Sumber daya manusia adalah salah satu kunci kesuksesan sebuah bisnis. Jika perusahaan bisa mengelola dan meningkatkan performa karyawannya, maka karyawan tersebut akan menjadi aset penting bagi perusahaan.
Penelitian menunjukkan bahwa 34% perusahaan menyatakan bahwa hilangnya produktivitas kerja tidak hanya disebabkan oleh karyawan yang bekerja di bawah standar. Tim HR juga menghabiskan 17% waktunya untuk memantau kinerja karyawan yang tidak memenuhi ekspektasi.
Namun, mengelola dan meningkatkan performa karyawan bukanlah tugas mudah. Manajer HR harus menangani berbagai aspek seperti absensi, gaji, pelatihan, rekrutmen, hingga administrasi. Mengelola ini secara manual dapat membuat manajer kewalahan dan rentan melakukan kesalahan.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang menganggap karyawan sebagai aset penting dan beralih ke software HRM atau aplikasi manajemen karyawan untuk mengelola tugas-tugas HR dengan lebih efisien. Software ini mencakup berbagai fungsi, mulai dari pengelolaan rekrutmen, penggajian, dan pelatihan, hingga manajemen kinerja dan administrasi karyawan.
Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai fitur-fitur yang wajib dimiliki software HRM dan bagaimana software ini membantu perusahaan dalam mengelola SDM dengan lebih efisien.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat HR Software untuk Perusahaan
Software HR adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek manajemen sumber daya manusia secara efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:
- Meningkatkan efisiensi operasional: Software HR menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas administratif seperti penggajian, manajemen cuti, dan pelaporan. Ini memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting.
- Manajemen kinerja karyawan: Software ini memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara mudah. Fitur seperti penilaian berkala dan pelacakan KPI untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan.
- Rekrutmen yang lebih baik: Software HRIS menyediakan alat untuk menyaring, menilai, dan melacak kandidat atau calon karyawan dari awal hingga akhir proses rekrutmen. Ini mempermudah perusahaan menemukan dan merekrut bakat yang tepat, mengurangi waktu dan biaya perekrutan.
- Pengelolaan data yang lebih aman: HR software menyimpan data karyawan secara terorganisir dan aman. Ini meminimalisir risiko kebocoran data, serta memungkinkan akses cepat dan mudah ke informasi yang relevan.
- Kepatuhan regulasi: Software HR membantu perusahaan memastikan bahwa mereka mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Ini mencakup pajak, perlindungan data, dan ketentuan ketenagakerjaan lainnya.
- Absensi Face Recognition: Software HR kini dilengkapi dengan fitur absensi face recognition yang memungkinkan perusahaan memantau kehadiran karyawan dengan lebih akurat dan efisien. Teknologi ini mengurangi risiko kecurangan dalam proses absensi dan memastikan bahwa kehadiran tercatat secara real-time dan otomatis.
Software HR memainkan peran penting dalam membantu perusahaan mengelola sumber daya manusianya dengan lebih baik. Dengan mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses, sistem HRIS dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan fokus pada strategi pertumbuhan jangka panjang.
Fitur-fitur Software HR
Software HRIS memainkan peran penting dalam mengelola berbagai aspek sumber daya manusia di perusahaan. Fitur-fiturnya dapat bervariasi, tergantung pada kebutuhan dan tujuan perusahaan.
Secara umum, software HR terbagi menjadi tiga kategori, yaitu manajemen administrasi karyawan, manajemen rekrutmen, dan manajemen pengembangan karyawan. Masing-masing mencakup berbagai fitur yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan tugas-tugas HR dan membantu meningkatkan efisiensi operasional.
Manajemen administrasi karyawan
Manajemen administrasi karyawan melibatkan pengelolaan berbagai aspek administratif yang berkaitan dengan karyawan perusahaan, termasuk informasi pribadi, absensi, dan gaji.
Tujuan dari pengelolaan ini adalah untuk memastikan data karyawan dikelola secara efisien dan teratur, serta memperkuat employer branding sebagai pemberi kerja, sehingga dapat mendukung kelancaran operasional sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Berikut adalah beberapa fitur penting software HRM dalam manajemen administrasi:
1. Payroll otomatis
Fitur payroll otomatis memungkinkan perusahaan mengelola seluruh siklus penggajian secara efisien. Fitur ini mengotomatiskan perhitungan gaji berdasarkan data karyawan, termasuk komponen seperti jam kerja, bonus, dan potongan pajak.
Dengan sistem pelaporan yang terintegrasi, fitur ini juga memudahkan pelacakan dan analisis data penggajian, sehingga perusahaan dapat mengelola anggaran SDM secara lebih baik.
Selain itu, fitur ini juga memastikan akurasi pembayaran, mengurangi risiko kesalahan, dan menyediakan penyimpanan catatan gaji yang terorganisir untuk menghemat waktu dan tenaga, memastikan pembayaran tepat waktu, dan meningkatkan kepuasan karyawan.
2. Absensi dengan face recognition and GPS tracking
Dengan menggunakan fitur face recognition, sistem mampu mengidentifikasi karyawan berdasarkan ciri wajah unik mereka, memastikan kehadiran yang akurat dan tidak dapat dipalsukan. Ini membantu mengatasi masalah absensi palsu atau kecurangan yang mungkin terjadi dalam proses pencatatan manual.
Selain itu, fitur pelacakan GPS memungkinkan perusahaan untuk memantau lokasi karyawan saat mereka melakukan absensi. Ini sangat berguna terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang bekerja di luar kantor atau memiliki mobilitas tinggi. Dengan GPS tracking, perusahaan dapat memastikan keberadaan karyawan di lokasi kerja yang ditentukan dan memastikan bahwa mereka bekerja sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
3. Approval izin dan cuti karyawan dengan follow-up notification
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin atau cuti secara online, yang kemudian dapat diakses langsung oleh atasan atau tim HR untuk persetujuan. Setelah persetujuan diberikan, karyawan dan pihak terkait lainnya menerima notifikasi otomatis melalui email atau sistem notifikasi internal.
Fitur ini menyederhanakan dan mempercepat proses persetujuan untuk menghilangkan kebutuhan akan dokumentasi manual, dan meminimalisir risiko kesalahan. Selain itu, follow-up notification membantu mengingatkan pihak-pihak yang terkait, memastikan seluruh proses berjalan lancar dan terorganisir.
Manajemen rekrutmen
Manajemen rekrutmen adalah proses yang melibatkan berbagai langkah dalam mencari, menarik, menyaring, dan memilih kandidat yang tepat untuk posisi pekerjaan tertentu di perusahaan. Ini mencakup seluruh siklus rekrutmen, mulai dari perencanaan dan periklanan posisi, peninjauan aplikasi dan resume, wawancara, hingga seleksi akhir dan penawaran.
Fitur-fitur software HRM yang berkaitan dengan manajemen rekrutmen adalah sebagai berikut:
1. Applicant tracking system (ATS)
Applicant Tracking System (ATS) memungkinkan perusahaan melacak, menyaring, dan mengelola aplikasi pelamar dari awal hingga akhir. Fitur ini mencakup kemampuan untuk memposting lowongan pekerjaan di berbagai platform, mengelola lamaran yang masuk, menyaring kandidat berdasarkan kriteria, dan memantau perkembangan proses rekrutmen.
Dengan ATS, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam rekrutmen, memastikan proses berjalan lancar, dan mendapatkan kandidat terbaik untuk posisi yang tersedia.an, dan mengevaluasi kandidat yang paling sesuai untuk mengisi posisi yang tersedia.
2. Interview scheduling management
Fitur Interview Scheduling Management dalam software HRM memungkinkan tim HR untuk mengkoordinasikan waktu wawancara antara kandidat dan pewawancara, sehingga dapat mengurangi risiko bentrok jadwal dan meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.
Selain itu, fitur ini biasanya dilengkapi dengan alat untuk mengirim undangan wawancara secara otomatis, serta pengingat kepada kandidat dan pewawancara. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi beban administratif, dan memastikan proses wawancara berjalan dengan lancar.
3. Tes kognitif dan beragam alat asesmen lainnya
Software HRM dilengkapi dengan fitur tes kognitif dan beragam alat asesmen lainnya yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam proses rekrutmen dan pengembangan karyawan. Tes kognitif memungkinkan perusahaan untuk menilai kemampuan analitis, pemecahan masalah, dan keterampilan kognitif lainnya dari kandidat atau karyawan.
Selain itu, berbagai alat asesmen lainnya, seperti tes kepribadian, keterampilan teknis, dan uji kompetensi, membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif tentang kandidat atau karyawan mereka.
Fitur ini memungkinkan tim HR membuat keputusan yang lebih tepat terkait rekrutmen, promosi, dan pengembangan karyawan, serta membantu memastikan bahwa individu yang tepat ditempatkan di posisi yang tepat untuk mendukung keberhasilan perusahaan.
4. CV screening
CV screening adalah fitur penting dalam software HRM yang memungkinkan perusahaan untuk menyaring dan mengevaluasi CV calon karyawan secara otomatis, menggunakan algoritma yang dapat mendeteksi kata kunci, keterampilan, dan kualifikasi yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Dengan CV screening, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi kandidat yang memenuhi persyaratan dasar dan mengeliminasi yang tidak cocok, sehingga mempercepat proses seleksi. Fitur ini juga dapat membantu mengurangi potensi bias dalam rekrutmen dengan memberikan penilaian yang objektif berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Manajemen pengembangan karyawan
Manajemen pengembangan karyawan adalah sebuah proses strategis dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi, keterampilan, dan efektivitas karyawan melalui berbagai program pelatihan dan inisiatif pengembangan.
Berikut adalah fitur-fitur software HRM yang berkaitan dengan manajemen pengembangan karyawan:
1. Training
Fitur training pada software HRM memungkinkan manajer HR untuk merencanakan, melaksanakan, dan melacak program pelatihan secara efektif. Dengan fitur ini, perusahaan dapat menentukan kebutuhan pelatihan untuk setiap karyawan, menjadwalkan sesi pelatihan, dan mengelola materi yang relevan.
Selain itu, software ini juga dapat melacak kemajuan karyawan dalam program pelatihan, memberikan laporan kemajuan yang terperinci, dan mengidentifikasi area yang memerlukan pengembangan lebih lanjut. Dengan demikian, fitur ini membantu perusahaan memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk berkontribusi maksimal.
2. Key Performance Indicators (KPI) tracking
Fitur KPI tracking dalam software HRM memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan secara efektif berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang telah ditetapkan.
Perusahaan dapat menentukan target spesifik, memantau pencapaian secara real-time, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Fitur ini juga memberikan umpan balik kepada karyawan dan mendukung pengembangan mereka. Selain itu, fitur ini menghasilkan laporan komprehensif untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang strategis.
3. Learning Management System (LMS)
LMS memungkinkan perusahaan untuk merancang, mengelola, dan melacak program pelatihan dan kursus yang ditujukan bagi karyawan. LMS memungkinkan perusahaan untuk membuat konten pembelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, serta memantau kemajuan karyawan melalui evaluasi dan sertifikasi.
Dengan LMS, perusahaan dapat meningkatkan keterampilan karyawan secara berkelanjutan, mendukung pengembangan profesional mereka, dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan.
4. Succession planning
Fitur ini memungkinkan manajer HR untuk mengidentifikasi kandidat internal yang potensial untuk mengambil alih peran penting dalam perusahaan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melacak kompetensi, keterampilan, dan pengalaman karyawan, serta merancang jalur karier yang sesuai untuk pengembangan mereka.
Succession planning juga membantu perusahaan dalam memastikan kontinuitas bisnis, mengurangi risiko operasional yang mungkin timbul akibat pergantian personel, serta meminimalisir biaya rekrutmen eksternal. Dengan demikian, fitur ini memberikan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan jangka panjang perusahaan.
Tingkatkan Efisiensi Perusahaan dengan Software HRM HashMicro
Software HRM HashMicro adalah solusi ERP (Enterprise Resource Planning) komprehensif yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia secara efisien. Software ini membantu perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform.
Sebagai perusahaan prinsipal dengan sistem terstandardisasi, HashMicro telah membuktikan keunggulan dan kredibilitasnya dengan kepercayaan dari berbagai klien dari industri besar Indonesia, termasuk Toyota, Pertamina, dan Bank Mega
Dengan mencakup seluruh fitur dan fungsionalitas yang telah dibahas sebelumnya, software HRM HashMicro menawarkan kustomisasi yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Selain itu, software ini dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya dan menunjukkan keandalannya sebagai solusi end-to-end kebutuhan bisnis.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut mengenai HashMicro HRM, klik banner di bawah ini untuk melihat skema harganya.
Kesimpulan
Software HRM adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aspek sumber daya manusia secara efisien. Memahami fitur-fitur ini sangat penting bagi manajer HR untuk memanfaatkan software HRM secara maksimal.
Software HRM HashMicro menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola berbagai aspek SDM secara efisien. Software ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain, menciptakan solusi end-to-end yang fokus pada pertumbuhan jangka panjang.
Pelajari sendiri bagaimana HashMicro dapat menjadi mitra terbaik untuk perusahaan Anda. Coba demo gratis sekarang!
