Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, serta Tahapannya

Menjalankan sebuah proyek bukanlah suatu hal yang mudah, dan membutuhkan perencanaan yang semaksimal mungkin. Perlu diketahui bahwa perencanaan yang buruk dan tidak terstruktur dapat mengakibatkan kerugian, bahkan lebih buruknya lagi, kegalalan.

Oleh karena itu, manajemen proyek memiliki peran penting dalam berjalannya sebuah proyek. Terlebih lagi, ada banyak cara untuk mengoptimalkan manajemen proyek, salah satunya mungkin dengan mengimplementasikan software konstruksi.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai manajemen proyek, beserta elemen-elemen penting yang harus diperhatikan.

Pengertian Manajemen Proyek

Berdasarkan pengertiannya, manajemen adalah suatu upaya dalam mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya seefisien mungkin. Sedangkan proyek adalah suatu rencana pekerjaan yang memiliki target penyelesaian sesuai dengan kesepakatan. Oleh  karena itu, secara kolektif manajemen proyek adalah sebuah pendekatan atau metode yang digunakan untuk mengelola suatu proyek, agar pengerjaannya menjadi lebih efektif dan efisien.

Maka dari itu, metode ini hadir untuk memudahkan pengelolaan berbagai kegiatan proyek yang rumit, sehingga dapat menyederhanakan biaya dan waktu pengerjaan tanpa mengurangi kualitasnya. 

Tujuan Manajemen Proyek

Dalam menjalankan suatu proyek, perencanaan yang baik sangatlah penting dan dapat mempengaruhi kualitas dari pembangunan tersebut. Oleh karena itu, manajemen proyek bertujuan untuk menyederhanakan pekerjaan dan memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaan. Adapun beberapa tujuan dalam memanajemen proyek, antara lain:

Menyelesaikan tepat waktu

Dalam manajemen waktu, ini mencakup kerangka waktu tertentu, yang dapat mengatur kapan saatnya untuk memulai dan kapan harus selesai. Maka dari itu, melalui perencanaan ini proyek dapat lebih terpantau, sehingga dapat selesai secara tepat waktu. Dengan demikian, pengerjaan proyek dapat berjalan dengan lebih mudah dan lancar. 

Menjaga anggaran

Salah satu tujuan dalam melakukan manajemen proyek adalah untuk mengawasi anggara agar tetap stabil. Oleh karena itu, dalam menjalankan suatu proyek, pengelola perlu memastikan agar anggaran pengeluaran seminimal mungkin, namun dapat tetap menunjang kriteria proyek awal. Untuk itu, para pengelola harus mengkaji anggaran dengan sebaik mungkin, agar dapat tetap efektif dan efisien. 

Menjaga kualitas

Tujuan lain dari memanajemen proyek adalah untuk menjaga kualitas pengerjaan sebaik mungkin. Setiap proyek memiliki standar yang telah ditentukan untuk menjaga kualitasnya. Dengan menentukan standar, pengerjaan proyek dapat lebih sesuai dan terlaksana dengan baik. Oleh sebab itu, sangat penting dalam mengatur pengelolaan proyek secara efisien, agar dapat memberikan kualitas yang memenuhi standar.  

Melancarkan proyek

Pengerjaan suatu proyek akan ideal, apabila dapat terselesaikan sesuai dengan perencanaan awal, baik dalam hal anggaran, kualitas maupun waktu. Untuk itu, sangat penting untuk melakukan manajemen proyek dengan sebaik mungkin, agar dapat meminimalisir terjadinya kendala yang menghambat pengerjaan. Dengan demikian, manajemen proyek sangat dibutuhkan ketika akan mengerjakan sebuah proyek.

Tahapan Manajemen Proyek

Dalam menjalankan suatu proyek, tahapan manajemen menggambarkan proses tingkat tinggi untuk mencapai keberhasilan proyek tersebut. Tahapan manajemen proyek adalah serangkaian tahapan yang akan dilalui, mulai dari proses awal sampai dengan selesai. Dengan tahapan tersebut, diharapkan dapat mengurangi berbagai hambatan yang mungkin muncul dan menghambat pelaksanaan secara efektif. Berikut beberapa tahapan pada manajemen proyek, yaitu:

Inisiasi Manajemen proyek

Tahapan pertama di dalam pengerjaan proyek adalah mengidentifikasi kebutuhan, peluang, hingga permasalahan pada bisnis, agar dapat melakukan brainstorming dengan para anggota tim untuk menentukan langkah selanjutnya. Dalam tahapan ini, para pekerja juga akan mengetahui tujuan pengerjaan proyek hingga perencanaan untuk hasil akhir dari proyek tersebut. Adapun beberapa pengelola dapat menerapkan beberapa langkah berikut, antara lain: 

• Menjalankan studi kelayakan
• Mengidentifikasi ruang lingkup
• Mengidentifikasi tujuan akhir dalam pengerjaan proyek
• Menentukan stakeholder
• Mengembangkan studi kasus

Perencanaan Manajemen Proyek

Setelah proyek disetujui dengan berdasar pada identifikasi inisiasi, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perencanaan. Dalam tahap ini, pengelola perlu memecah proyek besar menjadi tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan mengatur jadwal penyelesaian tugas. Maka dari itu untuk menjalankan tahap ini, pengelola dapat menerapkan beberapa langkah berikut. 

• Mengatur perencanaan proyek.
• Mengatur diagram alur kerja.
• Memperhitungkan estimasi biaya.
• Mengumpulkan sumber daya.
• Mengidentifikasi resiko yang dapat terjadi dan menyiapkan antisipasi akan resiko tersebut. 

Eksekusi Manajemen Proyek

Setelah menyelesaikan tahapan sebelumnya, maka yang perlu dilakukan selanjutnya adalah eksekusi. Pada tahapan ini, para pekerja akan menjalankan berbagai perencanaan yang telah mereka tentukan sebelumnya. Berikut beberapa tugas yang dapat para pekerja terapkan, antara lain: 

• Membuat tugas dan mengatur alur kerja.
• Melakukan briefing dengan tim terkait tugas dan tanggung jawab setiap orang.
• Berkomunikasi sebaik mungkin dengan para tim, manajemen, serta klien. 
• Memperhatikan kualitas dari para pekerja. 
• Mengatur budget. 

Penutupan proyek

Tahapan terakhir dalam pengerjaan ini adalah penutupan atau penyelesaian pada proyek. Oleh karena itu, dalam tahapan ini, para pengelola akan melakukan evaluasi terhadap hasil pengerjaan, untuk menentukan berhasil atau tidaknya proyek tersebut. Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan dalam tahapan ini, yakni: 

• Menganalisis performa proyek dan tim. 
• Melakukan dokumentasi terhadap hasil akhir proyek. 
• Melakukan review setelah mengimplementasikan proyek. 
• Mengevaluasi budget pengeluaran.

Tips Meningkatkan Efesiensi Manajemen Proyek

Pengelolaan manajemen proyek konstruksi yang mudah tentu menjadi idaman bagi setiap para kontraktor. Kontraktor dapat menggunakan sistem konstruksi untuk memudahkan pengelolaan manajmeen proyek. Berikut adalah 7 tips untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen proyek suatu konstruksi:

1. Buat Perencanaan dengan Matang

Sebelum mulai menangani proyek, sangat penting manajemen proyek untuk membuat rencana yang menyeluruh dan terperinci terlebih dahulu. Perencanaan yang harus dibuat mencakup mengatur anggaran, mengatur jadwal, menentukan dependensi tugas, menetapkan tenggat waktu, mengalokasikan sumber daya, dan menentukan tolak ukur (milestone) untuk mengukur keberhasilan. 

Perencanaan ini dapat dipermudah dengan fitur yang ada di aplikasi manajemen proyek konstruksi, S-Curve Plan. Fitur ini adalah alat visual yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan perkembangan proyek seiring waktu.

2. Kerjakan Proyek Sesuai dengan Kapasitas

Manajemen proyek harus menentukan apakah akan mengambil proyek atau tidak. Manajemen proyek dapat menentukan kelayakan mengambil proyek dengan membandingkan permintaan klien terhadap sumber daya yang tersedia. Tidak hanya itu, manajemen proyek juga harus mempertimbangkan biaya, bahan, tenaga kerja, dan keahlian guna menyelesaikan proyek.

3. Terapkan Pelatihan Karyawan

Pelatihan sangat penting untuk efisiensi, terutama untuk pengawas konstruksi yang membutuhkan prinsip dan teknik manajemen yang baik untuk memastikan agar proyek berjalan dengan lancar. Dengan adanya pelatihan karyawan dapat memberikan manfaat besar dalam hal efisiensi dalam proyek.

4. Tingkatkan Komunikasi dalam Manajemen Proyek Konstruksi

Pastikan bahwa manajemen proyek selalu tersedia bagi tim, sehingga mereka tahu mereka dapat datang ketika ada berbagai masalah yang sulit. Mereka juga perlu mendengar harapan-harapan yang ingin dicapai minggu atau bulan depan. Usahakan untuk menemui pengawas proyek sesering mungkin (jika tidak bisa secara langsung maka secara virtual), dan minta mereka untuk memberikan feedback tentang apa yang bisa mereka capai, kendala apa yang mereka hadapi, dan masalah-masalah apa yang perlu mereka antisipasi.

5. Beradaptasi dengan Perubahan

Kunci keberhasilan proyek adalah kemampuan untuk beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan sesegera mungkin, atau bisa menyebabkan klien kecewa, kehilangan laba, dan bahkan mungkin menunda untuk memulai proyek di masa yang akan datang. Di era teknologi seperti sekarang, perusahaan mana pun harus siap beradaptasi dengan teknologi untuk memajukan bisnis mereka, terutama perusahaan konstruksi.

6. Monitor Proyek Secara Teratur

Memonitor pengerjaan proyek, pekerja, jadwal, dan tugas secara teratur sangat penting dalam manajemen proyek konstruksi. Akan tetapi, jika melakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang sangat lama. Memantau proyek menjadi lebih mudah dengan bantuan sistem manajemen proyek. Manjemen proyek bisa mendapatkan akses langsung ke data proyek yang membuatnya lebih transparan untuk memantau proses secara efisien. Melakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang sangat lama

7. Lakukan Evaluasi Setelah Penyelesaian Proyek

Melakukan evaluasi sangat penting setelah meyelesaikan proyek. Adanya evaluasi bertujuan untuk dapat menentukan relevansi dan tingkat pencapaian keberhasilan tujuan proyek, efektivitas pembangunan, efisiensi, dampak, dan juga keberlanjutan proyek. Evaluasi juga dapat memberikan pelajaran para pemangku kepentingan proyek dalam mengambil keputusan di masa depan.

Kesimpulan

Project Management sangat penting dalam menjalankan suatu proyek. Untuk itu, pihak pengelola perlu mengatur perencanaan terbaik yang akan membantu pelaksanaan proyek. Sangat dianjurkan untuk menggunakan software konstruksi terbaik guna mempermudah perencanaan dan menyederhanakan berbagai aktivitas, sehingga hasil yang diperoleh dapat maksimal.

Sebagai penyedia layanan Software ERP terbaik, HashMicro menyediakan software konstruksi yang dapat membantu pengelolaan proyek. Oleh karena itu, software konstruksi dapat menyederhanakan proyek konstruksi, mengoptimalkan pengelolaan inventaris hingga menyederhanakan manajemen staf dengan berbagai fitur yang mendukung pengelolaan.

Dapatkan skema harga software dan konsultasi terbaik seputar software konstruksi dengan menjadwalkan demo gratis bersama kami.