Download Contoh Surat Purchase Order (PO) untuk Bisnis

Purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini mencantumkan detail pesanan seperti jenis barang, harga, serta syarat pembayaran untuk memastikan transaksi berjalan sesuai kesepakatan.

Kesalahan dalam pembuatan surat Purchase Order (PO) sering terjadi pada proses procurement bisnis, seperti kesalahan data, kurangnya kontrol, dan proses manual yang tidak efisien. Hal ini mengakibatkan terjadinya ketidakcocokan pesanan, kelebihan pembelian, atau penundaan pengadaan.

Padahal, surat purchase order memiliki peran krusial untuk menjaga keteraturan dan efisiensi pengadaan barang dan jasa. Dengan PO, perusahaan bisa melacak dan mengontrol pengeluaran, memastikan ketersediaan stok tepat waktu, serta menghindari kebingungan antar departemen.

Untuk menghindari kesalahan, perusahaan membutuhkan solusi seperti software procurement yang mengotomatiskan dan menyederhanakan pembuatan contoh surat purchase order serta memberikan analisis data akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Artikel ini akan menjelaskan contoh dan cara membuat form surat purchase order untuk efisiensi pemesanan barang dan jasa dengan sistem procurement terintegrasi.

Apa itu Surat Purchase Order dan Manfaatnya bagi Bisnis?

Surat purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan bisnis untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Dengan menggunakan form purchase order, bisnis dapat memastikan semua detail pesanan tercatat jelas, mengurangi kesalahan, dan memudahkan pelacakan serta pengelolaan inventaris.

Fungsi utama dari form purchase order adalah untuk mengatur transaksi pembelian secara tertulis. Dalam surat purchase order, terdapat informasi yang penting seperti deskripsi barang atau jasa yang Anda beli, jumlah dan harga barang, hingga tanggal pengiriman.

Contoh form surat purchase order dapat memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana menyusun dokumen tersebut dengan benar. Anda juga bisa menggunakan template surat purchase order untuk mempermudah penyusunan dokumen.

Selain itu, contoh surat order pembelian biasanya juga mencantumkan syarat-syarat pembelian dan kondisi-kondisi lainnya yang perlu Anda patuhi oleh kedua belah pihak, sehingga memberikan kejelasan dan kepastian dalam transaksi antara perusahaan dan pemasok.

Purchase order form memiliki beberapa manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam proses pengadaan, seperti berikut ini:

1. Perencanaan anggaran

Dengan menggunakan surat purchase order, dapat membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran, sehingga Anda dapat mengontrol pengeluaran perusahaan dengan lebih efektif.

Purchase order form juga akan memberikan dokumen tertulis yang menentukan detail dan batasan pembelian, yang membantu menghindari pengeluaran yang tidak terencana atau di luar anggaran.

2. Memastikan ketersediaan barang

Melalui purchase order, perusahaan dapat melakukan pemesanan barang atau jasa secara terencana dan terjadwal. Dengan contoh surat tanda terima barang yang tepat, perusahaan dapat membuat surat purchase order yang tepat untuk memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan tepat waktu.

Hasilnya, perusahaan pun dapat menghindari kelangkaan barang yang dapat mengganggu proses produksi atau operasional.

3. Meminimalisir kesalahan dalam pemesanan

Dokumen purchase order memuat informasi yang lengkap dan detail tentang pesanan yang Anda buat oleh perusahaan kepada pemasok. Informasi ini mencakup rincian seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan informasi lainnya yang relevan.

Dengan memiliki informasi yang terperinci dalam surat purchase order, risiko terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam pemesanan dapat dikurangi secara signifikan. Pemasok akan menerima instruksi contoh surat order pembelian yang jelas tentang apa yang harus disediakan dan kapan harus disediakan, mengurangi kemungkinan kesalahan dalam mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan yang perusahaan minta.

4. Memonitor pengiriman dan penerimaan

Form purchase order memungkinkan perusahaan untuk memantau proses pengiriman dan penerimaan barang secara efisien. Dengan nomor PO yang tertera, perusahaan dapat melacak status pesanan dan memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diharapkan. Ini membantu menghindari kesalahan pengiriman atau penerimaan barang yang tidak sesuai.

5. Audit dan pelacakan

Surat purchase order juga memberikan dasar yang baik untuk audit internal dan eksternal. Dokumen PO mencatat detail transaksi pembelian, termasuk tanggal, jumlah, dan harga, yang berguna untuk pelacakan dan analisis biaya. Hal ini juga membantu dalam memenuhi persyaratan perpajakan dan akuntansi perusahaan.

Setelah mengetahui berbagai manfaat form purchase order barang yang sangat signifikan bagi bisnis, Anda bisa mulai memperhitungkan software yang cocok untuk bisnis Anda. Untuk mendapatkan gambaran harga software procurement, unduh skema harga software ERP procurement melalui gambar di bawah ini.

Contoh Komponen Template Dokumen Purchase Order (PO) bagi Bisnis

Surat purchase order adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa surat order pembelian yang Anda buat lengkap dan akurat.

Berikut adalah 6 komponen utama yang harus ada dalam contoh form purchase order:

1. Informasi perusahaan

Setiap surat purchase order harus mencantumkan informasi lengkap mengenai perusahaan, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa penjual dapat menghubungi pembeli jika diperlukan.

Selain itu, mencantumkan informasi perusahaan yang lengkap dan akurat akan membantu meningkatkan profesionalisme dan kredibilitas perusahaan Anda di mata penjual.

2. Nomor purchase order

Nomor purchase order adalah identifikasi unik untuk setiap pesanan. Ini memudahkan pelacakan dan referensi di masa depan. Dengan adanya nomor yang unik, baik pembeli maupun penjual dapat dengan mudah menelusuri status pesanan dan menghindari kebingungan yang mungkin timbul dari pesanan yang serupa.

Pastikan setiap contoh surat purchase order yang Anda buat memiliki nomor yang unik dan jelas terlihat di bagian atas dokumen.

3. Tanggal pembuatan dan pengiriman

Tanggal pembuatan form purchase order harus dicantumkan untuk mencatat kapan pesanan dibuat. Hal tersebut membantu kedua belah pihak melacak timeline pesanan. Selain itu, tanggal pengiriman yang diinginkan juga harus disebutkan agar penjual tahu kapan barang atau jasa tersebut diharapkan tiba.

Menyertakan tanggal yang jelas dalam contoh surat purchase order membantu dalam perencanaan logistik dan memastikan bahwa pengiriman tepat waktu sesuai dengan kebutuhan bisnis.

4. Deskripsi barang atau jasa

Form purchase order harus mencakup deskripsi rinci dari barang atau jasa yang dipesan. Ini termasuk kuantitas, harga per unit, dan total harga. Deskripsi yang jelas akan mengurangi risiko kesalahpahaman antara pembeli dan penjual.

Misalnya, jika Anda memesan 100 unit produk, pastikan untuk mencantumkan spesifikasi detail seperti ukuran, warna, dan fitur khusus lainnya di contoh PO barang Anda. Dengan demikian, penjual dapat menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan harapan pembeli.

5. Syarat dan ketentuan

Setiap contoh PO barang perlu menyertakan syarat dan ketentuan yang berlaku, seperti metode pembayaran, kebijakan pengembalian, dan jaminan. Informasi ini penting untuk mengatur ekspektasi kedua belah pihak dan menghindari konflik di kemudian hari.

Misalnya, jika perusahaan Anda menerapkan kebijakan pembayaran net 30 hari, pastikan untuk mencantumkan detail ini di surat purchase order Anda dengan jelas. Syarat dan ketentuan yang rinci membantu menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual.

6. Tanda tangan otoritas

Surat purchase order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan pembeli. Tanda tangan ini menandakan bahwa pesanan tersebut sah dan dapat diproses oleh penjual.

Memastikan bahwa form surat PO ditandatangani oleh individu yang memiliki wewenang dalam perusahaan Anda memberikan validitas pada dokumen dan memastikan bahwa pesanan telah disetujui secara internal sebelum dikirim ke penjual.

Memahami dan menyertakan komponen-komponen penting ini dalam surat purchase order akan membantu memastikan proses pengadaan barang atau jasa berjalan lancar dan efisien.

Pastikan semua detail tertera dengan jelas untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan kepuasan semua pihak yang terlibat. Surat tanda terima barang yang lengkap dan akurat tidak hanya menghindarkan dari kesalahpahaman, tetapi juga memperkuat profesionalisme perusahaan Anda dalam setiap transaksi bisnis.

Cara Membuat Contoh Surat Purchase Order (PO) dalam Bahasa Indonesia

Membuat surat purchase order (PO) dalam bahasa Indonesia membutuhkan beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut jelas dan memenuhi standar pengadaan yang berlaku. Berikut adalah panduan untuk membuat purchase order dengan benar:

1. Informasi perusahaan pemesan

Langkah pertama dalam pembuatan purchase order adalah mencantumkan informasi lengkap perusahaan yang mengajukan pesanan. Informasi ini mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta alamat email yang dapat dihubungi. 

2. Nomor purchase order dan tanggal pembuatan

Setiap contoh PO barang harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi untuk pesanan tersebut. Selain itu, tanggal pembuatan PO harus dicantumkan dengan jelas agar dapat dilacak dengan mudah selama proses pengadaan dan pengiriman. 

3. Informasi pemasok

Bagian contoh PO barang ini harus mencakup informasi detail tentang pemasok, termasuk nama perusahaan pemasok, alamat, nomor kontak, dan alamat email mereka. Dengan mencantumkan informasi ini, perusahaan pemesan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan akan sampai kepada pihak yang benar.

4. Deskripsi barang atau jasa yang dipesan

Deskripsi lengkap barang atau jasa yang dipesan adalah bagian inti dari purchase order. Deskripsi ini harus mencakup nama barang atau jasa, spesifikasi yang relevan, jumlah barang yang dipesan, harga per unit, dan total harga. 

5. Syarat pembayaran dan pengiriman

Syarat dan ketentuan pembayaran juga harus dicantumkan di dalam purchase order. Syarat pembayaran ini bisa berupa tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran yang digunakan, serta persyaratan lain yang berlaku. 

6. Persetujuan dan tanda tangan

Setelah semua informasi tersebut disusun, purchase order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan pemesan. Tanda tangan ini merupakan bentuk persetujuan terhadap semua rincian dalam purchase order. 

Biasanya, dokumen ini juga harus mendapat persetujuan dari pihak pemasok untuk memastikan bahwa mereka setuju dengan syarat-syarat yang ditetapkan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, purchase order dapat disusun secara profesional dan terstruktur, sehingga meminimalisir kesalahan atau kebingungan dalam proses pengadaan barang atau jasa.

Download Contoh Purchase Order

Purchase order merupakan bagian krusial dalam proses pengadaan barang atau jasa, di mana perusahaan mencatat pesanan resmi kepada pemasok. Ini membantu memastikan bahwa semua detail pesanan, seperti jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman, telah disepakati dengan jelas oleh kedua belah pihak.

Setelah memahami fungsinya, mari kita tinjau contoh purchase order berikut ini yang menunjukkan format dan elemen-elemen penting yang harus ada dalam dokumen tersebut.

Untuk referensi, Anda dapat melihat contoh PO barang yang mencakup semua komponen tersebut. Berikut adalah format excel stok barang yang telah kami buat untuk Anda.

Berikut ini adalah contoh format surat purchase order:

Anda juga bisa mengunduh contoh/template format surat purchase order yang telah kami sediakan sebagai referensi Anda dengan cara klik tautan di bawah ini.

Download Contoh Surat Purchase Order

Kemudian berikut ini adalah contoh surat purchase order HashMicro yang memiliki tampilan yang profesional untuk bisnis Anda.

Contoh Format PO barang HashMicro

Setelah melihat contoh purchase order di atas, Anda kini memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana dokumen ini disusun dan digunakan dalam bisnis. Purchase order tidak hanya berfungsi sebagai bukti pesanan resmi, tetapi juga sebagai alat penting dalam menjaga transparansi dan keakuratan proses pengadaan.

Solusi Membuat Surat Purchase Order Lebih Efisien dengan Software Procurement dari HashMicro

Alih-alih melakukan pembuatan template purchase order secara manual, yang rentan terhadap human-error dan memakan waktu, penggunaan perangkat lunak atau software khusus seperti Software Procurement HashMicro dapat menjadi solusi yang efektif.

Berikut adalah beberapa fitur Software procurement dari HashMicro:

1. PO, RFQ & PR Management

HashMicro menyediakan solusi ERP untuk berbagai jenis bisnis, termasuk fitur PO (Purchase Order), RFQ (Request for Quotation), dan PR Management (Purchase Request). Fitur PO mencakup pembuatan pesanan, manajemen vendor, pemantauan stok, otorisasi, pelacakan pesanan, pemantauan biaya.

Fitur ini bisa membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian secara efisien, meningkatkan transparansi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kontrol atas pengeluaran.

Berikut ini adalah contoh surat purchase order HashMicro yang memiliki tampilan yang profesional untuk bisnis Anda.

Contoh Format PO barang HashMicro

Selain itu, fitur purchase order juga terintegrasi dengan berbagai solusi yang menguntungkan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan profitabilitas.

2. PR Approval Management

Fitur manajemen persetujuan PR (Purchase Request) memungkinkan Anda untuk menetapkan alur kerja dan otorisasi untuk persetujuan permintaan pembelian. Manajer dapat meninjau dan menyetujui PR sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum pembelian sebenarnya dilakukan.

Dengan fitur contoh surat order pembelian ini, perusahaan dapat meningkatkan kontrol atas pengeluaran, dan memastikan bahwa pembelian Anda lakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

3. Online Portal for Suppliers

Portal online untuk pemasok atau vendor memungkinkan komunikasi yang efisien antara perusahaan dan pemasok, mempercepat proses pengadaan, dan memungkinkan pengelolaan inventaris yang lebih baik.

Dalam fitur ini, pemasok dapat berinteraksi langsung dengan perusahaan untuk mengelola pesanan, mengirimkan penawaran, dan mengkonfirmasi penerimaan pembayaran.

Selain itu, portal ini juga dapat meningkatkan transparansi dalam rantai pasokan dengan memberikan akses langsung kepada pemasok untuk mengikuti status pesanan dan permintaan pembelian perusahaan.

4. Blanket Order Management

Manajemen Procurement juga menyediakan fitur manajemen pesanan blanket yang memungkinkan Anda untuk membuat form pemesanan barang dengan jumlah dan periode waktu tertentu.

Dengan fitur ini, Anda dapat membuat pesanan yang berulang secara otomatis untuk kebutuhan rutin perusahaan, seperti bahan baku atau suku cadang, dengan mengatur parameter seperti jumlah, frekuensi, dan periode waktu.

5. Landed Cost Calculation

Salah satu fitur dalam sistem pengadaan adalah kemampuannya untuk menghitung landed cost secara akurat. Landed cost mencakup biaya-biaya tambahan seperti biaya pengiriman, pajak impor, bea cukai, dan biaya lainnya yang terkait dengan proses pengadaan.

Dengan fitur ini, Anda dapat memperoleh perkiraan biaya total yang lebih tepat sebelum membuat keputusan pembelian. Hal ini membantu perusahaan dalam perencanaan anggaran, evaluasi keuntungan, dan pengambilan keputusan yang lebih informan terkait dengan pembelian.

6. Vendor and Supplier Rating

Software Procurement memungkinkan Anda untuk menilai kinerja vendor dan pemasok perusahaan dengan sistem peringkat yang terintegrasi. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memberikan penilaian dan feedback terhadap kualitas produk, waktu pengiriman, layanan pelanggan, harga, dan aspek-aspek lainnya.

Dengan memantau kinerja vendor secara terus-menerus, perusahaan dapat mengidentifikasi pemasok yang memberikan layanan terbaik dan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih baik.

Kesimpulan

Purchase Order (PO) memiliki peran penting dalam mengelola proses pembelian perusahaan, serta tantangan yang sering terjadi dalam pembuatan surat purchase order secara manual, seperti kesalahan data, kurangnya kontrol, dan proses yang tidak efisien.

Dalam konteks contoh surat order pembelian, software procurement, khususnya HashMicro Procurement, menjadi solusi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pembuatan proses pengadaan bisnis.

Software Procurement HashMicro menawarkan berbagai fitur yang membantu mengotomatisasi proses pembuatan PO, mengelola permintaan pembelian, dan berinteraksi dengan pemasok secara efisien. Fitur-fitur tersebut termasuk perhitungan landed cost yang akurat, penilaian kinerja vendor, dan masih banyak lagi.

Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

Untuk dapat merasakan manfaat dari sistem procurement yang mempermudah pembuatan surat purchase order, ada baiknya jika Anda mengetahui skema harga atau estimasi biaya dan dapatkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar (FAQ) Purchase Order

• Apa itu surat purchase order?

  Dokumen pesanan pembelian atau surat purchase order memiliki nilai resmi yang sangat krusial ketika kamu terlibat dalam transaksi. Dokumen ini berperan dalam mengurangi risiko potensial kerugian akibat kurangnya rincian atau absennya catatan yang baik terkait pemesanan barang.

• Mengapa surat purchase order itu penting?

  Salah satu alasan utama mengapa pentingnya purchase order dibuat adalah untuk memberikan jaminan hukum kepada kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.

• Apa manfaat surat purchase order?

  Manfaat purchase order adalah memiliki peran sebagai tanda bukti pesanan yang diajukan oleh pembeli kepada penjual. Ini berarti bahwa surat tersebut mengonfirmasi keinginan pembeli dan pada saat yang sama menegaskan bahwa penjual memiliki kewajiban untuk memenuhi pesanan tersebut.

• Apakah surat purchase order harus bermaterai?

  Kehadiran materai pada surat purchase order tidak dimaksudkan untuk memberikan legalitas pada surat tersebut sehingga mengikat semua pihak terlibat. Adanya materai dan tanda tangan hanya mencerminkan implikasi hukum bahwa surat tersebut telah dikenai pajak dan dapat diklasifikasikan sebagai dokumen perdata.

• Apakah surat purchase order merupakan suatu perjanjian?

  Setelah terjadi persetujuan, surat purchase order akan berfungsi sebagai perjanjian sah yang memiliki kekuatan hukum dan mengikat, serta memiliki keabsahan hukum yang setara dengan undang-undang bagi semua pihak yang terlibat dalam pembuatannya.