Surat jalan barang adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang sebagai bukti pengangkutan dan penerimaan. Bagi perusahaan, memiliki contoh surat jalan barang yang baik sangat membantu kelancaran distribusi dan pencatatan.
Sayangnya, tidak sedikit di antara pebisnis tersebut mengalami kesulitan dalam memanajemen alur surat jalan barang dengan baik. Kejadian ini dapat kami mengerti sepenuhnya.
Menggunakan sistem purchase order digital membantu mengurangi kesalahan manual, mempercepat alur kerja, dan memastikan kontrol keuangan yang lebih baik. Salah satu solusi yang menawarkan kemudahan dan keamanan dalam pengelolaan pembelian adalah HashMicro.
Ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana software ini dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda? Simak ulasan selengkapnya dalam artikel ini.
Temukan pula format surat jalan barang yang siap Anda download dan gunakan secara gratis!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen yang memuat informasi lengkap tentang barang yang akan dikirimkan, seperti jenis, jumlah, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi pengiriman antara pihak pengirim dan penerima barang.
Fungsi utama surat jalan adalah memastikan barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan surat ini, baik pengirim maupun penerima dapat mencatat dan memeriksa kesesuaian barang yang diterima.
Selain itu, contoh surat pengiriman barang membantu mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengiriman, seperti kehilangan atau kekeliruan barang. Dokumen ini menjadi bukti fisik yang dapat digunakan dalam proses klaim jika terjadi masalah selama pengiriman.
Jenis-jenis Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen penting dalam berbagai aktivitas operasional perusahaan. Memahami jenis dan penggunaannya tidak hanya membantu efisiensi, tetapi juga memastikan proses administrasi berjalan dengan lancar dan sesuai prosedur.
1. Surat jalan pengiriman barang
Surat ini digunakan sebagai bukti rinci atas informasi barang yang dikirim, sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan. Dokumen ini biasanya mencantumkan format penulisan khusus untuk keperluan transaksi jual beli.
Perusahaan sering memanfaatkan contoh surat pengiriman barang ini sebagai arsip dokumen yang penting untuk keperluan administrasi. Surat jalan ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu:
- Penjualan barang kredit: Surat ini dibuat untuk mendukung transaksi jual beli dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatan surat ini didasarkan pada surat pesanan (sales order) dan berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang. Kuantitas barang yang tercantum bersifat tetap dan tidak dapat diubah, karena sesuai dengan pesanan yang telah disepakati.
- Penjualan barang tunai: Surat ini mencatat bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai. Tidak seperti surat penjualan kredit, dokumen ini dibuat tanpa dasar sales order dan hanya digunakan untuk keperluan transaksi langsung.
2. Surat jalan atas retur pembelian
Surat ini digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian, yaitu pengembalian barang yang telah dibeli oleh pelanggan.
Surat ini biasanya dibuat oleh bagian Pembelian Barang dan mencantumkan kuantitas barang yang tetap sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen retur pembelian. Kuantitas barang tersebut tidak dapat diubah.
3. Surat jalan dinas
Surat ini digunakan untuk keperluan kedinasan, seperti tugas dinas, perizinan, atau perjalanan dinas. Surat jalan dinas dibuat secara resmi dengan format penulisan dan bahasa yang baku. Dokumen ini juga mencantumkan identitas penulis surat serta penerima surat secara jelas.
4. Surat jalan drop kanvaser
Surat ini berfungsi untuk mencatat transfer persediaan dari gudang ke kanvaser. Kuantitas barang yang tercantum ditentukan oleh bagian Gudang berdasarkan kebijakan perusahaan mengenai stok kanvaser. Dokumen ini penting untuk mendukung operasional kanvaser dalam menjalankan tugasnya.
5. Surat jalan titipan barang
Surat ini digunakan saat ada aktivitas penitipan barang. Dokumen ini memastikan bahwa proses penitipan barang berlangsung dengan aman dan terorganisir. Biasanya, surat ini dibuat oleh staf bagian pergudangan yang bertanggung jawab atas manajemen barang titipan
Fungsi Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen penting dalam kegiatan logistik yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar.
Dokumen ini mencantumkan informasi detail tentang barang yang dikirim, seperti jumlah, jenis, tujuan pengiriman, dan identitas pengirim maupun penerima. Dengan keberadaan surat jalan, proses pengiriman dapat dipantau dan dipastikan sesuai rencana.
1. Sebagai bukti legalitas pengiriman
Surat jalan berfungsi sebagai bukti legalitas pengiriman barang, terutama jika melibatkan perjalanan jarak jauh atau pemeriksaan di tengah perjalanan. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang yang dikirim sesuai pesanan dan berada di jalur yang tepat.
2. Mempermudah proses penerimaan barang
Bagi pihak penerima, surat jalan mempermudah proses pengecekan dan verifikasi barang. Informasi dalam dokumen ini membantu memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi jumlah maupun kondisi.
3. Mengurangi risiko kesalahan pengiriman
Dengan mencatat detail pengiriman, contoh surat pengiriman barang membantu mengurangi risiko kesalahan seperti pengiriman ke alamat yang salah atau ketidaksesuaian barang. Dokumen ini menjadi referensi untuk menyelesaikan permasalahan jika terjadi sengketa atau ketidakcocokan.
4. Mendukung proses administrasi perusahaan
Surat jalan juga berfungsi sebagai bagian dari arsip administrasi perusahaan. Dokumen ini dapat digunakan untuk audit, laporan, dan analisis performa pengiriman. Dengan catatan yang lengkap, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya.
5. Meningkatkan kepercayaan pelanggan
Keberadaan surat jalan menunjukkan profesionalisme perusahaan dalam menangani pengiriman barang. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan karena mereka merasa pengiriman dilakukan dengan transparansi dan tanggung jawab.
Surat jalan tidak hanya sebagai dokumen formal, tetapi juga alat penting untuk mendukung kelancaran pengiriman barang dan menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan.
Contoh Surat Jalan Barang dan Template
Gambar di bawah ini menampilkan contoh surat jalan barang yang lengkap, mencakup identitas dan rincian barang. Gunakan format contoh surat pengiriman barang ini sebagai referensi untuk membuat dokumen pengiriman yang profesional dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Template Surat Jalan Barang
Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat loading barang, kami menyediakan template yang dapat diunduh dan langsung digunakan. Klik tautan di atas untuk mendapatkan templatenya dan sesuaikan dengan kebutuhan pengiriman barang Anda.
Informasi yang Harus Tercantum dalam Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang berperan penting dalam proses pengiriman barang. Untuk memastikan fungsinya berjalan dengan baik, surat jalan harus memuat informasi yang jelas dan akurat. Detail ini membantu semua pihak yang terlibat dalam pengiriman, mulai dari pengirim, kurir, hingga penerima barang, memahami isi dan tujuan pengiriman.
1. Identitas pengirim dan penerima
Informasi tentang pengirim dan penerima wajib dicantumkan dengan jelas. Identitas ini mencakup nama lengkap, alamat, dan nomor kontak yang dapat dihubungi. Dengan informasi ini, proses pengiriman lebih terorganisasi dan mengurangi risiko salah alamat.
2. Detail barang yang dikirim
Bagian ini mencakup deskripsi barang secara rinci, seperti nama barang, jumlah, berat, dan jenisnya. Jika barang membutuhkan penanganan khusus, seperti barang mudah pecah atau barang berbahaya, informasi tersebut harus disebutkan.
3. Nomor dan tanggal surat jalan
Setiap surat jalan harus memiliki nomor dokumen dan tanggal pembuatan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi resmi untuk administrasi dan pelacakan. Tanggal pembuatan membantu mengetahui waktu pengiriman dan menyelaraskan dengan jadwal pengiriman.
4. Tujuan pengiriman
Alamat tujuan pengiriman harus jelas dan spesifik. Selain itu, jika ada instruksi khusus seperti waktu pengantaran atau penanggung jawab penerimaan barang, informasi tersebut perlu dicantumkan.
5. Nama dan tanda tangan pengirim serta kurir
Nama serta tanda tangan dari pengirim dan kurir menandakan dokumen ini resmi dan telah diverifikasi. Hal ini juga menjadi bukti bahwa barang telah diterima oleh kurir untuk dikirimkan ke tujuan.
6. Keterangan tambahan
Keterangan tambahan, seperti asuransi barang atau kondisi khusus selama pengiriman, juga dapat ditambahkan jika relevan. Informasi ini memastikan bahwa barang ditangani dengan prosedur yang tepat sesuai kebutuhannya.
Penyusunan informasi dalam surat jalan yang lengkap dan detail memastikan proses pengiriman berjalan lancar serta mengurangi risiko kesalahpahaman. Dengan dokumen yang terorganisasi, pengiriman menjadi lebih profesional dan efisien.
Cara Membuat Surat Jalan Barang
Agar pengiriman barang berjalan lancar, pembuatan surat jalan harus dilakukan dengan teliti. Dokumen ini menjadi bukti untuk memastikan barang terkirim dan diterima sesuai permintaan.
Berikut langkah-langkah membuat contoh surat pengiriman barang yang tepat:
- Kumpulkan data pengiriman: Mulailah dengan mengumpulkan informasi lengkap seperti data pengirim, penerima, jenis barang, dan jumlah yang akan dicantumkan pada contoh surat izin loading barang.
- Buat format surat jalan: Siapkan format dasar dalam Word atau Excel dengan kolom identitas, rincian barang, dan tanda tangan. Gunakan contoh surat serah terima barang sebagai panduan format.
- Isi informasi dengan teliti: Masukkan data sesuai pengiriman, mulai dari identitas kedua pihak hingga rincian barang sesuai contoh surat jalan pengambilan barang yang sudah diberikan sebelumnya.
- Tambahkan nomor surat dan tanggal pengiriman: Masukkan nomor unik untuk arsip dan tanggal pengiriman untuk membantu pelacakan contoh surat jalan pengiriman barang.
- Cetak dan tanda tangani: Cetak surat jalan, periksa ulang, dan pastikan surat ditandatangani oleh pengirim. Bawa salinan surat untuk ditandatangani penerima saat pengiriman.
Untuk mempermudah proses pengiriman tanpa perlu mencetak dokumen, gunakan Software E-Invoicing HashMicro yang otomatis. Dengan solusi ini, Anda bisa langsung mengirimkan surat jalan barang secara cepat dan efisien.
Klik gambar di bawah untuk melihat skema harganya.
Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang
Agar proses pengiriman berjalan lancar, ada beberapa tahapan penting dalam pembuatan dan penggunaan surat jalan, yaitu:
1. Pembuatan surat jalan
Pembuatan surat jalan dimulai setelah pesanan pelanggan atau permintaan pengiriman dikonfirmasi. Pada tahap ini, staf administrasi atau bagian logistik menyiapkan dokumen dengan mencantumkan informasi berikut:
- Nama dan alamat pengirim serta penerima
- Tanggal pengiriman
- Nomor surat jalan
- Rincian barang (nama barang, jumlah, dan deskripsi)
- Nomor kendaraan dan nama pengemudi yang bertugas
2. Verifikasi dan persetujuan
Setelah surat jalan dibuat, dokumen tersebut harus diverifikasi oleh pihak yang berwenang untuk memastikan keakuratan data barang yang dikirim. Biasanya, manajer gudang atau supervisor logistik akan meninjau surat jalan sebelum disahkan dan dicetak.
3. Pengemasan dan persiapan pengiriman
Barang yang akan dikirim dikemas dengan baik untuk menghindari kerusakan selama pengangkutan. Kemudian, barang diberi label sesuai dengan surat jalan untuk memudahkan identifikasi dan pengecekan saat tiba di tujuan.
4. Pengiriman barang
Setelah surat jalan disetujui, barang siap diangkut menggunakan armada pengiriman. Pengemudi atau kurir wajib membawa dokumen ini selama proses pengiriman untuk diperlihatkan kepada pihak penerima sebagai bukti pengiriman.
5. Penerimaan barang dan konfirmasi
Setibanya di tujuan, pihak penerima akan melakukan pengecekan barang berdasarkan data yang tercantum dalam surat jalan. Jika sesuai, penerima akan menandatangani surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
Dengan mengikuti alur kerja yang jelas dan terdokumentasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengiriman serta memastikan kepuasan pelanggan dalam proses distribusi barang.
Otomatisasi Pembuatan Surat Jalan dengan Software Procurement HashMicro
Software Purchase Order HashMicro adalah solusi digital yang mengotomatiskan proses pembuatan dan pengelolaan purchase order. Sistem ini terintegrasi dengan modul keuangan dan inventaris, memastikan setiap pesanan pembelian tercatat dengan akurat serta mengurangi kesalahan yang sering terjadi dalam proses manual.
Selain itu, HashMicro menawarkan demo gratis dan konsultasi, membantu perusahaan memahami manfaat software ini dalam meningkatkan efisiensi pembelian. Dengan dukungan tim ahli, bisnis dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan, memastikan pengelolaan pengadaan yang lebih terstruktur dan efektif.
HashMicro telah dipercaya oleh berbagai perusahaan di Indonesia, termasuk Changi Airport Group, Brinks, dan Decorient. Dengan kepercayaan dari industri besar, HashMicro menyediakan solusi purchase order yang andal untuk meningkatkan akurasi, transparansi, dan efisiensi dalam proses pembelian perusahaan.
Fitur:
- OCR for RFQ: Mempercepat proses digitalisasi RFQ fisik ke dalam sistem dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan input apabila dilakukan secara manual.
- Automatic Vendor Rating: Memastikan bahwa perusahaan bekerjasama dengan vendor yang terpercaya berdasarkan fulfillment pesanan.
- Periodic Vendor Rating Review: Memastikan vendor terus memberikan produk atau pelayanan berkualitas, sesuai dengan standar yang diharapkan perusahaan secara konsisten.
- KPI Target per Purchaser: Meningkatkan produktivitas procurement team/person, melacak kemajuan terhadap target dari waktu ke waktu, mempertahankan penggunaan budget sesuai target yang diberikan, & memungkinkan evaluasi kinerja yang akurat.
- Custom Printout in RFQ: Memudahkan penyusunan RFQ sesuai kebutuhan pengadaan.
- Budget Tracking & Limit per Purchase: Mencegah terjadinya pengeluaran yang melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Ini membantu perusahaan dalam menjaga kontrol finansial yang ketat selama proses pembelian atau pengadaan.
Kesimpulan
Surat jalan barang adalah dokumen penting yang memastikan proses pengiriman barang berjalan lancar. Dengan informasi seperti identitas pengirim, penerima, dan rincian barang, surat ini membantu meminimalisir kesalahan dan menjadi bukti sah pengiriman.
Menggunakan aplikasi stok barang dapat mempermudah pembuatan dan pencatatan surat jalan secara otomatis, memastikan setiap pengiriman terdokumentasi dengan baik serta mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan stok.
Software Procurement HashMicro menawarkan otomatisasi dan digitalisasi dokumen, sehingga menghilangkan kebutuhan cetak manual. Dengan software ini, semua data tersimpan secara digital dan dapat dikirim langsung untuk menghemat waktu dan meningkatkan akurasi.
Dapatkan pengalaman langsung dari manfaat software HashMicro. Coba demo gratis sekarang dan mulai menggunakan solusi e-invoicing yang dirancang untuk mendukung kesuksesan bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Contoh Surat Jalan Barang
-
Siapa yang membuat surat jalan barang?
Surat jalan barang biasanya dibuat oleh bagian logistik atau pengiriman di perusahaan yang mengirim barang. Dokumen ini disiapkan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan untuk mempermudah proses penerimaan oleh pihak penerima.
-
Apa beda surat jalan dan delivery order?
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang saat pengiriman, berfungsi sebagai bukti pengiriman. Sementara itu, delivery order adalah dokumen perintah untuk mengeluarkan barang dari gudang yang menandakan bahwa barang siap diambil atau dikirim ke pelanggan.
-
Surat pengiriman barang ditujukan kepada siapa?
Surat pengiriman barang biasanya ditujukan kepada penerima barang, seperti bagian penerimaan di perusahaan tujuan atau gudang pelanggan. Dokumen ini digunakan penerima untuk memverifikasi jenis dan jumlah barang yang dikirim sesuai pesanan.
