Delegasi adalah: Unsur, Tujuan, Jenis, dan Teknik Ampuh Menjalankannya

Apa itu delegasi? Istilah ini mungkin sudah tidak asing bagi Anda. Delegasi adalah proses penunjukkan seseorang untuk mewakili suatu kelompok, divisi, atau bahkan pada tingkat instansi.

Orang yang terpilih tentu harus dapat dipercaya, baik sebagai orang yang amanah maupun orang yang memiliki pengetahuan lebih di bidang tertentu. Mengacu pada pengertian di atas, adanya pemberian tanggung jawab kepada seseorang bukan tanpa sebab.

Tugas tersebut merupakan upaya dalam rangka mengurangi beban kerja manajer atau atasan yang terus-menerus bertambah, di mana mereka akan kesulitan dalam menyelesaikan permasalahan satu per satu. Dalam kondisi seperti ini, mereka akan sangat membutuhkan peran orang lain.

Delegasi adalah: Unsur-unsur

Di dalam delegasi, terdapat beberapa hal yang menyertainya. Jika salah satu tidak tercukupi, maka akan sulit untuk menjalankan proses ini dengan baik. Hal ini terangkum dalam empat unsur-unsur delegasi yang meliputi alokasi tugas, penugasan tanggung jawab, pelimpahan wewenang, dan penciptaan akuntabilitas. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:

1. Alokasi tugas

Sebelum menyerahkan tugas kepada karyawan, Anda perlu mengalokasikan tugas-tugas terlebih dahulu. Artinya, Anda menentukan bagian apa saja yang akan orang lain kerjakan. Tentu pemilihan tugas juga harus sesuai dengan pemilihan orang yang tepat.

Anda dapat memilih orang-orang yang memiliki pengetahuan lebih dan mampu untuk mengerjakannya dengan baik. Dalam hal ini, posisi serta jobdesk mereka menjadi salah satu faktor penentu. Cermati baik-baik agar jangan sampai pembagian porsi tugas ternyata memberatkan mereka yang tidak berada pada bidangnya.

2. Penugasan tanggung jawab

Arti delegasi lebih dari sekadar untuk mengurangi beban kerja Anda sebagai seorang atasan dan lebih dari sekadar penugasan yang ketika sudah selesai, tidak ada impact apapun bagi pihak yang menjalani maupun yang memberikannya.

Proses ini berkaitan langsung dengan tanggung jawab seseorang. Pada dasarnya, setiap penugasan yang Anda berikan merupakan bagian dari tanggung jawab yang perlu diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

Anda dapat melihat bagaimana rasa tanggung jawab seseorang melalui penugasan tersebut. Jika mereka melakukannya dengan baik, penilaian Anda terhadap kinerja mereka pun juga ikut baik.

Namun, menyelesaikan tugas bukan suatu perkara yang mudah. Terkadang ada banyak kendala yang menghambat penyelesaian. Jika menemukan hal seperti itu, Anda harus memiliki sikap terbuka untuk menerima semua penjelasan dari delegat.

3. Pelimpahan wewenang

Setelah Anda menentukan pembagian tugas, unsur selanjutnya adalah menyerahkan tugas tersebut kepada orang yang tepat. Dalam hal ini, Anda berarti melimpahkan wewenang kepada mereka untuk melakukan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan yang Anda targetkan.

Dengan wewenang, maka secara tidak langsung mereka akan memiliki kewajiban dalam menyelesaikan tugas. Selain itu, mereka akan berusaha sebaik mungkin untuk menuntaskan kewajiban tersebut.

4. Penciptaan akuntabilitas

Secara makna, akuntabilitas berhubungan dengan tanggung jawab. Proses ini memerlukan proses dari awal penentuan tugas hingga segala aktivitas dalam pengerjaan tugas dapat dipertanggungjawabkan oleh delegat. Salah satu bentuknya adalah dengan melihat hasil yang mereka kerjakan.

Bahkan Anda juga bisa meminta mereka untuk menjabarkan hasil kinerja serta apa saja kendala yang menjadi penghambat. Hal ini penting sebagai bahan evaluasi pada tugas-tugas yang akan diberikan setelahnya.

Akan tetapi, bukan berarti peran Anda sebagai pemberi tugas bisa lepas tangan begitu saja. Adilnya, tentu kedua pihak harus mempertanggungjawabkan apa yang mereka lakukan. Sama halnya dengan delegat, Anda pun harus mempertanggungjawabkan alasan yang jelas terkait pemberian tugas.

Baca juga: Akuntabilitas adalah: 7 Cara Efektif Menjaga Akuntabilitas Perusahaan

Delegasi: Tujuan dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Pemberian wewenang pasti memiliki maksud dan tujuan tersendiri. Namun, apakah pernah terpikir oleh Anda sebenarnya apa tujuan dan manfaat delegasi? Mengapa sampai perlu ada istilah delegasi di lingkup organisasi, instansi, dan perusahaan? Untuk memahami lebih dalam, berikut adalah tujuan dan manfaat yang telah terangkum secara spesifik:

• Adanya delegasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik
• Mengefektifkan dan mengefisiensi organisasi yang ada di dalam perusahaan.
• Memudahkan atasan untuk fokus pada hal-hal lain yang lebih penting dan membutuhkan waktu pengerjaan yang cepat.
• Memberikan peran dan posisi yang sesuai porsi dan kompetensi kepada karyawan.
• Membantu karyawan untuk meningkatkan kemampuannya.
• Memotivasi karyawan untuk lebih fokus pada kualitas kinerja dan target yang ingin mereka capai.
• Memberikan kesempatan untuk selalu belajar dari kesalahan.

Jenis-jenis Delegasi

Apa itu delegasi? delegasi artinya bentuk penugasan pada suatu perwakilan perusahaan. Jika Anda lihat dari segi pelaksanaannya, delegasi memiliki lima jenis yang meliputi delegasi umum, khusus, formal, informal, dan lateral.

Kelimanya sama-sama menerapkan konsep delegasi tugas secara umum. Namun, apa yang membedakan? Ketahui detailnya melalui penjelasan di bawah ini:

1. Delegasi umum

Jenis delegasi pertama adalah delegasi umum. Pada delegasi ini, Anda melimpahkan wewenang kepada seseorang untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum yang meliputi penempatan, pengarahan, perencanaan, dan pengawasan operasional perusahan.

Contoh delegasi umum adalah penunjukkan seorang karyawan untuk membantu dalam urusan manajemen personalia.

2. Delegasi khusus

Berbeda dari jenis yang pertama, delegasi khusus merupakan pelimpahan wewenang secara khusus agar karyawan melakukan tugas dalam periode waktu tertentu. Khusus di sini merujuk pada aktivitas kondisional, bukan harian.

Misalnya, ketika perusahaan sedang dalam misi penyusunan inovasi strategi pemasaran melalui platform baru, Anda bisa memberikan wewenang kepada karyawan untuk menangani hal tersebut dalam jangka waktu lima bulan. 

3. Delegasi formal

Pengertian formal mengacu pada penunjukkan wewenang kepada karyawan. Jika pada delegasi lainnya seorang atasan bisa memberikan penugasan dengan sistem langsung tunjuk, delegasi formal akan memperhatikan struktur organisasi dari perusahaan terlebih dahulu.

Dengan begini, karyawan tidak mempunyai alasan untuk menolak selain mengikuti perintah atasannya. Contoh delegasi pada divisi marketing, seorang atasan meminta agar target penjualan lebih ditingkatkan maka tugas karyawan sebagai bentuk delegasi adalah menjual lebih banyak produk perusahaan.

4. Delegasi informal

Umumnya, delegasi merupakan penunjukkan tugas dari atasan. Namun, berbeda dengan delegasi informal yang justru tanpa ada perintah pun karyawan akan menyelesaikan tugas karena ia merasa mampu.

Hal ini sangat mungkin terjadi di lingkungan perusahaan. Delegasi informal muncul atas dasar inisiatif karyawan. Misalnya, ketika seorang karyawan mampu memperbaiki alat atau bahkan produk yang ada di lingkungan perusahaan, tanpa perintah atasan.

5. Delegasi lateral

Jenis yang terakhir adalah delegasi lateral. Pada delegasi lainnya, atasan akan melimpahkan wewenang secara perorangan. Namun pada jenis ini, atasan memperbolehkan delegat mengerjakan tugas dengan bantuan dari beberapa orang lainnya.

Misalnya, jika delegasi dilakukan dari manajer umum kepada manajer bidang penjualan untuk mengumpulkan data jumlah karyawan di divisi tersebut. Maka, manajer bidang akan meminta data pada manajer personalia.

5 Teknik Ampuh untuk Mendelegasikan Tugas

Sebagai atasan, Anda pasti menginginkan karyawan mengerjakan tugas dengan baik. Untuk mencapai target tersebut, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal. Jika tidak, tentu akan berpengaruh pada hasil akhir. Pada artikel ini, ada lima teknik ampuh yang perlu Anda terapkan. Apa saja teknik ampuh tersebut?

1. Berikan tugas dan kepercayaan secara penuh

Mendelegasikan suatu pekerjaan tentu tidak mudah. Bahkan untuk mengambil keputusan tersebut ternyata merupakan hal yang berat dan sangat berisiko. Namun, Anda juga harus melihat dari dua sisi yang berbeda.

Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang mampu menghadapi berbagai dinamika yang terjadi. Jika Anda tidak mengambil risiko, operasional perusahaan hanya akan berjalan statis.

Sisi positif lainnya, memberikan wewenang kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas sama saja memberikan kesempatan kepada mereka agar bisa lebih berkembang.

Apalagi dengan kepercayaan penuh, mereka jelas merasa lebih nyaman untuk melakukannya. Misalnya, karyawan lebih leluasa untuk eksplor berbagai ide. Dengan begitu, kemampuan karyawan pun akan semakin meningkat.

2. Pilih orang yang tepat

Seperti yang sudah menjadi pembahasan di awal, pemilihan orang yang tepat menjadi indikator penting bagi keberhasilan delegasi. Mengapa demikian? Delegasi yang penuh risiko, Anda perlu memilih orang yang tepat agar risiko tersebut bisa dihadapi dengan baik.

Sebelum memutuskan, ada banyak hal yang patut Anda pertimbangkan. Misalnya, dari segi kemampuan yang mereka miliki, kelebihan dan kelemahan, lalu strategi apa yang akan mereka lakukan dalam menyelesaikan tugas. Dengan begitu, kemungkinan kegagalan delegasi pun sangat kecil terjadi.

3. Sesuai dengan minat dan bakat

Untuk menyelesaikan sebuah tugas, akan lebih baik ketika tugas tersebut sesuai dengan minat dan bakat karyawan Anda. Sebab, ketika mereka memiliki minat, mereka akan lebih semangat dan melakukannya dengan senang hati.

Selain itu, mereka bisa sekaligus menempatkan minat dan bakatnya pada hal-hal positif dalam mendukung pekerjaannya. Hingga kemudian hasil yang Anda peroleh pun tentu lebih maksimal karena bidang pekerjaan karyawan sesuai dengan karakternya.

4. Berikan instruksi dengan jelas

Selain mempertimbangkan beberapa hal dari aspek karyawan, Anda juga perlu memperhatikan kejelasan instruksi. Sema kewenangan memang berada di tangan Anda. Namun, bukan berarti Anda bisa memperlakukan karyawan dengan semaunya.

Cobalah untuk mempermudah pekerjaan delegat dengan memberikan instruksi yang jelas. Pada surat delegasi, Anda perlu mencantumkan detail aktivitas penugasan. Dengan demikian, karyawan pun tidak perlu mengira-ngira sehingga penugasan pun lebih efektif.

5. Tetapkan tenggat waktu dan evaluasi

Instruksi yang jelas juga berkaitan dengan penetapan jangka waktu dari adanya pemberian wewenang sampai dengan penyelesaian tugas. Adanya jangka waktu yang sudah Anda informasikan di awal dapat membantu karyawan dalam memikirkan strategi terbaik.

Berikan mereka jangka waktu supaya memberikan efek urgensi. Pastikan bahwa Anda menetapkan waktu yang ideal agar penyelesaian tugas tidak terkesan memaksakan.

Kesimpulan

Kita telah membahas apa itu delegasi dan arti delegasi adalah bagian dari pemaksimalan potensi yang dimiliki karyawan. Lebih dari sekadar meringankan beban kerja atasan, delegasi dapat memberikan kesempatan bagi karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

Dari tugas-tugas tersebut, mereka akan terlatih untuk lebih berpikir kritis, inovatif dalam mengembangkan setiap ide, serta adaptif dengan berbagai hal yang terjadi.

Namun, perlu menjadi catatan bahwa kini Anda tidak bisa lagi mengerjakan tugas secara manual. Segeralah beralih dengan menggunakan Software ERP dari HashMicro yang dapat memudahkan semua pekerjaan Anda di berbagai bidang.

Selain memberikan hasil yang akurat, sistem kami juga menjamin keamanan data perusahaan Anda. Dengan berbasis Cloud, Software ERP dapat terintegrasi dengan berbagai program lainnya, seperti sistem Akuntansi, Inventory Management, CRM, Manufaktur, Penjualan, dan HRM. Dapatkan demo gratis softwarenya sekarang juga!