Dispatching atau penugasan dalam proses produksi bertujuan untuk menetapkan fungsi perencanaan produksi, yang berkaitan dengan hal-hal untuk memulai pekerjaan. Dengan kata lain, penugasan berarti memulai perencanaan produksi dengan tanggung jawab dalam memberikan otoritas untuk memulai kegiatan produksi.
Penugasan salah satunya juga dapat mempermudah proses pencatatan seluruh transaksi, serta membantu proses pengelolaan akuntansi bisnis menjadi lebih baik dan lebih cepat. Selain itu, proses ini juga bertujuan untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan aturan dan memastikan bahwa setiap proses sudah sesuai dengan kebutuhan yang telah ada dalam rencana sebelumnya. Untuk mengelola proses pencatatan secara cepat dan akurat, gunakanlah Sistem Akuntansi dari HashMicro
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Dispatching?
Dispatching adalah pelaksanaan langkah ketiga dalam proses produksi, yang terdiri dari penyampaian perintah, instruksi, pesanan, dan hal lainnya untuk memulai suatu pekerjaan. Hal ini merupakan tahap tindakan atau implementasi, yang muncul setelah routing dan scheduling di dalam tahapan proses produksi.
Proses ini meliputi berbagai hal untuk keperluan produksi, seperti bahan baku, alat dan perlengkapan, petugas yang akan mengerjakan, alur dan waktu pelaksanaan produksi, dan lainnya.
Selanjutnya, apabila semua pekerjaan telah mulai masuk ke dalam pemasangan operasi, maka petugas pemeriksaan produksi bertanggung jawab untuk menyampaikan kepada petugas operasi mengenai hal-hal seperti; pekerjaan yang harus terlaksana, rencana waktu penyelesaian, dan laporan penilaian perkembangan dari pekerjaan tersebut. Hal-hal inilah yang nantinya akan menciptakan hubungan langsung antara proses produksi dan penjualan.u
Apa Saja Manfaat dari Dispatching?
Dispatching memberikan berbagai manfaat penting dalam pengelolaan tugas dan sumber daya. Berikut adalah penjelasan ulang tentang manfaat dispatching beserta contohnya:
1. Optimalisasi penggunaan sumber daya
Dispatching membantu organisasi mengalokasikan sumber daya dengan efisien, memastikan bahwa tugas atau pekerjaan diberikan kepada personel atau kendaraan yang paling sesuai dan tersedia.
Dalam bisnis pengiriman paket, dispatching memastikan bahwa setiap pengiriman ditugaskan kepada kurir yang paling dekat dan efisien.
2. Peningkatan efisiensi operasional
Dispatching meningkatkan efisiensi operasional dan program distributor dengan mendistribusikan pekerjaan secara bijak, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan produktivitas.
Dalam layanan taksi online, sistem dispatching mengarahkan pengemudi ke penumpang terdekat, mengoptimalkan waktu perjalanan dan juga meningkatkan jumlah perjalanan yang dapat dilakukan.
3. Pengurangan waktu respon
Dispatching berkontribusi pada pengurangan waktu respon dalam situasi darurat atau kebutuhan mendesak dengan segera mengarahkan sumber daya ke lokasi yang dibutuhkan.
Dalam layanan ambulans, dispatching memastikan ambulans dikirim secepat mungkin ke lokasi kecelakaan atau kejadian medis mendesak.
4. Peningkatan pelayanan pelanggan
Dispatching membantu memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik dengan menanggapi kebutuhan atau permintaan pelanggan secara cepat dan efisien.
Dalam industri layanan pelanggan, dispatching dapat digunakan untuk menugaskan agen layanan pelanggan ke panggilan atau permintaan dukungan dengan efisien.
5. Penjadwalan yang lebih baik
Dispatching memungkinkan penjadwalan tugas atau pengiriman yang lebih baik, mencegah penumpukan pekerjaan dan konflik jadwal.
Dalam industri konstruksi, dispatching dapat digunakan untuk menentukan kapan dan di mana setiap peralatan atau pekerjaan konstruksi harus dilakukan.
6. Pengurangan biaya operasional
Dispatching membantu mengurangi biaya operasional yang tidak perlu dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Dalam bisnis transportasi, dispatching dapat membantu menghindari penggunaan bahan bakar yang berlebihan dengan merencanakan rute yang paling efisien.
Dengan menerapkan sistem dispatching yang efektif, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih baik, dan juga mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka.
Prosedur dalam Dispatching
- Store Issue Order: Memberikan otorisasi kepada toko atau departemen untuk mengirimkan kebutuhan material.
- Tool Order: Otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang menjadi kebutuhan.
- Perintah Kerja: Menginstruksikan pekerja untuk melanjutkan operasi.
- Time Ticket: Mencatat waktu awal dan akhir operasi dan menjadi dasar pembayaran pekerja.
- Inspection Order: Menyampaikan inspektur untuk melakukan pemeriksaan dan memberikan laporan mengenai kualitas komponen.
- Move Order: Memberikan persetujuan untuk perpindahan material dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas yang lain untuk pelaksanaan operasi lebih lanjut.
Bagaimana Software ERP dapat Membantu Proses Dispatching
Software ERP (Enterprise Resource Planning) memberikan kontribusi yang signifikan dalam memperbaiki dan mempermudah proses dispatching di berbagai industri. Berikut adalah beberapa aspek lebih rinci tentang bagaimana ERP berperan dalam meningkatkan efisiensi dalam manajemen tugas dan sumber daya:
Pemantauan real-time
Dalam konteks proses dispatching, kemampuan pemantauan real-time yang dimiliki oleh software ERP sangatlah krusial. ERP memungkinkan organisasi untuk secara langsung memonitor berbagai sumber daya yang terlibat, seperti personel, kendaraan, dan juga inventaris.
Informasi yang diperoleh secara langsung ini memberikan keunggulan taktis, karena manajemen dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan situasi atau kondisi yang mungkin terjadi dalam proses dispatching.
Sebagai contoh, jika terjadi perubahan cuaca atau peningkatan pesanan mendadak, pemantauan real-time memungkinkan penyesuaian yang segera terhadap rencana operasional.
Integrasi data
Keunggulan utama dari sistem ERP adalah integrasi data lintas departemen. Dalam konteks dispatching, ini berarti bahwa data mengenai inventaris, pesanan, dan kebutuhan pelanggan dapat diakses dan dikelola secara bersamaan.
Informasi terkini dan akurat dari berbagai bagian organisasi memungkinkan tim dispatching membuat keputusan yang informasional dan terencana.
Misalnya, integrasi data dapat memungkinkan manajemen untuk melihat persediaan secara real-time, memahami permintaan pelanggan, dan juga merencanakan penjadwalan dengan berdasarkan data yang terkini.
Penjadwalan dan penugasan tugas
ERP menyediakan alat penjadwalan yang canggih untuk mengoptimalkan penugasan tugas. Manajemen operasional dapat mengelola jadwal operasional dengan optimal, memastikan bahwa sumber daya, termasuk personel dan kendaraan, digunakan seefisien mungkin.
Kelebihan ini membantu dalam mengatasi tantangan penjadwalan yang kompleks, seperti menanggapi pesanan mendadak atau mengoptimalkan rute pengiriman untuk mengurangi waktu perjalanan.
Manajemen inventaris
Integrasi dengan modul manajemen inventaris dalam ERP membawa keuntungan besar dalam pengelolaan stok dan barang. Pemantauan inventaris secara real-time memungkinkan organisasi untuk menghindari kekurangan stok yang dapat mempengaruhi proses dispatching.
Dengan informasi yang akurat, organisasi dapat merencanakan pengadaan barang atau bahan dengan lebih baik, mengoptimalkan level persediaan, dan memastikan ketersediaan yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan atau tugas dispatching.
Rencana rute dan optimasi pengiriman
Dalam konteks manajemen dispatching, fitur rencana rute dan optimasi pengiriman yang dimiliki oleh software ERP menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi operasional. ERP menggunakan data geografis dan informasi lalu lintas untuk merencanakan rute pengiriman yang paling optimal.
Dengan cara ini, perusahaan dapat menghindari rute yang padat atau memiliki hambatan lalu lintas, mengurangi biaya pengiriman, dan menghemat waktu perjalanan. Selain itu, optimasi rute juga meminimalkan penggunaan bahan bakar dan menjaga kendaraan beroperasi pada tingkat efisiensi tertinggi.
Pelacakan kendaraan
Fitur pelacakan kendaraan real-time di dalam sistem ERP memberikan manajemen kemampuan untuk memantau pergerakan setiap kendaraan dengan akurat. Ini tidak hanya meningkatkan ketepatan waktu dalam proses dispatching, tetapi juga memberikan informasi penting mengenai posisi kendaraan, kecepatan, dan juga waktu tempuh.
Dengan data ini, manajemen dapat mengoptimalkan rute secara dinamis berdasarkan kondisi lalu lintas aktual, menghindari jalan yang macet, dan juga memastikan estimasi waktu kedatangan yang akurat.
Pelacakan kendaraan juga memberikan keuntungan dalam mengatasi kendala operasional, seperti kecelakaan atau gangguan mekanis, dengan memberikan visibilitas langsung kepada tim operasional.
Manajemen Komunikasi
Fitur manajemen komunikasi dalam ERP menciptakan jalur komunikasi yang efektif antara semua pihak yang terlibat dalam proses dispatching. Dengan adanya alur informasi yang baik, operator, pengemudi, dan manajemen dapat berkomunikasi secara real-time.
Ini memungkinkan tim untuk berkoordinasi dengan lebih baik, memberikan arahan atau perubahan instruksi dengan cepat, dan merespons secara instan terhadap kondisi darurat atau perubahan kebutuhan pelanggan.
Komunikasi yang efektif juga meminimalkan risiko kesalahpahaman atau kelalaian dalam pelaksanaan tugas dispatching, sehingga meningkatkan akurasi dan juga efisiensi operasional.
Dengan menerapkan software ERP dengan baik, organisasi dapat memperoleh manfaat besar dalam mengoptimalkan proses dispatching mereka, meningkatkan produktivitas, dan juga memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Kesimpulan
Dengan demikian, kita dapat mengetahui bahwa tahap penugasan adalah bagian yang penting untuk menjadi perhatian para pelaku bisnis dalam melakukan proses perencanaan produksi. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kerugian dalam perusahaan, yang dapat terjadi akibat penumpukan stok produk, dan juga produk yang telah perusahaan produksi tidak dapat terjual dengan baik. Hal tersebut tentu saja bukanlah sesuatu yang perusahaan inginkan terjadi.
Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangan segala sesuatu dengan matang agar seluruh proses produksi dapat terlaksana dengan baik. Untuk dapat mencapai keberhasilan proses perencanaan produksi, gunakan Software Otomasi Manufaktur dari Hashmicro yang dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Dapatkan demo gratis software otoasi manufaktur HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
