Contoh Surat Tanda Terima Barang beserta Pengertian dan Fungsinya

Jika Anda ingin tahu contoh surat tanda terima barang, contoh surat tanda terima dokumen, dan contoh surat tanda terima uang untuk digunakan dalam berbagai kegiatan bisnis, selamat anda berada di artikel yang tepat!

Perlu diketahui bahwa surat tanda terima adalah bukti yang bertujuan untuk menginformasikan pihak satu telah menyerahkan dan pihak yang lain telah menerima. Maka, surat ini merupakan dokumen penting yang harus diserahkan ketika penyerahan barang, dokumen, atau uang.

Umumnya, surat ini berisi detail transaksi secara keseluruhan. Hal ini meliputi nama barang atau jasa yang perusahaan jual, jumlah barang atau jasa, serta kepada siapa barang atau jasa tersebut dikirim.

Namun bagaimana caranya agar pemilik bisnis dapat memahami fungsi serta cara penulisan surat yang baik dan benar? Hal ini memerlukan penggunaan metode penulisan yang tepat dan satu-satunya cara Anda bisa menulis lebih leluasa adalah dengan menggunakan sistem akuntansi.

Sistem Akuntansi adalah pilihan terbaik untuk mengurus proses pembuatan surat tanda terima ini. Sistem ini tak hanya memberikan kemudahan dalam hal surat tanda terima, namun juga kegiatan lain dalam aktivitas akuntansi.

Apa itu Tanda Terima Barang?

Tanda terima barang adalah dokumen yang digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang atau produk yang telah dikirimkan dari pemasok ke penerima, seperti perusahaan atau individu. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi dan jumlah yang sesuai dengan pesanan atau kontrak yang disepakati.

Tanda terima barang biasanya mencakup informasi penting seperti tanggal penerimaan, rincian barang yang diterima, jumlah barang, serta tanda tangan atau cap dari pihak yang menerima. Selain berfungsi sebagai bukti penerimaan, dokumen ini juga memainkan peran penting dalam proses akuntansi dan rekonsiliasi inventaris.

Fungsi Surat Tanda Terima

Seperti yang kita ketahui, setiap aktivitas bisnis tentunya tidak lepas dari kegiatan dokumentasi. Sehingga, surat ini merupakan surat penting yang dapat Anda jadikan sebagai bukti dalam suatu kegiatan transaksi.

Secara umum, surat bukti ini memiliki dua fungsi utama dalam aktivitas bisnis, yaitu sebagai berikut:

1. Sebagai dokumentasi atau kontrol internal perusahaan

Suatu bisnis tentunya memiliki aktivitas operasional yang cukup kompleks, sehingga butuh dokumentasi atau pengarsipan dalam setiap aktivitas transaksinya. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, perusahaan tentunya akan lebih mudah dalam melakukan kontrol atau evaluasi atas karyawan mereka.

Dengan begitu, perusahaan juga dapat melihat apakah karyawan menjalankan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen atau barang dengan baik. Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk menghindari kesalahan pengiriman yang mungkin akan muncul nantinya.

Kesalahan tersebut seperti misalnya barang tertukar, salah alamat, atau bahkan kehilangan barang. Guna menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut, surat ini juga harus menginformasikan secara lengkap mengenai dengan detail keterangan barang, nama penerima, dan waktu serta tanggal penyerahan atau penerimaan barang.

2. Menjadi arsip keluar-masuk barang serta dokumen perusahaan

Selain itu, surat bukti ini juga dapat menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Hal ini tentunya sangat lumrah terjadi akibat adanya kesalahpahaman dari kedua belah pihak.

Untuk menghindari hal tersebut, setiap transaksi harus memiliki catatan yang dapat perusahaan pertanggung jawabkan kedepannya. 

Dengan begitu, Anda hanya perlu melacak arsip keluar atau masuknya barang untuk membuktikan kebenarannya. Jadi, surat ini merupakan dokumen penting bagi perusahaan yang menunjukkan bahwa perusahaan telah menyerahkan barang yang pelanggan beli. 

Baca Juga: 4 Fungsi Surat Keterangan Penghasilan yang Mungkin Akan Berguna bagi Anda!

Jenis Tanda Terima Barang

Terdapat beberapa jenis tanda terima barang yang digunakan dalam berbagai situasi, tergantung pada kebutuhan dan prosedur perusahaan. Masing-masing jenis ini memiliki fungsi dan format yang berbeda, namun semuanya berperan penting dalam memastikan proses penerimaan barang berjalan dengan lancar.

Berikut adalah beberapa jenis surat tanda terima barang yang umum digunakan:

Tanda Terima Barang Standar

Ini adalah jenis tanda terima yang paling umum, digunakan untuk mencatat penerimaan barang sehari-hari. Dokumen ini biasanya mencakup informasi dasar seperti nama pemasok, tanggal penerimaan, deskripsi barang, jumlah yang diterima, dan tanda tangan penerima.

Tanda Terima Barang Parsial

Digunakan ketika barang yang diterima hanya sebagian dari pesanan keseluruhan. Surat tanda terima barang ini membantu mencatat barang yang telah diterima sementara menunggu sisa pesanan untuk dikirimkan.
Tanda Terima Barang yang Dikembalikan

Dokumen ini digunakan ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, rusak, atau cacat, dan harus dikembalikan ke pemasok. Tanda terima ini mencatat detail barang yang dikembalikan serta alasan pengembaliannya.

Tanda Terima Barang Berjangka

Digunakan dalam situasi di mana barang diterima dalam beberapa tahap atau pengiriman terjadwal. Setiap pengiriman dicatat dengan tanda terima barang yang sesuai, memastikan bahwa semua pengiriman tercatat hingga pesanan lengkap.

Tanda Terima Barang Elektronik

Dengan kemajuan teknologi, banyak perusahaan sekarang menggunakan tanda terima barang elektronik, yang memungkinkan proses penerimaan barang dicatat dan disimpan secara digital. Ini mempermudah akses dan pengelolaan data, serta mengurangi penggunaan kertas.

Setiap jenis tanda terima barang ini memainkan peran penting dalam pengelolaan inventaris dan akuntansi perusahaan, memastikan bahwa semua transaksi terkait barang tercatat dengan akurat dan transparan.

Format dan Contoh Surat Tanda Terima

Sebelum Anda membuat surat tanda penerimaan uang tunai maupun non-tunai, dokumen, atau barang penting lainnya, Anda perlu mengetahui format penulisan surat yang baik dan benar.

Hal ini penting karena format surat dalam setiap bisnis atau perusahaan umumnya berbeda sesuai dengan jenis atau bidang usaha yang sedang berjalan. Berikut merupakan cara penulisan serta contoh dari beberapa jenis surat tanda terima:

1. Contoh surat tanda terima barang

Berikut ini beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam membuat surat tanda terima barang:

• Identitas pengiriman barang berupa nama, alamat, nomor telepon, dan email kantor pengirim barang 
• Nomor resmi bukti penyerahan barang yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim
• Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
• Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
• Tujuan pemberian barang
• Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

Contoh surat tanda terima barang:

2. Contoh surat tanda terima dokumen

Tidak jauh berbeda dengan sebelumnya, bukti telah menerima dokumen memuat beberapa komponen informasi seperti:

• Nama, alamat, telepon, dan email kantor pengiriman dokumen 
• Nomor resmi bukti penyerahan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim)
• Tanggal pengiriman secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan
• Detail atau keterangan barang yang dikirim secara rinci
• Tujuan pemberian barang
• Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

Contoh surat tanda terima dokumen:

3. Contoh surat tanda terima uang

Selain menggunakan kuitansi yang biasa Anda temukan pada toko-toko, Anda dapat membuat sendiri bukti surat sesuai kebutuhan. Beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam bukti dari penerimaan uang adalah: 

• Informasi pengirim dan penerima berupa nama, alamat, telepon, dan email kantor 
• Tanggal penyerahan secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun 
• Nominal uang yang akan Anda serahkan
• Tujuan penyerahan uang tersebut
• Nama dan tanda tangan dari pengirim maupun penerima

Contoh surat tanda terima uang:

Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice

Invoice adalah dokumen, yang dikirim oleh penjual ke pelanggan, yang meminta pembayaran untuk produk atau layanan. Invoice dapat dibuat secara manual maupun menggunakan aplikasi invoice.

Selain mirip dengan tagihan, invoice mencantumkan barang atau jasa apa yang disediakan, berapa biayanya, dan bentuk pembayaran apa yang diterima penjual. Invoice biasanya dikeluarkan kepada pelanggan setelah mereka menerima barang atau jasa mereka, tetapi sebelum pembayaran telah diterima.

Untuk alasan ini, invoice sangat umum di antara perusahaan yang menjual dalam jumlah besar, seperti produsen atau grosir, dan di antara pekerja lepas yang menyediakan layanan daripada barang, seperti penulis atau desainer grafis.

Berikut merupakan beberapa perbedaan signifikan antara invoice dan tanda terima:

Invoice:

• Digunakan untuk meminta pembayaran dari customer
• Dikirim sebelum pembayaran dilakukan
• Berfungsi sebagai pernyataan jumlah yang harus dibayar ke seller

Tanda terima:

• Digunakan sebagai bukti pembayaran
• Dikirim setelah pembayaran dilakukan
• Berfungsi sebagai bukti pembelian dan jumlah yang diterima

Selain itu, invoice harus mencakup rincian produk dan layanan, sedangkan tanda terima pembayaran hanya perlu menunjukkan jumlah yang dibayarkan dan saldo yang harus dibayar. 

Gunakan contoh surat jalan pengiriman barang sebagai referensi Anda untuk membuat dokumen perusahaan yang profesional dan sesuai kebutuhan bisnis.

Kesimpulan

Proses serah terima barang tentu tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya surat tanda terima barang. Surat ini akan menjadi bukti bahwa barang telah sepenuhnya penjual serahkan dan diterima oleh pembeli.

Surat dengan jenis ini merupakan hal penting yang dapat menjadi bukti transaksi untuk mencegah adanya masalah antara penjual dan pembeli kedepannya. Untuk itu, sebagai pemilik bisnis, Anda juga perlu melengkapi segala dokumen transaksi agar proses penyusunan laporan keuangan juga dapat berjalan dengan baik.

Berbicara mengenai laporan keuangan, HashMicro menyediakan software akuntansi sebagai solusi terbaik untuk mengotomatiskan pengelolaan keuangan perusahaan.Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir akan adanya human-error atau pembuatan laporan keuangan secara manual yang memakan waktu lama dalam melakukan proses akuntansi perusahaan.

Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema harga software akuntansi dari HashMicro untuk mengetahui estimasi biaya yang akan dikeluarkan. Coba demo gratis dan rasakan manfaatnya terhadap bisnis Anda.