Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, suatu perusahaan memerlukan sebuah sistem manajemen kualitas yang memiliki fokus kepada pelanggan. Sistem manajemen ini nantinya akan melibatkan seluruh karyawan perusahaan dalam pelaksanaannya. Adapun sistem manajemen kualitas ini dikenal dengan istilah Total Quality Management atau TQM.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian dari TQM
Total Quality Management atau TQM adalah suatu sistem manajemen kualitas yang memiliki fokus pada pelanggan dengan melibatkan seluruh karyawan dalam melakukan peningkatan secara terus menerus. TQM menggunakan strategi, data, serta komunikasi yang efektif untuk mengintegrasikan kedisiplinan kualitas ke dalam budaya dan kegiatan perusahaan.
Secara singkat, total quality management dapat memiliki pengertian sebagai pendekatan manajemen untuk mencapai keberhasilan panjang melalui kepuasan pelanggan. Semua anggota perusahaan dalam TQM harus aktif untuk melakukan peningkatan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan. Sehingga, nantinya dapat menghasilkan kualitas terbaik.
8 Elemen Penting Total Quality Management
Dalam TQM, terdapat sebanyak 8 elemen penting. Adapun elemen tersebut meliputi fokus terhadap pelanggan, keterlibatan karyawan, hingga komunikasi. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing elemen total quality management:
1. Fokus terhadap pelanggan
Salah satu faktor yang menentukan kualitas produk dan jasa milik perusahaan adalah pelanggan. Para pelanggan nantinya akan menentukan apakah produk atau jasa tersebut telah memenuhi kebutuhan yang mereka inginkan atau tidak. Meskipun perusahaan telah melakukan berbagai cara untuk mengembangkan produk atau jasa yang mereka tawarkan, pelanggan yang akan memutuskan apakah cara tersebut berguna atau sebaliknya.
2. Keterlibatan karyawan
Keberhasilan perusahaan dalam menjalankan kegiatan perusahaan tidak lepas dari keberadaan karyawan. Sebagai sumber daya perusahaan, karyawan akan mendukung perusahaan dalam meningkatkan kualitas secara terus menerus agar dapat menghasilkan produk atau jasa yang terbaik untuk para pelanggan. Perusahaan juga harus memberikan pelatihan bagi para karyawan untuk dapat bekerja secara optimal dalam mencapai target yang perusahaan inginkan. Anda dapat menggunakan bantuan software manajemen training dalam membantu meningkatkan keterampilan dan mengembangkan potensi karyawan untuk kinerja yang lebih baik.
3. Pemusatan pemerhatian pada proses
Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, terdapat serangkaian proses yang harus dilalui. Perusahaan harus memperhatikan serangkaian proses yang berlangsung. Memberikan perhatian terhadap peningkatan proses adalah struktur dasar dalam total quality management. Adapun proses tersebut meliputi penerimaan input hingga pada akhirnya menghasilkan output kepada pelanggan.
4. Sistem yang terintegrasi
Pada era digital saat ini, penggunaan teknologi sudah tidak asing lagi. Salah satu teknologi yang dapat perusahaan implementasikan adalah suatu sistem yang terintegrasi. Kehadiran dari sistem yang terintegrasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasionalnya. Sehingga, perusahaan akan dapat mencapai tujuan yang mereka inginkan. Sistem integrasi yang dapat perusahaan Anda implementasikan adalah sistem ERP yang dapat mengotomatisasi berbagai aspek bisnis, serta terintegrasi langsung dengan modul lainnya.
5. Pendekatan strategi dan sistematik
Elemen ini merupakan salah satu bagian yang cukup penting dalam total management quality. Seringkali proses ini dikenal dengan istilah manajemen strategi atau perencanaan strategi. Dalam hal ini, perencanaan strategi merupakan kegiatan perumusan strategi untuk mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam strategi perusahaan secara menyeluruh.
6. Peningkatan secara berkesinambungan
Dengan adanya peningkatan secara berkelanjutan, tentu ini akan membuat perusahaan untuk melakukan analisis serta menciptakan berbagai cara yang lebih unggul, lebih bersaing, serta lebih efektif untuk dapat mencapai tujuan yang perusahaan inginkan. Tidak hanya itu, hal ini juga akan memenuhi harapan dari semua pihak yang berkepentingan.
7. Keputusan berdasarkan fakta
Data menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk mengetahui bagaimana kinerja sebuah perusahaan. Total quality management mewajibkan bagi perusahaan untuk dapat mengumpulkan serta melakukan analisis data secara berkesinambung. Sehingga, keputusan yang akan perusahaan ambil akurat dan tepat sasaran. Kehadiran data dapat membuat perusahaan menarik kesimpulan atas kejadian sebelumnya.
8. Komunikasi
Komunikasi menjadi hal yang sangat penting dalam berlangsungnya kegiatan operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan akan melakukan berbagai perubahan, baik itu dalam strategi, kebijakan, metode pelaksanaan, hingga jadwal. Adanya komunikasi yang baik dapat memperlancar kegiatan operasional. Sehingga, perusahaan dapat mencapai tujuan yang mereka inginkan.
Manfaat dari Total Quality Management
Setelah mengetahui elemen penting dalam TQM, tentu Anda harus mengetahui manfaat dari total quality management. TQM memiliki tujuan utama yaitu meningkatkan kualitas perusahaan serta identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan apa yang pelanggan harapkan. Sehingga, perusahaan dapat meningkatkan competitive advantage pada para konsumen. Simak penjelasan berikut ini mengenai manfaat dari TQM:
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Kepuasan pelanggan akan mengalami peningkatan dengan adanya penerapan sistem manajemen ini. Mengapa demikian? Hal ini karena perusahaan telah memiliki produk atau jasa yang lebih baik daripada kompetitor. Tidak hanya itu, dengan meningkatnya kepuasan pelanggan, maka akan meningkatkan juga pangsa pasar. Sebab, para pelanggan akan melakukan tindakan atas nama perusahaan untuk dapat mendatangkan pelanggan baru lain.
2. Mengurangi produk yang cacat
Selain meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan, TQM juga dapat mengurangi produk yang cacat. Dengan penerapan total quality management, nantinya perusahaan dapat meningkatkan kualitas pada suatu proses daripada melakukan pemeriksaan atas kualitas menjadi sebuah proses. Mengapa demikian? Hal ini akan mengurangi waktu yang perusahaan butuhkan dalam memperbaiki kesalahan.
3. Biaya menjadi lebih hemat
Adanya implementasi sistem manajemen ini secara konsisten, maka perusahaan dapat mengurangi biaya yang harus mereka keluarkan dalam mendukung kegiatan operasional, khususnya pada bidang scrap, rework, hingga pengurangan biaya garansi. Dengan TQM, nantinya perusahaan akan dapat meningkatkan keuntungan yang besar atas adanya pengurangan biaya ini.
4. Daya saing semakin kuat
Penerapan total quality management dapat membantu perusahaan untuk bertahan dalam tingkat persaingan dengan kompetitor yang semakin besar. Dalam hal ini, TQM nantinya akan mengembangkan strategi yang efektif dalam menghadapi kompetisi dagang. Tidak hanya itu, TQM akan membantu perusahaan untuk memahami pelanggan dan pasar untuk bisa memenuhi kompetisi.
Baca juga: Goodwill adalah: Ketahui Manfaat dan Cara Menghitungnya!
Kesimpulan
Implementasi total quality management sebagai sistem manajemen kualitas akan memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Adapun manfaat tersebut mulai dari penghematan biaya hingga meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, perlu Anda ingat bahwa penerapan TQM akan berhasil apabila 8 elemen dari TQM diperhatikan, seperti fokus pada pelanggan, keterlibatan karyawan secara keseluruhan, pemusatan perhatian pada proses, sistem yang terintegrasi, pendekatan strategi, peningkatan yang berkesinambungan, keputusan berdasarkan fakta, dan komunikasi.
Untuk memperoleh manfaat dari TQM, perusahaan Anda memerlukan perencanaan manajemen yang tepat, sehingga paningkatan kualitas kerja dan pelanggan dapat tercapai. Namun, Anda akan banyak menemui kendala, seperti sulitnya melacak kinerja karyawan secara real-time, layanan pelanggan yang tidak terekam, maupun hasil laporan yang memakan waktu lama. Oleh karena itu, Anda memerlukan aplikasi CRM untuk membantu Anda dalam mengoptimalkan TQM pada perusahaan Anda. CRM Leads dari HashMicro dapat menjadi solusi implementasi TQM Anda sehingga mencapai peningkatkan kualitas perusahaan, serta identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan apa yang pelanggan harapkan. Segera beralih ke HashMicro dan raih beragam manfaat bagi perusahaan Anda, serta dapatkan demo gratis sekarang juga!
