6 Cara Efektif Mengelola Persediaan Barang di Pabrik Manufaktur

1. Atur Tingkat Minimum Persediaan

Buat manajemen persediaan menjadi lebih mudah dengan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus dimiliki setiap saat. Ketika persediaan Anda mencapai atau mendekati batas minimum yang telah ditentukan sebelumnya, inilah saatnya untuk memesan ulang.

Idealnya, Anda akan memesan barang dalam jumlah yang cukup agar persediaan Anda melebihi tingkat minimum yang sebelumnya telah Anda tentukan. Tingkat minimum persediaan akan bervariasi berdasarkan produk, tergantung pada seberapa cepat produk tersebut terjual dan lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk tersebut.

Cara terbaik yang bisa Anda lakukan untuk menjaga tingkat persediaan adalah dengan memanfaatkan aplikasi inventaris barang yang dapat memudahkan Anda mengatur tingkat minimum persediaan dan menyalakan peringatan untuk mengingatkan Anda setiap kali persedian berkurang.

2. Perkirakan Permintaan Konsumen

Untuk mengetahui jumlah persediaan yang harus Anda miliki setiap waktu, mengurangi pengadaan barang yang tidak perlu, dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok, Anda perlu memprediksi permintaan konsumen Anda di masa mendatang.

Ini bisa Anda lakukan dalam beberapa cara dengan melibatkan faktor-faktor internal dan eksternal seperti:

• • • Tren pasar
    • Data penjualan tahun sebelumnya di waktu yang sama
    • Tingkat pertumbuhan tahun ini
    • Kondisi ekonomi secara keseluruhan
    • Promosi-promosi yang akan datang
    • Pengeluaran iklan yang telah direncanakan
      

Ketika Anda menggunakan data riwayat penjualan, penting untuk memastikan bahwa data yang Anda peroleh benar-benar lengkap dan akurat, sehingga tidak terjadi kesalahan ketika Anda melakukan prediksi. Sistem manajemen inventaris yang canggih memiliki fitur forecasting yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan prakiraan yang membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat untuk pembelian.

3. Gunakan Prinsip FIFO

First-in, first-out (FIFO) adalah prinsip penting yang wajib Anda terapkan dalam mengelola persediaan. Ini artinya, stok terlama Anda (yang pertama masuk) harus terjual terlebih dahulu (pertama-keluar), bukan stok terbaru Anda. Ini sangat penting untuk produk yang mudah rusak sehingga perusahaan tidak perlu menyimpan barang-barang yang tidak layak Anda jual.

Prinsip FIFO juga bagus dipraktekkan untuk produk yang tidak mudah rusak. Jika barang yang sama selalu ditaruh di belakang, maka barang tersebut cenderung menjadi lebih cepat usang. Anda tentu tidak ingin menjual sesuatu yang usang atau sudah tidak layak dijual.

Untuk menerapkan prinsip FIFO, Anda memerlukan gudang yang terorganisir dengan baik. Ini bisa diwujudkan dengan menambahkan produk baru dari belakang, atau memastikan produk lama Anda tetap berada di depan.

Baca juga: 7 Tips untuk Meningkatkan Efisiensi di Pabrik Manufaktur Anda

4. Audit dan Lakukan Pengecekan Inventaris

Mengkaji dan melakukan audit inventaris secara teratur adalah cara terbaik untuk menemukan masalah potensial sebelum terjadi dalam hal mengelola persediaan. Idealnya, ini dapat Anda lakukan setiap bulan untuk mencakup seluruh basis Anda.

Cara termudah untuk memvalidasi data Anda adalah dengan mengandalkan software manajemen inventaris dan menghasilkan laporan untuk mengetahui berapa banyak produk yang Anda miliki. Namun, penting untuk memastikan bahwa jumlahnya sesuai dengan jumlah yang ada secara fisik.

Berikut ini adalah beberapa metode audit inventaris yang bisa Anda lakukan:

• Inventaris fisik

Inventaris fisik berarti menghitung seluruh persediaan Anda sekaligus. Banyak bisnis melakukan ini pada akhir tahun karena terkait dengan akuntansi dan pengarsipan pajak penghasilan.

Inventaris fisik bisa sangat mengganggu proses bisnis meskipun biasanya hanya dilakukan setahun sekali, sehingga metode ini dianggap kurang efisien. Jika Anda menemukan ketidaksamaan data, mungkin sulit untuk menemukan titik masalahnya, karena Anda harus meninjaunya kembali dalam satu tahun penuh. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk menggunakan Software Akuntansi Terbaik dari HashMicro untuk menghindari terjadinya anomali data. 

• Pemeriksaan inventaris di tempat

Jika Anda melakukan inventarisasi fisik lengkap pada akhir tahun dan Anda sering mengalami masalah, atau Anda memiliki terlalu banyak produk, Anda mungkin ingin memulai pemeriksaan inventaris di tempat sepanjang tahun. Ini berarti memilih produk, menghitungnya, dan membandingkan jumlah yang Anda hitung dengan jumlah yang seharusnya. Ini tidak perlu perusahaan lakukan berdasarkan jadwal dan hanya merupakan metode tambahan untuk inventaris fisik.

• Penghitungan siklus inventaris 

Alih-alih melakukan inventaris fisik lengkap, beberapa bisnis menggunakan penghitungan siklus untuk mengaudit inventaris mereka. Daripada melakukan penghitungan penuh pada akhir tahun, Anda dapat melakukan penghitungan siklus untuk merekonsiliasi jumlah produk yang tercatat di sistem dan jumlah produk sebenarnya sepanjang tahun.

Penghitungan siklus inventaris dapat Anda lakukan kapan pun Anda perlukan; setiap hari, minggu, atau bulan. Produk yang berbeda harus Anda cek secara bergiliran sesuai jadwal yang telah perusahaan tentukan. Ada berbagai metode dalam menentukan berapa kali produk harus dihitung, tetapi, produk yang bernilai lebih tinggi biasanya dihitung lebih sering.

5. Gunakan Analisis ABC

Beberapa produk membutuhkan lebih banyak perhatian daripada yang lain. Gunakan ABC analysis untuk memprioritaskan manajemen inventaris Anda. Pisahkan produk yang membutuhkan banyak perhatian dari yang tidak. Lakukan ini dengan meninjau daftar produk Anda dan masukkan setiap produk ke salah satu dari ketiga kategori berikut ini:

A – produk bernilai tinggi dengan frekuensi penjualan rendah
B – produk bernilai cukup dengan frekuensi penjualan cukup
C – produk bernilai rendah dengan frekuensi penjualan yang tinggi

Produk dalam kategori A membutuhkan perhatian lebih karena dampak keuangannya signifikan, tetapi penjualannya sulit diprediksi. Produk dalam kategori C memerlukan lebih sedikit pengawasan karena mereka memiliki dampak keuangan yang lebih kecil dan mereka terus-menerus berubah. Terakhir, produk dalam kategori B berada di antara kategori A dan C.

6. Bangun Hubungan yang Baik dengan Pemasok

Cara terakhir yang sering perusahaan sepelekan dalam mengelola persediaan adalah membangun hubungan yang baik dengan pemasok. Padahal menjalin hubungan dengan supplier adalah hal yang tidak kalah penting. Dengan begitu, mereka akan lebih bersedia bekerja sama dengan Anda untuk menyelesaikan masalah terkait persediaan Anda.  

Memiliki hubungan baik dengan pemasok material Anda akan sangat membantu. Jumlah pesanan minimum sering bisa dinegosiasikan. Jangan takut untuk meminta jumlah minimum yang lebih rendah sehingga Anda tidak perlu menyimpan persediaan sebanyak mungkin. Cari tahu cara negosiasi dengan pemasok di sini. 

Hubungan yang baik bukan hanya tentang beramah-tamah. Ini juga tentang komunikasi yang baik. Biarkan pemasok Anda tahu kapan Anda mengharapkan peningkatan penjualan sehingga mereka dapat menyesuaikannya dengan perencanaan produksi Anda.

Mintalah mereka memberitahu Anda ketika ada produk-produk tertentu yang tidak dapat mereka kirim dengan cepat, sehingga sehingga Anda dapat menunda waktu produksi dan promosi untuk produk tersebut. Pastikan Anda mempunyai Sistem SCM Terbaik untuk melacak pengiriman dan memastikan bahwa pemasok telah melakukan pengiriman barang tepat waktu. 

Baca juga: Mengenal Cloud Computing: Teknologi untuk Kembangkan Bisnis Anda!

Kesimpulan

Persediaan barang memang menjadi salah satu kunci utama dalam kesuksesan bisnis manufaktur. Tanpa adanya pengelolaan persediaan barang yang baik, maka proses bisnis Anda akan terhambat. Tidak hanya berpengaruh pada keberlangsungan bisnis Anda, tetapi bisnis konsumen Anda pun akan terganggu dan ini akan menyebabkan ketidakpuasan konsumen.

Optimalkan tingkat persediaan, pantau proses stock transfer, estimasi kebutuhan inventaris, dan efektifkan pengelolaan stok bisnis manufaktur Anda dengan Inventory Management System dari HashMicro . Sistem manajemen inventaris HashMicro kini hadir dengan berbagai fitur canggih, mulai dari barcode management, pengelolaan scrap barang, lot and serial tracking number, stock request management, hingga stock aging analysis. Dapatkan demo gratisnya sekarang.