ERP TCO: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitung

Saat menerapkan sistem ERP baru, Anda harus menghitung ERP Total Cost of Ownership (TCO) terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan Anda untuk membandingkan sistem ERP yang ada. Anda dapat menentukan apakah implementasi ERP akan menguntungkan atau merugikan perusahaan Anda. Secara jangka panjang, Anda juga dapat meningkatkan kinerja bisnis. 

Menurut laporan KPMG, 58% dari responden mengakui bahwa operasi mingguan perusahaan mereka terganggu oleh kelemahan dalam sistem inti mereka. Laporan tersebut juga menyatakan bahwa sepertiga dari responden mengurangi utang teknologi dan TCO sebagai hasil dari penggunaan sistem berbasis cloud. Oleh karena itu, Anda harus mengetahui TCO agar bisa memilih sistem ERP yang tepat.

Apa itu Total Cost of Ownership?

Total Cost of Ownership (TCO) adalah total harga suatu produk atau service, mulai dari waktu implementasi hingga penghentiannya. Sebelum memilih dan menerapkan aplikasi ERP, Anda menghitung semua biaya yang akan dikeluarkan selama siklus hidup sistem. Ini bertujuan untuk mengestimasi pengeluaran untuk sistem ERP Anda dan menyesuaikan anggaran perusahaan berdasarkan estimasi itu. 

Saat menghitung total harga kepemilikan suatu sistem, Anda harus mempertimbangkan komponen-komponen berikut:

• Biaya langsung: Biaya yang berhubungan langsung dengan sistem ERP. Contohnya; biaya awal, lisensi, instalasi sistem, dan infrastruktur IT utama.
• Biaya tidak langsung: Biaya yang dikeluarkan untuk sistem ERP dan aktivitas bisnis lainnya. Misalnya; biaya administrasi, asuransi, downtime, kehilangan produktivitas, utilitas, dan infrastruktur IT tambahan.

Manfaat Menghitung TCO Sistem ERP

Terdapat beberapa manfaat menghitung TCO software ERP:

1. Membantu perencanaan usaha

Dengan menghitung harga total sistem ERP, Anda dapat merencanakan strategi bisnis dan mitigasi risiko. TCO mengidentifikasi semua hidden costs dalam sistem Anda. Melalui perhitungan ini, Anda dapat mengambil keputusan bisnis yang tepat dan membuat contingency plan untuk menanganinya.

2. Memudahkan pemilihan vendor

Total Cost of Ownership (TCO) membantu Anda mengevaluasi vendor yang ada. Perhitungan ini memberikan rincian biaya yang dapat Anda bandingkan dengan anggaran perusahaan Anda. Jadi, Anda bisa memilih software yang memenuhi kriteria Anda, seperti fitur otomatisasi dan kemudahan penggunaanya. 

3. Mengefisiensikan anggaran bisnis

TCO meningkatkan efisiensi anggaran perusahaan Anda. Sebelum implementasi sistem, tim Anda dapat menegosiasikan kontrak yang lebih baik dengan vendor. Selama proses perencanaan, Anda bisa membuat rencana mitigasi berdasarkan hasil perhitungan. Sepanjang siklus hidup sistem, Anda dapat mengidentifikasi dan memangkas biaya di area yang tidak efisien. 

4. Meningkatkan Lifecycle Management

Dalam jangka panjang, TCO memberi Anda gambaran tentang bisnis Anda beberapa tahun ke depan. Anda dapat menjadwalkan perawatan dan peningkatan sistem berdasarkan analisis dan forecast biaya. Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk perencanaan maintenance dan perawatan yang tidak efektif, sehingga meningkatkan efisiensi bisnis Anda. 

5. Menentukan ROI dari sistem ERP

TCO adalah bagian penting dalam menghitung Return on Investment (ROI). Persentase ini adalah jumlah uang yang Anda peroleh dari suatu investasi. Lewat ROI, Anda dapat mengukur keuntungan dari mengimplementasikan sistem ERP. Ini dapat berkisar dari seberapa besar peningkatan efisiensi hingga seberapa banyak waktu yang dihemat dalam jangka panjang.

Rumus Total Cost of Ownership

Untuk menghitung Total Cost of Ownership, Anda bisa menggunakan rumus:

Catatan: Ingat, kelompokkan costs dan tentukan periode perhitungan terlebih dahulu (biasanya 3 hingga 5 tahun). TCO Anda akan lebih terfokus dan Anda akan lebih mudah membandingkan berbagai jenis aplikasi ERP.

Contoh Perhitungan Total Cost of Ownership Sistem

Sebagai gambaran, PT ABC sedang menghitung harga total kepemilikan sistem on-premise ERP. Mereka akan menggunakan sistem ini selama 5 tahun dengan komponen:

Lisensi: Rp50.000.000

Setup infrastruktur: Rp20.000.000

Implementasi : Rp100.000.000

Integrasi dan konfigurasi: Rp60.000.000

Pelatihan: Rp20.000.000 (per tahun)

Dukungan dan maintenance: Rp25.000.000 (per tahun)

Kehilangan produktivitas : Rp20.000.000 (per tahun)

Penghentian sistem : Rp100.000.000

Lalu, mereka akan memasukkan komponen itu ke dalam rumus TCO:

TCO = (Rp50.000.000 + Rp20.000.000 + Rp100.000.000 + Rp60.000.000) + ([Rp20.000.000 x 5] + [Rp25.000.000 x 5] + [Rp20.000.000 x 5]) + (Rp20.000.000 x 5) + Rp100.000.000

TCO = Rp230.000.000 + (Rp100.000.000 + Rp150.000.000 + Rp100.000.000) + Rp100.000.000 + Rp100.000.000

TCO = Rp230.000.000 + Rp350.000.000 + Rp100.000.000 + Rp100.000.000

TCO = Rp780.000.000

Dari sana, PT ABC dapat menggunakan angka di atas untuk menghitung net profit dan Return on Investment (ROI).

Biaya yang Perlu diperhatikan saat Menghitung TCO

Dalam menghitung Total Cost of Ownership (TCO), Anda harus memperhatikan:

• Biaya awal: Biaya untuk memperoleh lisensi dan setup awal.
• Biaya implementasi: Tergantung pada harga vendor, harga konsultan, jenis sistem, dan kebutuhan perusahaan. Misalnya; ERP on-premise memiliki harga yang lebih tinggi daripada ERP berbasis cloud karena proses implementasinya lebih lama.
• Biaya infrastruktur: Biaya server, storage, network, backup dan perangkat lain penting yang menjalankan ERP. 
• Biaya implementasi dan konfigurasi: Biaya untuk menghubungkan dan memodifikasi sistem sesuai kebutuhan bisnis. 
• Biaya pelatihan: Biaya untuk melatih staf. Contohnya; biaya pelatihan admin, materi pelatihan, refreshment training, dan kehilangan produktivitas akibat training.
• Biaya dukungan dan maintenance: Biaya pemeliharaan sistem ERP. Ini mencakup support service, upgrade, troubleshooting, dan konsultasi teknis jika perlu.
• Biaya kepatuhan dan keamanan: Berhubungan dengan aspek legal dan keamanan sistem, seperti biaya audit dan biaya upgrade agar mematuhi regulasi terbaru.
• Biaya penghentian sistem: Biaya migrasi ke sistem baru. Misalnya; biaya migrasi, pemutusan layanan, user offboarding, dan pembuangan hardware. 

Tips Menghitung Total Cost of Ownership

Saat menghitung TCO ERP, Anda mungkin menghadapi masalah-masalah umum, seperti data yang tidak akurat atau perhitungan yang tidak lengkap. Oleh karena itu, Anda harus menggunakan tips-tips berikut:

1. Pastikan data benar dan up-to-date

Sebelum menghitung harga kepemilikan sistem ERP, pastikan data Anda akurat dan terkini. Tinjau dan hapus data yang tidak benar atau sudah usang. Agar prosesnya lebih efisien, lakukan audit data secara rutin dan perbarui data setiap kali ada perubahan. Selain memastikan TCO akurat, ini juga menekan frekuensi reworks dan TCO sistem Anda. 

2. Pertimbangkan potensi perubahan

Perhitungkan potensi pertumbuhan sistem dalam TCO sistem Anda. Anda harus mempertimbangkan kapan dan bagaimana Anda akan meningkatkan skala sistem Anda. Selain itu, pertimbangkan inflasi dan deflasi dalam perhitungan. 

3. Perhitungkan semua biaya

Jangan abaikan biaya untuk mengatasi masalah dan memitigasi risiko. TCO tidak akurat begitu ada masalah yang membutuhkan biaya untuk memperbaikinya. Perhitungan Anda setidaknya harus mencakup biaya awal, biaya operasional, biaya tidak langsung, biaya maintenance, biaya kehilangan produktivitas, dan biaya penghentian sistem. 

Catatan: Anda dapat menggunakan budget matrix untuk memudahkan pengelompokkan biaya. 

4. Libatkan tim-tim Anda

Minta pendapat tim-tim Anda. Setiap departemen akan mengetahui biaya tersembunyi yang mungkin tidak diketahui divisi lain. Misalnya; tim support service akan mengetahui jumlah support ticket yang mereka dapatkan, tetapi divisi IT tidak. Ini memastikan bahwa TCO Anda mencakup semua potensi hidden costs. 

5. Gunakan software

Pakai kalkulator khusus TCO untuk menyederhanakan proses perhitungan TCO. Apabila Anda sedang bermigrasi antar sistem ERP, Anda dapat menggunakan sistem lama Anda. Sistem ini akan mencatat dan menyimpan data Anda dalam satu platform sampai Anda memindahkannya ke software baru. 

Catatan: Sebagai tips, Anda sebaiknya menggunakan software ERP dengan fitur lengkap, bisa terintegrasi dengan sistem lain, dan memiliki technical support yang memadai. Hal ini memastikan proses migrasi dan implementasi tidak bermasalah.

Kesimpulan

Hal pertama yang harus Anda lakukan setelah mengumpulkan nama vendor adalah menghitung TCO masing-masing sistem. Ini akan meningkatkan efisiensi proses pemilihan vendor, dengan angka untuk perbandingan. Anda juga mendapatkan bantuan dalam mengelola perusahaan dan anggaran Anda. Karena itu, Anda harus menghitung TCO dengan benar. 

Untuk menghitung Total Cost of Ownership (TCO) ERP; Anda harus menggabungkan biaya awal, biaya operasional, biaya tidak langsung, dan biaya akhir masa pakai sistem ERP. Baru setelah itu, Anda dapat menghitung pengembalian investasi dari sistem tersebut.

Pertanyaan Seputar TCO ERP

• Apakah TCO sama dengan ROI?

  Tidak. TCO adalah total harga suatu produk dari awal sampai akhir hidupnya. Sebaliknya, ROI adalah rasio yang membandingkan profit hasil investasi dengan harga yang dikeluarkan untuk investasi tersebut.

• Apa kesalahan umum dalam menghitung TCO?

  Kesalahan umum dalam menghitung Total Cost of Ownership adalah hanya mempertimbangkan biaya awal saat menghitung TCO dan tidak berbicara dengan tim Anda atau menggunakan jasa konsultasi (jika perlu) saat mengestimasi harga.

• Bagaimana cara mengurangi angka TCO?

  Anda dapat mengurangi angka TCO dengan meminimalkan kustomisasi yang berlebihan dan bekerja sama dengan konsultan teknis. Selain itu, Anda bisa mengoptimalkan proses migrasi data dan melatih karyawan Anda sejak awal untuk mengurangi jumlah reworks.

• Mana yang lebih baik, TCO tinggi atau rendah?

  Pada umumnya, TCO rendah lebih baik daripada TCO tinggi. Tidak ada angka pasti karena ini bergantung pada ukuran perusahaan dan jumlah pengguna. Namun, lakukan audit dan perbaiki area yang tidak efisien jika Anda memiliki TCO yang tinggi.