Memahami Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan & Prorata

Menentukan dan memenuhi gaji karyawan adalah salah satu tanggung jawab penting yang harus dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menjaga kesejahteraan dan motivasi tenaga kerja. Namun, proses ini sering kali menjadi tantangan, terutama ketika perusahaan harus memperhitungkan berbagai variabel seperti absensi, lembur, atau penghitungan gaji prorata untuk karyawan baru. 

Kesalahan sekecil apa pun dalam penghitungan dapat berujung pada ketidakpuasan karyawan sampai  menurunkan produktivitas. Oleh karena itu, memahami cara menghitung gaji bulanan dan prorata dengan benar menjadi langkah penting untuk menghindari risiko tersebut.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap cara menghitung gaji karyawan bulanan dan prorata, termasuk komponen yang perlu diperhatikan, langkah-langkah perhitungan, serta solusi efektif untuk mengelola proses penggajian dengan lebih efisien. 

Peraturan UU yang Mengatur Gaji Karyawan

Sebelum memahami cara menghitung gaji karyawan, penting untuk mengetahui dasar hukum yang mengatur pembayaran gaji di Indonesia. Peraturan perundang-undangan ini menjadi pedoman bagi perusahaan untuk memastikan pengelolaan gaji sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Dikutip dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), regulasi mengenai gaji karyawan diatur dalam Peraturan Pemerintahan Nomor 36 tahun 2021. Regulasi ini mengatur kebijakan pengupahan yang mencakup penetapan upah berdasarkan waktu atau hasil, struktur dan skala upah, upah minimum, perlindungan upah, serta sanksi administratif dan peran dewan pengupahan.

Adapun, sanksi administratif yang akan diterima jika perusahaan mengabaikan kewajibannya dapat berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan kegiatan usaha.  

Cara Menentukan Gaji Karyawan 

Menentukan besaran gaji yang nantinya akan diterima karyawan memang tidak bisa dikatakan mudah, tetapi tetap bisa Anda lakukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor. Di bawah ini kami sajikan beberapa faktor yang bisa menjadi bahan pertimbangan Anda menentukan gaji karyawan: 

1. Mengacu pada peraturan perundang-undangan

Hal pertama dan yang paling penting untuk Anda lakukan dalam menentukan gaji karyawan adalah memastikan penghitungan gaji sesuai dengan peraturan yang berlaku, seperti upah minimum provinsi (UMP) atau kabupaten/kota (UMK). Hal ini penting untuk melindungi hak karyawan dan menjaga kepatuhan hukum.

2. Pertimbangkan struktur dan skala upah

Selanjutnya, Anda dapat menentukan struktur gaji berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, serta tanggung jawab yang nantinya akan diemban oleh calon karyawan. Struktur dan skala upah ini harus ditetapkan secara transparan dan adil untuk mencegah ketidakpuasan di antara karyawan.

3. Evaluasi standar industri

Untuk membantu Anda menentukan gaji, Anda bisa membandingkan upah yang ditawarkan dengan standar pasar atau industri dengan posisi yang serupa. Penyesuaian ini membantu perusahaan tetap kompetitif dalam menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas.

4. Pertimbangkan kompetensi yang dimiliki karyawan 

Dalam proses perekrutan karyawan, Anda pasti sudah mengetahui riwayat pengalaman professional pelamar. Hal ini juga bisa menjadi variabel yang membantu Anda menentukan besaran upah.

5. Perhitungkan beban kerja dan risiko

Untuk pekerjaan dengan tingkat risiko atau beban kerja tinggi, berikan kompensasi tambahan sebagai bentuk penghargaan dan pengakuan terhadap tanggung jawab yang lebih besar.  Penyesuaian ini tidak hanya meningkatkan motivasi karyawan, tetapi juga membantu perusahaan mempertahankan tenaga kerja yang kompeten di posisi-posisi yang krusial.

6. Masukkan komponen pendukung gaji

Terakhir, hal yang perlu Anda perhatikan dalam menentukan gaji adalah menyertakan komponen pendukung seperti tunjangan makan, transportasi, kesehatan, atau bonus kinerja. Komponen ini memberikan insentif tambahan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan Tetap dan Tidak Tetap dan Contohnya 

Menghitung gaji karyawan bulanan memerlukan pemahaman tentang status karyawan, yaitu apakah mereka karyawan tetap atau tidak tetap. Berikut adalah penjelasan cara menghitung kedua jenis gaji tersebut:

1. Gaji karyawan bulanan tetap

Karyawan tetap biasanya memiliki gaji pokok yang dibayarkan setiap bulan, dengan komponen tambahan seperti tunjangan, potongan, dan bonus. Perhitungan gaji karyawan tetap dilakukan berdasarkan kontrak kerja dan struktur upah perusahaan.

Rumus Umum:

Contoh Perhitungan:

• Gaji Pokok: Rp6.000.000
• Tunjangan Transportasi: Rp500.000
• Tunjangan Makan: Rp500.000
• Potongan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Rp300.000

Karyawan tetap akan menerima gaji bersih sebesar Rp6.700.000 dalam sebulan.

2. Gaji karyawan bulanan tidak tetap

Karyawan tidak tetap dihitung berdasarkan jam kerja, jumlah hari kerja, atau hasil produksi. Perhitungan gaji ini lebih fleksibel, bergantung pada kebijakan perusahaan.

Rumus Umum (Berbasis Hari Kerja):

Rumus Umum (Berbasis Hasil):

Contoh Perhitungan (Berbasis Hari Kerja):

• Upah Harian: Rp200.000
• Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan: 20 hari

Gaji=200.000×20=Rp4.000.000

Contoh Perhitungan (Berbasis Hasil Produksi):

• Jumlah Produksi: 50 unit
• Upah Per Unit: Rp50.000

Gaji=50×50.000=Rp2.500.000

Cara Menghitung Gaji Prorata dan Contohnya 

Gaji prorata adalah gaji yang dihitung secara proporsional berdasarkan jumlah hari kerja seorang karyawan dalam periode tertentu, seperti karyawan baru yang mulai bekerja di tengah bulan atau karyawan yang mengambil cuti tidak berbayar. 

Berikut langkah-langkah cara menghitung gaji prorata:

1. Tentukan gaji bulanan karyawan

Sebelum melakukan perhitungan gaji prorata, Anda harus mengetahui terlebih dahulu besaran gaji bulanan karyawan. Contohnya, Andi memiliki jumlah besaran upah bulanan sebesar Rp6.000.000, maka angka ini akan menjadi dasar perhitungan.

2. Hitung jumlah hari kerja dalam sebulan

Selanjutnya, Anda harus menghitung jumlah hari kerja yang dipenuhi oleh karyawan dalam bulan tersebut. Biasanya, perusahaan menggunakan jumlah hari kalender (30 atau 31 hari) atau hari kerja efektif (22 hari kerja dalam sebulan) sebagai acuan.

3. Tentukan jumlah hari kerja yang dijalani karyawan

Hitung jumlah hari kerja yang dijalani karyawan dalam bulan tersebut. Misalnya, jika Andai mulai bekerja pada tanggal 15 bulan itu, maka karyawan hanya bekerja selama 16 hari dalam bulan dengan 31 hari.

4. Gunakan rumus gaji prorata

Untuk melakukan penghitungan gaji prorata, Anda bisa menggunakan rumus di bawah ini:

5. Contoh perhitungan

Berikut kami sajikan contoh dari perhitungan gaji prorata yang bisa Anda contoh

• Gaji Bulanan: Rp6.000.000
• Jumlah Hari Kalender: 31 hari
• Jumlah Hari Kerja Karyawan: 16 hari

Dengan demikian, gaji prorata yang diterima Andi dalam bulan itu adalah Rp3.096.774.

Tips Mengelola Perhitungan Gaji Karyawan yang Efisien dan Efektif 

Berikut di bawah ini adalah beberapa tips pengelolaan gaji karyawan yang bisa Anda terapkan agar berjalan secara efisien 

1. Terapkan struktur dan skala upah yang jelas

Struktur dan skala upah yang transparan sangat penting untuk menciptakan keadilan di antara karyawan. Penetapan ini harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti jabatan, tingkat pengalaman, tanggung jawab, dan standar industri. 

Dengan adanya struktur yang jelas, karyawan dapat memahami dasar perhitungan gaji mereka, yang pada akhirnya meningkatkan kepercayaan terhadap manajemen perusahaan yang mengelola upah yang mereka terima.

2. Catat absensi dan lembur dengan akurat

Pencatatan absensi dan lembur yang akurat sangat penting untuk memastikan bahwa gaji karyawan Anda dapat terhitung dengan benar. Menggunakan sistem absensi digital atau perangkat biometrik yang terintegrasi dengan software penggajian dapat meminimalkan risiko kesalahan dan manipulasi data. 

Dengan data absensi yang tepat, Anda dapat selangkah lebih mudah dalam menghitung dan mengelola gaji, lembur, atau potongan yang berkaitan dengan jumlah kerja setiap individu karyawan.

3. Komunikasikan kebijakan penggajian dengan jelas

Komunikasi yang lancar adalah kunci utama dalam produktivitas bisnis, salah satunya adalah pengelolaan gaji. Agar pengelolaan gaji bisa lebih tepat, Anda perlu berkomunikasi dengan karyawan agar mereka memahami bagaimana gaji mereka dihitung dan komponen apa saja yang memengaruhinya. 

Adapun, komunikasi yang dilakukan antara manajemen dan karyawan harus mencakup pembahasan mengenai penjelasan tentang tunjangan, bonus, potongan, atau pajak, membantu mencegah kesalahpahaman dan konflik.

4. Sediakan laporan penggajian yang transparan

Slip gaji yang rinci dan transparan adalah salah satu cara untuk menunjukkan profesionalisme perusahaan. Slip ini harus mencakup semua komponen gaji, seperti gaji pokok, tunjangan, potongan, dan pajak, sehingga karyawan dapat memahami setiap detail perhitungan. Dengan laporan yang jelas, perusahaan dapat menghindari pertanyaan atau keluhan terkait penggajian.

5. Gunakan software penggajian otomatis

Menggunakan software penggajian otomatis seperti HashMicro Payroll System adalah langkah strategis untuk mempermudah perhitungan gaji. Sistem ini mampu menghitung gaji dengan presisi, termasuk komponen seperti pajak, tunjangan, potongan, dan lembur, dalam waktu singkat. 

Selain mengurangi risiko kesalahan manual, software payroll ini juga dapat terintegrasi dengan sistem akuntansi. Hal ini membuat pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, dan pencatatan pengeluaran dapat dikelola dalam satu sistem terpusat, sehingga mengurangi risiko duplikasi data atau kesalahan lainnya.

Sistem HR HashMicro: Solusi Digital untuk Penggajian yang Tepat Waktu dan Akurat

Sistem HR HashMicro adalah solusi perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia secara efisien dan terintegrasi. Dengan fitur-fitur canggih seperti penggajian otomatis hingga pengelolaan cuti, sistem ini membantu perusahaan menyederhanakan tugas-tugas administrasi HR yang kompleks.

HashMicro juga menawarkan demo gratis, sehingga perusahaan dapat mencoba langsung fitur yang relevan dengan kebutuhan mereka sebelum memutuskan untuk mengadopsi sistem ini. Dengan demo ini, perusahaan dapat memahami bagaimana teknologi HR HashMicro dapat membantu meningkatkan efisiensi.

Salah satu keunggulan utama Sistem HR HashMicro adalah kemampuan integrasinya. Sistem ini dapat dihubungkan dengan modul lain seperti akuntansi, pengelolaan inventaris, atau proyek, memungkinkan perusahaan memiliki ekosistem manajemen data yang terpadu. 

Penasaran mengenai fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem HashMicro? Berikut penjelasannya: 

• In-Depth Performance Analysis with Nine Box Matrix: Fitur ini memungkinkan perusahaan menganalisis kinerja karyawan secara mendalam menggunakan matriks sembilan kotak (Nine Box Matrix). Dengan memahami kinerja dan potensi karyawan, perusahaan dapat menghubungkan hasil analisis ini dengan sistem penggajian berbasis prestasi.
• Payroll Management: Fitur payroll management mempermudah perusahaan dalam menghitung gaji, termasuk komponen seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan pajak, hingga BPJS. 
• Employee Database: Basis data karyawan yang terintegrasi menyimpan semua informasi penting, seperti data personal, riwayat pekerjaan, gaji, dan tunjangan. Dengan data yang tersentralisasi, proses penggajian menjadi lebih efisien karena informasi yang dibutuhkan selalu tersedia dan diperbarui secara otomatis.
• Attendance Management: Fitur ini memantau kehadiran karyawan secara real-time, termasuk absensi, lembur, dan cuti. Data ini secara otomatis diintegrasikan dengan sistem penggajian untuk memastikan gaji dihitung berdasarkan jumlah hari kerja aktual. 
• Employee Contract Management: Pengelolaan kontrak karyawan memastikan setiap karyawan memiliki dokumen kerja yang jelas dan terperinci, termasuk ketentuan terkait gaji, tunjangan, dan waktu kerja. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mematuhi aturan hukum ketenagakerjaan dan memudahkan penghitungan gaji sesuai kontrak yang berlaku. 

Kesimpulan 

Menghitung gaji karyawan bulanan dan prorata memerlukan pemahaman yang baik tentang komponen penggajian, peraturan ketenagakerjaan, serta metode perhitungan yang tepat. Ketelitian dalam proses ini sangat penting untuk memastikan keadilan bagi karyawan sekaligus mematuhi regulasi yang berlaku. 

Untuk membantu mengelola penghitungan gaji secara efisien dan akurat, penggunaan aplikasi seperti HashMicro HR Software menjadi solusi yang ideal. Dengan fitur-fitur canggih seperti penggajian otomatis, integrasi data, dan laporan real-time, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan transparansi dalam penggajian.

Segera coba demo gratis HashMicro dan rasakan bagaimana teknologi ini dapat menyederhanakan proses penggajian di perusahaan Anda! 

Pertanyaan Seputar Cara Menghitung Gaji Karyawan

• Apa itu biaya prorata?

  Biaya prorata adalah biaya yang dihitung secara proporsional berdasarkan penggunaan, durasi, atau bagian tertentu dari suatu periode. Metode ini sering digunakan untuk membagi biaya secara adil, seperti dalam penghitungan gaji karyawan yang bekerja sebagian bulan, alokasi biaya sewa, atau tagihan utilitas yang hanya digunakan sebagian waktu.

• Apa itu cut off gaji?

  Cut off gaji adalah batas waktu atau periode akhir pengumpulan data kehadiran, lembur, dan komponen lainnya yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan dalam satu siklus penggajian.

• Payroll itu apa?

  Payroll adalah proses pengelolaan pembayaran gaji karyawan yang mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan, pajak, hingga bonus. Payroll juga melibatkan pencatatan data kehadiran, lembur, dan absensi untuk memastikan setiap karyawan menerima gaji yang sesuai.