Document Management System adalah perangkat lunak untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen secara digital. Sistem ini mengatur akses, pencarian, serta kolaborasi dokumen menggunakan fitur otomatisasi, pencatatan versi, dan integrasi cloud.
Perusahaan tentunya memiliki banyak dokumen cetak, seperti buku-buku maupun kertas, yang perlu disimpan dengan baik agar tak hilang ataupun rusak. Namun, jika terjadi bencana alam, musibah tak terduga, ataupun pencurian, seluruh dokumen penting bisnis dapat hilang dalam sekejap mata.
Selain itu, keamanan dokumen di penyimpanan digital pun menjadi hal yang patut diperhatikan, karena risiko kebocoran dokumen rahasia pun selalu ada, seperti ketika terjadi dugaan kebocoran data 21.000 perusahaan Indonesia dan asing di tahun 2021.
Sehingga, banyak perusahaan telah beralih menggunakan dokumen manajemen sistem (DMS) yang memiliki keamanan berlapis. Lalu, apa itu DMS? Dan apa saja manfaatnya? Mari baca artikel ini sampai habis!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Document Management System?
Document Management System (DMS) adalah solusi perangkat lunak untuk mengelola dokumen secara lebih efektif. Pengguna sistem ini dapat mengakses platform-nya untuk menyimpan, mengedit, merapikan, maupun membagikan dokumen perusahaan mereka secara digital.
Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda mengelola dokumen yang berasal dari banyak sumber secara otomatis dan efisien, dengan penyimpanan yang aman serta kemudahan pencarian.
Pengguna mengakses sistem yang sama untuk mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari tahap draft hingga penyimpanan. Sistem manajemen dokumen juga terintegrasi dengan cloud server untuk perlindungan dari bencana dan musibah, serta dilengkapi enkripsi berlapis guna mencegah pencurian data.
Cara Kerja Document Management System
Document Management System (DMS) menggantikan metode penyimpanan dokumen tradisional dan mempermudah akses serta pengelolaan data dalam berbagai format. Berikut adalah penjelasan mengenai cara kerja sistem manajemen dokumen:
1. Pemindaian dan penginputan dokumen
Dokumen fisik diubah menjadi digital melalui pemindaian (scanning), sementara dokumen elektronik bisa langsung diunggah ke sistem. Beberapa DMS menggunakan OCR (Optical Character Recognition) untuk mengenali teks dalam dokumen hasil scan.
2. Penyimpanan dan kategorisasi
Setelah diunggah, dokumen disimpan dalam sistem terpusat dan dikategorikan berdasarkan folder, metadata, atau tag agar mudah dicari. Keamanan juga diterapkan melalui hak akses pengguna.
3. Pencarian dan akses dokumen
Pengguna dapat mencari dokumen menggunakan kata kunci, metadata, atau filter tertentu. Sistem akan menampilkan dokumen yang sesuai untuk diakses, diedit, atau dibagikan.
4. Kolaborasi dan revisi dokumen
DMS mendukung kerja tim dengan fitur edit bersama, komentar, dan berbagi dokumen. Setiap perubahan dicatat dalam riwayat revisi sehingga pengguna dapat melihat dan membandingkan versi sebelumnya.
5. Keamanan dan hak akses
Dokumen dilindungi dengan enkripsi, kata sandi, dan izin akses yang membatasi siapa yang dapat melihat atau mengedit dokumen. Sistem juga mencatat aktivitas pengguna untuk kebutuhan audit.
6. Otomatisasi dan integrasi
DMS dapat mengotomatisasi proses seperti persetujuan dokumen, pemberian izin, dan pengiriman file ke sistem lain. Selain itu, DMS bisa terhubung dengan aplikasi bisnis seperti CRM, email, atau manajemen keuangan.
7. Pencadangan dan pemulihan dokumen
DMS secara otomatis mencadangkan dokumen untuk menghindari kehilangan data akibat kesalahan atau bencana. Dokumen yang hilang atau rusak dapat dipulihkan dengan fitur restore.
Jenis-jenis Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
Sistem Manajemen Dokumen (DMS) hadir dalam berbagai bentuk untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda-beda, tergantung pada skala organisasi, jenis dokumen yang dikelola, serta tingkat keamanan dan aksesibilitas yang dibutuhkan.
Berikut ini adalah beberapa jenis DMS yang umum digunakan:
1. DMS berbasis cloud
Jenis ini disimpan dan diakses melalui internet. Cocok untuk bisnis yang ingin fleksibilitas tinggi tanpa perlu mengelola server sendiri. Keunggulannya termasuk akses dari mana saja, skalabilitas, dan pembaruan otomatis dari penyedia layanan.
2. DMS On-premise (Lokal)
DMS ini diinstal di server milik perusahaan dan dikelola secara internal. Biasanya digunakan oleh organisasi besar yang membutuhkan kontrol penuh atas data dan sistem keamanan yang lebih ketat.
Merupakan sistem manajemen dokumen yang bisa dimodifikasi dan disesuaikan karena kode sumbernya terbuka. Cocok untuk organisasi yang memiliki tim IT internal dan ingin sistem yang fleksibel.
4. DMS untuk industri tertentu
Beberapa sistem dikembangkan khusus untuk memenuhi kebutuhan industri tertentu, seperti kesehatan, hukum, atau konstruksi. Sistem ini biasanya dilengkapi fitur khusus seperti audit trail, enkripsi tingkat tinggi, dan compliance management.
5. DMS terintegrasi dengan ERP atau CRM
Sistem ini menjadi bagian dari platform yang lebih besar seperti ERP (Enterprise Resource Planning) atau CRM (Customer Relationship Management), sehingga mendukung alur kerja yang lebih luas dan terintegrasi.
Manfaat DMS untuk Perusahaan
- Menghemat biaya operasional: Perusahaan memangkas biaya operasional secara signifikan, karena perusahaan menghabiskan sekitar $120 miliar setiap tahunnya untuk formulir cetak, yang biasanya menjadi usang hanya dalam waktu tiga bulan.
- Penyimpanan lebih terstruktur: Penyimpanan bentuk soft file yang tersimpan dalam server cloud memudahkan manajemen untuk mencari dan menyimpan dokumen penting perusahaan tanpa memerlukan ruangan yang banyak.
- Menjamin keamanan data: Sistem manajemen dokumen meminimalisir terjadinya pencurian atau kebocoran data penting, karena DMS mencatat riwayat akses, termasuk siapa yang melihat dokumen, waktu akses, serta perubahan yang dilakukan.
- Menghemat waktu pencarian dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen yang menyimpan data dalam satu tempat dapat membuat pengelolaan dokumen tanpa memakan waktu lama untuk mencari data tersebut.
- Backup dan recovery lebih mudah: Dengan cadangan penyimpanan digital, dokumen pun terlindungi dari risiko kebakaran, banjir, atau bencana lainnya. DMS memungkinkan pelacakan dokumen berdasarkan berbagai jenis dan spesifikasinya.
- Memudahkan manajemen dalam mengakses dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan manajemen untuk mengakses dokumen di mana pun dan kapanpun tanpa harus pergi ke kantor.
Anda bisa mendapatkan semua kemudahan di atas dengan menggunakan Document Management System yang dapat memenuhi semua kebutuhan Anda, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro. Klik banner di bawah untuk melihat skema harganya!
Komponen dalam Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen (DMS) memiliki beberapa komponen utama yang memastikan pengelolaan dokumen berjalan efektif. Berikut tujuh komponen penting dalam document management system:
1. Metadata dokumen
Setiap dokumen dalam sistem manajemen dokumen disimpan bersama metadata yang berisi informasi dasar, seperti:
- tanggal pembuatan
- nama pengguna yang menyimpan dokumen
- ukuran berkas
- pengguna terakhir yang mengedit
- waktu penyimpanan terakhir.
Metadata ini dapat dihasilkan otomatis oleh sistem atau ditambahkan oleh pengguna untuk memudahkan pencarian.
2. Penangkapan dokumen
Penangkapan dokumen adalah proses mengonversi dokumen fisik menjadi format digital menggunakan pemindaian (scanning) atau metode lainnya.
Beberapa sistem DMS juga dilengkapi teknologi OCR (Optical Character Recognition) untuk mengubah hasil pemindaian menjadi teks yang dapat dibaca dan dicari. Selain itu, DMS memungkinkan penerimaan dokumen dalam format elektronik langsung ke dalam sistem.
3. Pengindeksan
Pengindeksan membantu pengguna melacak dan menemukan dokumen dengan cepat. Sistem dapat mengindeks dokumen berdasarkan identifikasi unik, metadata, atau kata kunci dalam dokumen. Proses ini memungkinkan pencarian yang lebih cepat, efisien, dan akurat dalam sistem DMS.
4. Penyimpanan
Komponen penyimpanan berperan dalam menata dokumen secara terorganisir dalam penyimpanan pusat. Sistem DMS menentukan lokasi penyimpanan, durasi penyimpanan, migrasi dokumen, serta proses penghancuran dokumen jika tidak lagi dibutuhkan. Penyimpanan berbasis cloud juga umum digunakan untuk memastikan keamanan data.
5. Penarikan dokumen
Penarikan dokumen (retrieval) adalah proses mengakses dokumen dari sistem penyimpanan pusat. Sistem DMS memfasilitasi penarikan berdasarkan metadata, kata kunci, atau istilah pencarian spesifik, serta mengatur izin akses agar hanya pengguna yang berwenang dapat membuka dokumen tertentu.
Fitur-fitur Document Management System
1. Folder and subfolder management
Dokumen fisik memerlukan waktu lama untuk pencarian manual. Fitur folder dan subfolder management memungkinkan pengelompokan dokumen dalam kategori yang sama. Dengan subfolder, dokumen dapat disusun lebih terstruktur, memudahkan pencarian dan pengelolaan.
2. Document and file management
DMS memungkinkan Anda mengelola data penting dalam satu lokasi terpusat. Dengan basis cloud, akses menjadi mudah bagi siapa saja, termasuk karyawan jarak jauh. Dokumen tersimpan di tempat penyimpanan pusat untuk memudahkan pencarian di masa depan.
3. File review and lock management
Fitur DMS ini memudahkan karyawan untuk memberikan input tentang dokumen yang telah dibuat. Dengan sistem persetujuan dan validasi terintegrasi, proses bisnis dapat dilakukan tepat waktu.
Keamanan dokumen juga menjadi prioritas, termasuk backup untuk menghindari kerugian akibat ancaman digital atau bencana. Fitur hak akses pada DMS memungkinkan administrator untuk mengontrol siapa yang bisa mengakses dokumen atau folder tertentu.
4. Keamanan dokumen
Sistem manajemen dokumen dilengkapi fitur keamanan berlapis, termasuk pembatasan akses berdasarkan izin pengguna, enkripsi dokumen, serta perlindungan dari ancaman eksternal. Integrasi dengan cloud server juga meningkatkan keamanan dokumen terhadap bencana atau kehilangan data.
5. Versioning and timeline management
Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak versi dokumen dari waktu ke waktu, memantau perubahan, serta melihat riwayat revisi. Dengan fitur ini, Anda bisa kembali ke versi sebelumnya jika perlu.
6. Expiry management
Fitur ini memberikan notifikasi otomatis untuk dokumen yang hampir kadaluarsa dan perlu diperbarui atau dibuang. Sistem juga dapat terintegrasi dengan timesheet untuk melacak tanggal kedaluwarsa dokumen penting.
7. Document approval
Fitur persetujuan dokumen memungkinkan pengiriman dokumen untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan dari pihak terkait. Proses ini mengurangi penggunaan dokumen yang belum disetujui dan menghindari pencetakan fisik, serta mengunci dokumen setelah disetujui.
Salah satu rekomendasi DMS terbaik adalah file management system dari HashMicro. File management system yang HashMicro miliki mempunyai fitur utama di atas yang bisa Anda gunakan untuk perusahaan Anda dalam kegiatan operasional bisnis Anda.
Perusahaan Apa yang Perlu Menggunakan DMS?
- Keuangan & Perbankan: Perusahaan perbankan dan lembaga keuangan membutuhkan DMS untuk mengelola dokumen pelanggan, dokumen transaksi keuangan, peraturan pemerintah, dan kebijakan internal.
- Kesehatan (Rumah Sakit & Institusi Kesehatan): DMS digunakan untuk menyimpan dan mengelola rekam medis pasien, catatan medis, faktur, dan dokumen kesehatan lainnya dengan aman dan sesuai peraturan.
- Pemerintah & Pelayanan Publik: Pemerintah daerah, nasional, dan lokal menggunakan DMS untuk mengatur dokumen hukum, laporan keuangan, dan berkas-berkas yang diperlukan untuk layanan publik.
- Firma Hukum: Firma hukum menggunakan DMS untuk mengelola dokumen hukum, kontrak, bukti, dan dokumen penting lainnya yang berkaitan dengan kasus hukum mereka.
- Pendidikan: Lembaga pendidikan, seperti universitas dan sekolah, menggunakan DMS untuk mengelola catatan akademik, transkrip, kurikulum, dan dokumen administrasi lainnya.
- Manufaktur: Industri manufaktur memanfaatkan DMS untuk mengelola dokumentasi produk, manual peralatan, persyaratan peraturan, dan dokumentasi kualitas.
- Perdagangan & Distribusi: Perusahaan yang terlibat dalam perdagangan dan distribusi memerlukan DMS untuk mengelola pesanan, faktur, inventaris, dan kontrak dengan pemasok dan pelanggan.
- Teknologi Informasi (IT) & Perangkat Lunak: DMS digunakan untuk mengelola dokumentasi pengembangan perangkat lunak, spesifikasi teknis, dan dokumentasi proyek TI.
- Perusahaan Jasa Profesional: Perusahaan konsultan, perusahaan insinyur, dan perusahaan arsitektur dapat memanfaatkan DMS untuk mengatur proyek, kontrak, dan dokumentasi proyek.
- Media & Hiburan: DMS sistem manajemen dokumen digunakan dalam industri media untuk mengelola kontrak artis, skrip, hak cipta, dan aset digital lainnya.
Anda mungkin ingin membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai contoh surat perjanjian konsinyasi dengan klik di sini.
Tanpa strategi yang tepat, dokumen digital bisa menjadi tantangan besar, mulai dari kesulitan pencarian hingga risiko kehilangan data penting. Hal ini dapat menghambat produktivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaan.
Tips Mengelola Dokumen Digital dengan Efektif
Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk memahami cara mengelola dokumen digital dengan baik. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengelola dokumen digital secara efektif:
1. Gunakan sistem manajemen dokumen yang terintegrasi
Pilih sistem manajemen dokumen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem yang terintegrasi memudahkan pengelolaan dokumen, mempermudah akses, serta menjamin keamanan data. Pastikan sistem memiliki fitur pencarian yang cepat dan pengaturan folder yang terstruktur.
2. Tetapkan standar penamaan dokumen
Terapkan aturan penamaan dokumen yang konsisten agar mudah dikenali. Gunakan format yang mencakup elemen penting seperti tanggal, jenis dokumen, dan nomor referensi. Misalnya, “Invoice_20250109_ClientName”.
3. Lakukan backup secara berkala
Untuk mencegah kehilangan data akibat kerusakan atau serangan siber, pastikan Anda melakukan backup secara rutin. Gunakan penyimpanan berbasis cloud atau perangkat eksternal untuk memastikan data tetap aman dan dapat dipulihkan dengan cepat.
4. Kelompokkan dokumen berdasarkan kategori
Organisasi dokumen sangat penting untuk efisiensi. Kelompokkan dokumen berdasarkan kategori seperti keuangan, operasional, dan personal. Buat subfolder untuk pengelompokan yang lebih detail jika diperlukan.
5. Lindungi dokumen dengan keamanan berlapis
Gunakan fitur keamanan seperti enkripsi, kontrol akses, dan autentikasi dua faktor (2FA) untuk melindungi dokumen penting. Pastikan hanya orang yang berwenang yang memiliki akses ke file sensitif.
6. Hapus dokumen yang tidak diperlukan
Hindari penumpukan file atau dokumen yang tidak relevan dengan perusahaan. Tetapkan kebijakan untuk menghapus dokumen yang sudah tidak digunakan agar penyimpanan tetap efisien dan terorganisir.
7. Berikan pelatihan kepada tim
Edukasi karyawan tentang pentingnya pengelolaan dokumen digital dan cara menggunakan sistem manajemen dokumen. Dengan pelatihan yang tepat, tim dapat bekerja lebih efisien dan meminimalkan kesalahan.
8. Pantau dan tinjau sistem secara berkala
Lakukan evaluasi berkala terhadap sistem manajemen dokumen Anda untuk memastikan kinerjanya tetap optimal. Perbarui perangkat lunak jika diperlukan untuk mendukung teknologi terbaru dan meningkatkan keamanan.
Tips Memilih DMS yang Tepat untuk Bisnis Anda
Sebelum memutuskan untuk menggunakan document management system software, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tidak merugikan perusahaan. Berikut beberapa tips yang akan membantu Anda dalam memilih vendor yang tepat:
1. Reputasi vendor
Pilihlah penyedia software manajemen dokumen yang memiliki reputasi baik. Anda dapat melihat seberapa banyak klien yang telah bekerjasama dengan mereka dan bagaimana tanggapan ketika menggunakan DMS yang vendor tawarkan.
Selain itu, tanyakan fasilitas-fasilitas di luar sistem DMS. Misalnya, jika terjadi troubleshoot apakah vendor bersedia untuk bertanggung jawab. Pastikan juga hal-hal lainnya yang mungkin muncul saat implementasi sistem.
2. Kemampuan integrasi dan kolaborasi
Salah satu kunci dari efisiensi bisnis adalah keefektivitasan komunikasi antar pegawai dalam bekerja. Pastikan document management system yang Anda pilih memiliki kemampuan terbaik dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam menggunakan software.
Selain itu, periksa fitur yang DMS miliki. Apakah fitur tersebut memenuhi berkolaborasi atau tidak. Pertimbangkan juga apakah vendor memiliki kemampuan untuk menyediakan versi mobile dari aplikasi karena terkadang perusahaan sering membutuhkan dokumen dalam kondisi terdesak.
3. Keamanan digital
DMS umumnya memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur siapa saja yang berhak menggunakan software tersebut. Selain itu, saat ini masih sering terjadi pembobolan atau peretasan.
Sehingga, vendor yang Anda pilih sangat berpengaruh bagi masa depan perusahaan. Pastikan mereka memiliki perlindungan yang mengamankan dari gangguan hackers, virus dan pencurian dokumen.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk mulai beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satunya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen dari HashMicro.
Tinggalkan cara lama berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Selain DMS, HashMicro menyediakan layanan software lainnya seperti ERP, Accounting, POS, dan lain-lain. Kelola dokumen anda secara mudah, seperti membalikan telapak tangan, coba demo gratis disini.
Pertanyaan Seputar Document Management System
-
Apa yang dimaksud dengan DMS?
DMS (Document Management System) adalah sistem digital yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen secara efisien, memungkinkan akses mudah, pencarian cepat, serta keamanan data yang lebih baik dalam suatu organisasi.
-
Siapa yang bertanggung jawab menggunakan DMS?
Tim IT, manajer dokumen, serta karyawan di departemen terkait seperti legal, keuangan, dan administrasi bertanggung jawab dalam menggunakan DMS untuk memastikan pengelolaan dokumen yang aman, terstruktur, dan mudah diakses.
-
Apa saja dampak jika manajemen dokumen tidak diterapkan disuatu perusahaan?
Tanpa manajemen dokumen yang baik, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam mencari data, kehilangan informasi penting, risiko kebocoran data, serta inefisiensi operasional yang memperlambat produktivitas dan pengambilan keputusan.
