Cara Menghitung Gaji Prorata bagi Karyawan Perusahaan

Tahukah Anda? Cara menghitung gaji prorata adalah langkah yang umum perusahaan Indonesia pakai untuk menangani kasus, seperti karyawan resign dan lainnya. Sistem ini membantu tim HR untuk memastikan bahwa perusahaan tidak memberikan over dan under payment.

Sehubungan dengan hal ini, sebagai pemilik usaha atau pemegang tanggung jawab HR perusahaan, Anda perlu mengetahui cara menghitung gaji prorata yang baik dan benar. Bagaimanakah tujuan, komponen, dan rumus lengkap gaji prorata? Artikel berikut akan menjelaskannya kepada Anda.

Pastikan Anda menyimak hingga akhir untuk mengetahui tips menghitung prorata yang efisien dengan cepat dan tepat. Tanpa berlama-lama lagi, mari kita mulai pembahasannya!

Apa Itu Gaji Prorata?

Gaji prorata adalah perhitungan gaji proporsional berdasarkan jumlah hari kerja dalam satu bulan. Sistem ini umum berlaku untuk karyawan yang baru mulai bekerja, resign di tengah bulan, atau memiliki cuti tidak penuh.

Contoh gaji prorata adalah semisal karyawan A masuk hari pertama kerja pada tanggal 20 Januari dengan 5 hari kerja per minggu, maka pada tanggal 1 Februari (hari menerima gaji), tim HR atau perusahaan hanya membayar gaji sebanyak 10 hari kerja saja.

Fungsi dan Tujuan Penerapan Gaji Prorata bagi Perusahaan

Jika Anda menerapkan cara menghitung gaji prorata yang baik dan benar, maka sistem ini membawa berbagai fungsi, tujuan, dan manfaat. Beberapa di antaranya adalah:

1. Menghitung gaji secara proporsional

Gaji prorata memastikan bahwa pembayaran gaji sesuai dengan jumlah hari kerja yang telah dilakukan oleh karyawan. Hal ini penting untuk karyawan baru, karyawan resign di tengah bulan, atau mereka yang mengambil cuti tidak penuh.

2. Meningkatkan keadilan dalam penggajian

Dengan cara menghitung gaji prorata yang benar, perusahaan dapat memberikan gaji yang adil berdasarkan kontribusi waktu kerja karyawan. Sistem ini mencegah terjadinya ketidakadilan dalam pembayaran, baik bagi perusahaan maupun karyawan.

3. Menghindari risiko overpayment

Prorata melalui aplikasi slip gaji dapat membantu Anda dalam menghindari pembayaran gaji berlebih, terutama untuk karyawan yang tidak bekerja penuh selama periode tertentu. Ini mendukung efisiensi dalam pengelolaan anggaran perusahaan Anda.

4. Mendukung efisiensi keuangan

Penerapan cara menghitung gaji prorata membuat perusahaan lebih akurat dalam merencanakan pengeluaran gaji. Hal ini membantu menjaga kestabilan keuangan, terutama dalam pengelolaan sumber daya manusia.

5. Meningkatkan transparansi penggajian

Dengan perhitungan gaji proporsional, karyawan dapat memahami secara jelas bagaimana gaji mereka dihitung. Ini membangun kepercayaan antara karyawan dan perusahaan, sekaligus mengurangi potensi sengketa terkait pembayaran.

6. Mempermudah proses administrasi

Cara menghitung gaji prorata mempermudah tim HR dalam memberikan gaji karyawan sesuai dengan durasi kerja. Meskipun demikian, implementasi gaji prorata dalam perusahaan bukanlah hal yang mudah. Untuk itu, banyak perusahaan Indonesia memilih untuk menggunakan sistem dalam manajemennya.

Salah satu cara mempermudah proses administrasi prorata adalah dengan menggunakan sistem HRIS. Bagaimanakah cara kerja dan berapa harga yang harus Anda keluarkan untuk sistem ini? Klik banner berikut untuk mengetahui detail informasinya.

Komponen Penting yang Harus Ada di Sistem Gaji Prorata 

Tahukah Anda? Dalam menghitung gaji prorata yang adil dan benar, terdapat tujuh komponen yang wajib Anda patuhi. Komponen-komponen ini memegang kendali atas tolak ukur terlaksananya manajemen upah karyawan yang ideal dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah penjelasannya:

1. Data kehadiran karyawan

Data ini memuat tentang jumlah hari kerja, jam kerja, serta absensi karyawan yang sangat penting untuk menentukan gaji prorata. Anda dapat memperoleh data ini melalui sistem absensi digital guna meminimalkan kesalahan atau tindakan curang lainnya.

2. Gaji pokok

Besaran gaji pokok menjadi dasar utama dalam perhitungan gaji proporsional. Sistem gaji prorata Anda harus menghitung bagian proporsional dari gaji pokok berdasarkan hari kerja aktual karyawan.

3. Periode kerja karyawan

Tanggal mulai bekerja atau tanggal resign karyawan di tengah bulan harus tercatat dengan jelas. Informasi ini menentukan durasi kerja dalam periode penggajian tertentu. Cara paling efisien yang dapat Anda lakukan untuk mencatat data ini adalah dengan menggunakan sistem HRIS Indonesia.

4. Komponen tambahan gaji

Komponen seperti tunjangan tetap, bonus harian, atau insentif harus terintegrasi ke dalam sistem dan cara menghitung gaji prorata Anda. Hal ini didasarkan pada kewajiban perusahaan dalam memenuhi hak kesejahteraan karyawan di luar aspek gaji pokok.

5. Perhitungan hari kerja dalam sebulan

Sistem harus memiliki data jumlah hari kerja dalam satu bulan yang menjadi acuan dalam perhitungan gaji proporsional, baik menggunakan 30 hari kalender maupun jumlah hari kerja efektif.

6. Sistem penghitungan otomatis

Aplikasi atau software HR yang mendukung cara menghitung gaji prorata otomatis dapat mempercepat proses penggajian dan mengurangi risiko kesalahan manual. Untuk itu, perlu Anda ketahui jika pada saat ini, penghitungan manual bukan lagi menjadi langkah bisnis yang bijak.

7. Transparansi laporan gaji

Hasil perhitungan prorata harus tersaji dalam slip gaji yang transparan, mencakup rincian komponen gaji dan perhitungannya agar mudah dipahami karyawan. Jika perusahaan Anda memenuhi tujuh komponen ini, maka dapat dipastikan bahwa sistem payroll Anda berjalan dengan efektif.

Cara Menghitung Gaji Prorata dalam Perusahaan

Menghitung gaji prorata dapat Anda lakukan dengan menyesuaikan gaji berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja, dan situasi tertentu. Beberapa rumus cara menghitung gaji prorata yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Prorata berdasarkan jumlah hari kerja

Jika gaji karyawan Anda hitung berdasarkan hari kerja aktual, gunakan rumus cara menghitung gaji prorata berikut ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Jumlah hari dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per hari × Jumlah hari kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, jumlah hari kerja dalam sebulan 30 hari, dan karyawan bekerja 15 hari:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 30 = Rp 200.000
• Gaji prorata = Rp 200.000 × 15 = Rp 3.000.000

2. Prorata berdasarkan jam kerja

Jika cara menghitung gaji prorata Anda berdasarkan jam kerja, terutama untuk sistem paruh waktu, Anda dapat menggunakan rumus ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Total jam kerja dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per jam × Total jam kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, total jam kerja dalam sebulan 160 jam, dan karyawan bekerja 80 jam:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 160 = Rp 37.500
• Gaji prorata = Rp 37.500 × 80 = Rp 3.000.000

3. Cara menghitung gaji prorata karyawan baru dan resign

Untuk cara menghitung gaji prorata karyawan baru atau resign sebelum masa kerjanya satu bulan penuh, maka cara menghitung gaji prorata menggunakan rumus berikut:

Gaji prorata = (Jumlah hari kerja aktual ÷ Total hari dalam sebulan) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Karyawan mulai bekerja pada tanggal 16, sehingga hanya bekerja 15 hari, dengan gaji bulanan Rp 6.000.000:

• Gaji prorata = (15 ÷ 30) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

4. Rumus THR Prorata

THR biasanya dihitung satu kali gaji bulanan penuh, namun untuk karyawan yang bekerja tidak penuh selama satu tahun, rumus prorata digunakan.

THR prorata = (Jumlah bulan kerja ÷ 12) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Jika seorang karyawan bekerja selama 6 bulan di tahun berjalan, maka slip gaji bulanan karyawan tersebut menggunakan kalkulator THR prorata adalah sebesar Rp 6.000.000:

• THR prorata = (6 ÷ 12) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

Gaji Prorata Diperuntukkan untuk Apa Saja?

Gaji prorata umumnya perusahaan gunakan untuk karyawan yang bekerja dengan durasi tidak penuh dalam satu bulan. Situasi ini sering terjadi pada karyawan baru yang mulai bekerja di tengah bulan atau karyawan yang resign sebelum periode penggajian selesai.

Selain itu, gaji prorata juga diterapkan untuk karyawan yang mengambil cuti tanpa gaji atau unpaid leave. Jika seorang karyawan tidak bekerja penuh selama periode tertentu, perhitungan prorata memastikan mereka hanya dibayar untuk waktu yang mereka habiskan untuk bekerja.

Sistem gaji prorata juga dapat Anda terapkan dalam skema kerja paruh waktu atau freelance, di mana pembayaran didasarkan pada jam kerja atau hari kerja aktual. Dengan cara menghitung gaji prorata ini, perusahaan dapat mengakomodasi kebutuhan karyawan dan membayar gaji sesuai dengan kontribusi.

Permudah Kalkulasi Gaji Prorata di Perusahaan Anda dengan Software HRIS HashMicro

Cara menghitung gaji prorata secara digital apakah membawa dampak besar bagi perusahaan Anda? Jawabannya adalah iya. Sebagai pebisnis andal, urusan penting Anda tidak hanya berputar di sekitar gaji karyawan. Terdapat belasan meeting penting yang harus Anda hadiri.

Sedangkan, tim HR juga harus menilai performa kerja karyawan lain di saat yang bersamaan. Bisakah Anda membayangkan kekacauan yang terjadi dalam perusahaan Anda? Oleh karena itu, software HRIS hadir sebagai solusi terbaik Anda melalui demo gratis dan fitur-fitur terbaiknya.

Sebagai salah satu penyedia aplikasi HRIS terbaik di Indonesia, HashMicro adalah vendor yang wajib Anda perhitungkan. Berdiri sejak tahun 2015, lebih dari 2.000 perusahaan mempercayakan workflow-nya kepada HashMicro, termasuk Marimas, Semen Gresik, dan Pertamina.

Fitur-fitur dari software HR HashMicro yang dapat Anda andalkan untuk menghitung gaji prorata dan meliputi:

• Daily and hourly worker payslip management: Fitur untuk mengelola jam kerja harian atau per jam karyawan, menghitung upah yang tepat, dan menghasilkan slip gaji secara otomatis berdasarkan data timesheet yang tercatat.
• Roster & dynamic employee working schedule: Fitur untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan secara fleksibel, baik melalui penugasan shift atau jadwal tetap.
• Talent management with KPI tracking: Fitur untuk menetapkan, mengelola, dan melacak pencapaian karyawan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang ditetapkan.
• In-depth performance analysis: Analisis mendalam menggunakan 9 Box Matrix, di mana karyawan berada dalam salah satu dari sembilan kotak berdasarkan kinerja dan potensi mereka.
• Slip gaji generator online: Memudahkan pembuatan slip gaji yang terintegrasi dengan email karyawan dan data relevan lainnya guna proses penggajian yang cepat dan akurat.

Mengetahui hal ini, jika Anda tertarik untuk mencoba sistem HRIS dari HashMicro, Anda dapat mencoba demo gratisnya. Selain itu, Anda juga dapat merasakan pengalaman konsultasi bisnis gratis, tambah user gratis, hingga mengoperasikan software yang user-friendly hanya di sini!

Kesimpulan

Secara keseluruhan, cara menghitung gaji prorata memberikan keadilan dan akurasi dalam penghitungan upah. Dengan rumus yang jelas, Anda dapat mengelola upah secara efisien, menghindari overpayment, dan memastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang sesuai dengan waktu kerjanya.

Meskipun begitu, menghitung gaji prorata secara manual beresiko terjadi kesalahan manual yang dapat mengganggu stabilitas perusahaan. Oleh karena itu, beralih ke software HRIS dari HashMicro merupakan langkah cerdas yang dapat Anda ambil.

Tertarik untuk mencoba demo gratis sistemnya? Klik banner berikut untuk terhubung dengan tim HashMicro secepatnya.

Pertanyaan Seputar Gaji Prorata

• Apa itu biaya prorata?

  Biaya prorata adalah pembagian biaya secara proporsional berdasarkan periode atau penggunaan. Cara ini memastikan biaya dibagi adil antara pihak atau waktu yang terkait.

• Bagaimana cara menghitung kenaikan gaji prorata?

  Untuk menghitung kenaikan gaji prorata, tentukan total kenaikan dan bagi sesuai dengan jumlah hari atau bulan yang relevan. Kalikan jumlah hari atau bulan yang telah dijalani dengan proporsi kenaikan gaji untuk mendapatkan nilai prorata.

• Apakah bonus gaji dipotong pajak?

  Ya, bonus gaji biasanya dipotong pajak sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Pajak yang dipotong bergantung pada besaran bonus dan tarif pajak penghasilan yang dikenakan pada individu.

• Berapa kenaikan gaji yang wajar?

  Kenaikan gaji yang wajar umumnya berkisar antara 5% hingga 10% per tahun, tergantung pada kinerja, inflasi, dan kebijakan perusahaan. Namun, beberapa perusahaan dapat memberikan kenaikan lebih tinggi berdasarkan pencapaian atau kondisi pasar.