Ingin Membuat Surat Peringatan Kerja? Ketahui Ketentuan dan Contohnya!

Memantau kedisiplinan karyawan dalam lingkungan kerja telah menjadi bagian penting bagi divisi human resource (HR) dalam suatu perusahaan. Ketika menjumpai karyawan yang melanggar peraturan kantor, sebaiknya pihak HR segera mengambil tindakan. Salah satunya adalah surat peringatan (SP) yang akan Anda berikan kepada karyawan tersebut.

Tujuan pembuatan dan pemberian surat ini adalah untuk menimbulkan efek jera kepada karyawan yang melanggar agar tidak mengulangi kesalahannya. Namun dalam pelaksanaanya, pemberian surat teguran ini harus sesuai aturan UU Ketenagakerjaan. Bagaimana teknis ketentuan dan contohnya, berikut dalam artikel ini kita akan bahas secara lengkap.

Memahami Pengertian Surat Peringatan

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, surat peringatan (SP) merupakan salah satu bentuk pembinaan perusahaan terhadap karyawan yang telah melakukan pelanggaran sebelum melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK). Surat ini diharapkan bisa memberikan teguran dan binaan kepada karyawan agar lebih disiplin dalam bekerja. Perusahaan bisa memberikan surat peringatan kesatu, kedua, dan ketiga. Apabila karyawan masih melakukan pelanggaran yang sama setelah menerima surat ketiga, maka perusahaan berhak menindaklanjuti hal tersebut dengan melakukan pemecatan atau PHK.

Dalam kasus tertentu, perusahaan juga dapat memberikan surat teguran sekaligus penjelasan bahwa karyawan tersebut menerima PHK. Surat ini perusahaan berikan ketika karyawan melakukan kesalahan secara berulang kali tanpa mematuhi peraturan dan tata tertib yang ada pada perusahaan. Pemutusan hubungan kerja merupakan upaya terakhir karena perilaku karyawan yang tidak disiplin dan tidak bisa dipertimbangkan lagi untuk menjadi pegawai pada perusahaan tersebut.

Baca juga: Surat Perjanjian Kerja| Hal Penting, Jenis, dan Contohnya

Ketentuan SP berdasarkan Undang-Undang (UU)

Setelah Anda memiliki pemahaman dasar mengenai surat teguran karyawan ini, Anda juga perlu  memahami pedoman hukum yang mengaturnya. Ada perlindungan terhadap hak-hak pekerja yang bekerja pada suatu perusahaan. Sehingga, Anda harus mematuhi beberapa hal sebelum membuat surat teguran ini. Lalu, apa saja aturan yang menjadi acuan penulisan surat ini? Ketentuan ini terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut: 

1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. 
2. Surat peringatan sebagaimana dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. 
3. Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Contoh Surat Teguran untuk Karyawan Anda  

Pada umumnya, isi dari surat peringatan ini mencakup data diri karyawan, jenis pelanggaran, serta sanksi yang perusahaan berikan. Terdapat beberapa jenis surat peringatan kerja yang perusahaan berikan sesuai dengan pelanggarannya. Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat teguran, berikut contoh yang dapat Anda jadikan sebagai panduan:

• Contoh surat peringatan 1 (SP1)

Apabila kesalahan pegawai masih relatif kecil, biasanya perusahaan akan memberikan surat teguran pertama. Surat ini bertujuan untuk membantu karyawan memperbaiki sikapnya dan menghindari PHK. Contoh kesalahan karyawan yang menerima surat SP1 ini seperti pelanggaran SOP, tidak mencapai target, atau seputar absen. Berikut ini merupakan contoh surat teguran pegawai SP1:

• Contoh surat peringatan 2 (SP2)

Surat teguran karyawan tahap 2 ini akan perusahaan berikan ketika karyawan tetap melakukan kesalahan yang sama dan tidak menunjukkan perubahan. Dalam surat ini, biasanya perusahaan akan memberikan keterangan sanksi untuk karyawan yang bersangkutan. Sanksi dapat berupa pemotongan gaji, insentif, atau tindakan lainnya. Berikut ini adalah contoh surat teguran untuk pegawai SP2.

• Contoh surat peringatan 3 (SP3)

Bagian HR akan menerbitkan SP3, apabila karyawan yang bersangkutan masih melakukan hal yang merugikan perusahaan setelah mendapatkan SP2. Adapun contoh surat SP3 sebagai berikut:

Hal yang Perlu HR Perhatikan setelah Membuat Surat Peringatan 

Mencari solusi atas turunnya produktivitas karyawan merupakan tugas dari HR suatu perusahaan. Dengan penanganan yang tepat, divisi HR tidak perlu mengeluarkan SP karyawan atau memberlakukan PHK. Barangkali karyawan membutuhkan motivasi kerja atau diskusi mengenai permasalahan pribadi yang sedang mereka hadapi. 

Pastikan Anda mampu memahami pengelolaan produktivitas karyawan dengan baik. Misalnya dengan memberikan motivasi, memberikan konseling, dan memperhatikan kinerja dari karyawan tersebut. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan, apakah sudah meningkat atau belum. Hal ini akan pastinya dapat menentukan kebijakan perusahaan kedepannya. Dengan begitu, karyawan akan bekerja dengan lebih produktif dan PHK juga dapat perusahaan minimalisir.

Sistem HRIS untuk Devisi HR

Sistem HRIS (Human Resource Information System) membantu divisi HR dalam pembuatan surat peringatan dengan otomatisasi proses. HRIS menyediakan template surat peringatan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.

Dengan fitur pengelolaan data karyawan, HR dapat melacak catatan pelanggaran, absen, atau kinerja yang menjadi dasar pemberian surat peringatan. Selain itu, HRIS memudahkan distribusi surat peringatan secara digital dan memungkinkan pelacakan respons atau tindak lanjut dari karyawan terkait surat tersebut, sehingga proses lebih efisien dan terorganisir. 

Kesimpulan 

Surat Peringatan Kerja (SP) merupakan surat yang tertuju kepada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap aturan mutlak dalam suatu perusahaan. Tingkat besarnya pelanggaran yang dibuat akan berpengaruh pada jenis surat teguran yang diberikan. Surat ini pada dasarnya bertujuan untuk menyadarkan karyawan yang melakukan kesalah dan himbauan tidak akan mengulanginya lagi.

Namun, HR seringkali merasa tidak sanggup mengurus permasalahan serta kegiatan operasional karyawan satu-persatu secara manual. Oleh karena itu Anda sangat membutuhkan sistem yang membantu pekerjaan HR seperti HR Software dan aplikasi payroll terlengkap dari HashMicro. Anda dapat mengotomatiskan tugas HR dan administrasi karyawan Anda, kelola cuti dan daftar kehadiran, dan kegiatan operasional lainnya dengan lebih cepat dan efisien.