Contoh Surat Jalan Barang Lengkap Beserta Template

Surat jalan barang adalah dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang sebagai bukti pengangkutan dan penerimaan. Bagi perusahaan, memiliki contoh surat jalan barang yang baik sangat membantu kelancaran distribusi dan pencatatan.

Dalam bisnis, surat jalan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan permintaan dan tercatat dengan baik. Surat ini umumnya mencantumkan informasi lengkap tentang barang, pengirim, serta penerima untuk memudahkan verifikasi.

Artikel ini akan mengulas contoh dan template surat jalan barang lengkap yang bisa diadaptasi sesuai kebutuhan bisnis. Kami juga menyediakan beberapa contoh surat jalan dalam format Word, Excel, dan PDF yang dapat diunduh secara gratis.

Apa Itu Surat Jalan Barang?

Surat jalan barang adalah dokumen yang memuat informasi lengkap tentang barang yang akan dikirimkan, seperti jenis, jumlah, dan tujuan pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi pengiriman antara pihak pengirim dan penerima barang.

Fungsi utama surat jalan adalah memastikan barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan surat ini, baik pengirim maupun penerima dapat mencatat dan memeriksa kesesuaian barang yang diterima.

Selain itu, surat jalan barang membantu mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengiriman, seperti kehilangan atau kekeliruan barang. Dokumen ini menjadi bukti fisik yang dapat digunakan dalam proses klaim jika terjadi masalah selama pengiriman.

Komponen yang Wajib Ada dalam Surat Jalan

Sebelum mengirim barang, perusahaan harus memastikan surat jalan telah lengkap. Dokumen ini adalah bukti pengiriman dan alat verifikasi untuk memastikan barang sampai tepat dan aman. Berikut ini komponen penting yang wajib ada dalam surat loading barang.

1. Identitas pengirim dan penerima: Nama perusahaan, alamat, serta kontak pengirim dan penerima untuk memastikan informasi pengiriman akurat.
2. Rincian barang: Deskripsi barang, jumlah, dan unit pengukuran untuk memudahkan verifikasi sesuai delivery order dan mempermudah pelacakan.
3. Tanggal pengiriman: Tanggal yang menunjukkan kapan barang dikirim, penting untuk keperluan pencatatan dan penelusuran.
4. Nomor surat: Nomor unik yang memudahkan identifikasi surat jalan dalam arsip dan sistem pencatatan internal.
5. Tanda tangan: Tanda tangan kedua belah pihak sebagai bukti persetujuan bahwa barang telah dikirim dan diterima sesuai dengan yang tertera.
6. Instruksi khusus: Catatan tambahan terkait pengiriman, seperti cara penanganan barang atau petunjuk khusus untuk penerima.

Contoh Surat Jalan Barang dan Template

Gambar di bawah ini menampilkan contoh surat jalan barang yang lengkap, mencakup identitas dan rincian barang. Gunakan format ini sebagai referensi untuk membuat dokumen pengiriman yang profesional dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat loading barang, kami menyediakan template yang dapat diunduh dan langsung digunakan. Klik tautan di bawah ini untuk mendapatkan templatenya dan sesuaikan dengan kebutuhan pengiriman barang Anda.

Download Template Surat Jalan Barang Format Word

[Download Template Surat Jalan Barang Format Word]

Download Template Surat Jalan Barang Format Excel

[Download Template Surat Jalan Barang Format Excel]

Download Template Surat Jalan Barang Format PDF

[Download Template Surat Jalan Barang Format PDF]

Cara Membuat Surat Jalan Barang

Agar pengiriman barang berjalan lancar, pembuatan surat jalan harus dilakukan dengan teliti. Dokumen ini menjadi bukti untuk memastikan barang terkirim dan diterima sesuai permintaan.

Berikut langkah-langkah membuat contoh surat pengiriman barang yang tepat:

1. Kumpulkan data pengiriman: Mulailah dengan mengumpulkan informasi lengkap seperti data pengirim, penerima, jenis barang, dan jumlah yang akan dicantumkan pada contoh surat izin loading barang.
2. Buat format surat jalan: Siapkan format dasar dalam Word atau Excel dengan kolom identitas, rincian barang, dan tanda tangan. Gunakan contoh surat serah terima barang sebagai panduan format.
3. Isi informasi dengan teliti: Masukkan data sesuai pengiriman, mulai dari identitas kedua pihak hingga rincian barang sesuai contoh surat jalan pengambilan barang yang sudah diberikan sebelumnya.
4. Tambahkan nomor surat dan tanggal pengiriman: Masukkan nomor unik untuk arsip dan tanggal pengiriman untuk membantu pelacakan contoh surat jalan pengiriman barang.
5. Cetak dan tanda tangani: Cetak surat jalan, periksa ulang, dan pastikan surat ditandatangani oleh pengirim. Bawa salinan surat untuk ditandatangani penerima saat pengiriman.

Untuk mempermudah proses pengiriman tanpa perlu mencetak dokumen, gunakan Software E-Invoicing HashMicro yang otomatis. Dengan solusi ini, Anda bisa langsung mengirimkan surat jalan barang secara cepat dan efisien. Klik gambar di bawah untuk melihat skema harganya.

Otomatisasi Pembuatan Surat Jalan dengan Software HashMicro

Software E-Invoicing HashMicro adalah solusi digital yang mengotomatisasi pembuatan surat jalan barang. Sistem ini mengintegrasikan data penjualan dan inventaris, menghasilkan surat jalan otomatis dan akurat, menghilangkan potensi kesalahan dari proses manual.

Selain itu, HashMicro menyediakan demo gratis dan konsultasi untuk membantu perusahaan memahami manfaat software ini. Tim ahli HashMicro siap membimbing Anda agar solusi ini sesuai kebutuhan bisnis, sehingga pengelolaan pengiriman lebih efektif dan efisien.

HashMicro juga telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia, seperti Changi Airport Group, Brinks, dan Decorient. Dengan kepercayaan dari industri besar, HashMicro menjamin solusi yang andal untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan dokumen.

Fitur:

1. Invoice Generation: Fitur ini memungkinkan pembuatan faktur secara otomatis dengan template yang dapat disesuaikan, memastikan setiap surat jalan barang dilengkapi dokumen pendukung yang akurat dan profesional.
2. Tax & Discount Management: Mengotomatiskan perhitungan pajak dan diskon pada faktur, sehingga surat jalan barang mencantumkan informasi harga yang tepat sesuai kebijakan perpajakan dan promosi perusahaan.
3. Online Payment Management: Memfasilitasi pengelolaan pembayaran secara online, memungkinkan konfirmasi pembayaran yang cepat dan efisien, serta mempercepat proses pengiriman barang yang didukung oleh surat jalan.
4. Credit Limit Management: Mengatur batas kredit pelanggan secara otomatis, memastikan surat jalan barang hanya diterbitkan untuk transaksi yang sesuai dengan kebijakan kredit perusahaan, mengurangi risiko piutang tak tertagih.
5. Invoice Approval & Validation: Memungkinkan proses persetujuan dan validasi faktur secara digital, memastikan surat jalan barang hanya diterbitkan setelah semua dokumen terkait disetujui, meningkatkan akurasi dan kepatuhan.
6. Real-Time Reporting: HashMicro menyediakan laporan faktur secara real-time, memudahkan pemantauan status pembayaran dan pengiriman, serta memastikan surat jalan barang dikelola dengan efisien dan tepat waktu.

Kesimpulan

Surat jalan barang adalah dokumen penting yang memastikan proses pengiriman barang berjalan lancar. Dengan informasi seperti identitas pengirim, penerima, dan rincian barang, surat ini membantu meminimalisir kesalahan dan menjadi bukti sah pengiriman.

Software E-Invoicing HashMicro menawarkan otomatisasi dan digitalisasi dokumen, sehingga menghilangkan kebutuhan cetak manual. Dengan software ini, semua data tersimpan secara digital dan dapat dikirim langsung untuk menghemat waktu dan meningkatkan akurasi.

Dapatkan pengalaman langsung dari manfaat software HashMicro. Coba demo gratis sekarang dan mulai menggunakan solusi e-invoicing yang dirancang untuk mendukung kesuksesan bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Contoh Surat Jalan Barang

• Siapa yang membuat surat jalan barang?

  Surat jalan barang biasanya dibuat oleh bagian logistik atau pengiriman di perusahaan yang mengirim barang. Dokumen ini disiapkan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan untuk mempermudah proses penerimaan oleh pihak penerima.

• Apa beda surat jalan dan delivery order?

  Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang saat pengiriman, berfungsi sebagai bukti pengiriman. Sementara itu, delivery order adalah dokumen perintah untuk mengeluarkan barang dari gudang yang menandakan bahwa barang siap diambil atau dikirim ke pelanggan.

• Surat pengiriman barang ditujukan kepada siapa?

  Surat pengiriman barang biasanya ditujukan kepada penerima barang, seperti bagian penerimaan di perusahaan tujuan atau gudang pelanggan. Dokumen ini digunakan penerima untuk memverifikasi jenis dan jumlah barang yang dikirim sesuai pesanan.