Cara Membuat Daftar Inventaris untuk Efisiensi Pengelolaan Stok Bisnis

Bisnis seringkali menghadapi tantangan dalam mengelola stok atau persediaan barang yang dikarenakan data yang meningkat akibat banyaknya permintaan, seperti pencatatan manual yang kurang akurat dan kemungkinan terjadinya kehilangan.

Bayangkan sebuah perusahaan yang memiliki banyak cabang di lokasi yang berbeda-beda, mengelola stok secara konsisten dan efisien di semua lokasi dapat menjadi tantangan.

Berbagai perusahaan membutuhkan daftar inventaris untuk mempermudah pekerjaannya dalam mengelola tingkat persediaan. Tidak hanya daftar saja, perusahaan juga perlu mengelola inventarisnya dengan benar. Saat ini, banyak perusahaan mulai beralih dari pengelolaan manual menjadi digital dengan bantuan Software Inventory.

Dengan bantuan software ini, perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau proses stok transfer, mengestimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok, bahkan di banyak lokasi sekalipun. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara, tips, hingga contoh daftar inventaris yang tepat.

Pentingnya Daftar Inventaris dalam Pencatatan Persediaan Barang

Pembuatan daftar inventaris bertujuan untuk mengetahui tingkat persediaan barang atau produk jadi, siap jual, terjual, tersimpan, ataupun diterima serta aset yang berguna bagi operasional perusahaan.

Dengan mengetahuinya, perusahaan dapat lebih mudah mengawasi dan mengontrol inventaris yang dimiliki, sehingga memungkinkan meningkatnya transparansi dan akuntabilitas perusahaan.

Daftar inventaris ini perlu perusahaan perbarui secara rutin, sehingga perusahaan dapat mengetahui waktu yang tepat untuk membeli bahan baku atau aset. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih menghemat pengeluaran dan menghindari terjadinya penumpukan stok.

Bahkan, dapat membantu stakeholders perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Misalnya, dalam bidang F&B yang berkaitan erat dengan raw material dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda-beda.

Fungsi lain dari daftar inventaris adalah meningkatkan keamanan aset atau barang perusahaan dengan memuat informasi lengkap, sehingga terhindar dari pencurian atau kehilangan.

Bahkan, dapat berguna untuk mempermudah perhitungan kekayaan perusahaan. Meski begitu, masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan jika membuat daftar inventaris secara manual.

Hal ini dapat perusahaan hindari dengan memanfaatkan Software Inventory untuk mengotomatiskan kegiatan operasional terkait inventaris perusahaan.

Baca Juga: 7 Strategi Inventory Control untuk Meningkatkan Efisiensi Perusahaan Anda

Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat dan Contohnya

Pembuatan daftar inventaris dapat dilakukan secara manual menggunakan buku atau digital menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi Microsoft Excel. Berikut adalah cara membuat daftar inventaris yang tepat untuk efisiensi pengelolaan stok barang perusahaan.

1. Membuat format tabel

Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah membuat format excel stok barang. Tujuannya adalah mempermudah pembuatan daftar inventaris. Perusahaan dapat membuatnya secara manual dengan buku folio atau menggunakan aplikasi.

Penggunaan buku folio bertujuan agar dapat memuat lebih banyak tabel daripada buku biasa karena ukuran bukunya yang lebih besar.

2. Masukkan informasi inventaris sesuai kebutuhan

Langkah selanjutnya yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan memasukkan informasi mengenai inventaris sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, nama atau jenis barang, jumlah, status, harga, kode produk, dan informasi lain sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini terjadi karena umumnya setiap jenis bisnis mempunyai informasi daftar inventaris yang berbeda.

3. Sediakan waktu khusus

Dalam membuat daftar inventaris, perusahaan perlu menyediakan waktu khusus karena pembuatannya tidak bisa diabaikan. Untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan menghindari penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, pemilik bisa meminta bantuan dari pegawai yang jujur dan teliti atau memanfaatkan teknologi seperti Sistem Inventaris. Coba skema harga aplikasi inventaris tersebut dan temukan solusi terbaik untuk kebutuhan inventaris Anda!

Contoh Daftar Inventaris Kantor

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, dan tips membuat daftar inventaris, kini perusahaan perlu mengetahui contoh daftar inventaris dengan benar. Meskipun umumnya daftar inventaris setiap perusahaan memuat informasi yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut merupakan contoh format daftar inventaris yang umumnya perusahaan gunakan.

Baca Juga: Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris Perusahaan

Tips Membuat Daftar Inventaris yang Efektif dengan Software Inventory HashMicro

Di era digital saat ini,  banyak perusahaan mulai beralih dari pengelolaan manual menjadi digital dengan bantuan Software Inventory HashMicro. Salah satu software inventory terbaik dan layak dipertimbangkan adalah software dari HashMicro.

Aplikasi inventory management ini memiliki berbagai fitur yang dapat mempermudah pengelolaan persediaan barang dan meminimalisir kesalahan pencatatan yang dapat merugikan perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh software inventory dari HashMicro:

Barcode Management

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengelola dan melacak item-item dalam sistem dengan menggunakan barcode. Pengguna dapat membuat, mencetak, dan memindai barcode untuk mempercepat proses pengelolaan stok, penjualan, dan manufaktur.

Lot and Serial Number Tracking

Fitur ini membantu untuk melacak nomor lot dan nomor serial atau identifikasi unik untuk setiap barang. Ini membantu dalam pelacakan produk dari produksi hingga penjualan, serta memungkinkan identifikasi untuk tujuan pengembalian produk dan after-sales service.

Stock Request Management

Fitur ini membantu untuk mengelola permintaan stok dari berbagai departemen atau cabang. Dengan fitur ini, permintaan stok dapat diajukan, disetujui, dan diproses secara efisien, serta memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk operasional bisnis.

Inventory Forecasting

Dengan analisis yang akurat, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan stok dengan lebih baik, mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan stok. Fitur Inventory Forecasting dapat melakukan estimasi kebutuhan stok di masa mendatang berdasarkan data historis perusahaan. 

Inventory Valuation

Fitur ini membantu dalam pembuatan laporan inventaris seluruh gudang dalam hitungan detik. Hal ini dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan yang tepat terkait persediaan, pembelian, dan penjualan.

Stock Aging Analysis

Fitur ini membantu untuk menganalisis usia stok yang dimiliki perusahaan. Dengan melacak berapa lama suatu item telah berada dalam persediaan, manajemen dapat mengidentifikasi item yang sudah lama tidak terjual dan mengambil tindakan yang sesuai, seperti menawarkan diskon atau mengurangi produksi untuk barang tersebut.

Simak bagaimana software inventory HashMicro membantu bisnis F&B sekelas Banban Tea dalam menyederhanakan pengelolaan stoknya:

Kesimpulan

Itulah pengertian, fungsi, contoh dan tips membuat daftar inventaris yang tepat. Perusahaan dapat membuatnya dengan cara manual ataupun digital menggunakan Software Inventory HashMicro untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan.

Pemanfaatan software juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau stok, stok transfer, mengetahui estimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok di banyak lokasi. Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Daftar Program Inventaris

• Apa Itu Inventaris?

  Inventaris merupakan katalog yang mencakup aset vital dan sumber daya yang ada pada perusahaan dan mereka gunakan untuk menjaga kelangsungan operasional perusahaan secara keseluruhan, mulai dari tahap produksi hingga pengelolaan sumber daya serta pertumbuhan bisnis.

  Pentingnya inventarisasi terletak pada ketergantungan banyak proses terhadap keakuratan dan validitas informasi yang tercatat di dalamnya. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa setiap entri dalam daftar ini memiliki keakuratan jumlah dan kualitas yang sesuai.

  Kesalahan dalam pencatatan inventaris dapat mengganggu berbagai proses operasional dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, keakuratan data dalam inventarisasi memiliki dampak yang signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

• Apa Itu Aplikasi Inventaris Barang?

  Aplikasi inventaris adalah perangkat lunak yang perusahaan manfaatkan untuk memonitor, mencatat, dan mengelola perawatan aset inventaris kantor dan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga nilai barang-barang tersebut dan mengurangi biaya penyimpanan. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Saja Contoh Barang Inventaris?

  Beberapa contoh barang inventaris meliputi komputer, speaker, mesin ketik, telepon, mesin fotokopi, printer, dan lain-lain. Baca selengkapnya di sini!

• Apa Saja Langkah-Langkah Kegiatan Inventarisasi?

  Langkah-langkah dalam inventarisasi adalah:
  1. Menyiapkan semua informasi mengenai aset.
  2. Mencatat informasi mengenai aset.
  3. Menyelaraskan informasi aset dengan data yang ada.
  4. Mempermudah pengendalian aset.
  5. Meningkatkan keamanan aset.

  Baca selengkapnya di sini!

• Apa Tujuan Adanya Inventarisasi?

  Beberapa tujuan inventarisasi sarana dan prasarana meliputi:
  a. Mencegah terjadinya kehilangan peralatan.
  b. Mencatat secara tertulis kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat Anda pertanggungjawabkan.

  Baca selengkapnya di sini!

• Dokumen Apa Saja Yang Harus Dipersiapkan Dalam Proses Inventarisasi?

  Untuk proses penerimaan sarana dan prasarana perusahaan, terdapat lima dokumen yang Anda perlukan, yaitu:
  1. Surat perintah pengiriman (Delivery order).
  2. Surat pengantar barang (Surat jalan).
  3. Dokumen pemesanan (Purchase order).
  4. Tanda terima barang (Bukti tanda terima barang).
  5. Faktur penagihan (Bukti penagihan).