Kas atau cash adalah salah satu komponen penting bagi finansial perusahaan dan dapat memberikan dampak bagi setiap transaksi. Salah satu prosedur dalam menjaga aset perusahaan ini adalah dengan melakukan kegiatan pemeriksaan pada kas atau yang dikenal dengan cash opname. Cash opname adalah kegiatan audit atau pemeriksaan kas secara fisik, baik uang logam, kertas maupun uang bentuk lainnya yang kemudian dibandingkan dengan jumlah antara catatan akuntansi (mutasi cash) dengan nilai uang yang ada.
Tidak jarang ketika melakukan pemeriksaan, perusahaan menemukan selisih atau perbedaan antara saldo di buku besar dengan saldo fisiknya. Jika hal tersebut terjadi, maka perlu melakukan konfirmasi selisih tersebut ke formulir pemeriksaan. Hal yang dapat perusahaan lakukan untuk meminimalkan kesalahan pencatatan yang menyebabkan adanya selisih dengan memanfaatkan Sistem Akuntansi. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak dan mencatat seluruh transaksi, termasuk pembukuan keuangan secara otomatis tanpa khawatir mengalami kesalahan pencatatan. Untuk mengetahui lebih lanjut, unduh skema perhitungan harga berikut.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Baca Juga: Pahami Software Akuntansi Keuangan bagi Bisnis Anda
Dokumen yang Perusahaan Perlukan dalam Prosedur Cash Opname
Umumnya, cash opname dilakukan oleh auditor dengan melaksanakan pengujian fisik yang melibatkan perhitungan aset atau aktiva berwujud. Misalnya, persediaan, kas, perlengkapan, bangunan, dan lainnya. Dalam hal ini, tentunya perusahaan juga memerlukan dokumen pendukung, seperti:
1. Laporan penerimaan barang (receiving report)
Laporan penerimaan barang adalah laporan yang mencakup data hasil pemeriksaan barang yang telah perusahaan terima. Di dalam laporan ini berisi data yang meliputi tanggal penerimaan barang, nomor order pembelian, nama barang, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang. Bahkan laporan ini umumnya juga mencakup catatan hasil pemeriksaan barang, seperti cocok tidaknya barang dengan pembelian, adanya kerusakan barang, dan lainnya. Umumnya, staf bagian penerimaan barang akan mengisi formulir setelah menerima dan memeriksa barang.
2. Nota debet
Debit note atau nota debet adalah dokumen bukti transaksi yang perusahaan dapatkan melalui pengembalian barang yang terjadi karena berbagai hal. Dokumen ini biasanya pembeli kirim karena terdapat kesalahan pengiriman tipe atau barang mengalami kerusakan. Hal ini adalah salah satu fasilitas yang perusahaan berikan pada customer.
3. Invoice pemasok
Dokumen faktur atau invoice dari pemasok (vendor) juga termasuk salah satu dokumen yang perusahaan perlukan dalam prosedur cash opname. Invoice vendor adalah dokumen yang pemasok buat untuk pihak pembeli barang. Umumnya, dokumen ini berguna sebagai alat untuk melakukan penagihan dari pemasok barang atau jasa.
4. Jurnal pengeluaran kas
Pengeluaran kas juga merupakan salah satu dokumen dalam prosedur cash opname. Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang perusahaan gunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang tunai dan kas. Pada intinya, jurnal ini mencakup transaksi perusahaan yang berkaitan dengan pengeluaran kas.
Tahukah Anda? Ada sebuah sistem yang dapat menyediakan seluruh dokumen di atas dengan otomatis dan akurat. Sistem ini digunakan dan diakui oleh 2.250+ pebisnis sukses di Asia Tenggara untuk mengefisiensikan bisnisnya. Coba demo gratisnya sekarang dengan klik banner berikut ini.
Bagaimana Prosedur dalam Melakukan Cash Opname?
Setelah mengetahui dokumen-dokumen yang diperlukan, selanjutnya perusahaan perlu mengetahui langkah yang tepat dalam melakukan cash opname. Cash opname harus perusahaan lakukan dengan tepat dan akurat, karena berkaitan dengan keuangan perusahaan. Berikut tahapan atau prosedur dalam melakukan cash opname.
1. Melakukan perhitungan kas secara fisik (cash count)
Langkah awal yang dapat perusahaan lakukan dalam prosedur cash opname adalah melakukan perhitungan kas pada hari pertama kerja tahun buku. Hal ini bertujuan agar dapat memastikan keberadaan fisik kas tersebut. Umumnya, pihak pemeriksa atau auditor harus mengawasi pelaksanaan perhitungan kas secara fisik ini dan disaksikan oleh kasir. Langkah berikutnya adalah membuat berita acara perhitungan dengan tanda tangan pihak kasir yang bersangkutan di dalamnya.
2. Melakukan perhitungan mundur ke posisi tutup buku
Langkah selanjutnya dalam prosedur cash opname adalah melakukan perhitungan mundur ke posisi tutup buku. Dalam hal ini, pihak pemeriksa akan melakukan perbandingan jumlah dari hasil pemeriksaan sebelumnya dengan saldo yang ada pada buku besar. Tujuannya adalah memastikan kas fisik sesuai dengan yang tertera pada saldo di buku besar.
3. Membuat daftar cek dan kasbon sementara
Langkah berikutnya yang harus perusahaan lakukan adalah membuat daftar cek dan kasbon sementara. Dalam hal ini, perusahaan perlu mempersiapkan daftar rincian bukti kasbon sementara yang masih tertunda atau pending bill. Tentunya, hal ini juga harus lengkap dengan bukti pendukung yang belum dibukukan.
4. Membuat berita acara pemeriksaan cash opname
Langkah terakhir dalam prosedur cash opname adalah membuat berita acara pemeriksaan kas. Umumnya, terdapat beberapa pihak yang perlu menandatangani berita acara ini, minimal oleh kasir, akuntan atau bendahara, dan auditor atau pihak pemeriksa. Jika terdapat selisih, maka nantinya akan dikembalikan secara penuh kepada pihak perusahaan.
Software Hash Akuntansi untuk Kontrol Pencatatan Cash Opname dan Transaksi Perusahaan
Dalam prosedur cash opname, tentu perusahaan akan melibatkan perhitungan aset atau aktiva dan memerlukan beberapa dokumen terkait. Untuk itu, perusahaan perlu mengelola seluruh transaksi dengan tepat. Saat ini, berbagai perusahaan dan pihak terkait, seperti akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer (CFO), auditor, regulator, dan agen pajak memanfaatkan Software Akuntansi untuk mempermudah pencatatan keuangan perusahaan. Dengan bantuan software, perusahaan dapat mengotomatiskan seluruh pencatatan transaksi dan pembukuan perusahaan secara lebih efektif dan akurat. Hal ini tentu dapat memberikan dampak baik bagi prosedur cash opname dengan meminimalkan kesalahan pencatatan dan human error.
Kesimpulan
Prosedur cash opname adalah salah satu kegiatan penting bagi keuangan perusahaan. Dalam melakukannya, perusahaan perlu pencatatan yang akurat terhadap transaksi keuangan, termasuk kas masuk dan keluar. Jika perusahaan berskala kecil dengan transaksi yang belum begitu banyak, maka pencatatan kas secara manual masih tergolong mudah. Namun, jika perusahaan mempunyai transaksi yang cukup banyak, berjumlah ratusan hingga ribuan setiap harinya, maka akan sangat sulit untuk memantau dan mengecek transaksi satu per satu. Salah satu solusi yang dapat perusahaan terapkan adalah dengan memanfaatkan Sistem Akuntansi.
Selain menghemat waktu dengan mengurangi proses akuntansi manual, dengan sistem akuntansi dari HashMicro, perusahaan dapat melihat dan melacak transaksi keuangan secara real-time dan akurat. Sistem ini juga dapat perusahaan integrasikan dengan sistem lainnya, seperti Sistem Pembelian, Sistem Manajemen Inventaris, dan CRM-Sales. Dengan fitur yang lengkap, pencatatan transaksi hingga pembukuan dapat perusahaan jalankan secara otomatis, tanpa khawatir terdapat kesalahan pencatatan. Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga dengan klik banner berikut untuk terhubung dengan kami.
