Double Payment: Sebab, Dampak Buruk & Cara Menghindarinya

Double payment, siapa yang ingin mengalaminya? Pernahkah Anda membayangkan jika perusahaan secara tidak sengaja membayar faktur yang sama dua kali? Meskipun terdengar sepele, pada nyatanya, dampak duplicate payment bisa sangat besar.

Pembayaran ganda tidak hanya menguras kas perusahaan, tetapi juga bisa merusak hubungan dengan pemasok dan merusak reputasi yang telah dibangun bertahun-tahun. Siapapun pasti tidak ingin mengalami masalah finansial ini.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk waspada dan mengambil langkah-langkah preventif agar pembayaran ganda tidak menjadi momok yang merugikan. Simak artikel ini lebih lanjut agar Anda mendapat solusi dan tips mencegah double payment dengan mudah!

Apa Itu Double Payment?

Double payment adalah pembayaran yang berlangsung dua kali atau lebih dalam satu transaksi yang sama. Masalah ini dapat terjadi dalam berbagai cara, seperti mengeluarkan dua cek yang sama untuk satu vendor atau melakukan pembayaran offline serta elektronik sekaligus tanpa sengaja.

Lebih mengejutkan lagi, duplicate payment dapat mencapai 2% dari total faktur pemasok setiap tahun. Kondisi ini mencerminkan rentannya perusahaan atas risiko keuangan, seperti pengeluaran yang tidak perlu serta gangguan aliran kas.

Oleh karena itu, penting bagi Anda memahami apa-apa saja yang menjadi penyebab double payment. Dengan memahami ini, Anda akan lebih mampu melakukan tindakan preventif agar pembayaran ganda tidak terjadi.

7 Penyebab Double Payment

Seperti yang telah Anda ketahui, duplicate payment hadir dalam beberapa cara. Untuk penyebabnya sendiri, terdapat tujuh alasan terjadinya double payment dalam perusahaan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

1. Human error

Kesalahan manusia adalah salah satu penyebab utama terjadinya double payment. Misalnya, seorang staf keuangan bisa saja tidak sengaja memproses faktur yang sama dua kali, baik karena kelalaian atau kebingungannya dalam menangani banyak transaksi.

2. Rendahnya visibilitas akan proses AP

Proses Accounts Payable (AP) yang tidak terpantau dengan baik sering menjadi celah bagi duplicate payment. Ketika perusahaan Anda tidak memiliki visibilitas yang jelas terhadap status faktur dan pembayaran, kemungkinan terjadinya pembayaran ganda menjadi lebih besar.

3. Scam atau frauds

Dalam beberapa kasus, pembayaran ganda dapat terjadi akibat tindakan penipuan. Misalnya, pihak yang tidak bertanggung jawab mengirim faktur palsu kepada perusahaan klien agar melakukan pembayaran ganda. Akibatnya, citra perusahaan Anda menjadi rusak dan kerugian finansial menjadi masif.

4. Pencatatan ganda oleh vendor

Vendor yang tidak memelihara catatan transaksi dengan baik juga dapat menyebabkan pembayaran ganda. Terkadang, pemasok mungkin mengirimkan faktur yang duplikat tanpa menyadari bahwa mereka telah mengirimkan yang pertama.

Misalnya, dalam sebuah perusahaan distribusi barang, pemasok mengirimkan faktur yang sama dua kali, namun tidak ada verifikasi yang memadai, sehingga pembayaran ganda menjadi tidak terdeteksi.

5. Adanya berkas duplikat dalam sistem perusahaan

Sistem yang tidak teratur atau pencatatan manual yang kurang rapi dapat menyebabkan adanya berkas duplikat. Hal ini sering terjadi ketika informasi faktur disalin atau diinput lebih dari sekali tanpa sengaja.

Selain akibat dari kelalaian karyawan perusahaan, penyebab double payment ini juga dapat terjadi akibat tidak adanya sistem akuntansi yang mampu mendeteksi dan mencegah proses upload berkas invoice yang sama.

6. Lemahnya integrasi dengan digital payments

Dalam era digital, kelemahan dalam integrasi sistem pembayaran dengan sistem akuntansi Anda juga dapat menyebabkan double payment. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menggunakan dua platform pembayaran digital yang terpisah, satu untuk transaksi manual dan satu untuk transaksi otomatis.

Apabila kedua sistem ini tidak terhubung dengan baik, faktur yang sama bisa terproses dua kali, satu lewat pembayaran manual dan satu lagi melalui digital platform, sehingga menyebabkan pembayaran ganda.

7. Tidak adanya sistem tersentralisasi untuk menerima invoice

Bagi perusahaan yang tidak memiliki sistem terpusat untuk menerima dan memproses invoice, risiko duplicate payment menjadi lebih besar. Misalnya saja, sebuah departemen pengadaan menerima faktur dari vendor, sementara departemen keuangan menerima faktur yang sama melalui email atau sistem lain.

Karena kedua departemen ini tidak terhubung, kedua departemen tersebut bisa saja melakukan pembayaran ganda untuk faktur yang sama, tanpa adanya koordinasi antar departemen yang memadai.

Sehubungan dengan kondisi ini, Anda tentu menyadari bahwa kebutuhan akan sistem akuntansi terintegrasi begitu penting guna mencegah double payment. Namun, tidakkah implementasi software akuntansi juga perlu biaya besar?

Jawabannya, tergantung pada kebutuhan dan skala bisnis Anda. Ketahui lebih lanjut mengenai harga software akuntansi terbaik selengkapnya melalui banner skema harga berikut!

Dampak Buruk Terjadinya Duplicate Payment bagi Perusahaan

Pernahkah Anda berpikir tentang apa yang bisa terjadi jika perusahaan Anda secara tidak sengaja membayar faktur yang sama dua kali? Meskipun tampak seperti kesalahan kecil, dampak buruk dari double payment bisa jauh lebih besar dan merugikan bagi Anda.

Berikut adalah dampak buruk yang dapat Anda rasakan apabila duplicate payment terjadi dan telat terdeteksi:

1. Kerugian finansial

Pembayaran ganda langsung berdampak pada cash flow perusahaan, mengurangi dana yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan lain. Kerugian finansial ini bisa menjadi lebih besar jika tidak segera terdeteksi, karena perusahaan harus mengeluarkan uang lebih banyak dari yang diperlukan.

2. Memburuknya hubungan dengan pemasok

Pembayaran ganda bisa merusak hubungan dengan pemasok, terutama jika perusahaan kesulitan untuk meminta pengembalian dana atau klaim. Pemasok yang merasa Anda rugikan dapat menjadi ragu untuk bekerja sama lebih lanjut. Lebih buruk lagi, mereka bahkan dapat menghentikan pasokan barang.

3. Waktu dan sumber daya terbuang

Menangani masalah double payment memakan waktu dan sumber daya. Tim akuntansi perlu memeriksa ulang transaksi, menghubungi pemasok, dan menangani klaim atau pengembalian dana. Hal ini mengalihkan fokus mereka dan meningkatkan biaya operasional.

4. Pengaruh terhadap reputasi perusahaan

Sering terjadinya pembayaran ganda bisa memengaruhi reputasi perusahaan di mata klien, pemasok, dan bahkan investor. Perusahaan yang tidak dapat mengelola pembayaran dengan baik akan dianggap kurang profesional dan tidak dapat dipercaya.

5. Pengaruh pada perencanaan anggaran dan laporan keuangan

Ketika double playment terjadi, dana yang telah seharusnya Anda bayar menjadi lebih banyak dari seharusnya. Kondisi ini dapat mempengaruhi Anda dalam membuat keputusan bisnis serta menyusun strategi keuangan dan investasi dalam jangka panjang.

10 Cara Menghindari Double Payment

Berikut adalah beberapa cara efektif yang dapat membantu Anda menghindari double payment:

1. Sederhanakan alur penerimaan invoice Anda

Memiliki alur penerimaan invoice yang jelas dan sederhana dapat membantu mengurangi kemungkinan kesalahan. Pastikan setiap faktur yang Anda terima, Anda catat dengan benar dan melalui sistem terpusat. Sistem yang rapi akan memudahkan verifikasi dan menghindari duplikasi dalam pembayaran.

2. Selalu lakukan double check untuk setiap invoice yang masuk

Pengecekan ganda adalah langkah penting untuk memastikan tidak ada faktur yang terlewat atau diproses dua kali. Melakukan verifikasi setiap kali faktur masuk akan mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan bahwa pembayaran hanya berjalan untuk faktur sah dan belum dibayar.

3. Lakukan review dan training kerja rutin untuk karyawan agar meminimalisir human error

Kesalahan manusia sering menjadi penyebab duplicate payment. Dengan mengadakan sesi review dan pelatihan rutin, karyawan dapat lebih memahami prosedur yang benar dan bagaimana cara menghindari kesalahan dalam memproses transaksi.

4. Daripada cek, pertimbangkan untuk beralih kepada digital payments

Menggunakan pembayaran digital yang terintegrasi dengan sistem perusahaan dapat mengurangi risiko double payment. Sistem pembayaran elektronik yang otomatis memungkinkan perusahaan untuk melacak pembayaran secara real-time dan menghindari duplikasi yang tidak sengaja.

5. Lakukan pembagian tugas dan wewenang yang jelas kepada seluruh karyawan Anda

Menetapkan pembagian tugas yang jelas akan membantu mencegah satu orang memproses faktur yang sama dua kali. Setiap orang di tim harus memiliki tanggung jawab yang spesifik, dan hanya pihak yang berwenang yang boleh menyetujui pembayaran.

6. Pertimbangkan metode rotasi kerja untuk mencegah potensi fraud

Rotasi pekerjaan bisa menjadi langkah preventif yang efektif untuk mengurangi potensi penipuan atau fraud. Dengan mengganti peran karyawan secara berkala, Anda dapat meminimalisir risiko karyawan yang memanfaatkan posisi mereka untuk keuntungan pribadi atau memanipulasi sistem pembayaran.

7. Berikan tanda khusus untuk setiap invoice atau transaksi yang telah berhasil dilakukan

Memberikan tanda atau label khusus untuk setiap faktur atau transaksi yang telah selesai bayar dapat membantu mencegah pembayaran ganda. Dengan cara ini, siapa pun yang memeriksa atau memproses faktur dapat melihat dengan jelas mana yang sudah terbayar dan mana yang belum.

8. Terapkan proses verifikasi yang ketat sebelum pembayaran

Sebelum melakukan pembayaran, pastikan ada prosedur verifikasi yang ketat untuk memastikan bahwa faktur yang masuk belum dibayar. Tim keuangan perlu melakukan pengecekan ulang terhadap semua informasi atas invoice yang ada. Proses ini mencegah pembayaran ganda yang tidak disengaja.

9. Batasi akses pembayaran hanya untuk pihak yang berwenang

Dengan membatasi siapa yang dapat memproses pembayaran, Anda mengurangi kemungkinan kesalahan atau penipuan. Pastikan setiap transaksi yang dilakukan tercatat dengan jelas dan dapat Anda awasi dengan mudah.

10. Tingkatkan visibilitas, komunikasi, dan kontrol Anda melalui sistem akuntansi terintegrasi

Sistem akuntansi berbasis saas software terpusat dan terintegrasi memberikan visibilitas lebih besar terhadap setiap transaksi. Komunikasi yang lebih baik antara departemen dan kontrol yang lebih kuat akan memudahkan identifikasi dan pencegahan double payment.

Dengan sistem terpusat, semua tim bisa memantau status faktur dan pembayaran dengan mudah, meminimalkan risiko duplicate payment. Meskipun demikian, vendor software akuntansi manakah yang aman, komprehensif, dan terintegrasi? Berikut kami berikan jawaban terbaiknya kepada Anda.

Hindarkan Perusahaan Anda dari Kerugian Transaksi Duplikat dengan Software HashMicro

Menggunakan software akuntansi untuk mencegah double payment dalam bisnis telah dilakukan oleh mayoritas pebisnis di dunia, termasuk Indonesia. Di antara ratusan vendor sistem akuntansi, HashMicro unggul sebagai pilihan terbaik pengusaha. Mengapa demikian?

Dengan lebih dari 2000 perusahaan yang menjadi kliennya, seperti Pertamina, Bank Mega, Brinks, dan Marimas, HashMicro menawarkan beragam keuntungan bagi pengguna sistemnya. Beberapa di antaranya adalah demo gratis, konsultasi bisnis gratis, dan bebas biaya tambah user.

Sistem akuntansi HashMicro juga membuat Anda mampu melacak dan mengontrol finansial perusahaan secara real-time dan otomatis. Selain itu, Anda dapat membuat laporan keuangan dengan mudah, lengkap dengan berbagai visualisasi berbasis AI.

Berikut adalah fitur-fitur HashMicro yang wajib Anda ketahui:

• Notifikasi tagihan otomatis: Dengan sistem berbasis AI, HashMicro mampu memberikan chat dan notifikasi kepada Anda sebelum tagihan jatuh tempo.

• Bank integration: Proses pencocokan otomatis antara data transaksi yang tercatat di bank dengan pembukuan internal dalam sistem.
• Cash flow reports: Memantau arus kas masuk dan keluar perusahaan guna memastikan likuiditas yang cukup. Membuat perencanaan keuangan yang tepat dan mengidentifikasi serta mengatasi potensi masalah keuangan.
• Profit & loss: Laporan yang membandingkan antara nilai keuntungan dan kerugian dengan anggaran awal dan perkiraan sebelumnya.
• Custom printout for invoices: Mempermudah pencetakan invoice untuk berbagai kebutuhan dan format atau tampilan yang sesuai dengan identitas bisnis.
• Multi level analytical: Mengetahui trend atau insight dari seluruh transaksi keuangan yang ada secara real-time dan dapat di filter berdasarkan berbagai kategori (project, branch, dan lainnya)

Kesimpulan

Double payment dapat menimbulkan kerugian yang signifikan bagi perusahaan, baik dari segi finansial maupun reputasi. Dengan melakukan pencegahan yang tepat, seperti verifikasi ganda dan menggunakan sistem terpusat, Anda dapat menghindari masalah duplicate payment ini.

Untuk itu, penting bagi Anda untuk memilih vendor sistem akuntansi terpusat di Indonesia. HashMicro, vendor software akuntansi terbaik menyediakan solusi yang tepat bagi Anda. Sistem ini membantu perusahaan melacak setiap transaksi dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan.

Cob demo gratis sistemnya dan lihat bagaimana HashMicro dapat meningkatkan kontrol keuangan perusahaan Anda.

Pertanyaan Seputar Double Payment

• Apa itu arti duplicate payment?

  Duplicate payment adalah pembayaran ganda untuk transaksi yang sama. Hal ini dapat terjadi karena kesalahan sistem atau manusia. Biasanya, pembayaran kedua tidak diperlukan karena sudah ada pembayaran pertama.

• Bagaimana cara menangani duplicate payment?

  Identifikasi pembayaran ganda dengan memeriksa laporan transaksi. Koreksi pembayaran dengan menghubungi pihak terkait untuk pengembalian atau penyesuaian. Pastikan untuk memperbarui catatan keuangan untuk menghindari kesalahan serupa.

• Apa saja penyebab duplicate payment?

  Duplicate payment dapat disebabkan oleh kesalahan input data atau proses manual. Ketidaksesuaian antara sistem pembayaran dan pencatatan juga sering menjadi penyebab. Selain itu, komunikasi yang buruk antar tim juga dapat memperburuk masalah ini.