Apa itu Delivery Order, Manfaat dan Tahap-tahapnya

Delivery order merupakan dokumen penting dalam proses logistik dan distribusi yang digunakan untuk menginstruksikan pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini menjadi kunci dalam rantai suplai, memastikan barang dikirim sesuai pesanan.

Proses delivery order berperan penting untuk memperjelas tanggung jawab antara pemasok, pengangkut, dan penerima barang. Dengan dokumen ini, semua pihak yang terlibat dapat memantau status pengiriman secara real-time dan mengurangi risiko kesalahan.

Adanya sistem procurement modern dengan fitur otomatisasi delivery order, membantu perusahaan untuk mengelola proses pengiriman dengan lebih efisien, mulai dari pembuatan dokumen hingga pelacakan pengiriman secara digital.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut mengenai pengertian delivery order, manfaat utamanya dalam bisnis, serta tahap-tahap yang perlu diperhatikan dalam proses pengirimannya. Dengan memahami hal ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses logistik.

Apa itu Delivery Order?

Delivery order adalah dokumen resmi yang menginstruksikan pengiriman barang dari pemasok kepada pembeli. Dokumen ini memastikan barang dikirim sesuai pesanan dan menjadi bukti penerimaan yang sah bagi pihak penerima.

Fungsi DO tidak hanya penting dalam menjaga akurasi pengiriman, tetapi juga dalam menjaga hubungan bisnis yang baik antara penjual dan pembeli.

Dalam konteks logistik, dokumen ini juga bertindak sebagai instruksi kepada pihak pengangkut atau jasa kurir untuk menyerahkan barang kepada pihak yang berhak menerimanya. Selain itu, DO dapat menjadi acuan penting selama proses distribusi.

Dengan semakin berkembangnya teknologi, proses pembuatan dan pengelolaan DO kini sering kali dilakukan secara digital. Penggunaan sistem berbasis cloud atau software manajemen logistik dapat mengotomatiskan pembuatan DO, mengurangi kesalahan manual.

Manfaat Delivery Order

Delivery order (DO) adalah dokumen yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran proses pengiriman dan memastikan akurasi dalam distribusi barang. Berikut beberapa manfaat utama dari penggunaan surat delivery order dalam bisnis:

1. Meningkatkan kejelasan dan transparansi

Dengan adanya dokumen ini, setiap pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, mulai dari penjual, kurir, hingga pembeli, memiliki pemahaman yang jelas mengenai detail pesanan. 

DO memuat informasi rinci terkait barang yang dikirim, jumlahnya, serta alamat tujuan, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman atau pengiriman yang salah.

2. Memudahkan pelacakan pengiriman

DO membantu perusahaan dan pelanggan dalam melacak status pengiriman barang secara real-time. Dengan dokumen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa barang telah dikirim sesuai jadwal, sementara pelanggan bisa mengetahui kapan barang tersebut tiba. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan rasa aman bagi penerima barang.

3. Sebagai bukti resmi pengiriman

Delivery order berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dan diterima. Jika terjadi perselisihan terkait jumlah atau kualitas barang, DO dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk menyelesaikan masalah. Hal ini membantu meminimalisir risiko sengketa antara pemasok dan pembeli serta menjaga kepercayaan dalam hubungan bisnis.

Dengan manfaat tersebut, penggunaan dokumen tersebut menjadi bagian krusial dalam rantai pasokan, memastikan pengiriman barang berlangsung dengan lancar dan akurat. Penggunaan sistem pembelian dalam bisnis Anda juga akan membantu memaksimalkan manfaat-manfaat yang telah disebutkan di atas.

Tahap-tahap Proses Delivery Order

Berikut adalah tujuh tahap penting dalam proses delivery order yang memastikan pengiriman barang berlangsung lancar dan sesuai dengan pesanan:

1. Pembuatan pesanan oleh pembeli

Proses dimulai dengan pembeli yang mengajukan pesanan kepada pemasok. Pesanan ini mencakup informasi detail seperti jumlah barang, deskripsi produk, dan alamat tujuan pengiriman.

2. Verifikasi pesanan oleh pemasok

Setelah menerima pesanan, pemasok akan melakukan verifikasi untuk memastikan detail pesanan akurat dan dapat dipenuhi. Pada tahap ini, pemasok juga memeriksa ketersediaan stok dan menyetujui pesanan sebelum membuat dokumen delivery order.

3. Pembuatan delivery order

Setelah pesanan diverifikasi, pemasok akan menyusun DO yang berisi informasi penting seperti detail barang, jumlah pesanan, serta alamat pengiriman. Proses ini berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman.

4. Persiapan dan pengecekan barang

Barang yang sesuai dengan pesanan disiapkan, diperiksa, dan dikemas dengan hati-hati. Pengecekan ulang terhadap kondisi dan jumlah barang sangat penting di tahap ini untuk memastikan kesesuaian dengan delivery order.

5. Pengiriman barang

Barang yang sudah siap kemudian dikirimkan menggunakan jasa kurir atau armada pengangkut. Dokumen ini digunakan sebagai panduan pengiriman oleh pihak pengangkut, yang memastikan barang tiba di alamat tujuan sesuai jadwal.

6. Pelacakan pengiriman

Selama proses pengiriman, baik pemasok maupun pembeli dapat melacak status barang secara real-time melalui sistem pelacakan. Hal ini membantu memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar dan tepat waktu, sekaligus memberikan transparansi bagi semua pihak.

7. Verifikasi dan tanda terima

Setelah barang tiba di lokasi, penerima akan memeriksa kesesuaian barang dengan DO. Jika semuanya sesuai, penerima akan menandatangani dokumen sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik, menandai selesainya proses pengiriman.

Dengan mengikuti ketujuh tahap ini, proses delivery order dapat berjalan secara sistematis, meminimalisir kesalahan, dan memastikan bahwa barang sampai dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Keuntungan Delivery Order

Penggunaan delivery order (DO) dalam bisnis menghadirkan berbagai keuntungan yang mendukung kelancaran proses pengiriman serta kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan delivery order:

1. Meminimalisir kesalahan pengiriman

Dengan adanya dokumen ini, seluruh detail pesanan seperti jumlah, jenis barang, dan alamat pengiriman tercatat dengan jelas. Hal ini mengurangi risiko kesalahan pengiriman, seperti barang yang salah atau jumlah yang tidak sesuai. 

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Delivery order membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pengiriman. Pemasok, kurir, dan pembeli memiliki panduan yang jelas dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi antara pihak-pihak yang terlibat. 

Selain itu, dengan DO yang terintegrasi dalam sistem manajemen, proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih cepat dan terorganisir.

3. Menjadi bukti hukum dan akuntabilitas

DO berfungsi sebagai bukti resmi yang sah dalam transaksi pengiriman barang. Jika terjadi perselisihan mengenai pesanan, seperti kualitas atau kuantitas barang, DO dapat digunakan sebagai dokumen acuan untuk menyelesaikan masalah. 

Hal ini juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam hubungan bisnis antara pemasok dan pembeli.

Anda juga dapat membaca lebih lanjut terkait rekomendasi yang dapat Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi e-procurement yang tepat untuk bisnis Anda.

Perbedaan Delivery Order dengan Surat Jalan

Terdapat beberapa perbedaan penting antara delivery order dengan surat jalan yang perlu dipahami. Berikut adalah lima poin utama yang membedakan delivery order dengan surat jalan:

• Fungsi utama: Bertindak sebagai instruksi resmi untuk memulai proses pengiriman barang kepada pembeli, sementara surat jalan digunakan oleh pengangkut sebagai bukti bahwa barang sedang dalam perjalanan menuju alamat tujuan.
• Waktu dikeluarkan: Dokumen ini dikeluarkan sebelum pengiriman dilakukan, biasanya setelah pesanan diverifikasi oleh pemasok, sedangkan surat jalan dibuat dan diberikan kepada kurir atau pengangkut saat barang sudah siap dikirim ke penerima.
• Informasi yang dicantumkan: Delivery order mencakup detail pesanan seperti jumlah, jenis barang, dan instruksi pengiriman, sementara surat jalan mencantumkan daftar barang yang sedang diangkut, termasuk kondisi barang dan tanggal pengiriman.
• Peran dalam proses pengiriman: DO membantu mempersiapkan dan mengatur logistik pengiriman barang, sedangkan surat jalan menjadi dokumen penting selama perjalanan barang untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan yang tertera.
• Tanda terima: Dokumen ini tidak selalu ditandatangani oleh penerima, namun surat jalan biasanya ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik sesuai dengan pengiriman.

Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat mengelola dokumen pengiriman dengan lebih baik, meminimalkan risiko kesalahan, dan memastikan setiap tahapan pengiriman berjalan sesuai prosedur.

Contoh Delivery Order

Sebagai ilustrasi lebih lanjut tentang penerapan delivery order dalam praktik, berikut adalah contoh dokumen delivery order yang menunjukkan format dan isi yang umum digunakan. 

Contoh ini mencakup informasi penting yang diperlukan untuk memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan.

Dengan contoh di atas, Anda dapat melihat bagaimana delivery order disusun dan informasi apa saja yang harus disertakan untuk memastikan semua pihak memahami rincian pengiriman. 

Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengiriman, tetapi juga sebagai referensi untuk pengecekan dan administrasi di masa mendatang.

Efisiensikan  Pengelolaan Delivery Order Bisnis Anda dengan HashMicro

Saat ini, pengelolaan delivery order yang efisien sangat penting kelancaran operasional. HashMicro menawarkan solusi yang dapat membantu bisnis Anda mengelola proses delivery order secara lebih efektif, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat waktu pengiriman.

HashMicro memungkinkan Anda untuk melacak setiap tahap pengiriman, mulai dari pembuatan order hingga penerimaan barang oleh pelanggan. Ini tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga membantu merespons permintaan pelanggan dengan lebih cepat.

Berikut fitur-fitur unggulan sistem pembelian HashMicro yang dapat membantu pengelolaan delivery order di bisnis Anda.

• Automated Delivery Order Creation: Fitur ini secara otomatis menghasilkan pesanan pengiriman berdasarkan pesanan yang diterima. Dengan otomatisasi ini, proses pemesanan menjadi lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manual.
• E-Procurement untuk Tender Online dan RFQ/ITQ: E-procurement memfasilitasi pengelolaan tender dan pengajuan Permintaan Penawaran (RFQ) secara online. Pendekatan digital ini meningkatkan transparansi dan mempermudah perbandingan penawaran dari berbagai pemasok.
• Automatic Vendor Rating: Fitur ini secara otomatis mengevaluasi dan memberikan peringkat kepada pemasok berdasarkan kinerja mereka, seperti waktu pengiriman dan kualitas barang. 
• Cost Savings Tracking and Reporting: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan melaporkan penghematan biaya yang dicapai melalui praktik pengadaan yang efisien. 
• Budget Tracking & Limit per Purchase: Fitur ini membantu dalam pengelolaan anggaran dengan melacak pengeluaran terhadap batas yang ditetapkan untuk setiap pembelian. 
• Custom Printout in RFQ: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat cetakan khusus untuk Permintaan Penawaran (RFQ) sesuai kebutuhan mereka. Kustomisasi ini bisa mencakup branding perusahaan dan syarat-syarat tertentu, sehingga proses RFQ menjadi lebih profesional.

Dengan fitur-fitur tersebut, sistem pengadaan tidak hanya mempermudah proses pembelian, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan delivery order, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan profitabilitas perusahaan.

Kesimpulan

Delivery order merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengatur pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan membantu dalam memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan.

Pengelolaan delivery order yang efektif sangat penting dalam memastikan kelancaran proses pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Proses yang teratur dan sistematis dalam mengelola delivery order akan membantu perusahaan menghindari masalah.

HashMicro hadir sebagai solusi untuk mempermudah dan mengefisiensikan pengelolaan delivery order melalui fitur-fitur unggulannya. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatisasi proses, HashMicro memungkinkan perusahaan untuk melacak pengiriman secara real-time, menghasilkan laporan kinerja, dan mengelola vendor dengan lebih efisien. 

Untuk membantu meningkatkan pengelolaan delivery order bisnis Anda, coba demo gratisnya sekarang. Ketahui bagaimana HashMicro mengoptimalkan proses pengadaan dan pengiriman barang, meningkatkan efisiensi operasional.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Delivery Order

• Apa perbedaan delivery order dan delivery note?

  Delivery order adalah dokumen yang digunakan untuk mengatur pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan, mencantumkan rincian seperti jenis dan jumlah barang yang dikirim. Sementara itu, delivery note adalah dokumen yang menyertai pengiriman dan berfungsi sebagai bukti penerimaan barang oleh pelanggan. Delivery note biasanya mencantumkan informasi yang sama dengan delivery order, tetapi lebih fokus pada konfirmasi bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.

• Apa perbedaan delivery dan shipping?

  Delivery mengacu pada proses pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi lain, biasanya berfokus pada pengantaran barang kepada pelanggan akhir. Sedangkan shipping adalah istilah yang lebih luas yang mencakup semua langkah dalam proses pengiriman, mulai dari pengemasan, pengangkutan, hingga pengiriman barang, baik melalui jalur darat, laut, maupun udara. Dengan kata lain, shipping mencakup semua aspek pengiriman, termasuk delivery.

• Apa maksud DO dalam jual beli?

  DO atau Delivery Order dalam konteks jual beli merujuk pada instruksi atau dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pengiriman untuk mengantarkan barang kepada pembeli. DO berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi jual beli telah dilakukan dan berisi informasi penting mengenai barang yang akan dikirim, termasuk detail seperti jenis, jumlah, dan alamat pengiriman.