Mengenal Document Management System, Manfaat, dan Fiturnya

Pada kegiatan bisnis pastinya tak asing lagi dengan penggunaan dokumen. Biasanya, perusahaan memiliki banyak dokumen berbentuk kertas yang perlu disimpan dengan baik agar tak hilang.

Namun, di masa sekarang ini penyimpanan dokumen seperti itu nampaknya sudah kurang efektif. Sehingga, banyak perusahaan telah beralih menggunakan document management system (DMS) yang memiliki banyak kemudahan salah satunya Anda tak perlu lagi memakan waktu lama untuk mencari selembar dokumen. Lalu, apa itu DMS? Dan apa saja manfaatnya? Mari baca artikel ini sampai habis!

Apa Itu Document Management System?

Perusahaan yang masih menggunakan metode penyimpanan manual tentunya memerlukan banyak waktu hanya untuk mencari selembar dokumen. Padahal bisa saja dokumen tersebut hilang dan membutuhkan banyak waktu.

Document management system merupakan sebuah sistem yang sering perusahaan gunakan untuk mengelola dokumen. Dengan menggunakan sistem ini Anda tak perlu kesulitan dalam mengelola dokumen.

Sebab, DMS memiliki banyak manfaat serta fitur yang dapat Anda rasakan. Seperti contohnya, memindai, men digitalisasi, menyetujui, mempercepat, dan lain-lain hanya dengan satu klik saja. 

Selain itu, software ini juga memungkinkan para penggunanya untuk masuk ke dalam sistem secara bersamaan. Document management software menghandle dokumen secara elektronik mulai dari dokumen yang masih berbentuk draft hingga pada saat penyimpanan.

Document management system telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas. Apabila Anda sedang berada di luar kantor dan ingin mengakses dokumen, tenang saja sistem ini dapat Anda gunakan kapanpun dan dimanapun.

Apa Saja Manfaat DMS untuk Perusahaan Anda?

Document management system merupakan solusi dari permasalah perusahaan karena sistem ini memang didesain untuk bagian kearsipan. Penggunaan DMS pada perusahaan dapat mengurangi pemakaian kertas sehingga lebih efisien. Selain itu, berikut manfaat yang dapat Perusahaan Anda dapatkan:

• Penyimpanan dokumen lebih terstruktur: Menyimpan seluruh dokumen dalam bentuk soft file yang tersimpan dalam server cloud, sehingga memudahkan manajemen untuk mencari dan menyimpan dokumen-dokumen penting perusahaan tanpa memerlukan ruangan yang banyak. 

• Menjamin keamanan data penting: Sistem manajemen dokumen yang terhubung dengan server cloud, memberikan jaminan keamanan yang tinggi. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya pencurian atau kebocoran data penting. 

• Menghemat waktu pencarian dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen yang menyimpan data dalam satu tempat dapat membuat pengelolaan dokumen tanpa memakan waktu lama untuk mencari data tersebut.

• Memudahkan berbagi dokumen: DMS dapat memudahkan Anda dalam mengirimkan dokumen yang harus perusahan kirim secara otomatis. 
• Memudahkan manajemen dalam mengakses dokumen: Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan manajemen untuk mengakses dokumen di mana pun dan kapanpun tanpa harus pergi ke kantor.

Anda bisa mendapatkan semua kemudahan di atas dengan memilih document management system yang bisa memenuhi semua kebutuhan Anda seperti HashMicro. Dapatkan skema harga menariknya dengan mengklik gambar di bawah ini sekarang!

Siapa Saja yang Perlu Menggunakan Document Management System?

Setelah melihat penjelasan mengenai DMS mungkin Anda akan bertanya-tanya terkait siapa saja yang memerlukan sistem ini. Perusahaan dari industri apa saja? Berikut penjabarannya. 

• Keuangan dan Perbankan: Perusahaan perbankan dan lembaga keuangan membutuhkan DMS untuk mengelola dokumen pelanggan, dokumen transaksi keuangan, peraturan pemerintah, dan kebijakan internal.
• Kesehatan (Rumah Sakit dan Institusi Kesehatan): DMS digunakan untuk menyimpan dan mengelola rekam medis pasien, catatan medis, faktur, dan dokumen kesehatan lainnya dengan aman dan sesuai peraturan.
• Pemerintah dan Pelayanan Publik: Pemerintah daerah, nasional, dan lokal menggunakan DMS untuk mengatur dokumen hukum, laporan keuangan, dan berkas-berkas yang diperlukan untuk layanan publik.
• Hukum dan Firma Hukum: Firma hukum menggunakan DMS untuk mengelola dokumen hukum, kontrak, bukti, dan dokumen penting lainnya yang berkaitan dengan kasus hukum mereka.
• Pendidikan: Lembaga pendidikan, seperti universitas dan sekolah, menggunakan DMS untuk mengelola catatan akademik, transkrip, kurikulum, dan dokumen administrasi lainnya.
• Manufaktur: Industri manufaktur memanfaatkan DMS untuk mengelola dokumentasi produk, manual peralatan, persyaratan peraturan, dan dokumentasi kualitas.
• Perdagangan dan Distribusi: Perusahaan yang terlibat dalam perdagangan dan distribusi memerlukan DMS untuk mengelola pesanan, faktur, inventaris, dan kontrak dengan pemasok dan pelanggan.
• Teknologi Informasi (IT) dan Perangkat Lunak: DMS digunakan untuk mengelola dokumentasi pengembangan perangkat lunak, spesifikasi teknis, dan dokumentasi proyek TI.
• Perusahaan Jasa Profesional: Perusahaan konsultan, perusahaan insinyur, dan perusahaan arsitektur dapat memanfaatkan DMS untuk mengatur proyek, kontrak, dan dokumentasi proyek.
• Media dan Hiburan: DMS digunakan dalam industri media untuk mengelola kontrak artis, skrip, hak cipta, dan aset digital lainnya.

Cara Kerja Document Management System 

Sistem manajemen dokumen adalah aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi penyimpanan dan penggunaan dokumen. Namun, bagaimana sistem manajemen dokumen dapat bekerja? Berikut adalah penjelasannya. 

• Melakukan scanning dokumen penting: DMS akan melakukan scanning terhadap setiap dokumen yang masuk dan mendeteksi langkah-langkah yang harus diambil pada setiap dokumen yang ada. 

• Menyimpan dokumen dalam satu platform: Dokumen yang masuk akan disimpan dan dikumpulkan dalam satu sistem utuh oleh DMS. Hal ini memudahkan manajemen untuk menyimpan dan mencari dokumen yang dibutuhkan. 

• Mengintegrasi dokumen: Sistem manajemen dokumen akan mengintegrasi seluruh dokumen dengan sistem bisnis lain, seperti manajemen keuangan, CRM, dan lainnya. Hal ini dilakukan agar dokumen yang ada dapat dikelola dengan mudah. 

• Mengotomatisasi pengerjaan dokumen: Dokumen-dokumen yang masuk akan dapat diotomatisasi oleh sistem manajemen dokumen, sehingga meningkatkan efisiensi manajemen dalam melakukan tindakan terhadap dokumen penting.

• Mencadangkan dokumen: Document management system akan melakukan pencadangan secara otomatis terhadap dokumen penting. Hal ini akan memungkinkan perusahaan dapat memulihkan setiap data yang mengalami kerusakan atau hilang. 

Fitur-fitur pada Document Management System 

Fitur-fitur utama dari sistem ini berperan penting dalam memastikan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan data. 

Dengan teknologi yang terus berkembang, file management system menawarkan kemampuan yang jauh lebih maju daripada sekadar penyimpanan dan penyortiran file. 

Berikut adalah beberapa fitur utama yang menjadikan file management system sebagai aset penting dalam mengelola data digital saat ini:

Folder and subfolder management

Dokumen yang tercetak secara fisik membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian. Terlebih lagi Anda perlu mencari urutan dokumen dari A-Z dan tahun dokumen tersebut secara manual.

Fitur ini dapat mempermudah Anda dalam mengelompokan dokumen melalui folder dan subfolder untuk bisa menyimpan file dalam kategori yang sama. Terdapat banyak sekali jenis dokumen dan file yang Anda simpan dalam sebuah folder. Bahkan sebuah folder dapat juga tersimpan pada folder yang lain sebagai sub-folder. 

Secara umum, aktivitas pembuatan suatu folder pada komputer adalah untuk menyimpan sesuatu yang berdasarkan jenis atau kategorinya. 

Document and file management

Anda dapat mengelola data-data penting di satu lokasi yang terpusat. Sehingga, akan memudahkan akses bagi siapa saja yang membutuhkannya. Solusi berbasis cloud memungkinkan karyawan jarak jauh untuk masuk dari komputer manapun dengan akses internet.

Fitur ini berkaitan dengan bagaimana dokumen tersimpan dalam tempat penyimpanan pusat agar dapat tertarik nantinya. 

Penyimpanan meliputi beberapa lokasi spesifik yang mana masing-masing dokumen tersimpan dalam sistem.

File review and lock management

Fitur sistem DMS ini dapat menghadirkan kemudahan bagi seluruh karyawan bisa memberikan input dan masukan seputar dokumen yang telah mereka buat. 

Dengan memanfaatkan proses persetujuan, kontrol, serta validasi yang terintegrasi sepenuhnya, Anda dapat memastikan proses bisnis yang Anda lakukan tepat waktu. 

Keamanan dokumen jelas tidak bisa terabaikan dalam sistem manajemen dokumen. Apalagi, kemajuan teknologi digital sayangnya juga diiringi dengan kecanggihan ancaman keamanan, seperti crypto-ranson malware. 

Oleh karena itu, menyimpan dokumen pada tempat penyimpanan pusat yang aman jelas adalah sebuah kewajiban. 

Aspek keamanan lainnya yang juga perlu dapat diperhatikan adalah pencadangan atau backing up (back up). Tanpa adanya dokumen backup, perusahaan Anda berpotensi mengalami kerugian luar biasa, terutama jika terdapat serangan virus atau peretas hingga adanya bencana alam atau kebakaran.

Access management

Hak akses adalah fitur yang memungkinkan administrator DMS untuk mengontrol siapa yang memiliki akses ke dokumen atau folder tertentu dalam sistem.

Anda dapat membuat batasan terkait siapa saja nantinya yang dapat mengakses sebuah file berdasarkan wewenang atau jabatan pada perusahaan Anda. Tentunya hal ini dapat menghindari terjadinya kebocoran data dokumen. 

Access management menjadi kunci dalam sistem manajemen dokumen, yang berkaitan dengan bagaimana dokumen ditarik dari penyimpanan pusat.

Pada proses tersebut cukup terbilang kompleks karena mengatur juga soal akses dan izin ke masing-masing dokumen. Pada pengguna bisa mengakses dokumen berdasarkan identifikasi unik yang bisa terkehendaki, misalnya metadata dan istilah pencarian spesifik. 

Versioning and timeline management

Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak dan mengelola versi berbagai dokumen atau file dari waktu ke waktu. Dengan fitur ini, Anda dapat memantau setiap perubahan yang terjadi dalam suatu dokumen, melihat riwayat revisi, dan kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan. 

Ini tidak hanya meningkatkan transparansi dan kolaborasi dalam tim, tetapi juga memastikan bahwa tidak ada data yang hilang atau terlupakan selama proses penyuntingan dan pengembangan. 

Sistem ini memungkinkan Anda untuk memiliki kendali yang lebih baik atas evolusi dokumen mereka, menjadikannya alat yang sangat berguna dalam manajemen file yang efisien.

Expiry management

Fitur ini dapat memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen. Misalnya STNK, bahwa tanggal kadaluarsa sudah dekat dan perlu untuk diperbaharui. 

Selain itu, sistem ini juga dapat terintegrasi dengan sistem timesheet yang dapat mempermudahkan perusahaan untuk dapat melacak tanggal kadaluarsa dokumen penting perusahaan. 

Pada dasarnya expiry management adalah proses dimana dokumen dimasukkan atau dikeluarkan dari sistem, sehingga memungkinkan Anda untuk dapat mengakses dokumen versi terkini atau versi sebelumnya. 

Setiap dokumen pasti akan diperbaharui dari waktu ke waktu, expiry management pun dibutuhkan untuk memastikan pengguna masih bisa mengakses salinan versi sebelumnya sebagai referensi. 

Document approval

Fitur persetujuan dokumen memungkinkan pengguna DMS untuk mengirim dokumen ke berbagai pihak terkait atau atasan untuk mendapatkan persetujuan atau tanda tangan mereka.

Dokumen dapat diarsipkan dalam sistem, dan proses persetujuan biasanya mencakup alur kerja yang ditentukan sebelumnya. Ini membantu menghindari penggunaan dokumen yang belum disetujui atau mengurangi kebutuhan akan pencetakan fisik dan tanda tangan manual.

Setelah dokumen disetujui, DMS dapat mengunci atau memberikan status tertentu ke dokumen tersebut.

Salah satu rekomendasi DMS terbaik adalah file management system dari HashMicro. File management system yang HashMicro miliki mempunyai fitur utama di atas yang bisa Anda gunakan untuk perusahaan Anda dalam kegiatan operasional bisnis Anda. 

Tips Memilih Document Management System untuk Bisnis Anda

Sebelum memutuskan untuk menggunakan document management system software, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar tidak salah dan merugikan perusahaan. Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda dalam memilih vendor yang tepat. 

Reputasi vendor

Pilihlah penyedia software yang memiliki reputasi yang baik dan berpengalaman. Anda juga dapat melihat seberapa banyak klien yang telah bekerjasama dengan mereka dan bagaimana tanggapan ketika menggunakan DMS yang vendor tawarkan.

Selain itu, ada baiknya jika Anda mempertanyakan fasilitas-fasilitas diluar sistem DMS. misalnya, jika terjadi troubleshoot apakah mereka tersebut mau bertanggung jawab. Tak lupa untuk memastikan hal-hal lainnya. Karena, jika Anda salah dalam memilih vendor hal itu dapat merugikan Anda. 

Kemampuan integrasi dan kolaborasi

Salah satu kunci dari efisiensi bisnis adalah keefektivitasan komunikasi antar pegawai dalam bekerja. Pastikan document management system yang Anda pilih memiliki kemampuan terbaik dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam menggunakan software.

Selain itu, jangan lupa untuk mengecek fitur yang DMS miliki, apakah fitur tersebut me-mumpuni untuk berkolaborasi atau tidak. Pertimbangkan juga apakah vendor memiliki kemampuan untuk menyediakan versi mobile dari aplikasi karena terkadang perusahaan sering membutuhkan dokumen dalam kondisi terdesak.

Keamanan digital

DMS umumnya memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur siapa saja yang berhak menggunakan software tersebut. Selain itu, saat ini masih sering terjadi pembobolan atau peretasan.

Sehingga, vendor yang Anda pilih sangat berpengaruh bagi masa depan perusahaan. Pastikan mereka memiliki perlindungan yang mengamankan dari gangguan hackers, virus dan pencurian dokumen.

Kesimpulan

Penyimpanan dokumen secara manual tentunya sangat menguras waktu dan tenaga. Sehingga, tak ada salahnya bagi Anda untuk mulai beralih ke sistem yang lebih modern. Salah satunya adalah penggunaan sistem manajemen dokumen dari HashMicro. Tinggalkan cara lama berbagi dokumen lewat server cloud yang bebas kertas. Selain DMS, HashMicro menyediakan layanan software lainnya seperti ERP, Accounting, POS, dan lain-lain. Kelola dokumen anda secara mudah, seperti membalikan telapak tangan, coba demo gratis disini.