Penjelasan Lengkap Fill Rate, Jenis, dan Cara Menghitungnya

Apakah Anda sering menghadapi keluhan pelanggan karena keterlambatan pengiriman atau ketidaktersediaan stok barang? Masalah seperti ini tidak hanya merugikan reputasi bisnis, tetapi juga mengurangi loyalitas pelanggan. Untuk mengatasinya, penting bagi perusahaan memahami konsep fill rate.

Fill rate adalah metrik yang mengukur persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi langsung dari stok yang tersedia. Fill rate yang tinggi mencerminkan manajemen inventaris yang baik, sedangkan fill rate yang rendah dapat mengindikasikan masalah dalam pengelolaan stok atau rantai pasok.

Namun, bagaimana cara mengetahui fill rate dalam bisnis itu berada di tingkat tinggi atau rendah? Tidak perlu bingung lagi, karena dalam artikel ini kami akan membahas secara lengkap apa itu fill rate, jenis-jenisnya, serta cara menghitungnya dengan mudah. Oleh karena itu, pastikan Anda membaca artikel ini sampai akhir untuk mendapatkan jawaban selengkapnya! 

Apa itu Fill Rate? 

Fill rate adalah indikator kinerja utama yang digunakan dalam manajemen inventaris dan rantai pasok untuk mengukur persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi langsung dari stok yang tersedia. Metrik ini membantu perusahaan memahami tingkat efisiensi dalam memenuhi permintaan pelanggan.

Selain menjadi ukuran kepuasan pelanggan, fill rate juga membantu perusahaan dalam mengevaluasi efektivitas strategi pengadaan, perencanaan stok, dan distribusi. Dengan memantau fill rate, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kecepatan pengiriman hingga mengurangi biaya operasional akibat kelebihan atau kekurangan barang.

Kenapa Memahami Fill Rate itu Penting dalam Produktivitas Bisnis?  

Setelah memahami mengenai apa itu fill rate, kami akan membawa Anda mengeksplorasi lebih dalam tentang kenapa memahami fill rate itu sangat penting dalam jalannya produktivitas bisnis.  

Jadi begini, ketika perusahaan memahami fill rate, mereka dapat mengidentifikasi seberapa baik stok dikelola dan apakah pelanggan menerima pesanan mereka dengan lengkap dan tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari nilai fill rate itu sendiri, di mana semakin besar nilai fill rate menandakan manajemen stok berjalan dengan baik. 

Lebih lanjutnya, pemahaman yang baik tentang fill rate memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan memastikan bahwa barang tersedia saat dibutuhkan, perusahaan dapat mengurangi risiko pengiriman ulang dan menurunkan biaya penyimpanan yang tidak perlu. 

Secara keseluruhan, memahami fill rate membantu perusahaan mengukur dan meningkatkan performa rantai pasok, mengoptimalkan pengalaman pelanggan, serta mendukung keputusan strategis yang lebih baik. Dengan fill rate yang dikelola dengan baik, bisnis dapat mencapai produktivitas yang lebih tinggi, memaksimalkan keuntungan, dan memperkuat reputasinya di pasar.

Apa Saja Jenis Fill Rate? 

Di bawah ini adalah penjelasan jenis-jenis fill rate yang perlu Anda ketahui: 

1. Order fill rate

Jenis fill rate yang pertama adalah order fill rate. Order fill rate adalah metrik yang mengukur persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi sepenuhnya dalam satu pengiriman. Dalam hal ini, seluruh item yang diminta dalam pesanan harus tersedia untuk memastikan pesanan dianggap terpenuhi sepenuhnya. 

Metrik ini sangat penting untuk mengukur kepuasan pelanggan, karena pelanggan biasanya mengharapkan semua barang yang mereka pesan tiba dalam satu waktu. Contohnya adalah jika dari 100 pesanan yang diterima, 90 pesanan berhasil dikirimkan sepenuhnya tanpa kekurangan barang, maka order fill rate adalah 90%.

2. Line fill rate

Line fill rate berfokus pada pemenuhan setiap garis item (line item) dalam pesanan. Line item mengacu pada item individual yang tercantum dalam pesanan pelanggan. Meskipun pesanan pelanggan mungkin berisi beberapa item, masing-masing item diukur berdasarkan ketersediaannya. 

Contohnya adalah jika pelanggan memesan lima jenis barang tetapi hanya empat jenis yang tersedia untuk dikirimkan, maka line fill rate adalah 80%. Metrik ini berguna untuk mengidentifikasi kelemahan dalam ketersediaan stok pada tingkat item individual.

3. Unit fill rate

Fill rate jenis yang ketiga adalah unit fill rate. Unit fill rate mengukur persentase total unit barang yang berhasil dipenuhi dibandingkan dengan jumlah unit yang dipesan. Fokus dari metrik ini adalah untuk mengetahui seberapa baik gudang mampu memenuhi jumlah unit barang yang diinginkan pelanggan. 

Contohnya adalah jika pelanggan memesan 100 unit barang, tetapi hanya 90 unit yang tersedia untuk dikirimkan, maka unit fill rate adalah 90%. Jenis ini memberikan gambaran tentang efisiensi pengelolaan stok pada tingkat kuantitas barang.

Rumus dan Cara Menghitung Fill Rate

Sebelum mencoba menghitung fill rate, penting bagi Anda untuk mengetahui rumus fill rate yang kami berikan di bawah ini: 

Setelah mengetahui rumusnya, Anda harus mengambil data penting yang akan dimasukkan ke dalam perhitungan rumus, seperti jumlah total pesanan dan jumlah pesanan yang terpenuhi. Misalnya jika pelanggan memesan 50 unit barang, tetapi hanya 40 unit yang berhasil dipenuhi, maka:

Berdasarkan perhitungan di atas, maka menunjukkan performa yang baik dengan fill rate di atas 80%.

Berapa Taraf Nilai Fill Rate yang Ideal? 

Dalam penjelasan fill rate, kami sudah menyebutkan bahwa semakin besar nilai fill rate dari sebuah perusahaan, maka tingkat manajemen stok yang terjadi berada pada tahap yang baik. Namun, pertanyaannya adalah berapa standar nilai fill rate yang sehat bagi bisnis perusahaan? 

Sebenarnya, nilai fill rate yang sehat umumnya berada di kisaran 85% hingga 95%. Namun, hal ini juga tergantung pada jenis industri itu sendiri dan kebutuhan pelanggan yang terjadi dan harus dipenuhi oleh perusahaan.

Contohnya adalah pada sektor seperti ritel atau barang konsumsi cepat (FMCG), nilai fill rate yang mendekati 100% sering menjadi target karena pelanggan cenderung mengharapkan ketersediaan barang yang cepat. Namun, untuk industri lain seperti manufaktur dengan lead time yang lebih panjang nilai sekitar 85%-90% sering dianggap cukup. 

Selain itu, karakteristik produk juga memengaruhi definisi taraf fill rate yang sehat dalam perusahaan. Produk dengan masa simpan pendek atau permintaan tinggi, seperti makanan segar, memerlukan fill rate yang sangat tinggi untuk menghindari kehilangan pelanggan dan kerugian akibat barang kedaluwarsa. 

Strategi Meningkatkan Fill Rate

Berikut di bawah ini kami sajikan beberapa strategi yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan nilai fill rate dalam bisnis Anda:

1. Optimalkan manajemen inventaris

Salah satu langkah yang bisa Anda lakukan adalah mengoptimalkan manajemen inventaris. Manajemen inventaris yang efektif memastikan stok selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan. Selain itu, pengelolaan stok yang baik membuat perusahaan dapat meminimalkan risiko keterlambatan pengiriman dan meningkatkan fill rate secara signifikan.

2. Tingkatkan akurasi proses pemesanan

Perlu Anda ketahui bahwa kesalahan dalam proses pemesanan dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan menurunkan fill rate. Dalam hal ini, Anda dapat membuat strategi dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID yang membantu memastikan setiap barang yang diambil dan dikirim sudah sesuai pesanan.

3. Manajemen gudang yang efisien

Gudang yang terorganisir mempermudah proses pengambilan barang, sehingga pesanan dapat diproses lebih cepat. Alhasil, memperbaiki manajemen gudang dapat menjadi strategi yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan fill rate. Namun, bagaimana cara efisien untuk memperbaiki manajemen gudang? 

Implementasi Warehouse Management System dapat menjadi solusi efisien yang bisa Anda lakukan. Dengan bantuan Warehouse Management System (WMS), perusahaan dapat mengelola lokasi stok secara lebih efisien. Sistem ini juga membantu dalam pengelompokan barang berdasarkan tingkat permintaan untuk mempercepat proses pengiriman.

4. Tingkatkan komunikasi dengan pelanggan

Memberikan informasi real-time kepada pelanggan mengenai status stok dan estimasi pengiriman dapat meningkatkan kepuasan mereka. Dengan transparansi ini, pelanggan dapat membuat keputusan yang lebih baik saat memesan, dan perusahaan dapat membangun kepercayaan yang lebih kuat.

5. Gunakan teknologi ERP

ERP adalah solusi yang terintegrasi untuk mengelola berbagai proses bisnis, termasuk inventaris dan logistik yang berkaitan dengan fill rate. Dengan menggunakan software seperti HashMicro Procurement Software, perusahaan dapat memantau seluruh proses secara real-time, memastikan akurasi data, dan meningkatkan kecepatan dalam merespons permintaan pelanggan.

Anda mungkin juga ingin membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai  Supply Chain Management System dengan klik di sini. 

Solusi Pengelolaan Fill Rate yang Efektif dengan Sistem Procurement HashMicro

Sistem Procurement HashMicro adalah solusi perangkat lunak cerdas yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan seluruh proses produksi. Dengan fitur unggulannya, sistem ini membantu perusahaan pemantauan stok secara real-time, penjadwalan produksi yang lebih baik, dan otomatisasi proses pemesanan untuk memastikan pesanan pelanggan terpenuhi dengan cepat dan tepat.

Masih merasa ragu untuk mengimplementasi sistem HashMicro? Jangan khawatir karena HashMicro juga menawarkan demo gratis untuk perusahaan yang ingin mencoba dan merasakan manfaat dari sistem ini. Dengan demo gratis ini, Anda dapat mengeksplorasi dan memahami bagaimana sistem ini dapat diadaptasi sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Penasaran mengenai fitur-fitur sistem HashMicro? Berikut adalah penjelasannya: 

• OCR for RFQ: Mempercepat proses RFQ ke PO, mengurangi kesalahan manual sehingga fill rate meningkat. 
• KPI Target per Purchaser:  Sistem memungkinkan manajer untuk menetapkan dan memonitor KPI untuk setiap pembeli, termasuk target waktu pemenuhan pesanan dan membantu memastikan pembeli fokus pada pengadaan barang tepat waktu sesuai kebutuhan.
• Cost Savings Tracking and Reporting: fitur ini melacak penghematan biaya dalam proses pengadaan dan memberikan laporan terperinci serta meningkatkan efisiensi proses pengadaan dengan mengidentifikasi area untuk optimalisasi, sehingga mempercepat ketersediaan barang.
• Budget Tracking & Limit per Purchase: Sistem memonitor anggaran yang tersedia dan membatasi pengeluaran untuk memastikan pembelian sesuai dengan alokasi.
• E-Procurement for Online Tenders: Fitur ini memungkinkan pengadaan melalui tender online, mempermudah proses seleksi pemasok secara efisien dan transparan.

Lebih lanjutnya, Sistem Procurement HashMicro dapat terintegrasi dengan berbagai sistem lain seperti akuntansi, manajemen pergudangan, HRM, dan CRM. Integrasi ini memastikan data yang akurat dan konsisten di seluruh departemen untuk pengambilan keputusan strategis.

Kesimpulan 

Fill rate adalah indikator penting dalam pengelolaan inventaris dan logistik yang mencerminkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan secara lengkap dan tepat waktu. Memahami jenis-jenis fill rate serta cara menghitungnya dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kelemahan dalam rantai pasok dan meningkatkan efisiensi operasional.

Untuk mencapai fill rate yang optimal, perusahaan membutuhkan strategi pengelolaan yang efektif, termasuk pemanfaatan teknologi modern. Sistem Procurement HashMicro adalah solusi efisien yang mampu mengintegrasikan proses produksi yang dapat memastikan pesanan pelanggan terpenuhi dengan lebih cepat dan akurat.

Segera coba demo gratis HashMicro untuk merasakan langsung manfaatnya dalam meningkatkan fill rate dan memaksimalkan kepuasan pelanggan. Klik di sini untuk memulai transformasi bisnis Anda sekarang!

Pertanyaan Seputar Fill Rate

• Apa itu fulfillment rate?

  Fulfillment rate adalah metrik yang mengukur persentase pesanan pelanggan yang dipenuhi secara sukses dari total pesanan yang diterima dalam periode tertentu.

• Apa itu OFR?

  OFR (Order Fill Rate) adalah metrik dalam manajemen rantai pasok yang mengukur persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi secara lengkap menggunakan stok yang tersedia dalam satu siklus pemesanan.

• Apa perbedaan antara fill rate dan OTIF?

  Fill Rate fokus pada ketersediaan stok dan kemampuan memenuhi pesanan langsung dari inventaris perusahaan. Ini hanya mencakup satu aspek, yaitu penyediaan barang. Sedangkan OTIF mencakup dua dimensi utama, yaitu ketepatan waktu pengiriman (on-time) dan pemenuhan pesanan secara lengkap (in-full).