Document management software adalah bagian integral dari berjalannya bisnis dengan efisien. Dalam era digital saat ini, volume dokumen yang dihasilkan dan dikelola oleh perusahaan terus meningkat. Dokumen-dokumen tersebut dapat berupa laporan keuangan, kontrak klien, atau berbagai informasi lainnya.
Namun, masih banyak bisnis yang menghadapi tantangan dalam manajemen dokumen, seperti kesulitan mencari dokumen yang diperlukan, risiko kehilangan data berharga, dan kurangnya koordinasi dalam tim. Untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan produktivitas bisnis, penting untuk mempertimbangkan penggunaan document management system.
Dalam artikel ini, kami akan memaparkan lima document management software terbaik yang dapat membantu bisnis Anda mengatasi masalah ini dan mencapai tingkat efisiensi yang lebih baik.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa yang Perlu Anda Cari dalam Document Management Software Terbaik?
Saat memilih solusi manajemen dokumen untuk bisnis Anda, perhatikan beberapa fitur penting. Yang pertama dan utama, pastikan tersedia penyimpanan yang cukup, bahkan mungkin tanpa batas. Anda harus bisa menyesuaikan cara pengorganisasian dan penamaan dokumen untuk memudahkan pencarian. Solusi tersebut juga harus memungkinkan pengeditan dan pengambilan dokumen dengan mudah, serta memberikan tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi informasi bisnis.
Selain itu, cari solusi yang memungkinkan berbagi dan kolaborasi dokumen, sehingga alur kerja lebih efisien. Terakhir, pastikan software manajemen dokumen tersebut mudah diatur dan digunakan tanpa pelatihan yang rumit bagi karyawan Anda.
5 Rekomendasi Document Management Software Terbaik
Meningkatkan produktivitas bisnis melalui manajemen dokumen yang efisien adalah hal yang penting. Maka dari itu, kami akan merekomendasikan lima document management software terbaik yang akan membantu Anda mengatasi masalah pengelolaan dokumen, meningkatkan efisiensi, dan produktivitas bisnis Anda.
Document Management Software HashMicro
HashMicro menawarkan document management system Indonesia terbaik untuk Anda dengan berbagai keunggulannya yang menarik. Dengan sistem ini, Anda dapat berbagi dokumen tanpa batasan media penyimpanan, termasuk video, e-book, dan berkas lainnya, dengan penyimpanan tak terbatas.
Selain itu, document management software yang HashMicro sediakan sangat lengkap, dengan fitur berbagi dokumen lewat server cloud yang ramah lingkungan. Jadi, pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan mudah, sementara akses dokumen kapan saja dan di mana saja juga menjadi mungkin melalui ponsel atau laptop Anda. Keamanan dokumen Anda dijamin dengan enkripsi berlapis.
Sistem manajemen dokumen HashMicro memiliki fitur-fitur utama yang mencakup:
- Folder & Subfolder Management: Mengelompokkan dokumen dengan mudah dalam folder dan subfolder untuk penyimpanan yang terorganisir.
- Document & File Management: Mengelola data-data penting di satu lokasi terpusat untuk memudahkan akses bagi siapa pun yang membutuhkannya.
- File Review and Lock Management: Memberikan kemudahan kepada karyawan Anda untuk memberikan masukan tentang dokumen yang sudah dibuat.
- Access Management: Menetapkan batasan akses file berdasarkan wewenang atau jabatan di perusahaan Anda.
- Versioning and Timeline Management: Memperbarui versi terbaru dokumen perusahaan dengan mudah dan cepat langsung dari sistem.
- Expiry Management: Memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen tentang tanggal kedaluwarsanya yang sudah dekat.
- Integrasi Document Management Software: Mengintegrasikan sistem timesheet untuk melacak tanggal kedaluwarsa dokumen penting perusahaan.
- Asset Management: Mengelola dokumen-dokumen yang terkait dengan aset perusahaan dalam satu sistem terintegrasi.
Anda tidak perlu khawatir untuk menggunakan document management software ini, karena HashMicro telah dipercaya oleh lebih dari 1750 klien, yang menunjukkan kualitas dan kehandalan layanannya dalam manajemen dokumen. Selain itu, Anda juga dapat mendaftar untuk demo gratis sistemnya. Untuk estimasi harganya, Anda dapat mengunduhnya dengan menekan gambar di bawah ini.
Templafy
Templafy adalah solusi aplikasi document management software yang cocok untuk perusahaan besar. Dengan ketersediaan di berbagai platform seperti web dan iOS, Templafy memudahkan akses dan penggunaannya. Templafy tidak hanya berfungsi sebagai penyimpanan dokumen, tetapi juga menyediakan fitur seperti alat pembuatan dan penyuntingan dokumen. Perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan dokumen sesuai merek mereka.
Meskipun keunggulannya jelas, perlu diingat bahwa sistem ini lebih ditujukan untuk perusahaan besar, dan ini mungkin menjadi pilihan yang lebih mahal. Selain itu, Templafy juga tidak menyediakan opsi uji coba gratis. Meski demikian, Templafy menawarkan dukungan pelanggan 24/7.
Document Management Software Hightail
Hightail adalah solusi manajemen dokumen dan proyek yang menyediakan kepraktisan dalam satu platform yang dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk web, iOS, dan Android. Dengan Hightail, manajer dapat dengan mudah memantau tim, berbagi dokumen besar, mengumpulkan umpan balik, serta menugaskan dan mengelola tugas.
Kelebihannya mencakup kemampuan mudah berbagi dokumen dalam berbagai ukuran dan perlindungan data yang kuat. Namun, perlu Anda catat bahwa dukungan pelanggan dapat menjadi kurang optimal, dan tingkat kustomisasi yang terbatas mungkin menjadi pertimbangan bagi beberapa pengguna.
DocuWare
DocuWare adalah document management software yang memiliki integrasi mulus. Fleksibilitasnya memungkinkan berbagai bisnis menggunakan beragam aplikasi perangkat lunak, dan integrasi dengan aplikasi lainnya meningkatkan produktivitas. Dengan kemampuan untuk mendigitalkan dan menyimpan dokumen di cloud, serta fitur pencarian yang mudah digunakan, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Meski demikian, storage penyimpanan dokumen terbatas dan kurva pembelajaran yang curam bisa menjadi tantangan. Meskipun demikian, DocuWare tetap menjadi pilihan yang baik untuk bisnis dengan beragam aplikasi dan program perangkat lunak dalam pengelolaan dokumen mereka.
Document Management Software eFileCabinet
eFileCabinet adalah solusi manajemen dokumen untuk bisnis kecil dan menengah. Dengan kemampuan berbasis cloud, Anda dapat mengelola semua jenis dokumen, mulai dari dokumen kertas hingga email, faktur, kontrak, dan informasi penting lainnya, semuanya disimpan dalam satu tempat yang aman. Kelebihannya meliputi penyediaan template untuk membantu struktur folder, kemudahan pembuatan alur kerja, serta fitur drag and drop yang intuitif. Selain itu, sistem ini menawarkan penyimpanan file yang aman.
Meskipun ada beberapa kekurangan seperti proses pengenalan yang mungkin memakan waktu dan terkadang mengalami keterlambatan, eFileCabinet tetap menjadi solusi yang baik untuk manajemen dokumen bisnis kecil yang membutuhkan integrasi berbasis cloud.
Tingkatkan Produktivitas Bisnis Anda dengan Document Management Software Terbaik
Dalam mengakhiri pembahasan mengenai cara meningkatkan produktivitas bisnis Anda melalui document management software terbaik, perlu Anda ingat bahwa pengelolaan dokumen yang baik adalah langkah kunci menuju kesuksesan.
Di antara berbagai pilihan yang tersedia, document management software dari HashMicro menonjol dengan beragam fitur unggulan yang dapat mengoptimalkan proses bisnis Anda. Dari manajemen arsip yang efisien hingga kolaborasi tim yang lebih baik, HashMicro memungkinkan Anda untuk menghemat waktu dan upaya, sehingga Anda dapat fokus pada pertumbuhan bisnis. Untuk informasi lebih lengkapnya, dapat Anda lihat dengan menekan gambar di bawah ini.
Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan produktivitas Anda. Jika Anda masih bingung dan ragu dalam memilih document management software terbaik yang tepat untuk bisnis atau perusahaan Anda, Anda dapat menghubungi tim expert kami dan segera daftarkan demo gratisnya.
