahami buffer stock, penting bagi Anda untuk juga memahami perbedaan antara buffer stock dan safety stock. Kedua istilah ini sering kali disalahartikan dan dianggap sama, padahal keduanya memiliki tujuan dan karakteristik yang berbeda. 

Berikut adalah perbedaan utama antara buffer stock dan safety stock:

1. Buffer Stock

Buffer stock berfungsi sebagai cadangan stok yang disiapkan untuk mengatasi lonjakan permintaan atau gangguan dalam pasokan dalam jangka panjang. Stok ini direncanakan agar perusahaan dapat tetap memenuhi kebutuhan pelanggan meskipun terjadi perubahan atau kendala dalam rantai pasokan.

Contoh Penerapan: Sebuah toko elektronik menyimpan 50 unit tambahan laptop di gudang sebagai stok cadangan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan saat musim back-to-school. Jika penjualan tiba-tiba meningkat, mereka tetap dapat memenuhi pesanan pelanggan tanpa harus menunggu restock dari supplier.

Karakteristik Utama: 

• Jumlahnya lebih besar dan direncanakan untuk kebutuhan jangka panjang.
• Digunakan untuk mengatasi gangguan dalam pasokan atau peningkatan permintaan dalam periode panjang.
• Mengikat modal dalam jumlah yang lebih besar, karena dipersiapkan untuk kebutuhan yang lebih stabil.

2. Safety Stock

Safety stock adalah stok cadangan yang berfungsi untuk melindungi bisnis dari ketidakpastian dalam jangka pendek, seperti fluktuasi permintaan mendadak atau masalah pengiriman barang dari pemasok. Safety stock bertujuan untuk memastikan kelancaran operasional meskipun terjadi gangguan kecil yang tidak terduga.

Contoh Penerapan: Sebuah apotek selalu menyimpan tambahan 20 kotak obat flu sebagai safety stock untuk menghindari kehabisan stok jika terjadi keterlambatan pengiriman dari distributor atau meningkatnya permintaan saat musim hujan.

Karakteristik Utama

• Jumlahnya lebih kecil dan disesuaikan dengan kebutuhan darurat.
• Digunakan untuk menangani fluktuasi atau gangguan kecil dalam jangka pendek.
• Memiliki dampak finansial yang lebih kecil karena hanya disiapkan untuk keadaan darurat.

Contoh Penerapan Buffer Stock

Untuk semakin mendalami pemahaman Anda mengenai buffer stock, penting bagi Anda untuk mengetahui contoh stok cadangan itu sendiri. Berikut ini adalah contoh penerapan stok cadangan di tiga industri yang berbeda, yang akan membantu Anda lebih memahami bagaimana stok cadangan berperan dalam menjaga kelancaran operasional bisnis.

1. Industri retail

Perusahaan retail seperti supermarket atau toko pakaian sering kali menghadapi fluktuasi permintaan yang tinggi, terutama selama musim liburan atau promosi besar. Untuk mengantisipasi lonjakan permintaan tersebut, perusahaan menyiapkan stok cadangan berupa barang-barang populer seperti makanan ringan, pakaian musiman, atau barang elektronik. 

2. Industri manufaktur

Perusahaan manufaktur, seperti pabrik mobil, juga mengandalkan stok cadangan untuk memastikan kelancaran produksi. Misalnya, pabrik mobil akan menyimpan stok cadangan berupa komponen kendaraan seperti ban, mesin, dan kaca mobil. Ketika pasokan bahan baku utama terlambat atau terganggu, stok cadangan memungkinkan perusahaan untuk terus melanjutkan produksi tanpa penundaan.

3. Industri farmasi

Industri farmasi seringkali harus menjaga stok cadangan yang besar untuk menghadapi lonjakan permintaan obat-obatan, terutama saat ada wabah atau musim penyakit. Apotek atau distributor farmasi mungkin menyimpan stok cadangan untuk obat-obatan penting, seperti antibiotik atau vaksin. 

Dengan stok cadangan ini, mereka bisa memastikan pasokan tetap tersedia meskipun permintaan meningkat atau terjadi masalah dalam rantai pasokan.

Cara Menghitung Buffer Stock

Menghitung buffer stock melibatkan pemahaman tentang kebutuhan persediaan dan pola permintaan yang mungkin terjadi. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk menghitung stok cadangan secara efektif:

1. Tentukan lead time

Hitung lead time, yaitu waktu yang diperlukan untuk menerima barang setelah pemesanan. Misalnya, jika pengiriman dari pemasok membutuhkan waktu 7 hari, maka lead time Anda adalah 7 hari.

2. Hitung rata-rata permintaan harian

Tentukan berapa banyak produk yang terjual rata-rata setiap hari. Jika Anda menjual 500 unit produk per bulan, bagi 500 unit dengan 30 hari untuk mendapatkan rata-rata permintaan harian, yaitu sekitar 16,67 unit per hari.

3. Kalkulasikan buffer stock

Untuk menghitung buffer stock, kalikan permintaan harian dengan lead time.
Rumus:

Buffer Stock = Permintaan Harian x Lead Time 

Contoh:
Jika rata-rata permintaan harian adalah 16,67 unit dan lead time adalah 7 hari, maka stok cadangan yang Anda perlukan adalah: 

16,67 unit x 7 hari = 116,69 unit (dibulatkan menjadi 117 unit). 

Jadi, Anda perlu menyimpan 117 unit sebagai stok cadangan selama lead time.

4. Tambahkan cadangan untuk ketidakpastian

Pertimbangkan faktor ketidakpastian, seperti fluktuasi permintaan atau gangguan pasokan yang tidak terduga. Tambahkan persentase ekstra, misalnya 10-20%, dari jumlah stok cadangan yang sudah dihitung.

Contoh:
Jika Anda menambahkan 10% cadangan ekstra: 

117 unit + 10% = 128 unit.

Dengan tambahan cadangan ekstra, buffer stock yang diperlukan menjadi 128 unit.

Kelebihan dan Kekurangan Buffer Stock

Buffer stock memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis, namun seperti halnya setiap keputusan dalam manajemen persediaan, penggunaannya memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan stok cadangan dalam bisnis Anda: 

Kelebihan buffer stock

• Menjaga Kelancaran Operasional: Dengan buffer stock yang cukup, bisnis dapat terus beroperasi meskipun ada gangguan dalam pasokan atau lonjakan permintaan.
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Memiliki stok cadangan memastikan pelanggan selalu mendapatkan produk yang mereka butuhkan tepat waktu, meningkatkan loyalitas mereka.
• Mengurangi Risiko Kehabisan Stok: Stok cadangan mengurangi risiko kehabisan stok yang dapat menyebabkan penurunan penjualan dan kehilangan kesempatan bisnis.
• Menangani Fluktuasi Permintaan: Bisnis dapat menghadapi lonjakan permintaan secara mendadak tanpa khawatir tentang kekurangan stok, berkat adanya buffer stock.
• Menstabilkan Proses Produksi: Dengan adanya stok cadangan, perusahaan dapat melanjutkan produksi meskipun pasokan bahan baku atau produk mengalami keterlambatan.

Kekurangan buffer stock

• Meningkatkan Biaya Penyimpanan: Semakin banyak buffer stock yang disimpan, semakin tinggi biaya penyimpanan yang perlu dikeluarkan untuk mengelola barang-barang tersebut.
• Mengikat Modal yang Cukup Besar: Menyimpan stok cadangan mengharuskan perusahaan mengalokasikan dana dalam jumlah besar untuk membeli barang yang tidak segera terjual.
• Risiko Terjadinya Pemborosan: Jika stok cadangan terlalu banyak, ada risiko produk menjadi kadaluarsa atau usang, terutama untuk produk dengan umur simpan terbatas.
• Mengurangi Fleksibilitas: Bisnis yang terlalu bergantung pada buffer stock mungkin merasa kesulitan untuk beradaptasi dengan perubahan mendadak dalam permintaan atau kondisi pasar.
• Kompleksitas Manajemen Stok Barang: Mengelola stok cadangan membutuhkan perhatian lebih, karena perusahaan harus memastikan jumlah stok yang tepat agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan.

HashMicro Inventory System: Alat Bantu Ideal untuk Pengelolaan Buffer Stock yang Optimal

Sistem Inventaris HashMicro adalah solusi perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola buffer stock secara efisien. Dengan sistem ini, perusahaan bisa memantau dan mengelola stok dengan akurat, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan menjaga kelancaran operasional.

Salah satu keunggulan utama aplikasi stok barang ini adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem keuangan dan penjualan. Hal ini memungkinkan data persediaan dan stok barang terkoneksi secara langsung dengan departemen lainnya.

Selain itu, HashMicro memiliki skalabilitas yang sangat luas, sehingga mampu menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah, maupun besar. Sistem ini bisa menangani jumlah stok yang besar, sehingga cocok untuk bisnis yang berkembang pesat dan membutuhkan solusi yang bisa mengikuti perkembangan operasional.

Dengan lebih dari 2000 klien yang telah mempercayakan penggunaan sistem ini, termasuk perusahaan besar seperti Pertamina, iBox, dan Toyota, sistem inventaris HashMicro telah terbukti handal dalam mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis.

Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem inventaris HashMicro yang bisa membantu pengelolaan buffer stock: 

• RFID Warehouse Rack Stock In-Out Automation: Fitur ini otomatis memantau pergerakan stok menggunakan teknologi RFID, memastikan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan stok cadangan.
• Stock Forecasting: Dengan peramalan stok berbasis data historis, sistem ini membantu memprediksi kebutuhan stok cadangan secara akurat untuk menghindari kekurangan atau kelebihan.
• Run Rate Reordering Rules: Sistem secara otomatis menentukan waktu pemesanan ulang berdasarkan kecepatan perputaran stok, menjaga keseimbangan buffer stock yang tepat.
• OCR for Receiving: Fitur OCR mempercepat proses penerimaan barang dengan memindai informasi dokumen secara otomatis, memastikan input data stok yang akurat.
• Stock Optimizer per Warehouse: Fitur ini mengoptimalkan distribusi stok di setiap gudang, memastikan stok cadangan dikelola secara efisien di berbagai lokasi.
• Stock Reservations & Reporting: Fitur reservasi stok mengalokasikan persediaan untuk pesanan atau produksi, sementara laporan stok memberikan wawasan yang jelas untuk pengelolaan buffer stock yang efektif.

Kesimpulan

Krusial bagi bisnis untuk memahami pentingnya memiliki sistem buffer stock yang efektif dalam mengelola inventaris perusahaan.Salah satu solusi yang sangat direkomendasikan untuk mencapai tujuan ini adalah menggunakan software inventaris dari HashMicro.

Dengan fitur-fitur unggulan yang menawarkan pelacakan inventaris yang akurat, manajemen stok yang efisien, dan pelaporan yang terperinci, aplikasi stok barang HashMicro dapat menjadi mitra yang ideal dalam mengelola inventaris perusahaan dengan lebih baik.

Dengan mengintegrasikan software inventaris HashMicro, perusahaan dapat mengoptimalkan operasi inventaris mereka, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.

Pelajari bagaimana HashMicro dapat membantu mengubah cara perusahaan Anda mengelola inventaris yang efisien dengan coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Buffer Stock

• Apa perbedaan buffer stock dengan safety stock?

  Buffer stock adalah cadangan stok yang disiapkan untuk mengatasi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan dalam jangka panjang, sementara safety stock adalah cadangan stok yang digunakan untuk melindungi bisnis dari ketidakpastian jangka pendek, seperti fluktuasi mendadak dalam permintaan atau gangguan pasokan.

• Bagaimana cara mengelola buffer stock dengan efektif?

  Mengelola buffer stock dengan efektif melibatkan pemantauan permintaan secara berkala, peramalan yang akurat, serta penentuan tingkat stok cadangan yang tepat untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

• Bagaimana cara mengurangi ketergantungan terhadap buffer stock?

  Untuk mengurangi ketergantungan terhadap buffer stock, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi rantai pasokan, memperbaiki peramalan permintaan, dan meningkatkan komunikasi dengan pemasok untuk mengurangi gangguan pasokan.