Surat jalan barang adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang sebagai bukti pengangkutan dan penerimaan. Bagi perusahaan, memiliki contoh surat jalan barang yang baik sangat membantu kelancaran distribusi dan pencatatan.
Sayangnya, tidak sedikit di antara pebisnis tersebut mengalami kesulitan dalam memanajemen alur surat jalan barang dengan baik. Kejadian ini dapat kami mengerti sepenuhnya. Sebagai pebisnis anda, tugas Anda tidaklah berputar dalam permasalahan administrasi saja.
Lalu, adakah solusi terbaik untuk masalah ini? Jawabannya tentu saja ada!
Pernahkah Anda mendengar tentang software e-invoicing? Sistem canggih ini mengatur pembuatan surat jalan barang dalam berbagai format dengan mudah, seperti contoh surat jalan Word, Excel, dan PDF.
Mengetahui ini, penggunaan sistem e-invoice memastikan bisnis Anda berjalan lancar. Salah satu vendor yang mampu memberikan jaminan kemudahan dan keamanan itu adalah HashMicro. Tertarik untuk mengetahui vendor ini lebih jauh? Simak terus artikel berikut ini.
Temukan pula format surat jalan barang yang siap Anda download dan gunakan secara gratis!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen yang memuat informasi lengkap tentang barang yang akan dikirimkan, seperti jenis, jumlah, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi pengiriman antara pihak pengirim dan penerima barang.
Fungsi utama surat jalan adalah memastikan barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan surat ini, baik pengirim maupun penerima dapat mencatat dan memeriksa kesesuaian barang yang diterima.
Selain itu, surat jalan barang membantu mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengiriman, seperti kehilangan atau kekeliruan barang. Dokumen ini menjadi bukti fisik yang dapat digunakan dalam proses klaim jika terjadi masalah selama pengiriman.
Komponen yang Wajib Ada dalam Surat Jalan
Sebelum mengirim barang, perusahaan harus memastikan surat jalan telah lengkap. Dokumen ini adalah bukti pengiriman dan alat verifikasi untuk memastikan barang sampai tepat dan aman. Berikut ini komponen penting yang wajib ada dalam surat loading barang.
- Identitas pengirim dan penerima: Nama perusahaan, alamat, serta kontak pengirim dan penerima untuk memastikan informasi pengiriman akurat.
- Rincian barang: Deskripsi barang, jumlah, dan unit pengukuran untuk memudahkan verifikasi sesuai delivery order dan mempermudah pelacakan.
- Tanggal pengiriman: Tanggal yang menunjukkan kapan barang dikirim, penting untuk keperluan pencatatan dan penelusuran.
- Nomor surat: Nomor unik yang memudahkan identifikasi surat jalan dalam arsip dan sistem pencatatan internal.
- Tanda tangan: Tanda tangan kedua belah pihak sebagai bukti persetujuan bahwa barang telah dikirim dan diterima sesuai dengan yang tertera.
- Instruksi khusus: Catatan tambahan terkait pengiriman, seperti cara penanganan barang atau petunjuk khusus untuk penerima.
Fungsi Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen penting dalam kegiatan logistik yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar.
Dokumen ini mencantumkan informasi detail tentang barang yang dikirim, seperti jumlah, jenis, tujuan pengiriman, dan identitas pengirim maupun penerima. Dengan keberadaan surat jalan, proses pengiriman dapat dipantau dan dipastikan sesuai rencana.
1. Sebagai bukti legalitas pengiriman
Surat jalan berfungsi sebagai bukti legalitas pengiriman barang, terutama jika melibatkan perjalanan jarak jauh atau pemeriksaan di tengah perjalanan. Dokumen ini menunjukkan bahwa barang yang dikirim sesuai pesanan dan berada di jalur yang tepat.
2. Mempermudah proses penerimaan barang
Bagi pihak penerima, surat jalan mempermudah proses pengecekan dan verifikasi barang. Informasi dalam dokumen ini membantu memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi jumlah maupun kondisi.
3. Mengurangi risiko kesalahan pengiriman
Dengan mencatat detail pengiriman, surat jalan membantu mengurangi risiko kesalahan seperti pengiriman ke alamat yang salah atau ketidaksesuaian barang. Dokumen ini menjadi referensi untuk menyelesaikan permasalahan jika terjadi sengketa atau ketidakcocokan.
4. Mendukung proses administrasi perusahaan
Surat jalan juga berfungsi sebagai bagian dari arsip administrasi perusahaan. Dokumen ini dapat digunakan untuk audit, laporan, dan analisis performa pengiriman. Dengan catatan yang lengkap, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya.
5. Meningkatkan kepercayaan pelanggan
Keberadaan surat jalan menunjukkan profesionalisme perusahaan dalam menangani pengiriman barang. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan karena mereka merasa pengiriman dilakukan dengan transparansi dan tanggung jawab.
Surat jalan tidak hanya sebagai dokumen formal, tetapi juga alat penting untuk mendukung kelancaran pengiriman barang dan menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan.
Contoh Surat Jalan Barang dan Template
Gambar di bawah ini menampilkan contoh surat jalan barang yang lengkap, mencakup identitas dan rincian barang. Gunakan format ini sebagai referensi untuk membuat dokumen pengiriman yang profesional dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Template Surat Jalan Barang
Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat loading barang, kami menyediakan template yang dapat diunduh dan langsung digunakan. Klik tautan di atas untuk mendapatkan templatenya dan sesuaikan dengan kebutuhan pengiriman barang Anda.
Informasi yang Harus Tercantum dalam Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang berperan penting dalam proses pengiriman barang. Untuk memastikan fungsinya berjalan dengan baik, surat jalan harus memuat informasi yang jelas dan akurat. Detail ini membantu semua pihak yang terlibat dalam pengiriman, mulai dari pengirim, kurir, hingga penerima barang, memahami isi dan tujuan pengiriman.
1. Identitas pengirim dan penerima
Informasi tentang pengirim dan penerima wajib dicantumkan dengan jelas. Identitas ini mencakup nama lengkap, alamat, dan nomor kontak yang dapat dihubungi. Dengan informasi ini, proses pengiriman lebih terorganisasi dan mengurangi risiko salah alamat.
2. Detail barang yang dikirim
Bagian ini mencakup deskripsi barang secara rinci, seperti nama barang, jumlah, berat, dan jenisnya. Jika barang membutuhkan penanganan khusus, seperti barang mudah pecah atau barang berbahaya, informasi tersebut harus disebutkan.
3. Nomor dan tanggal surat jalan
Setiap surat jalan harus memiliki nomor dokumen dan tanggal pembuatan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi resmi untuk administrasi dan pelacakan. Tanggal pembuatan membantu mengetahui waktu pengiriman dan menyelaraskan dengan jadwal pengiriman.
4. Tujuan pengiriman
Alamat tujuan pengiriman harus jelas dan spesifik. Selain itu, jika ada instruksi khusus seperti waktu pengantaran atau penanggung jawab penerimaan barang, informasi tersebut perlu dicantumkan.
5. Nama dan tanda tangan pengirim serta kurir
Nama serta tanda tangan dari pengirim dan kurir menandakan dokumen ini resmi dan telah diverifikasi. Hal ini juga menjadi bukti bahwa barang telah diterima oleh kurir untuk dikirimkan ke tujuan.
6. Keterangan tambahan
Keterangan tambahan, seperti asuransi barang atau kondisi khusus selama pengiriman, juga dapat ditambahkan jika relevan. Informasi ini memastikan bahwa barang ditangani dengan prosedur yang tepat sesuai kebutuhannya.
Penyusunan informasi dalam surat jalan yang lengkap dan detail memastikan proses pengiriman berjalan lancar serta mengurangi risiko kesalahpahaman. Dengan dokumen yang terorganisasi, pengiriman menjadi lebih profesional dan efisien.
Cara Membuat Surat Jalan Barang
Agar pengiriman barang berjalan lancar, pembuatan surat jalan harus dilakukan dengan teliti. Dokumen ini menjadi bukti untuk memastikan barang terkirim dan diterima sesuai permintaan.
Berikut langkah-langkah membuat contoh surat pengiriman barang yang tepat:
- Kumpulkan data pengiriman: Mulailah dengan mengumpulkan informasi lengkap seperti data pengirim, penerima, jenis barang, dan jumlah yang akan dicantumkan pada contoh surat izin loading barang.
- Buat format surat jalan: Siapkan format dasar dalam Word atau Excel dengan kolom identitas, rincian barang, dan tanda tangan. Gunakan contoh surat serah terima barang sebagai panduan format.
- Isi informasi dengan teliti: Masukkan data sesuai pengiriman, mulai dari identitas kedua pihak hingga rincian barang sesuai contoh surat jalan pengambilan barang yang sudah diberikan sebelumnya.
- Tambahkan nomor surat dan tanggal pengiriman: Masukkan nomor unik untuk arsip dan tanggal pengiriman untuk membantu pelacakan contoh surat jalan pengiriman barang.
- Cetak dan tanda tangani: Cetak surat jalan, periksa ulang, dan pastikan surat ditandatangani oleh pengirim. Bawa salinan surat untuk ditandatangani penerima saat pengiriman.
Untuk mempermudah proses pengiriman tanpa perlu mencetak dokumen, gunakan Software E-Invoicing HashMicro yang otomatis. Dengan solusi ini, Anda bisa langsung mengirimkan surat jalan barang secara cepat dan efisien. Klik gambar di bawah untuk melihat skema harganya.
Otomatisasi Pembuatan Surat Jalan dengan Software HashMicro
Software E-Invoicing HashMicro adalah solusi digital yang mengotomatisasi pembuatan surat jalan barang. Sistem ini mengintegrasikan data penjualan dan inventaris, menghasilkan surat jalan otomatis dan akurat, menghilangkan potensi kesalahan dari proses manual.
Selain itu, HashMicro menyediakan demo gratis dan konsultasi untuk membantu perusahaan memahami manfaat software ini. Tim ahli HashMicro siap membimbing Anda agar solusi ini sesuai kebutuhan bisnis, sehingga pengelolaan pengiriman lebih efektif dan efisien.
HashMicro juga telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia, seperti Changi Airport Group, Brinks, dan Decorient. Dengan kepercayaan dari industri besar, HashMicro menjamin solusi yang andal untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan dokumen.
Fitur:
- Invoice Generation: Fitur ini memungkinkan pembuatan faktur secara otomatis dengan template yang dapat disesuaikan, memastikan setiap surat jalan barang dilengkapi dokumen pendukung yang akurat dan profesional.
- Tax & Discount Management: Mengotomatiskan perhitungan pajak dan diskon pada faktur, sehingga surat jalan barang mencantumkan informasi harga yang tepat sesuai kebijakan perpajakan dan promosi perusahaan.
- Online Payment Management: Memfasilitasi pengelolaan pembayaran secara online, memungkinkan konfirmasi pembayaran yang cepat dan efisien, serta mempercepat proses pengiriman barang yang didukung oleh surat jalan.
- Credit Limit Management: Mengatur batas kredit pelanggan secara otomatis, memastikan surat jalan barang hanya diterbitkan untuk transaksi yang sesuai dengan kebijakan kredit perusahaan, mengurangi risiko piutang tak tertagih.
- Invoice Approval & Validation: Memungkinkan proses persetujuan dan validasi faktur secara digital, memastikan surat jalan barang hanya diterbitkan setelah semua dokumen terkait disetujui, meningkatkan akurasi dan kepatuhan.
- Real-Time Reporting: HashMicro menyediakan laporan faktur secara real-time, memudahkan pemantauan status pembayaran dan pengiriman, serta memastikan surat jalan barang dikelola dengan efisien dan tepat waktu.
Kesimpulan
Surat jalan barang adalah dokumen penting yang memastikan proses pengiriman barang berjalan lancar. Dengan informasi seperti identitas pengirim, penerima, dan rincian barang, surat ini membantu meminimalisir kesalahan dan menjadi bukti sah pengiriman.
Software E-Invoicing HashMicro menawarkan otomatisasi dan digitalisasi dokumen, sehingga menghilangkan kebutuhan cetak manual. Dengan software ini, semua data tersimpan secara digital dan dapat dikirim langsung untuk menghemat waktu dan meningkatkan akurasi.
Dapatkan pengalaman langsung dari manfaat software HashMicro. Coba demo gratis sekarang dan mulai menggunakan solusi e-invoicing yang dirancang untuk mendukung kesuksesan bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Contoh Surat Jalan Barang
-
Siapa yang membuat surat jalan barang?
Surat jalan barang biasanya dibuat oleh bagian logistik atau pengiriman di perusahaan yang mengirim barang. Dokumen ini disiapkan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan untuk mempermudah proses penerimaan oleh pihak penerima.
-
Apa beda surat jalan dan delivery order?
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang saat pengiriman, berfungsi sebagai bukti pengiriman. Sementara itu, delivery order adalah dokumen perintah untuk mengeluarkan barang dari gudang yang menandakan bahwa barang siap diambil atau dikirim ke pelanggan.
-
Surat pengiriman barang ditujukan kepada siapa?
Surat pengiriman barang biasanya ditujukan kepada penerima barang, seperti bagian penerimaan di perusahaan tujuan atau gudang pelanggan. Dokumen ini digunakan penerima untuk memverifikasi jenis dan jumlah barang yang dikirim sesuai pesanan.
