Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola operasional gudang secara efisien, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman.
Sektor logistik dan pergudangan di Indonesia mengalami pertumbuhan signifikan. Badan Pusat Statistik (BPS) melaporkan angka pertumbuhan sebesar 3,24% pada tahun 2021.
Dengan perkembangan tersebut, penggunaan Warehouse Management System (WMS) menjadi semakin penting. Fitur-fitur dalam WMS memungkinkan perusahaan mengelola operasional gudang lebih efektif.
Meski sering disamakan dengan Supply Chain Management (SCM), WMS memiliki fokus yang berbeda. Untuk memahami lebih dalam tentang WMS, keunggulannya, serta cara membedakannya dari SCM, simak artikel berikut ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang mengelola, mengontrol, dan mengoptimalkan aktivitas operasional di gudang. Aktivitas ini termasuk penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman.
Dengan kemampuan untuk mengotomatiskan berbagai proses, WMS membantu bisnis meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang.
Sistem ini juga memberikan visibilitas real-time terhadap inventaris, memungkinkan perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Manfaat Menggunakan Software Manajemen Gudang
Setelah Anda mengenal Software Warehouse Management dari penjelasan di atas, Anda juga harus mengetahui manfaat dari penggunaan warehousing software tersebut. Berikut adalah manfaat menerapkan warehouse management system.
- Optimalisasi efisiensi multi-gudang: WMS mengatur tata letak dan kapasitas penyimpanan dalam satu sistem terpusat, memaksimalkan efisiensi penyimpanan dengan memanfaatkan setiap ruang gudang secara optimal.
- Menghemat biaya operasional: Dengan menghitung kapasitas barang secara akurat dan mengurangi celah kosong, WMS menghemat biaya penyimpanan serta mengurangi biaya operasional melalui efisiensi dan minimnya kesalahan dalam manajemen inventaris.
- Akurasi dan pemantauan real-time: Sistem ini meningkatkan akurasi inventaris dengan pelacakan real-time menggunakan barcode dan e-katalog, memastikan pengelolaan persediaan lebih tepat dan mencegah kekurangan atau kelebihan barang.
- Peningkatan kecepatan proses: Dengan pengaturan barang yang sistematis dan identifikasi lokasi otomatis, WMS mempercepat proses pengambilan dan pengelolaan barang, meningkatkan produktivitas tim gudang.
- Keamanan gudang yang lebih baik: WMS meningkatkan keamanan dengan kontrol akses yang ketat dan pelacakan pergerakan barang, mengurangi risiko pencurian, kehilangan, dan kerusakan barang.
Selain manfaat di atas, menerapkan Warehouse Management System dapat meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengambilan barang sebesar 50%, akurasi inventaris gudang hingga 20%, pengurangan biaya operasional sebesar 35%, efisiensi stock opname hingga 53%, dan mengurangi stok mati sebesar 80%.
Fitur yang Harus Dimiliki Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) menyediakan berbagai fitur canggih untuk membantu bisnis mengelola operasional gudang dengan lebih efisien. Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia, diurutkan dari yang paling umum hingga yang paling khusus:
1. Manage Removal Strategy (FIFO, LIFO, FEFO)
Fitur ini mendukung berbagai metode pengelolaan keluaran barang, seperti FIFO, LIFO, dan FEFO, untuk menjaga kualitas produk dan meminimalkan kerugian akibat barang kedaluwarsa.
2. Move Multiple Products to Another Location
Fitur WMS ini memungkinkan pemindahan banyak produk sekaligus di dalam gudang yang sama. Selain itu, fitur ini mengurangi kerumitan operasional dan mempercepat distribusi stok internal.
3. Manage Multiple Locations and Capacity
Fitur software manajemen warehouse ini memudahkan pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang dengan mempertimbangkan kapasitas masing-masing, meningkatkan efisiensi ruang dan respons terhadap permintaan.
4. Track Used and Leftover Capacity
Dengan fitur warehouse system ini, pengelola dapat melacak kapasitas yang terpakai dan tersisa di setiap lokasi penyimpanan, membantu pengambilan keputusan cerdas dalam alokasi stok.
5. Stock Optimizer per Warehouse
Sistem manajemen warehouse menggunakan analisis data penjualan dan algoritma. Fitur ini mengoptimalkan alokasi stok di setiap gudang untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok dan mengurangi biaya penyimpanan.
6. Pick, Pack, Delivery 3-step Route Warehousing
Proses ini mengintegrasikan pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang dengan perencanaan rute yang efisien, mempercepat waktu siklus pesanan dan mengurangi biaya logistik.
7. RFID Warehouse Rack Stock In-Out Automation
Fitur RFID pada sistem manajemen warehouse memungkinkan pencatatan stok masuk dan keluar secara otomatis melalui tag RFID, meningkatkan efisiensi, akurasi pelacakan, dan mengurangi kesalahan manusia.
8. 3D View of Stock Location per Warehouse
Dengan visualisasi tiga dimensi tata letak gudang, fitur ini mempermudah identifikasi lokasi barang, mengoptimalkan penggunaan ruang, dan meminimalkan kesalahan dalam pemantauan stok.
9. Mobile Apps for Stock Check and Stock Take
Aplikasi seluler ini memungkinkan tim lapangan memeriksa dan mengambil stok secara real-time, meningkatkan akurasi data dan efisiensi operasional dalam manajemen inventaris.
Dengan fitur-fitur yang telah disebutkan, WMS menjadi solusi andal untuk mengatasi tantangan operasional gudang dan membantu bisnis mencapai efisiensi maksimal. Pilih fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda untuk hasil yang optimal!
Konsep Warehouse Management System (WMS)
Konsep Warehouse Management System (WMS) mencakup beberapa elemen penting yang berfokus pada pengelolaan inventaris, efisiensi operasional, dan pengendalian arus barang. Berikut adalah beberapa konsep WMS:
1. FIFO (First In, First Out)
Metode FIFO beroperasi dengan prinsip bahwa barang yang pertama kali masuk ke dalam persediaan adalah barang yang pertama kali keluar. Ini sangat relevan untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan atau obat-obatan.
2. LIFO (Last In, First Out)
Dalam metode LIFO, barang yang terakhir kali masuk adalah barang yang pertama kali keluar. Metode ini biasanya digunakan untuk barang yang tidak mudah rusak atau tidak memiliki tanggal kedaluwarsa ketat. LIFO dapat mengurangi pajak penghasilan dalam kondisi inflasi karena biaya barang yang lebih baru dibebankan lebih awal.
3. FEFO (First Expired, First Out)
FEFO adalah metode yang mengutamakan pengeluaran barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa. Barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa paling awal akan dikeluarkan terlebih dahulu, terlepas dari urutan kedatangan.
Tipe-Tipe Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola aktivitas gudang secara efektif, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. Berikut adalah beberapa tipe WMS yang umum digunakan:
1. Standalone WMS
Standalone WMS adalah sistem yang fokus hanya pada manajemen gudang tanpa integrasi dengan sistem lain. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang mencari solusi sederhana dan terjangkau untuk mengelola inventaris dan proses gudang.
2. Integrated WMS
Integrated WMS adalah sistem yang terhubung dengan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning). Sistem ini memungkinkan sinkronisasi data antar-departemen, seperti logistik, keuangan, dan penjualan.
3. Cloud-Based WMS
WMS berbasis cloud memungkinkan akses dan pengelolaan gudang dari mana saja melalui koneksi internet. Sistem ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas tinggi dan ingin mengurangi biaya infrastruktur IT.
4. On-Premise WMS
On-Premise WMS adalah sistem yang diinstal di server internal perusahaan. Sistem ini memberikan kontrol penuh terhadap data dan proses, sehingga cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan khusus atau yang sangat memperhatikan keamanan data.
5. Supply Chain Execution (SCE) WMS
SCE WMS adalah bagian dari sistem supply chain yang lebih besar. Sistem ini tidak hanya mengelola aktivitas gudang tetapi juga mengintegrasikan proses logistik seperti transportasi dan distribusi.
Perbedaan Supply Chain Management (SCM) dan Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) dan Supply Chain Management (SCM) seringkali dianggap serupa karena sama-sama bersinggungan dengan pengelolaan barang, namun sebenarnya masing-masing dari mereka memiliki fungsi yang cukup berbeda.
Berikut ini adalah tabel perbedaan WMS dan SCM secara lebih detail:
| Perbedaan | Warehouse Management System (WMS) | Supply Chain Management (SCM) |
| Tujuan Utama | Mengelola operasi penyimpanan dan pergudangan, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang | Mengelola seluruh rantai pasokan, termasuk produksi, pergudangan, distribusi, dan pengelolaan permintaan |
| Ruang Lingkup | Fokus terutama pada tugas internal gudang dan persediaan | Melibatkan koordinasi antara banyak elemen dalam rantai pasokan, termasuk pemasok, produsen, distributor, dan pelanggan |
| Proses Terkait | Penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, pengiriman, manajemen stok | Perencanaan rantai pasokan, pengelolaan permintaan, perencanaan produksi, pengiriman, dan koordinasi seluruh aliran barang |
| Perangkat Lunak Umum | Contoh WMS: Manhattan Associates, JDA Software, Oracle WMS | Contoh SCM: SAP SCM, Oracle SCM, IBM Sterling |
| Fokus Utama | Optimalisasi operasi gudang dan pengelolaan stok dengan efisien | Meningkatkan kinerja seluruh rantai pasokan dengan fokus pada pengurangan biaya, peningkatan efisiensi, dan pelayanan pelanggan |
| Waktu Pelaksanaan | Proses harian dalam gudang | Melibatkan perencanaan jangka panjang hingga pendek dalam rantai pasokan |
| Kepentingan Pengguna | Pihak yang terlibat dalam operasi gudang, seperti kepala gudang dan staf gudang | Manajemen tingkat atas, departemen produksi, pemasok, distributor, dan manajemen rantai pasokan |
| Integrasi | Terutama berintegrasi dengan sistem ERP atau sistem manajemen bisnis lainnya | Berintegrasi dengan banyak sistem termasuk WMS, TMS (Transportation Management System), ERP, dan lainnya |
Proses-Proses Standar dalam Warehouse Management System (WMS)
Setiap proses ini penting untuk menjaga alur kerja yang terorganisir serta mengoptimalkan penggunaan ruang dan tenaga kerja. Berikut adalah beberapa proses utama yang biasanya dikelola oleh WMS:
1. Penerimaan Barang (Receiving)
Proses penerimaan barang dimulai ketika produk atau material tiba di gudang. Dalam WMS, penerimaan barang dilakukan dengan memverifikasi jumlah dan kondisi barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian.
WMS mencatat data penerimaan untuk memastikan semua barang masuk ke dalam sistem dengan benar, mengurangi kesalahan pencatatan dan mempercepat alur barang masuk.
2. Penyimpanan Barang (Putaway)
Salah satu proses dalam warehouse management system adalah putaway. Proses ini membantu mengarahkan barang ke lokasi penyimpanan optimal di gudang. Dengan putaway, operator dapat menyimpan barang secara efisien, memaksimalkan ruang, dan mempercepat akses saat pengambilan.
3. Pengiriman Barang (Dispatch)
Dispatch merupakan proses akhir dari pengiriman barang ke tujuan akhir. WMS membantu dalam memantau dan mengatur proses dispatch dengan memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan jadwal dan metode pengiriman yang tepat.
4. Penghitungan Persediaan (Stock Take)
Proses stock take melibatkan penghitungan fisik persediaan di gudang untuk memastikan kecocokan antara data sistem dan stok yang sebenarnya. WMS mempermudah proses ini dengan menyediakan alat untuk melakukan penghitungan stok secara cepat dan akurat, serta mengidentifikasi ketidaksesuaian yang mungkin terjadi.
5. Pelaporan dan analisis (Reporting)
WMS juga mendukung proses pelaporan dengan menyediakan berbagai laporan yang relevan, seperti laporan inventaris, penerimaan, pengiriman, dan kinerja operasional gudang.
Laporan ini memungkinkan manajemen untuk menganalisis kinerja gudang, membuat keputusan berdasarkan data, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Tantangan dalam Melakukan Manajemen Gudang Manual
Dalam manajemen gudang, terdapat beberapa pain point atau masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan. Berikut beberapa pain point dalam WMS yang perlu Anda perhatikan.
1. Rendahnya efisiensi dalam proses pick-and-pack
Hal ini menjadi masalah yang umum. Proses pemilihan barang yang tidak terorganisir atau tidak efisien dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman pesanan, kesalahan pengiriman, atau bahkan kehilangan barang. Hal ini dapat mengakibatkan kekecewaan pelanggan, biaya pengiriman yang tinggi, dan penurunan reputasi perusahaan.
2. Pengelolaan ruang yang tidak optimal di dalam gudang
Gudang yang tidak tertata dengan baik atau tidak memanfaatkan ruang dengan efisien dapat menyebabkan kekacauan, kesulitan dalam menemukan barang, atau bahkan risiko keamanan.
Selain itu, kurangnya penggunaan teknologi yang canggih seperti barcode atau RFID dalam manajemen gudang juga dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam melacak dan mengelola persediaan.
3. Kurangnya visibilitas dan analisis data untuk perkiraan permintaan
Kurangnya visibilitas dan analisis data yang tepat membuat perusahaan sulit untuk membuat perkiraan yang akurat, sehingga mereka mungkin menghadapi stok berlebih atau kekurangan barang yang dapat berdampak pada ketersediaan produk dan kepuasan pelanggan.
4. Kurangnya integrasi sistem dan koordinasi antara departemen
Hal ini juga bisa menyebabkan masalah dalam manajemen gudang. Jika sistem manajemen persediaan tidak terhubung dengan sistem penjualan, akuntansi, atau produksi, maka akan sulit untuk memastikan ketersediaan persediaan yang akurat dan menghindari kesalahan dalam pemrosesan pesanan atau penilaian persediaan.
Jika perusahaan Anda sering menghadapi masalah operasional, mengadopsi WMS adalah langkah yang tepat. Vendor sistem WMS akan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan manajemen stok, membawa manfaat signifikan bagi perusahaan Anda.
Untuk melihat bukti nyata bagaimana Software Inventory HashMicro bisa membantu proses bisnis perusahaan sekelas Banban Tea, Anda bisa menonton videonya di bawah ini.
Otomatisasi Manajemen Gudang dengan HashMicro WMS
HashMicro Warehouse Management System adalah perangkat lunak yang mengoptimalkan pengelolaan gudang secara efisien. Sistem ini terintegrasi dengan SCM dan modul lainnya, serta mengotomatisasi proses inventaris, pelacakan, hingga pengiriman barang.
Dengan menggunakan warehouse system yang mencakup manajemen warehouse dan Supply Chain Management (SCM), perusahaan Anda dapat memastikan operasional yang lebih efisien dan terintegrasi.
Sistem ini juga mencakup seluruh fitur canggih yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, klik banner di bawah ini untuk mengetahui skema harga implementasi Warehouse Management System.
Kesimpulan
Penting untuk memilih vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dan menyediakan fitur lengkap. Rekam jejak yang baik menunjukkan bahwa vendor tersebut dapat dipercaya dan telah memberikan solusi yang efektif kepada bisnis lain.
Fitur lengkap adalah kunci untuk memastikan bahwa sistem WMS (Warehouse Management System) dapat memenuhi semua kebutuhan dan juga tuntutan bisnis Anda dengan baik. Salah satu WMS terbaik yang layak dipertimbangkan adalah HashMicro.
HashMicro memiliki rekam jejak yang baik dengan ribuan klien yang puas. Selain itu, HashMicro menyediakan beragam fitur canggih yang sangat berguna untuk mengelola gudang, mungkin ini adalah jawaban untuk meningkatkan efisiensi operasional Anda.
Jika Anda masih ragu, maka Anda dapat mencoba demo gratis terlebih dahulu disini.
Pertanyaan Seputar Warehouse Management System
-
Kapan Suatu Bisnis Harus Membutuhkan WMS?
Sebuah bisnis sebaiknya mulai mempertimbangkan penggunaan Warehouse Management System (WMS) ketika menghadapi tantangan dalam mengelola inventaris secara efektif. Terutama jika volume stok semakin meningkat sehingga pengelolaannya sulit dilakukan secara manual, atau jika perusahaan ingin meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam operasi gudang, WMS menjadi solusi yang tepat.
-
Apakah SCM Merupakan Salah Satu Jenis ERP?
Tidak, meskipun sering dikaitkan, Supply Chain Management (SCM) dan ERP memiliki perbedaan mendasar. ERP mencakup hampir semua fungsi manajemen bisnis, sedangkan SCM lebih spesifik, fokus pada perencanaan dan pelaksanaan rantai pasokan.
-
Apa Strategi Dari Manajemen Gudang?
Salah satu strategi utama dalam manajemen gudang adalah memastikan kesiapan barang untuk pengiriman secara optimal. Di saat yang sama, strategi ini juga bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan kekurangan stok.
-
Apa Perbedaan Dari Warehouse Management System Dengan ERP?
Warehouse Management System (WMS) dirancang khusus untuk mengoptimalkan kegiatan operasional gudang, seperti pengelolaan inventaris dan pengiriman. Sedangkan ERP mencakup otomatisasi seluruh proses bisnis, mulai dari pemasaran, penjualan, hingga manajemen sumber daya manusia, pengadaan, inventaris, dan keuangan.
