Faktur Penjualan: Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Faktur penjualan adalah dokumen transaksi yang merinci detail barang atau jasa yang dijual serta jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Dokumen ini bertujuan untuk mencatat transaksi dan memastikan proses pembayaran berjalan lancar.

Faktur penjualan penting bagi bisnis karena menjadi bukti sah transaksi dan membantu dalam pelacakan pendapatan. Dengan bantuan teknologi seperti software akuntansi, pembuatan dan pengelolaan faktur kini dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.

Artikel ini akan membahas pengertian faktur penjualan, fungsi dan jenis-jenisnya, serta cara membuat faktur penjualan yang tepat. Selain itu, artikel ini membahas peran software akuntansi dalam mempermudah proses pembuatan faktur.

Apa itu Faktur Penjualan dan Fungsinya?

Faktur penjualan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi yang mencatat detail barang atau jasa yang dijual. Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti jumlah, harga, dan tanggal transaksi.

Secara umum, fungsi faktur penjualan adalah sebagai alat pencatatan dan pengingat bagi pembeli untuk menyelesaikan pembayaran. Selain itu, faktur ini membantu penjual dalam pelacakan pendapatan serta pengelolaan keuangan bisnis secara lebih teratur dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa fungsi faktur penjualan:

1. Bukti tertulis terkait kuantitas dan harga barang.
2. Informasi tambahan bagi pelanggan mengenai pembayaran tagihan barang.
3. Bukti kesesuaian BKP (Barang Kena Pajak) dengan pesanan.
4. Dokumen rujukan untuk menjual barang atau jasa yang tercantum ke pihak lain.
5. Untuk melacak tanggal penjualan, jumlah pembayaran, dan utang tersisa.
6. Bukti yang absah untuk pelaporan pajak.

Baca Juga: Pentingnya Fitur E-faktur untuk Kemudahan Pengurusan Invoice

Komponen dalam Faktur Penjualan

Sebelum membuat faktur penjualan yang efektif, penting untuk memahami setiap komponen yang harus ada dalam dokumen ini. Setiap elemen dalam faktur memiliki fungsi khusus untuk memastikan kejelasan informasi dan kelengkapan data transaksi, antara lain:

1. Identitas perusahaan: Nama, alamat, dan kontak perusahaan sebagai pihak penjual, yang memberikan kredibilitas dan informasi resmi kepada pelanggan.
2. Identitas pelanggan: Informasi lengkap mengenai nama dan alamat pelanggan, untuk memastikan akurasi dalam dokumentasi dan pengiriman.
3. Nomor transaksi: Nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi faktur untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan arsip.
4. Waktu transaksi: Tanggal pembuatan faktur yang mencatat waktu transaksi, penting untuk proses administrasi dan pengingat pembayaran.
5. Rincian transaksi: Deskripsi lengkap mengenai barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah, harga satuan, dan spesifikasi lain yang relevan.
6. Nominal transaksi: Total biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan, setelah perhitungan semua komponen biaya dan diskon (jika ada).
7. Persyaratan pembayaran: Informasi mengenai cara dan batas waktu pembayaran, termasuk metode pembayaran yang dapat digunakan.

Jenis-jenis Faktur yang Digunakan Perusahaan

Memahami perbedaan tiap jenis faktur penjualan membantu bisnis memilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional. Di bawah ini adalah lima jenis faktur yang umum digunakan dalam bisnis untuk mencatat transaksi.

1. Faktur standar 

Faktur standar mencatat penjualan barang atau jasa sebagai jenis faktur yang paling umum digunakan. Faktur ini memuat informasi dasar seperti nama pembeli, deskripsi produk, jumlah, harga satuan, total harga, dan tanggal transaksi.

Contoh faktur penjualan ini membantu transaksi sehari-hari tanpa memerlukan persetujuan tambahan atau perincian khusus. Faktur standar juga mempermudah pelacakan pembayaran dan berfungsi sebagai dokumen penting dalam catatan akuntansi bisnis.

2. Faktur proforma 

Faktur proforma adalah faktur sementara yang dikeluarkan sebelum transaksi final terjadi, sering kali sebagai perkiraan biaya. Faktur ini memuat informasi seperti perkiraan harga, jumlah barang, dan deskripsi produk, namun tidak dianggap sebagai tagihan resmi.

Faktur proforma digunakan untuk memberikan gambaran harga sebelum penjual mengeluarkan faktur final. Dengan demikian, pembeli dapat membuat perencanaan anggaran sebelum melakukan pembelian secara resmi.

3. Faktur berulang 

Faktur berulang mengeluarkan faktur secara berkala untuk layanan atau produk yang memerlukan pembayaran rutin, seperti layanan berlangganan. Invoice ini mencantumkan tanggal jatuh tempo, jumlah tagihan, dan detail layanan yang diberikan.

Jenis faktur penjualan ini memastikan bisnis memperoleh pendapatan tetap dari pelanggan yang berlangganan. Faktur berulang memungkinkan bisnis menghemat waktu dalam pembuatan faktur baru setiap periode pembayaran.

4. Faktur komersial 

Faktur komersial menjadi dokumen penting dalam perdagangan internasional, yang menyatakan secara resmi barang yang diekspor. Invoice ini mencakup detail lengkap, seperti deskripsi barang, nilai, jumlah, serta informasi tentang asal dan tujuan pengiriman.

Faktur ini memfasilitasi proses bea cukai di negara tujuan dan memastikan barang melewati perbatasan dengan lancar. Selain itu, invoice ini mencegah masalah administrasi dalam ekspor barang dan membantu mematuhi aturan perdagangan internasional.

5. Faktur otomatis

Faktur otomatis membuat dan mengirim faktur secara otomatis melalui software e-invoicing. Faktur penjualan tunai mencakup informasi dasar transaksi seperti jumlah, harga, dan rincian produk atau layanan, dan pengguna dapat mengaturnya untuk dikirim pada jadwal tertentu.

Software E-Invoicing HashMicro dapat mengotomatisasi proses faktur, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat siklus pembayaran. Solusi ini membantu menghemat waktu serta memastikan pencatatan dan pelacakan faktur secara lebih akurat dan efisien.

Jika Anda mencari solusi terbaik untuk otomatisasi faktur, kami telah membuat daftar rekomendasi software faktur penjualan terbaik yang dapat membantu bisnis Anda. Klik gambar di bawah untuk melihat skema harga software HashMicro dan fitur lengkapnya.

Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Faktur penjualan dan faktur pembelian memiliki peran berbeda dalam transaksi bisnis. Tabel berikut merangkum perbedaan utama keduanya dari segi fungsi, pengelolaan, dan pencatatan di laporan keuangan, sehingga memudahkan pemahaman bagi pelaku bisnis.

Dasar Hukum Pembuatan Faktur Penjualan di Indonesia

Dasar hukum faktur penjualan di Indonesia mengacu pada Undang-Undang Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Aturan ini mengharuskan setiap pengusaha kena pajak (PKP) menerbitkan faktur sebagai bukti transaksi dan pungutan PPN yang sah.

Selain UU PPN, peraturan dari Direktorat Jenderal Pajak juga mengatur format dan komponen faktur yang wajib ada. Ketentuan ini membantu memastikan transparansi transaksi dan ketertiban administrasi.

Dengan adanya aturan ini, setiap transaksi dapat tercatat sesuai standar hukum di Indonesia. Penerapan aturan ini juga membantu perusahaan mematuhi kewajiban pajak dan menghindari masalah administrasi.

Cara Membuat Faktur Penjualan yang Tepat

Membuat faktur penjualan yang tepat sangat penting untuk memastikan keakuratan pencatatan transaksi dan memudahkan proses administrasi. Berikut adalah dua cara yang umum digunakan dalam pembuatan faktur penjualan.

Faktur manual

Langkah pertama dalam pembuatan faktur manual adalah menyiapkan template faktur pada lembar kerja atau kertas. Isi identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo agar faktur terlihat profesional dan mudah dikenali pelanggan.

Setelah itu, tambahkan nomor faktur unik dan tanggal transaksi untuk memudahkan pelacakan. Masukkan identitas pelanggan seperti nama dan alamat lengkap untuk memastikan faktur ditujukan dengan tepat. Ini juga mempermudah saat pengiriman faktur.

Langkah selanjutnya adalah mencantumkan rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga satuan, dan total harga. Hitung jumlah akhir dan tambahkan pajak atau diskon, jika ada. Pastikan semua informasi akurat sebelum faktur dikirim.

Faktur digital dengan bantuan software

Pembuatan faktur dengan bantuan software menjadi lebih cepat dan minim kesalahan. Pertama, masukkan data perusahaan sekali saja, dan software akan menyimpannya untuk faktur berikutnya, sehingga efisien dalam penggunaan.

Selanjutnya, pilih untuk membuat e-invoice baru, masukkan data pelanggan atau pilih dari daftar yang tersimpan. Tambahkan rincian transaksi seperti produk atau layanan, kuantitas, dan harga, lalu software akan menghitung total otomatis.

Pengguna dapat mengirim faktur ke pelanggan secara digital dan menerima notifikasi pembayaran. Software E-Invoicing HashMicro mengotomatisasi dan memudahkan pelacakan proses invoice, sehingga manajemen transaksi menjadi lebih efisien.

Kesimpulan

Faktur penjualan penting dalam transaksi bisnis untuk mencatat detail penjualan secara terstruktur. Dokumen ini tidak hanya menjadi bukti transaksi, tetapi juga membantu perusahaan dalam pengelolaan keuangan dan memastikan kepatuhan pajak.

Dengan menggunakan Software E-Invoicing HashMicro, proses pembuatan faktur penjualan menjadi lebih mudah. Otomatisasi ini mengurangi risiko kesalahan, mempercepat proses pembayaran, dan memberikan kemudahan dalam pelacakan faktur secara real-time.

Ingin mencoba kemudahan ini? Coba demo gratis dari HashMicro dan temukan bagaimana solusi software ini dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan faktur bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Faktur Penjualan

• Apa yang dimaksud dengan faktur penjualan?

  Faktur penjualan adalah dokumen transaksi yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti penjualan barang atau jasa. Dokumen ini mencantumkan detail transaksi seperti nama pembeli, jumlah, harga, dan tanggal, serta berfungsi untuk mencatat pendapatan.

• Kapan harus menerbitkan faktur penjualan?

  Faktur penjualan sebaiknya diterbitkan segera setelah barang atau jasa diberikan kepada pembeli. Penerbitan faktur tepat waktu membantu mempercepat proses pembayaran, memperjelas transaksi, dan menjaga arus kas tetap lancar.

• Faktur penjualan dibuat oleh siapa?

  Faktur penjualan dibuat oleh pihak penjual, biasanya oleh tim penjualan atau akuntansi dalam perusahaan. Pembuatan faktur ini penting untuk mencatat transaksi penjualan secara resmi dan mendokumentasikan pendapatan yang diterima dari pembeli.