Mengenal 13 Fitur Penting dalam Software Akuntansi

Apakah Anda pernah bertanya-tanya bagaimana cara meningkatkan efisiensi keuangan bisnis Anda? Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki sistem akuntansi yang efektif bukan hanya kebutuhan, tetapi keharusan. Bagaimana sistem akuntansi dengan fitur-fitur canggih dapat menjadi kunci sukses Anda?

Sistem akuntansi yang efisien merupakan elemen kritis dalam menjaga kesehatan finansial suatu organisasi. Dalam membangun atau memilih aplikasi akuntansi terbaik, beberapa fitur pokok perlu diperhatikan agar proses pencatatan, pelaporan, dan analisis keuangan dapat berjalan dengan lancar. 

Jika sebuah perusahaan salah memilih sistem akuntansi dengan fitur yang kurang sesuai, konsekuensinya dapat mencakup ketidakakuratan dalam pencatatan keuangan hingga membuat kerugian finansial. 

Untuk membantu Anda memilih sistem yang tepat, dalam artikel ini akan dijelaskan beberapa fitur penting yang wajib ada dalam sistem akuntansi.

1. Chart of Account & Journal Entries

Dalam membantu agar pencatatan menjadi lebih mudah, fitur journal entries akan membantu pengguna untuk mencatat setiap transaksi secara rinci, mencakup informasi seperti tanggal, jenis transaksi, dan akun yang terlibat.

Dengan ini, seluruh keuangan akan tercatat secara detail. Agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan, journal entries akan dibantu dengan fitur Chart of Accounts (COA) yang bisa mengelompokkan semua akun keuangan yang perusahaan gunakan. 

COA akan memudahkan identifikasi, pencatatan, dan pelaporan transaksi keuangan dengan memberikan struktur yang terorganisir. 

Dengan kombinasi COA dan Journal Entries, sistem akuntansi dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan menyeluruh.

2. Bank & Auto Payment Reconciliation

Untuk memastikan catatan internal dengan pernyataan bank, fitur bank & auto payment reconciliation akan membantu perusahaan memadukan dan mengidentifikasi perbedaan yang ada dalam laporan internal dan pernyataan bank.

Hal ini tidak hanya mengurangi potensi human error, tetapi juga akan membantu memastikan keakuratan saldo akun. 

Dengan integrasi dari kedua fitur dalam aplikasi keuangan bisnis ini, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi ketepatan catatan keuangan dan secara keseluruhan meningkatkan kontrol atas arus kas dan transaksi keuangan.

3. Bank & Cash Statement

Fitur satu ini merupakan salah satu aspek krusial dalam sistem akuntansi yang memungkinkan perusahaan untuk secara akurat merekam dan memantau arus kas serta transaksi perbankan yang ada. 

Dengan fitur ini, software akuntansi mampu mengintegrasikan data dari rekening bank dan kas, mempermudah pencatatan setiap transaksi keuangan, termasuk penerimaan dan pengeluaran. 

Keakuratan dan konsistensi informasi dari laporan bank dan kas menjadi lebih terjamin, meminimalkan risiko kesalahan manual dan mempercepat proses rekonsiliasi. 

Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk melacak saldo kas aktual, mendeteksi potensi ketidakcocokan, dan menyediakan visibilitas yang diperlukan untuk mengelola likuiditas dan keuangan organisasi dengan lebih efisien. 

Dengan adanya fitur Bank & Cash Statement, sistem akuntansi dapat menjadi alat yang lebih efektif dalam mengelola aspek keuangan yang vital bagi kelangsungan operasional suatu entitas.

4. Budget Management & S-Curve

Salah satu aspek penting yang ada dalam bisnis yaitu budget. Dengan memiliki anggaran yang baik, maka bisnis yang ada tidak akan mengeluarkan uang yang berlebih. 

Dengan fitur budget management, perusahaan bisa merencanakan dan memantau anggaran dengan efektif. Fitur ini mencakup penyusunan anggaran (budgeting), pemantauan realisasi anggaran, dan analisis perbandingan antara anggaran dan kinerja aktual. 

Dengan adanya Budget Management, perusahaan dapat membuat anggaran yang terinci untuk setiap departemen atau proyek, memfasilitasi alokasi sumber daya secara optimal.

Sementara itu, S-Curve akan membantu dalam pemantauan kinerja proyek dengan menyajikan grafik kurva yang menggambarkan progres aktual dibandingkan dengan progres yang direncanakan. 

Jika sebuah perusahaan tidak menggunakan fitur budget management dan S-curve, maka perusahaan dapat kehilangan visibilitas yang diperlukan untuk membuat keputusan strategis yang tepat waktu.

Fitur ini tidak hanya membantu mengidentifikasi deviasi dari anggaran, tetapi juga memungkinkan manajemen untuk meningkatkan pengendalian keuangan, dan memastikan kesuksesan proyek atau operasional perusahaan secara keseluruhan.

5. Revenue, Account Receivable & Receipts Management

Dalam membantu mengelola keuangan yang ada, tentu perusahaan membutuhkan sistem akuntansi dengan fitur yang lengkap.

Dengan fitur revenue, account receivable dan receipts management, perusahaan bisa mengelola pendapatan, melacak piutang, hingga mengelola penerimaan.

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat dan memonitor sumber-sumber pendapatan, seperti penjualan produk atau jasa, dan secara otomatis mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam catatan piutang. 

Dengan adanya manajemen piutang yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan likuiditasnya dan memantau pembayaran pelanggan. 

Selain itu, kemampuan manajemen penerimaan membantu dalam mencatat setiap penerimaan, baik melalui metode pembayaran tunai, transfer, atau kartu kredit, sehingga memastikan transparansi keuangan dan memudahkan proses rekonsiliasi. 

Fitur ini secara keseluruhan akan mendukung ketelitian, efisiensi, dan keberlanjutan operasi keuangan perusahaan.

6. Cash Flow & Budget Forecasting

Arus kas merupakan aspek dalam keuangan yang harus dipantau. Dengan fitur cash flow dan budget forecasting, perusahaan bisa memantau arus kas yang ada.

Fitur ini akan membantu mengidentifikasi periode dengan likuiditas rendah atau tinggi, memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat waktu terkait keuangan. 

Sementara itu, fungsi forecasting akan membantu merencanakan dan mengendalikan pengeluaran serta pendapatan di masa mendatang, meminimalkan risiko keuangan dan memastikan pemenuhan tujuan keuangan jangka panjang. 

Kombinasi fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola keuangan mereka secara efisien, meningkatkan stabilitas keuangan, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.

7. Manajemen depresiasi Aset

Manajemen depresiasi aset merupakan fitur penting dalam sistem akuntansi yang memungkinkan perusahaan untuk secara efisien mengelola penurunan nilai aset selama masa pakainya. 

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk secara otomatis menghitung dan mencatat depresiasi aset berdasarkan metode yang dipilih, seperti metode garis lurus atau saldo menurun. 

Dengan manajemen depresiasi aset, perusahaan dapat melacak nilai buku bersih aset mereka secara akurat, memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi, serta memahami dengan lebih baik berbagai faktor yang mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan dalam jangka panjang. 

Fitur ini membantu perusahaan mengoptimalkan alokasi biaya dan membuat keputusan strategis terkait pemeliharaan, perpanjangan umur pakai, atau penggantian aset yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan profitabilitas.

8. Financial Report with Multi-Level Analytical

Pelaporan keuangan harus perusahaan lakukan dengan teliti untuk menghindari terjadinya salah kalkulasi. Dengan fitur financial report, perusahaan bisa memantau laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan arus kas.

Laporan keuangan akan memberikan gambaran yang jelas mengenai aset, kewajiban, modal, pendapatan, dan biaya, yang sangat penting untuk pengambilan keputusan strategis, analisis kredit, serta menilai stabilitas dan profitabilitas suatu organisasi. 

Analisis multi-level dengan AI juga membantu perusahaan untuk menganalisis seluruh aspek finansialnya. Hal ini dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya, memantau kinerja berbagai entitas bisnis, dan meningkatkan pemahaman tentang dampak keputusan terhadap arus kas perusahaan secara keseluruhan.

Dengan ini, pengguna dapat dengan mudah mengevaluasi kesehatan finansial perusahaan dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan atau peningkatan.

Sebaliknya, jika perusahaan tidak menggunakan aplikasi accounting ini, maka perusahaan mungkin mengalami kesulitan dalam menganalisis kinerja keuangan secara menyeluruh dan mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi tren yang ada.

Untuk menemukan software akuntansi yang memiliki fitur pelaporan keuangan terbaik, Anda dapat membandingkan beberapa rekomendasi software akuntansi.

9. Financial Ratio Analysis

Untuk fitur satu ini, perusahaan bisa dengan optimal untuk mengevaluasi kinerja keuangan mereka dengan menganalisis hubungan antara berbagai pos keuangan. 

Dengan menggunakan rasio keuangan seperti rasio likuiditas, solvabilitas, profitabilitas, dan efisiensi operasional, perusahaan dapat memahami sejauh mana mereka dapat memenuhi kewajiban keuangan, menghasilkan laba bersih, dan menggunakan aset mereka secara efisien. 

Analisis rasio keuangan memberikan wawasan mendalam tentang kesehatan keuangan perusahaan, membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis, dan memberikan informasi berharga kepada pemegang saham dan pihak terkait.

10. Financial Statement with Budget Comparison

Untuk membantu memantau dan melakukan evaluasi kinerja finansial perusahaan, fitur financial statement with budget comparison bisa membantu proses ini. 

Fitur ini memungkinkan perbandingan antara hasil keuangan aktual dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Dengan adanya perbandingan di aplikasi akuntansi terbaik ini, manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi deviasi antara kinerja aktual dan target yang diharapkan. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan korektif atau penyesuaian anggaran secara tepat waktu, meningkatkan pengelolaan risiko, dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis. 

Dengan informasi yang akurat tentang sejauh mana perusahaan mencapai tujuan keuangan mereka, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mencapai keberlanjutan finansial dalam jangka panjang.

11. Invoices Management

Fitur Invoices Management adalah elemen kunci dalam sistem akuntansi yang mencakup pencatatan, pengelolaan, dan pelacakan semua transaksi penagihan, baik yang masuk maupun keluar, sehingga mempermudah pemantauan arus kas dan pembayaran.

Dengan fitur ini, perusahaan dapat menghasilkan faktur secara otomatis, melacak status pembayaran, dan menyimpan catatan historis transaksi. Selain itu, fitur ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kesehatan keuangan perusahaan dan mendukung audit dengan menyimpan informasi yang terorganisir dan mudah diakses.

Saat menghasilkan faktur, fitur custom print out bisa membantu perusahaan untuk menyesuaikan tata letak dan desain faktur sesuai dengan kebutuhan branding atau persyaratan peraturan tertentu. 

Dengan adanya custom printout, perusahaan dapat mencetak faktur perusahaan, informasi kontak spesifik, dan elemen desain lainnya untuk memberikan identitas yang lebih personal dan profesional pada setiap transaksi bisnis.

12. Automated Currency Update

Dalam lingkungan bisnis global saat ini, fluktuasi mata uang dapat berdampak signifikan pada laporan keuangan perusahaan. 

Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan fitur Automated Currency Update untuk mengotomatisasi pembaruan nilai tukar mata uang secara berkala. 

Dengan adanya fitur ini, sistem akuntansi dapat secara otomatis memperbarui nilai tukar mata uang yang berlaku, menghindarkan kesalahan manual dan memastikan akurasi informasi keuangan. 

Dengan demikian, perusahaan dapat memantau kinerja keuangan mereka dengan lebih tepat dan mengambil keputusan strategis yang lebih baik dalam merespons perubahan nilai tukar yang dinamis.

Jika perusahaan tidak menggunakan fitur ini, maka kemungkinan besar mereka akan menghadapi risiko ketidakakuratan karena mengandalkan pembaruan manual yang rentan terhadap human error dan bisa memakan waktu. 

Oleh karena itu, fitur Automated Currency Update menjadi penting untuk menjaga keakuratan dan efisiensi operasional dalam konteks lingkungan bisnis yang terus berubah.

13. Three-way Matching

Fitur 3-way matching merupakan salah satu fitur penting dalam sistem akuntansi yang memastikan keselarasan antara tiga elemen utama dalam proses pembelian, yaitu purchase order (PO), penerimaan barang (receipt of goods), dan invoice. 

Dengan fitur ini, sistem otomatis membandingkan informasi dari ketiga dokumen tersebut untuk memverifikasi bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam PO, dan bahwa harga yang tertera dalam invoice sesuai dengan kesepakatan dalam PO. 

Proses ini membantu mencegah kesalahan atau kecurangan, mengoptimalkan pengendalian internal, serta memastikan keakuratan dan keterbacaan dalam pencatatan transaksi pembelian, sehingga meningkatkan akurasi dan keandalan informasi keuangan perusahaan.

Selengkapnya, Anda dapat membaca artikel mengenai pentingnya sistem akuntansi di bisnis untuk mengetahui manfaat-manfaat dari sejumlah fitur yang diberikan lebih mendalam.

Software Accounting HashMicro sebagai Pilihan Terbaik untuk Mengoptimalkan Manajemen Keuangan Perusahaan Anda

Sistem akuntansi dapat mengoptimalkan aspek keuangan dari perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus memilih sistem akuntansi dengan fitur-fitur yang lengkap untuk membantu mengoptimalkan keuangan yang ada.

Salah satu software dengan fitur lengkap yang bisa Anda gunakan yaitu Software Accounting milik HashMicro. Sistem ini memiliki fitur seperti manajemen faktur, pencatatan transaksi otomatis, pelacakan inventaris, dan pelaporan keuangan real-time, dan kustomisasi laporan. 

Simak bagaimana aplikasi accounting HashMicro membantu perusahaan konstruksi seperti Decorient dalam mengefisiensikan pengelolaan keuangan bisnisnya di video berikut:

Selain itu, HashMicro menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan pembaruan sistem secara berkala, memastikan bahwa perusahaan selalu dapat memanfaatkan teknologi terbaru untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. Jika Anda ingin mengetahui sistem ini lebih jauh, dapatkan demo gratisnya sekarang disini.

Pertanyaan Seputar Aplikasi Akuntansi

• Apa itu aplikasi akuntansi?

  Aplikasi akuntansi merupakan sebuah program komputer yang digunakan untuk memproses berbagai proses perhitungan akuntansi, termasuk pengumpulan data transaksi, pembuatan laporan keuangan, pembukuan dan faktur, serta pengelolaan stok.

• Mengapa perusahaan membutuhkan aplikasi akuntansi?

  Menerapkan aplikasi akuntansi akan memberikan kemudahan dalam mengelola berbagai aspek perhitungan dan pembukuan perusahaan dengan cepat, akurat, dan tepat. Aplikasi ini memiliki sistem yang terintegrasi di seluruh divisi perusahaan, sehingga memberikan kontrol yang lebih luas.

• Apa kelebihan aplikasi akuntansi?

  Sistem yang dapat mengintegrasikan data secara otomatis ini memastikan bahwa data yang disajikan lebih akurat dalam waktu nyata. Ketika ada perubahan pada satu data, data lainnya akan secara otomatis mengikuti perubahan tersebut, sehingga Anda tidak perlu mengubahnya satu per satu.

• Apa kelemahan dari aplikasi akuntansi?

  Beberapa perusahaan menganggap bahwa aplikasi ini memiliki antarmuka yang rumit dan memerlukan perawatan yang kompleks. Aplikasi akuntansi dianggap memiliki harga yang tinggi dan tidak sepenuhnya dapat menggantikan peran akuntan.

• Mengapa aplikasi akuntansi penting dalam dunia bisnis?

  Dengan menggunakan aplikasi akuntansi bisnis, yang dilengkapi dengan informasi keuangan mendalam, Anda akan diberikan petunjuk tentang cara meningkatkan efisiensi dalam menghadapi biaya dan mendorong produktivitas. Sistem ini membantu mengotomatiskan tugas-tugas pembukuan perusahaan dan memastikan laporan pajak disusun dengan tepat dan disampaikan tepat waktu.