Cara Membuat Delivery Note yang Efektif untuk Pengiriman

Apakah Anda pernah merasa bingung atau bahkan kehilangan kendali ketika harus melacak pengiriman barang di perusahaan? Dalam dunia bisnis, memastikan barang sampai tepat waktu di tempat tujuan sangatlah penting.

Namun, hal tersebut sering kali menjadi tantangan jika tidak ada dokumen yang tepat untuk memverifikasi proses pengiriman. Salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam proses ini adalah delivery note atau catatan pengiriman.

Pengelolaan dokumen pengiriman yang tidak tepat dapat menyebabkan masalah seperti barang yang hilang, salah kirim, atau bahkan sengketa antara pihak pengirim dan penerima. Artikel ini akan menjelaskan secara detail mengenai apa itu delivery note, fungsinya, serta bagaimana Anda dapat mengelola pengiriman barang dengan lebih efisien.

Apa Itu Delivery Note?

Delivery note adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat informasi terkait pengiriman barang dari penjual atau supplier ke pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan dan diterima oleh pihak yang dituju.

Delivery note atau catatan pengiriman mencantumkan rincian barang yang dikirim, seperti kuantitas, deskripsi produk, dan informasi lainnya yang relevan. Selain itu, dokumen ini  juga membantu memverifikasi bahwa pengiriman telah sesuai dengan pesanan.

Dalam proses bisnis, delivery note sering kali dikirim bersama dengan barang itu sendiri, dan penerima akan diminta untuk menandatanganinya sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima dalam kondisi yang baik. Jika terjadi perbedaan antara barang yang diterima dan yang tercantum dalam dokumen, penerima bisa segera melaporkan kepada pengirim untuk dilakukan tindakan lebih lanjut.

Jenis-jenis Delivery Note

Delivery note atau catatan pengiriman tidak hanya satu jenis, tetapi bisa berbeda tergantung pada kebutuhan dan situasi pengiriman. Berikut adalah beberapa jenis delivery notes yang umum digunakan dalam berbagai skenario bisnis:

1. Untuk pengiriman barang: Ini adalah bentuk delivery note yang paling umum. Dokumen ini digunakan saat pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Isinya mencakup daftar barang yang dikirimkan, jumlahnya, serta kondisi barang saat dikirim.
2. Untuk penjualan barang: Delivery note jenis ini digunakan untuk mencatat pengiriman barang yang sudah dijual. Ini sering dipakai oleh bisnis retail atau grosir untuk memastikan bahwa barang yang sudah terjual dikirimkan ke pelanggan.
3. Untuk retur barang: Dalam situasi pengembalian atau retur barang, digunakan untuk mendokumentasikan barang-barang yang dikirim kembali oleh pembeli ke penjual.

Setiap jenis dokumen pengiriman berfungsi sebagai alat komunikasi penting antara pengirim dan penerima, memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama tentang barang yang dikirimkan atau dikembalikan.

Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order

Meski sering dianggap serupa, delivery note dan delivery order adalah dua dokumen yang berbeda dalam fungsi dan penggunaannya dalam proses pengiriman barang. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara keduanya:

1. Fungsi utama
   Delivery note: Berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan dan diterima oleh penerima. Ini adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dan dicatat sebagai bukti penerimaan.
   Delivery order: Berfungsi sebagai instruksi atau perintah pengiriman barang dari penjual ke pembeli. Delivery order diberikan sebelum barang dikirim untuk memberitahukan kepada tim logistik atau pengiriman bahwa ada barang yang perlu dikirim.
2. Kapan digunakan
   Delivery note: Digunakan saat barang sudah dikirim ke pelanggan atau penerima. Biasanya disertakan bersama barang yang dikirim dan ditandatangani oleh penerima sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima.
   Delivery order: Digunakan sebelum proses pengiriman dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai surat perintah pengiriman, memastikan bahwa pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman dapat melaksanakan pengiriman sesuai pesanan.
3. Isi dokumen
   Delivery note: Berisi rincian barang yang dikirim, seperti deskripsi barang, jumlah, kondisi, serta informasi pengirim dan penerima. Fungsinya untuk mendokumentasikan barang yang telah diterima.
   Delivery order: Berisi instruksi mengenai pengiriman barang, termasuk barang yang harus dikirim, alamat pengiriman, dan waktu pengiriman. Dokumen ini memberikan panduan kepada tim pengiriman.
4. Tanda tangan
   Delivery note: Harus ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan deskripsi.
   Delivery order: Tidak memerlukan tanda tangan penerima karena hanya berfungsi sebagai perintah pengiriman, bukan sebagai bukti penerimaan.

Informasi yang Harus Ada di Delivery Note

Agar dokumenn ini bisa berfungsi dengan baik, ada beberapa informasi penting yang harus selalu dicantumkan di dalamnya. Berikut adalah elemen-elemen utama yang harus ada dalam dokumen delivery note:

1. Nomor: Setiap note harus memiliki nomor unik untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan. Nomor ini berfungsi seperti kode referensi yang menghubungkan dokumen pengiriman dengan pesanan yang terkait.
2. Tanggal pengiriman: Tanggal pengiriman harus dicantumkan dengan jelas. Ini membantu memastikan kapan barang dikirim dan juga penting untuk keperluan dokumentasi atau audit di kemudian hari.
3. Nama dan alamat pengirim serta penerima: Identitas lengkap pengirim dan penerima harus ada. Ini mencakup nama perusahaan, alamat pengiriman, dan informasi kontak. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang dikirim dan diterima oleh pihak yang tepat.
4. Deskripsi barang: Setiap barang yang dikirim harus dideskripsikan secara rinci dalam, termasuk nama produk, nomor seri (jika ada), dan spesifikasi lainnya. Ini untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan.
5. Jumlah barang: Jumlah atau kuantitas barang yang dikirim harus dicatat dengan jelas. Ini penting untuk menghindari kesalahan pengiriman dan memastikan jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang tertera.
6. Kondisi barang: Jika diperlukan, bisa ditambahkan keterangan mengenai kondisi barang saat dikirim. Ini penting terutama untuk barang-barang yang rentan rusak selama pengiriman.
7. Tanda tangan penerima: Tanda tangan penerima pada catatan pengiriman berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi yang baik. Ini juga membantu menghindari sengketa di kemudian hari terkait status pengiriman.

Kapan Delivery Note Digunakan?

Dokumen pengiriman digunakan dalam berbagai situasi yang melibatkan pengiriman barang atau produk dari satu pihak ke pihak lainnya. Berikut adalah beberapa situasi umum di mana delivery note diperlukan:

1. Pengiriman produk kepada pelanggan: Dalam transaksi jual beli, Idokumen dapat  disertakan saat pengiriman barang kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman. Dokumen ini memastikan bahwa barang telah dikirim sesuai dengan pesanan dan jumlah yang ditentukan.
2. Pengiriman barang antar departemen di perusahaan: Banyak perusahaan yang menggunakan dokumen pengiriman saat melakukan pengiriman barang antar departemen. Ini bertujuan untuk mencatat pergerakan barang di dalam perusahaan, memastikan setiap departemen menerima barang yang diperlukan dengan benar.
3. Pengembalian barang (Retur): Dalam proses retur barang, delivery note digunakan untuk mencatat barang yang dikembalikan oleh pelanggan atau dari satu cabang ke cabang lain. Delivery note dalam konteks ini membantu menghindari kebingungan mengenai barang-barang yang dikembalikan dan memastikan semua pihak memiliki catatan yang sama.
4. Pengiriman barang dalam proyek: Dalam industri seperti konstruksi atau manufaktur, dokumen pengiriman sering digunakan saat pengiriman bahan baku atau peralatan ke lokasi proyek.
5. Pengiriman sementara atau pinjaman barang: Ada juga situasi di mana barang dikirim untuk sementara waktu, seperti dalam pengiriman barang pinjaman atau barang untuk demonstrasi. Dalam kasus ini, delivery note membantu mencatat pengiriman dan memastikan pengembalian barang dilakukan tepat waktu.

Fungsi Delivery Note

Delivery note memainkan peran penting dalam proses bisnis, terutama dalam memastikan pengiriman barang dilakukan dengan baik dan terdokumentasi secara resmi. Berikut beberapa fungsi utama dari delivery note:

1. Sebagai dokumen resmi perusahaan: Catatan pengiriman adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan pengirim sebagai bukti bahwa barang telah dikirim. Dokumen ini penting dalam menghindari kesalahpahaman antara pengirim dan penerima, serta dapat digunakan sebagai bukti dalam audit atau pemeriksaan internal.
2. Bukti valid pengiriman: Salah satu fungsi utama dokumen pengiriman adalah sebagai bukti sah bahwa barang sudah dikirim dan diterima oleh pihak penerima. Tanda tangan penerima di delivery note memastikan bahwa barang telah sampai dengan baik dan sesuai dengan spesifikasi yang tertera.
3. Letter of statement: Delivery note juga berfungsi sebagai surat pernyataan bahwa barang yang dikirimkan sudah sesuai dengan pesanan. Dalam kasus terjadi masalah seperti kerusakan atau kekurangan barang, delivery note dapat dijadikan dasar untuk melakukan klaim atau komplain.
4. Company branding: Meski fungsinya bersifat administratif, delivery note juga berperan dalam memperkuat citra profesional perusahaan. Note yang rapi, jelas, dan memiliki identitas visual perusahaan (seperti logo dan informasi kontak) bisa mencerminkan profesionalisme dan perhatian perusahaan terhadap detail, yang tentunya berdampak positif terhadap persepsi pelanggan.

Otomatisasi Delivery Note dengan Aplikasi E-Procurement HashMicro

Kesalahan dalam delivery note bisa mempengaruhi kepercayaan pelanggan dan menyebabkan kerugian finansial.

Solusinya adalah menggunakan aplikasi e-Procurement HashMicro. Dengan fitur otomatisasi pembuatan catatan pengiriman, manajemen vendor terintegrasi, dan pelacakan pengiriman real-time, HashMicro membantu Anda mengefisiensikan alur pengadaan barang serta memastikan catatan pengiriman selalu akurat dan tepat waktu.

Berikut fitur-fitur unggulan HashMicro dalam sistematisasi delivery note:

1. Automatisasi proses pengadaan

   Sistem e-Procurement HashMicro memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa, termasuk pembuatan delivery note secara otomatis setelah barang dikirim. Ini meminimalisir risiko kesalahan manual dan mempercepat pengiriman dokumen kepada pihak terkait.

2. Manajemen vendor yang terintegrasi

   Sistem pembelian HashMicro dilengkapi dengan fitur manajemen vendor yang terintegrasi. Perusahaan dapat melacak status pengiriman dari vendor secara real-time, memastikan bahwa delivery note sesuai dengan pengiriman yang dilakukan. Ini memastikan setiap transaksi tercatat dengan rapi dan akurat.

3. Sinkronisasi dengan inventaris

   Sistem ini dapat diintegrasikan dengan modul inventaris, sehingga stok barang yang dikirim akan langsung ter-update dan dokumen pengiriman yang dihasilkan pun sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Hal ini mengurangi potensi kesalahan pengiriman dan memastikan kelancaran proses inventarisasi.

4. Notifikasi otomatis

   Aplikasi e-Procurement HashMicro dapat mengirimkan notifikasi otomatis ketika barang sudah dikirim dan delivery note telah dibuat. Pihak yang berkepentingan seperti tim gudang atau bagian penerimaan barang akan mendapatkan informasi secara langsung tanpa perlu menunggu konfirmasi manual.

5. Pelacakan pengiriman secara real-time

   Fitur pelacakan pengiriman memungkinkan perusahaan memantau status pengiriman barang secara real-time. Catatan pengiriman yang dihasilkan pun akan sesuai dengan informasi terbaru mengenai pengiriman, termasuk waktu pengiriman dan kondisi barang.

Dengan menggunakan fitur-fitur e-Procurement dari HashMicro, perusahaan dapat mengefisiensikan proses pengiriman barang dan memastikan delivery note tercatat dengan tepat, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat alur kerja.

Kesimpulan 

Mengelola pengiriman barang dalam bisnis membutuhkan sistem dokumentasi yang tepat dan akurat. Delivery note adalah salah satu dokumen penting yang memastikan pengiriman barang tercatat dengan baik dan dapat diverifikasi oleh semua pihak terkait. Dengan fungsi utamanya sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dan diterima, note ini membantu menghindari kesalahpahaman dan sengketa di kemudian hari.

Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan pengiriman barang, penggunaan software pengadaan yang terintegrasi, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, sangatlah penting. HashMicro menawarkan solusi yang memudahkan pengelolaan dokumen pengiriman secara digital dan otomatis.

Ingin mengetahui lebih lanjut tentang cara HashMicro dapat membantu bisnis Anda mengelola pengiriman dan procurement dengan lebih efisien? Kunjungi sistem pembelian HashMicro dan cobalah demo gratis untuk merasakan bagaimana solusi ini dapat mendukung operasional bisnis Anda!

Pertanyaan Seputar Delivery Note

• Apa itu delivery note?

  Delivery note adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat rincian barang yang dikirimkan dari penjual atau supplier ke pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dan diterima.

• Apa perbedaan antara delivery note dan delivery order?

  Delivery order adalah perintah pengiriman barang sebelum pengiriman dilakukan, sedangkan delivery note adalah bukti bahwa pengiriman telah selesai dan barang sudah diterima.

• Kapan dokumen pengiriman digunakan?

  Digunakan saat pengiriman barang telah dilakukan. Dokumen ini biasanya disertakan dengan barang yang dikirim dan ditandatangani oleh penerima sebagai bukti penerimaan.

• Apakah ada cara untuk membuat dokumen pencatatan secara online?

  Ya, Anda bisa menggunakan software procurement yang terintegrasi, seperti sistem dari HashMicro, untuk membuat dan mengelola delivery note online. Solusi ini memungkinkan Anda untuk otomatisasi pengelolaan dokumen pengiriman, sehingga lebih efisien dan akurat.

• Apa saja informasi yang harus ada di delivery note?

  nomor dokumen, tanggal pengiriman, nama pengirim dan penerima, rincian barang, jumlah barang, dan tanda tangan penerima.